在 Excel 中重新整理外部資料連線

您可以將 Excel 活頁簿連接至外部資料來源,例如:SQL Server 資料庫、OLAP Cube,或甚至是另一個 Excel 活頁簿。 這個連線可能會以表格、樞紐分析表或樞紐分析圖出現在您的活頁簿。

您可以藉由「重新整理」來源的連結,讓您活頁簿中的資料保持最新狀態。 每次當您重新整理連線時,都會看到最新的資料,包括新增或已遭刪除的任何內容。

安全性附註: 您的電腦目前可能已停用外部資料連線。 若要在開啟活頁簿時重新整理資料,您必須使用 [信任中心] 列啟用資料連線,或者您必須將活頁簿放在信任的位置。 如需詳細資訊,請參閱新增、移除或修改檔案的信任位置新增、移除或查看受信任的發行者,以及在信任中心中查看我的選項和設定

對於大部分的連線,請按一下使用該連線之範圍或表格中的任何儲存格,然後執行下列其中一項操作:

  • 只更新選取的資料   按 ALT + F5,或在 [資料] 索引標籤的 [查詢] &連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 底下的箭號,然後按一下 [重新整理]。

    滑鼠指向功能區上的 [重新整理] 命令

  • 更新活頁簿中的所有資料   按 CTRL + ALT + F5,或在 [資料] 索引標籤的 [查詢 &連線] 群組中,按一下 [全部重新整理]。

    滑鼠指標移至 [全部重新整理] 按鈕上方

  • 控制重新整理連線的方式或時間   在 [資料] 索引標籤上,按一下 [全部重新整理] 底下的箭號,然後按一下 [連接屬性]。

    滑鼠指向功能區上的 [連接屬性] 命令

    在開啟的對話方塊中,于 [使用] 索引標籤上的 [重新整理控制] 底下,選擇您想要的選項。

某些重新整理操作需要更多步驟,如下列各節所述。 如果您看到的是您的資料來源,請查看對應的章節。

您可以在開啟活頁簿時自動重新整理外部資料範圍。 或者,您可以選擇儲存活頁簿,但不儲存外部資料以縮小檔案大小。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [查詢 &連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 底下的箭號,然後按一下 [連線屬性]。

    滑鼠指向功能區上的 [連接屬性] 命令

  3. 在 [連線屬性] 對話方塊的 [使用方式] 索引標籤上,選取 [重新整理控制] 底下的 [在開啟檔案時重新整理資料] 核取方塊。

  4. 如果您想要儲存活頁簿與查詢定義,但不包含外部資料,請選取 [儲存活頁簿之前,移除外部資料範圍的資料] 核取方塊。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [查詢 &連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 底下的箭號,然後按一下 [連線屬性]。

    滑鼠指向功能區上的 [連接屬性] 命令

  3. 按一下 [使用方式] 索引標籤。

  4. 選取 [每隔] 核取方塊,然後輸入每項重新整理作業之間的分鐘數。

如果您的活頁簿連線至大型資料來源,重新整理可能會需要比您預期還長的時間。 如果您要檢查或是取消重新整理,請執行下列其中一項步驟:

  • 檢查查詢的狀態   訊息會出現在 Excel 狀態列上,表示查詢正在執行。 按兩下訊息,檢查查詢的狀態。

  • 停止幕後更新   如果您要停止在幕後執行的查詢,按兩下狀態列上的查詢狀態訊息,以顯示 [外部資料更新狀態] 對話方塊,然後按一下 [停止更新]

  • 停止查詢   如果您在幕後更新已關閉後想要停止執行查詢,請按下 ESC 鍵。

重新整理離線 Cube 檔案會使用伺服器 Cube 最新的資料重新建立檔案,這種做法可能很耗時,也需要大量的暫存磁碟空間。 請在您不需要立即存取其他 Excel 檔案時開始此程序,並確定您有足夠的磁碟空間可以再次儲存檔案。

  1. 按一下連線至離線 Cube 檔案的樞紐分析表。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [查詢] &連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 底下的箭號,然後按一下 [重新整理]。

    滑鼠指標移至 [全部重新整理] 按鈕上方

  1. 按一下工作表上對應的儲存格,以選取要重新整理的 XML 對應。

  2. 如果沒有 [開發人員] 索引標籤可用,請執行下列操作加以顯示:

    1. 按一下 [檔案],然後按一下 [選項],再按一下 [自訂功能區]。

    2. 在 [主要索引標籤] 底下,選取 [開發人員] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

  3. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [XML] 群組中的 [更新資料]

    XML 重新整理資料

當您使用 Power Pivot 增益集重新整理先前匯入的資料時,可以看到重新整理成功、失敗,或已取消。

在 Power Pivot中,按一下 [常用] > [取得外部資料] > [重新整理] 或 [全部重新整理],重新匯入目前資料表或資料模型中的所有資料表。

針對資料模型中使用的每個連線指示重新整理的狀態。 有三種可能的結果。

PowerPivot 中的資料重新整理狀態訊息

已匯入每個資料表中的資料列數的「成功」報告。

如果資料庫處於離線狀態,您就無法再擁有許可權,或在來源中刪除或重新命名資料表或欄,就會發生「錯誤」。 您可以在不同的活頁簿中建立新的連線,以驗證資料庫是否可用。

"已取消" 表示 Excel 未發出重新整理要求,可能是因為連線已停用重新整理。

提示:  您與可能想要重新整理資料的其他人共用此活頁簿嗎? 如果您的同事要求提供資料的資料來源許可權,請協助同事避免資料重新整理錯誤。

[表格屬性] 顯示資料重新整理中使用的查詢

資料重新整理只是重新運行用於第一次取得資料的相同查詢。 您可以透過在 [ Power Pivot ] 視窗中查看 [資料表屬性] 來查看查詢,有時還能加以修改。

  1. 若要查看資料重新整理期間使用的查詢,請按一下 [ Power Pivot >管理],開啟 [ Power Pivot ] 視窗。

  2. 按一下 [設計] > [表格內容]。

  3. 切換到 [查詢編輯器] 來查看基礎查詢。

每個資料來源類型都看不到查詢。 例如,不會顯示資料摘要匯入的查詢。

取消資料重新整理的連線屬性

在 Excel 中,您可以設定決定資料重新整理頻率的連接屬性。 如果您在特定的連線中不允許重新整理,您會在執行 [全部重新整理] 或 [重新整理使用連線的特定資料表] 時,收到取消通知。

  1. 若要查看連線屬性,請在 Excel 中,按一下 [資料>查詢 &連線],以查看活頁簿中使用之所有連線的清單。

  2. 以滑鼠右鍵按一下連接,然後按一下 [屬性]。

  3. 在 [使用中] 的 [重新整理控制] 底下,如果清除 [全部重新整理時重新整理連線] 核取方塊,您將會在 [ Power Pivot ] 視窗中嘗試全部更新時收到取消通知。

更新 SharePoint Server 2013 上的資料

在 SharePoint Server 2013 上,您可以在伺服器上排程無人參與的資料重新整理,但執行此動作需要在您的 SharePoint 環境中安裝及設定 SharePoint 2013 的 Power Pivot 。 請與您的 SharePoint 系統管理員確認是否有可用的排程資料重新整理。

當地圖所用的資料變更時,您可以在3D 地圖中手動重新整理。 變更即會反映在您的地圖上。 方法如下:

  • 在3D 地圖中,按一下 [常用] > [重新整理資料]。

[常用] 索引標籤上的 [重新整理資料]

將資料新增至 Power Map

若要在3D 地圖中新增資料Power Map:

  1. 在3D 地圖中,移至您要新增資料的地圖。

  2. 將3D 地圖視窗保留為開啟狀態,在 Excel 中按一下,然後選取您要新增的工作表資料。

  3. 在 Excel 功能區中,按一下 [插入] > [地圖] 箭號 > [將所選資料新增至 Power Map]

將選取的資料新增至 Power Map 命令

您的3D 地圖會自動更新,以顯示額外的資料。

在 Excel Services 中顯示的 Microsoft Office Excel 活頁簿中的資料,可能來自兩個不同的位置。 資料可能會直接儲存在活頁簿中,或者可能儲存在外部資料源中,例如資料庫或線上分析處理(OLAP)立方體。

如果資料來自外部資料源,活頁簿作者或系統管理員已定義連線資訊,通常是在 Office 資料連線(.odc)檔案中,說明如何尋找、登入、查詢及存取外部資料源。

當您連線到 Excel Services 中的外部資料源時,您可以執行重新整理作業來取得更新的資料。 每當您重新整理資料時,您會看到最新版本的資料,包括自上次重新整理以來對資料所做的任何變更。

瞭解如何更新資料

下列圖例說明當您重新整理連線至外部資料源的資料時,會發生的基本程式。

重新整理外部資料的基礎程序

  1. [重新整理] 作業會取得最新的資料。

  2. 連線(通常儲存至連線檔案)會定義存取及從外部資料源取得資料所需的所有資訊。

  3. 您可以存取多種不同的資料來源,例如 OLAP、SQL Server、OLEDB 提供者和 ODBC 驅動程式。

  4. 最新的資料會新增到目前的活頁簿中。

瞭解安全性問題

當您連線至外部資料源且您嘗試重新整理資料時,請務必注意潛在的安全性問題,並瞭解您可以採取的任何安全性問題。

資料連線檔案通常包含一或多個用來重新整理外部資料的查詢。 透過替換此檔案,有惡意用途的使用者可以設計查詢來存取機密資訊,並將其散佈給其他使用者,或執行其他有害的動作。 因此,請務必確認:

  • 連線檔案是由可靠的人員所撰寫。

  • 連線檔案是安全的,且來自受信任的資料連線文件庫(DCL)。

安全性附註: 存取外部資料源通常需要認證(例如使用者名稱和密碼),以用於驗證使用者。 確定這些認證是以安全且安全的方式提供給您,而且不小心會將這些認證透露給其他人。

控制重新整理資料的方式

您可以執行下列其中一項或多項動作來控制重新整理外部資料源的資料:

  • 開啟時重新整理   在 Microsoft Office Excel 2007中,活頁簿作者可以建立在開啟活頁簿時自動重新整理外部資料的活頁簿,方法是選取 [連線屬性] 對話方塊中的 [在開啟檔案時重新整理資料] 核取方塊。 (在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [連線],選取連線,按一下 [屬性],按一下 [使用方式] 索引標籤,然後按一下 [在開啟檔案時重新整理資料]。) 在這種情況下,Excel Services 在顯示活頁簿並建立新的會話前,會一直更新資料。 如果活頁簿作者清除 [開啟檔案時重新整理資料] 核取方塊,則會顯示使用活頁簿快取的資料,這表示當使用者手動刷新資料時,使用者可以在目前的會話期間看到更新、最新的資料,但不會將資料儲存至活頁簿。 如果您想要確保當您在 Excel Services 中顯示活頁簿時,總是顯示最新資料,請選取 [使用 Office Excel開啟檔案時重新整理資料] 核取方塊。

    如果您使用的是 Office 資料連線檔案(.odc),請確認您也在 [資料] 索引標籤上的 [連線屬性] 對話方塊中,按一下 [連線],選取連線,然後按一下 [定義] 索引標籤,然後按一下 [永遠使用連線檔案]。

    [受信任的檔案位置] 網站設定、短會話超時外部資料快取存留期也會影響重新整理作業。 如需詳細資訊,請參閱您的系統管理員或 Microsoft Office SharePoint Server 管理中心說明系統。

  • 手動重新整理   

    附註: 您只能手動重新整理樞紐分析表。

    1. 選取樞紐分析表中的儲存格。

    2. 在 Excel Web Access 工具列的 [更新] 功能表底下,按一下 [重新整理選取的連線]。

      附註: 

      • 導致重新查詢 OLAP 資料來源的任何互動式操作都會啟動手動重新整理作業。

      • 如果看不到這個 [重新整理] 命令,則網頁元件作者已清除 [重新整理選取的連線]、[重新整理所有連線] 屬性。 如需詳細資訊,請參閱Excel Web Access 網頁元件的自訂屬性

  • 重新整理所有連線   在 Excel Web Access 工具列的 [更新] 功能表底下,按一下 [重新整理所有連線]。

  • 定期重新整理   使用 Office Excel 2007,活頁簿作者可以指定在針對活頁簿中的每個連線開啟活頁簿之後,以指定的間隔自動重新整理資料。 例如,庫存資料庫可能會每小時更新一次,因此活頁簿作者已將活頁簿定義為每隔60分鐘自動重新整理。

    網頁元件作者可以選取或清除 [允許 Excel Web Access 定期資料重新整理] 屬性,以啟用或停用此定期重新整理作業(如果活頁簿作者已定義該屬性)。 當時間間隔到期時,在 Excel Web Access 網頁元件的底部會顯示下列更新提醒提示:

    更新 <清單的資料>? 便總會(不要再問我)

    Excel Web Access 網頁元件作者也可以設定 [顯示週期性資料重新整理提示] 屬性,以控制 Excel Services 在會話期間執行定期資料重新整理時所顯示的訊息行為:

    • 總會     表示在每個間隔顯示訊息時,都會出現提示。

    •      表示使用者可以選擇繼續定期重新整理而不顯示訊息。

    • 任何     表示 Excel Web Access 會執行定期重新整理,而不會顯示訊息或提示。

    如需詳細資訊,請參閱Excel Web Access 網頁元件的自訂屬性

  • 取消重新整理   因為重新整理作業所需的時間可能比預期更長,所以您可以將它取消。 當進行重新整理作業時, Excel Services 會顯示一則包含提示的訊息。 按一下 [取消] 以中斷作業,這樣您就可以在更方便的時候完成重新整理作業。 在您取消重新整理作業之前,會顯示由查詢所傳回的資料。

儲存的密碼並不會加密,因此不建議使用密碼。 如果您的資料來源需要密碼才能連線,您可以要求使用者輸入密碼後才能重新整理外部資料範圍。 下列程序並不適用於擷取自文字檔 (.txt) 或 Web 查詢 (.iqy) 的資料。

請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 未結合這些元素的密碼則為弱式密碼。 例如,強式密碼:Y6dh!et5。 弱式密碼:House27。 密碼的長度應該是 8 個字元以上。 使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。

您必須記住您的密碼。 若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處,不要將所保護的資訊存放在同一處。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [查詢] &連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [線上內容]。

    連線內容

  3. 按一下 [定義] 索引標籤,然後清除 [儲存密碼] 核取方塊。

附註: Excel 只會在每個 Excel 工作階段中第一次重新整理外部資料範圍時提示您輸入密碼。 您下次啟動 Excel 時,如果開啟包含該查詢的活頁簿,然後嘗試執行重新整理作業,則系統會再次提示您輸入密碼。

對非常大型的資料集,請考慮執行幕後重新整理。 這能將 Excel 的控制權交還給您,而不是讓您花數分鐘以上,等待重新整理結束。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [查詢] &連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [線上內容]。

    滑鼠指向功能區上的 [連接屬性] 命令

    附註: 您無法在幕後執行 OLAP 查詢。

    附註: 您無法為擷取資料模型資料的任何連線類型執行查詢。

  3. 按一下 [使用方式] 索引標籤。

  4. 選取 [啟用幕後執行更新作業] 核取方塊在幕後執行查詢。 清除此核取方塊可在您等待時執行查詢。

    當您錄製包含查詢的巨集時,Excel 不會在幕後執行查詢。 若要變更錄製的巨集好讓查詢在幕後執行,請在 Visual Basic 編輯器 中編輯巨集。 將 QueryTable 物件的更新方法從 BackgroundQuery := False 變更為 BackgroundQuery := True

對於大部分的連線,請按一下使用該連線之範圍或表格中的任何儲存格,然後執行下列其中一項操作:

  • 只更新選取的資料   按 ALT + F5,或在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 底下的箭號,然後按一下 [重新整理]。

    滑鼠指向功能區上的 [重新整理] 命令

  • 更新活頁簿中的所有資料   按 CTRL + ALT + F5,或在 [資料] 索引標籤上,按一下 [連線] 群組中的 [全部重新整理]。

    滑鼠指標移至 [全部重新整理] 按鈕上方

  • 控制重新整理連線的方式或時間   在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 底下的箭號,然後按一下 [連線屬性]。

    滑鼠指向功能區上的 [連接屬性] 命令

    在開啟的對話方塊中,于 [使用] 索引標籤上的 [重新整理控制] 底下,選擇您想要的選項。

某些重新整理操作需要更多步驟,如下列各節所述。 如果您看到的是您的資料來源,請查看對應的章節。

您可以在開啟活頁簿時自動重新整理外部資料範圍。 或者,您可以選擇儲存活頁簿,但不儲存外部資料以縮小檔案大小。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [連線內容]。

    連線內容

  1. 按一下 [使用方式] 索引標籤。

  2. [更新] 底下,選取 [開啟檔案時自動更新] 核取方塊。

  3. 如果您想要儲存活頁簿與查詢定義,但不包含外部資料,請選取 [儲存活頁簿之前,移除外部資料範圍的資料] 核取方塊。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [連線內容]。

    連線內容

  3. 按一下 [使用方式] 索引標籤。

  4. 選取 [每隔] 核取方塊,然後輸入每項重新整理作業之間的分鐘數。

儲存的密碼並不會加密,因此不建議使用密碼。 如果您的資料來源需要密碼才能連線,您可以要求使用者輸入密碼後才能重新整理外部資料範圍。 下列程序並不適用於擷取自文字檔 (.txt) 或 Web 查詢 (.iqy) 的資料。

請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 未結合這些元素的密碼則為弱式密碼。 例如,強式密碼:Y6dh!et5。 弱式密碼:House27。 密碼的長度應該是 8 個字元以上。 使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。

您必須記住您的密碼。 若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處,不要將所保護的資訊存放在同一處。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [連線內容]。

    連線內容

  3. 按一下 [定義] 索引標籤,然後清除 [儲存密碼] 核取方塊。

附註: Excel 只會在每個 Excel 工作階段中第一次重新整理外部資料範圍時提示您輸入密碼。 您下次啟動 Excel 時,如果開啟包含該查詢的活頁簿,然後嘗試執行重新整理作業,則系統會再次提示您輸入密碼。

對非常大型的資料集,請考慮執行幕後重新整理。 這能將 Excel 的控制權交還給您,而不是讓您花數分鐘以上,等待重新整理結束。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [連線內容]。

    連線內容

    附註: 您無法在幕後執行 OLAP 查詢。

    附註: 您無法為擷取資料模型資料的任何連線類型執行查詢。

  3. 按一下 [使用方式] 索引標籤。

  4. 選取 [啟用幕後執行更新作業] 核取方塊在幕後執行查詢。 清除此核取方塊可在您等待時執行查詢。

    當您錄製包含查詢的巨集時,Excel 不會在幕後執行查詢。 若要變更錄製的巨集好讓查詢在幕後執行,請在 Visual Basic 編輯器 中編輯巨集。 將 QueryTable 物件的更新方法從 BackgroundQuery := False 變更為 BackgroundQuery := True

如果您的活頁簿連線至大型資料來源,重新整理可能會需要比您預期還長的時間。 如果您要檢查或是取消重新整理,請執行下列其中一項步驟:

  • 檢查查詢的狀態    訊息會出現在 Excel 狀態列上,表示查詢正在執行。 按兩下訊息檢查查詢的狀態。

  • 停止幕後更新    如果您要停止在幕後執行的查詢,按兩下狀態列上的查詢狀態訊息,以顯示 [外部資料更新狀態] 對話方塊,然後按一下 [停止更新]

  • 停止查詢    如果您在幕後更新已關閉後想要停止執行查詢,請按下 ESC 鍵。

如果您使用 [取得 & 轉換] 來查詢文字檔,就不需要採取任何其他步驟。 如果您匯入文字檔,請依照下列步驟進行重新整理:

  1. 按一下包含匯入文字檔連結的範圍或表格中任一儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理]。

    滑鼠指向功能區上的 [重新整理] 命令

    若只要更新選取的資料,請按一下 [重新整理]

    您也可以用滑鼠右鍵按一下範圍或表格中的儲存格,然後按一下 [重新整理]

  3. 在 [匯入文字檔] 對話方塊中,瀏覽至您的文字檔,然後按一下 [匯入]。

重新整理離線 Cube 檔案會使用伺服器 Cube 最新的資料重新建立檔案,這種做法可能很耗時,也需要大量的暫存磁碟空間。 請在您不需要立即存取其他 Excel 檔案時開始此程序,並確定您有足夠的磁碟空間可以再次儲存檔案。

  1. 按一下連線至離線 Cube 檔案的樞紐分析表。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [重新整理]。

    滑鼠指向功能區上的 [重新整理] 命令

  1. 按一下工作表上對應的儲存格,以選取要重新整理的 XML 對應。

  2. 如果沒有 [開發人員] 索引標籤可用,請執行下列操作加以顯示:

    1. 按一下 [檔案],然後按一下 [選項],再按一下 [自訂功能區]。

    2. 在 [主要索引標籤] 底下,選取 [開發人員] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

  3. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [XML] 群組中的 [更新資料]

    XML 重新整理資料

  • 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理]。

如果您有多個連線,而您只想要更新某個特定的儲存格,請選取該資料範圍內的任何儲存格,然後按一下 [全部重新整理] 旁邊的箭號,再按一下 [重新整理]。

滑鼠指向功能區上的 [重新整理] 命令

控制重新整理連線的方式或時間

  1. 按一下包含已連接資料的任何儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 旁邊的箭號,然後按一下 [線上內容]。

    連線內容

  3. 在 [使用方式] 索引標籤上,設定您想要變更的任何選項。

    針對超大型資料集,請考慮核取 [允許背景重新整理] 選項。 這會在重新整理開始之後,將 Excel 的控制權傳回給您,而不是讓您等待重新整理完成。

取消或檢查重新整理的狀態

如果您的活頁簿連線至大型資料來源,重新整理可能會需要比您預期還長的時間。 如果您要檢查或是取消重新整理,請執行下列其中一項步驟:

  • 檢查查詢的狀態    訊息會出現在 Excel 狀態列上,表示查詢正在執行。 按兩下訊息,檢查查詢的狀態。

  • 停止幕後更新    如果您要停止在幕後執行的查詢,按兩下狀態列上的查詢狀態訊息,以顯示 [外部資料更新狀態] 對話方塊,然後按一下 [停止更新]

  • 停止查詢    如果您在幕後更新已關閉後想要停止執行查詢,請按下 ESC 鍵。

當您使用 Power Pivot 增益集重新整理先前匯入的資料時,可以看到重新整理成功、失敗,或已取消。

在 Power Pivot中,按一下 [常用] > [取得外部資料] > [重新整理] 或 [全部重新整理],重新匯入目前資料表或資料模型中的所有資料表。

針對資料模型中使用的每個連線指示重新整理的狀態。 有三種可能的結果。

PowerPivot 中的資料重新整理狀態訊息

已匯入每個資料表中的資料列數的「成功」報告。

如果資料庫處於離線狀態,您就無法再擁有許可權,或在來源中刪除或重新命名資料表或欄,就會發生「錯誤」。 您可以在不同的活頁簿中建立新的連線,以驗證資料庫是否可用。

"已取消" 表示 Excel 未發出重新整理要求,可能是因為連線已停用重新整理。

提示:  您與可能想要重新整理資料的其他人共用此活頁簿嗎? 如果您的同事要求提供資料的資料來源許可權,請協助同事避免資料重新整理錯誤。

[表格屬性] 顯示資料重新整理中使用的查詢

資料重新整理只是重新運行用於第一次取得資料的相同查詢。 您可以透過在 [ Power Pivot ] 視窗中查看 [資料表屬性] 來查看查詢,有時還能加以修改。

  1. 若要查看資料重新整理期間使用的查詢,請按一下 [ Power Pivot >管理],開啟 [ Power Pivot ] 視窗。

  2. 按一下 [設計] > [表格內容]。

  3. 切換到 [查詢編輯器] 來查看基礎查詢。

每個資料來源類型都看不到查詢。 例如,不會顯示資料摘要匯入的查詢。

取消資料重新整理的連線屬性

在 Excel 中,您可以設定決定資料重新整理頻率的連接屬性。 如果您在特定的連線中不允許重新整理,您會在執行 [全部重新整理] 或 [重新整理使用連線的特定資料表] 時,收到取消通知。

  1. 若要查看連線屬性,請在 Excel 中按一下 [資料> 連線],以查看活頁簿中使用的所有連線清單。

  2. 選取連接,然後按一下 [屬性]。

  3. 在 [使用中] 的 [重新整理控制] 底下,如果清除 [全部重新整理時重新整理連線] 核取方塊,您將會在 [ Power Pivot ] 視窗中嘗試全部更新時收到取消通知。

更新 SharePoint Server 2013 上的資料

在 SharePoint Server 2013 上,您可以在伺服器上排程無人參與的資料重新整理,但執行此動作需要在您的 SharePoint 環境中安裝及設定 SharePoint 2013 的 Power Pivot 。 請與您的 SharePoint 系統管理員確認是否有可用的排程資料重新整理。

附註: Power Query 編輯器是 [取得 & 轉換] 的一部分。 若要深入了解,請參閱 Excel 2016 中的取得及轉換

使用 Power Query 編輯器,您可以重新整理查詢,將最新資料匯入資料表,而不需重新建立查詢。

若要重新整理查詢:

  1. 按一下 [取得 & 轉換] > [顯示查詢]。

  2. 在 [活頁簿查詢] 窗格中,選取您要重新整理的查詢。

  3. Power Query 編輯器功能區中,按一下 [常用] >查詢> [重新整理預覽]。

[查詢編輯器] 功能區

當地圖所用的資料變更時,您可以在3D 地圖中手動重新整理。 變更即會反映在您的地圖上。 方法如下:

  • 在3D 地圖中,按一下 [常用] > [重新整理資料]。

[常用] 索引標籤上的 [重新整理資料]

將資料新增至 Power Map

若要在3D 地圖中新增資料Power Map:

  1. 在3D 地圖中,移至您要新增資料的地圖。

  2. 將3D 地圖視窗保留為開啟狀態,在 Excel 中按一下,然後選取您要新增的工作表資料。

  3. 在 Excel 功能區中,按一下 [插入] > [地圖] 箭號 > [將所選資料新增至 Power Map]

將選取的資料新增至 Power Map 命令

您的3D 地圖會自動更新,以顯示額外的資料。

在 Excel Services 中顯示的 Microsoft Office Excel 活頁簿中的資料,可能來自兩個不同的位置。 資料可能會直接儲存在活頁簿中,或者可能儲存在外部資料源中,例如資料庫或線上分析處理(OLAP)立方體。

如果資料來自外部資料源,活頁簿作者或系統管理員已定義連線資訊,通常是在 Office 資料連線(.odc)檔案中,說明如何尋找、登入、查詢及存取外部資料源。

當您連線至外部資料源時,您可以執行重新整理作業來取得更新的資料。 每當您重新整理資料時,您會看到最新版本的資料,包括自上次重新整理以來對資料所做的任何變更。

瞭解如何更新資料

下列圖例說明當您重新整理連線至外部資料源的資料時,會發生的基本程式。

重新整理外部資料的基礎程序

  1. [重新整理] 作業會取得最新的資料。

  2. 連線(通常儲存至連線檔案)會定義存取及從外部資料源取得資料所需的所有資訊。

  3. 您可以存取多種不同的資料來源,例如 OLAP、SQL Server、OLEDB 提供者和 ODBC 驅動程式。

  4. 最新的資料會新增到目前的活頁簿中。

瞭解安全性問題

當您連線至外部資料源且您嘗試重新整理資料時,請務必注意潛在的安全性問題,並瞭解您可以採取的任何安全性問題。

資料連線檔案通常包含一或多個用來重新整理外部資料的查詢。 透過替換此檔案,有惡意用途的使用者可以設計查詢來存取機密資訊,並將其散佈給其他使用者,或執行其他有害的動作。 因此,請務必確認:

  • 連線檔案是由可靠的人員所撰寫。

  • 連線檔案是安全的,且來自受信任的資料連線文件庫(DCL)。

如需管理員如何撰寫連線檔案、建立信任的位置及安全連線檔案的詳細資訊,請參閱 Microsoft Office Excel 2007 說明與 Office SharePoint Server 管理中心說明。

安全性附註: 存取外部資料源通常需要認證(例如使用者名稱和密碼),以用於驗證使用者。 確定這些認證是以安全且安全的方式提供給您,而且不小心會將這些認證透露給其他人。

控制重新整理資料的方式

您可以執行下列其中一項或多項動作來控制重新整理外部資料源的資料:

  • 開啟時重新整理   在 Microsoft Office Excel 2007中,活頁簿作者可以建立在開啟活頁簿時自動重新整理外部資料的活頁簿,方法是選取 [連線屬性] 對話方塊中的 [在開啟檔案時重新整理資料] 核取方塊。 (在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [連線],選取連線,按一下 [屬性],按一下 [使用方式] 索引標籤,然後按一下 [在開啟檔案時重新整理資料]。) 在這種情況下,Excel Services 在顯示活頁簿並建立新的會話前,會一直更新資料。 如果活頁簿作者清除 [開啟檔案時重新整理資料] 核取方塊,則會顯示使用活頁簿快取的資料,這表示當使用者手動刷新資料時,使用者可以在目前的會話期間看到更新、最新的資料,但不會將資料儲存至活頁簿。 如果您想要確保當您在 Excel Services 中顯示活頁簿時,總是顯示最新資料,請選取 [使用 Office Excel開啟檔案時重新整理資料] 核取方塊。

    如果您使用的是 Office 資料連線檔案(.odc),請確認您也在 [資料] 索引標籤上的 [連線屬性] 對話方塊中,按一下 [連線],選取連線,然後按一下 [定義] 索引標籤,然後按一下 [永遠使用連線檔案]。

    [受信任的檔案位置] 網站設定、短會話超時外部資料快取存留期也會影響重新整理作業。 如需詳細資訊,請參閱您的系統管理員或 Microsoft Office SharePoint Server 管理中心說明系統。

  • 手動重新整理   

    附註: 您只能手動重新整理樞紐分析表。

    1. 選取樞紐分析表中的儲存格。

    2. 在 Excel Web Access 工具列的 [更新] 功能表底下,按一下 [重新整理選取的連線]。

      附註: 

      • 導致重新查詢 OLAP 資料來源的任何互動式操作都會啟動手動重新整理作業。

      • 如果看不到這個 [重新整理] 命令,則網頁元件作者已清除 [重新整理選取的連線]、[重新整理所有連線] 屬性。 如需詳細資訊,請參閱Excel Web Access 網頁元件的自訂屬性

  • 重新整理所有連線   在 Excel Web Access 工具列的 [更新] 功能表底下,按一下 [重新整理所有連線]。

  • 定期重新整理   使用 Office Excel 2007,活頁簿作者可以指定在針對活頁簿中的每個連線開啟活頁簿之後,以指定的間隔自動重新整理資料。 例如,庫存資料庫可能會每小時更新一次,因此活頁簿作者已將活頁簿定義為每隔60分鐘自動重新整理。

    網頁元件作者可以選取或清除 [允許 Excel Web Access 定期資料重新整理] 屬性,以啟用或停用此定期重新整理作業(如果活頁簿作者已定義該屬性)。 當時間間隔到期時,在 Excel Web Access 網頁元件的底部會顯示下列更新提醒提示:

    更新 <清單的資料>? 便總會(不要再問我)

    Excel Web Access 網頁元件作者也可以設定 [顯示週期性資料重新整理提示] 屬性,以控制 Excel Services 在會話期間執行定期資料重新整理時所顯示的訊息行為:

    • 總會     表示在每個間隔顯示訊息時,都會出現提示。

    •      表示使用者可以選擇繼續定期重新整理而不顯示訊息。

    • 任何     表示 Excel Web Access 會執行定期重新整理,而不會顯示訊息或提示。

    如需詳細資訊,請參閱Excel Web Access 網頁元件的自訂屬性

  • 取消重新整理   因為重新整理作業所需的時間可能比預期更長,所以您可以將它取消。 當進行重新整理作業時, Excel Services 會顯示一則包含提示的訊息。 按一下 [取消] 以中斷作業,這樣您就可以在更方便的時候完成重新整理作業。 在您取消重新整理作業之前,會顯示由查詢所傳回的資料。

  1. 按一下包含外部資料連結的範圍或表格中任一儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理]。

    更新資料連線

    若只要更新選取的資料,請按一下 [重新整理]

    您也可以用滑鼠右鍵按一下範圍或表格中的儲存格,然後按一下 [重新整理]

    附註: 如果您開啟多本活頁簿,則需要在每本活頁簿中重複相同的作業。

  1. 按一下包含匯入文字檔連結的範圍或表格中任一儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理]。

    更新資料連線

    若只要更新選取的資料,請按一下 [重新整理]

    您也可以用滑鼠右鍵按一下範圍或表格中的儲存格,然後按一下 [重新整理]

  3. 在 [匯入文字檔] 對話方塊中,瀏覽至您的文字檔,然後按一下 [匯入]。

重新整理離線 Cube 檔案會使用伺服器 Cube 最新的資料重新建立檔案,這種做法可能很耗時,也需要大量的暫存磁碟空間。 請在您不需要立即存取其他 Excel 檔案時開始此程序,並確定您有足夠的磁碟空間可以再次儲存檔案。

  1. 按一下連線至離線 Cube 檔案的樞紐分析表。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [重新整理]。

    更新資料連線

  1. 按一下工作表上對應的儲存格,以選取要重新整理的 XML 對應。

  2. 如果沒有 [開發人員] 索引標籤可用,請執行下列操作加以顯示:

    1. 按一下 [檔案],然後按一下 [選項],再按一下 [自訂功能區]。

    2. 在 [主要索引標籤] 底下,選取 [開發人員] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

  3. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [XML] 群組中的 [更新資料]

    XML 重新整理資料

  • 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [全部重新整理]。

如果您有多個連線,而您只想要更新某個特定的儲存格,請選取該資料範圍內的任何儲存格,然後按一下 [全部重新整理] 旁邊的箭號,再按一下 [重新整理]。

更新資料連線

控制重新整理連線的方式或時間

  1. 按一下包含已連接資料的任何儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [全部重新整理] 旁的箭號,然後按一下 [連接屬性]。

    連線內容

  3. 在 [使用方式] 索引標籤上,設定您想要變更的任何選項。

    針對超大型資料集,請考慮核取 [允許背景重新整理] 選項。 這會傳回 Excel 控制權給您,而不是讓您等待重新整理完成。

取消或檢查重新整理的狀態

如果您的活頁簿連線至大型資料來源,重新整理可能會需要比您預期還長的時間。 如果您要檢查或是取消重新整理,請執行下列其中一項步驟:

  • 檢查查詢的狀態    訊息會出現在 Excel 狀態列上,表示查詢正在執行。 按兩下訊息,檢查查詢的狀態。

  • 停止幕後更新    如果您要停止在幕後執行的查詢,按兩下狀態列上的查詢狀態訊息,以顯示 [外部資料更新狀態] 對話方塊,然後按一下 [停止更新]

  • 停止查詢    如果您在幕後更新已關閉後想要停止執行查詢,請按下 ESC 鍵。

當您使用 Power Pivot 增益集重新整理先前匯入的資料時,可以看到重新整理成功、失敗,或已取消。

在 Power Pivot中,按一下 [常用] > [取得外部資料] > [重新整理] 或 [全部重新整理],重新匯入目前資料表或資料模型中的所有資料表。

針對資料模型中使用的每個連線指示重新整理的狀態。 有三種可能的結果。

PowerPivot 中的資料重新整理狀態訊息

已匯入每個資料表中的資料列數的「成功」報告。

如果資料庫處於離線狀態,您就無法再擁有許可權,或在來源中刪除或重新命名資料表或欄,就會發生「錯誤」。 您可以在不同的活頁簿中建立新的連線,以驗證資料庫是否可用。

"已取消" 表示 Excel 未發出重新整理要求,可能是因為連線已停用重新整理。

提示:  您與可能想要重新整理資料的其他人共用此活頁簿嗎? 如果您的同事要求提供資料的資料來源許可權,請協助同事避免資料重新整理錯誤。

[表格屬性] 顯示資料重新整理中使用的查詢

資料重新整理只是重新運行用於第一次取得資料的相同查詢。 您可以透過在 [ Power Pivot ] 視窗中查看 [資料表屬性] 來查看查詢,有時還能加以修改。

  1. 若要查看資料重新整理期間使用的查詢,請按一下 [ Power Pivot >管理],開啟 [ Power Pivot ] 視窗。

  2. 按一下 [設計] > [表格內容]。

  3. 切換到 [查詢編輯器] 來查看基礎查詢。

每個資料來源類型都看不到查詢。 例如,不會顯示資料摘要匯入的查詢。

取消資料重新整理的連線屬性

在 Excel 中,您可以設定決定資料重新整理頻率的連接屬性。 如果您在特定的連線中不允許重新整理,您會在執行 [全部重新整理] 或 [重新整理使用連線的特定資料表] 時,收到取消通知。

  1. 若要查看連線屬性,請在 Excel 中按一下 [資料> 連線],以查看活頁簿中使用的所有連線清單。

  2. 選取連接,然後按一下 [屬性]。

  3. 在 [使用中] 的 [重新整理控制] 底下,如果清除 [全部重新整理時重新整理連線] 核取方塊,您將會在 [ Power Pivot ] 視窗中嘗試全部更新時收到取消通知。

更新 SharePoint Server 2013 上的資料

在 SharePoint Server 2013 上,您可以在伺服器上排程無人參與的資料重新整理,但執行此動作需要在您的 SharePoint 環境中安裝及設定 SharePoint 2013 的 Power Pivot 。 請與您的 SharePoint 系統管理員確認是否有可用的排程資料重新整理。

有了 Power Query,您可以重新整理查詢,將最新資料匯入資料表,而不需重新建立查詢。

重要: 

  • Excel 2010   Power Query 不包含在 Excel 2010 中,但您可以下載、安裝及啟用Power Query 增益集。

  • 若要啟動Power Query增益集,請按一下 [檔案] > [選項] >增益集]。 在底部的 [管理] 區段中,選擇下拉式清單的 [COM 增益集] 選項,然後按一下 [執行]。 按一下 [Power Query] 核取方塊,然後按一下 [確定]。 [Power Query] 功能區應該會自動出現,但如果沒有,請關閉並重新啟動 Excel。

若要重新整理查詢:

  1. 在 [查詢編輯器] 功能區中,按一下 [重新整理預覽]。

[查詢編輯器] 功能區

附註: [查詢編輯器] 只會在您使用 Power Query 載入、編輯或建立新的查詢時才會出現。 下列影片顯示編輯 Excel 活頁簿中的查詢之後,便會出現 [查詢編輯器] 視窗。 若要檢視 [查詢編輯器],但不載入或編輯現有的活頁簿查詢,請從 [取得外部資料] 區段中的 [Power Query] 功能區索引標籤,選取 [從其他來源] > [空白查詢]。 下列影片展示如何顯示 [查詢編輯器] 的一個方法。

如何在 Excel 中看到 [查詢編輯器]

如果您的 Excel 活頁簿連線至 Access 資料庫中的資料表或查詢,您可以確定它顯示的是最新資訊。 使用 [重新整理] 命令(在 [資料] 索引標籤上)來執行此動作。

  1. 在工作表上,按一下包含 Access 資料的任何儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 旁的箭號,然後按一下 [重新整理]。

更新資料連線

若要控制重新整理連線的方式或頻率:

  1. 按一下包含 Access 資料的任何儲存格。

  2. 在 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 旁的箭號,然後按一下 [連接屬性]。

對非常大型的資料集,請考慮執行幕後重新整理。 這能將 Excel 的控制權交還給您,而不是讓您花數分鐘以上,等待重新整理結束。

連線內容

  1. 在 [使用方式] 索引標籤上,設定您想要變更的任何選項。

檢查重新整理的狀態或取消重新整理

如果您的活頁簿連線至大型資料來源,重新整理可能會需要比您預期還長的時間。 若要檢查重新整理,或取消重新整理,請執行下列其中一項或多項動作:

  • 檢查查詢的狀態    訊息會出現在 Excel 狀態列上,表示查詢正在執行。 按兩下訊息,檢查查詢的狀態。

  • 停止幕後更新    如果您要停止在幕後執行的查詢,按兩下狀態列上的查詢狀態訊息,以顯示 [外部資料更新狀態] 對話方塊,然後按一下 [停止更新]

  • 停止查詢    如果您在幕後更新已關閉後想要停止執行查詢,請按下 ESC 鍵。

如果您的 Excel 活頁簿連線至 SQL Server 資料庫中的資料表或查詢,您可以確定它顯示的是最新資訊。 使用 [重新整理] 命令(在 [資料] 索引標籤上)來執行此動作。

  1. 在工作表上,按一下包含您 SQL Server 資料的任何儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 旁的箭號,然後按一下 [重新整理]。

更新資料連線

若要控制重新整理連線的方式或頻率:

  1. 按一下包含您 SQL Server 資料的任何儲存格。

  2. 在 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 旁的箭號,然後按一下 [連接屬性]。

對非常大型的資料集,請考慮執行幕後重新整理。 這能將 Excel 的控制權交還給您,而不是讓您花數分鐘以上,等待重新整理結束。

連線內容

  1. 在 [使用方式] 索引標籤上,設定您想要變更的任何選項,例如啟用背景重新整理。

取消或檢查重新整理的狀態

如果您的活頁簿連線至大型資料來源,重新整理可能會需要比您預期還長的時間。 如果您要檢查或是取消重新整理,請執行下列其中一項步驟:

  • 檢查查詢的狀態    訊息會出現在 Excel 狀態列上,表示查詢正在執行。 按兩下訊息,檢查查詢的狀態。

  • 停止幕後更新    如果您要停止在幕後執行的查詢,按兩下狀態列上的查詢狀態訊息,以顯示 [外部資料更新狀態] 對話方塊,然後按一下 [停止更新]

  • 停止查詢    如果您在幕後更新已關閉後想要停止執行查詢,請按下 ESC 鍵。

如果您的 Excel 活頁簿連線至 OLE DB 資料來源中的資料表或查詢,您可以確定它顯示的是最新資訊。 使用 [重新整理] 命令(在 [資料] 索引標籤上)來執行此動作。

  1. 在工作表上,按一下包含您 OLE DB 資料的任何儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 旁的箭號,然後按一下 [重新整理]。

更新資料連線

若要控制重新整理連線的方式或頻率:

  1. 按一下任何包含您 OLE DB 資料的儲存格。

  2. 在 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理] 旁的箭號,然後按一下 [連接屬性]。

對非常大型的資料集,請考慮執行幕後重新整理。 這能將 Excel 的控制權交還給您,而不是讓您花數分鐘以上,等待重新整理結束。

連線內容

  1. 在 [使用方式] 索引標籤上,設定您想要變更的任何選項。

檢查或取消重新整理

如果您的活頁簿連線至大型資料來源,重新整理可能會需要比您預期還長的時間。 若要檢查或取消重新整理,請執行下列其中一項操作:

  • 檢查查詢的狀態    訊息會出現在 Excel 狀態列上,表示查詢正在執行。 按兩下訊息檢查查詢的狀態。

  • 停止幕後更新    如果您要停止在幕後執行的查詢,按兩下狀態列上的查詢狀態訊息,以顯示 [外部資料更新狀態] 對話方塊,然後按一下 [停止更新]

  • 停止查詢    如果您在幕後更新已關閉後想要停止執行查詢,請按下 ESC 鍵。

當地圖所用的資料變更時,您可以在3D 地圖中手動重新整理。 變更即會反映在您的地圖上。 方法如下:

  • 在3D 地圖中,按一下 [常用] > [重新整理資料]。

[常用] 索引標籤上的 [重新整理資料]

將資料新增至 Power Map

若要在3D 地圖中新增資料Power Map:

  1. 在3D 地圖中,移至您要新增資料的地圖。

  2. 將3D 地圖視窗保留為開啟狀態,在 Excel 中按一下,然後選取您要新增的工作表資料。

  3. 在 Excel 功能區中,按一下 [插入] > [地圖] 箭號 > [將所選資料新增至 Power Map]

將選取的資料新增至 Power Map 命令

您的3D 地圖會自動更新,以顯示額外的資料。

在 Excel Services 中顯示的 Microsoft Office Excel 活頁簿中的資料,可能來自兩個不同的位置。 資料可能會直接儲存在活頁簿中,或者可能儲存在外部資料源中,例如資料庫或線上分析處理(OLAP)立方體。

如果資料來自外部資料源,活頁簿作者或系統管理員已定義連線資訊,通常是在 Office 資料連線(.odc)檔案中,說明如何尋找、登入、查詢及存取外部資料源。

當您連線至外部資料源時,您可以執行重新整理作業來取得更新的資料。 每當您重新整理資料時,您會看到最新版本的資料,包括自上次重新整理以來對資料所做的任何變更。

瞭解如何更新資料

下列圖例說明當您重新整理連線至外部資料源的資料時,會發生的基本程式。

重新整理外部資料的基礎程序

  1. [重新整理] 作業會取得最新的資料。

  2. 連線(通常儲存至連線檔案)會定義存取及從外部資料源取得資料所需的所有資訊。

  3. 您可以存取多種不同的資料來源,例如 OLAP、SQL Server、OLEDB 提供者和 ODBC 驅動程式。

  4. 最新的資料會新增到目前的活頁簿中。

瞭解安全性問題

當您連線至外部資料源且您嘗試重新整理資料時,請務必注意潛在的安全性問題,並瞭解您可以採取的任何安全性問題。

資料連線檔案通常包含一或多個用來重新整理外部資料的查詢。 透過替換此檔案,有惡意用途的使用者可以設計查詢來存取機密資訊,並將其散佈給其他使用者,或執行其他有害的動作。 因此,請務必確認:

  • 連線檔案是由可靠的人員所撰寫。

  • 連線檔案是安全的,且來自受信任的資料連線文件庫(DCL)。

如需管理員如何撰寫連線檔案、建立信任的位置及安全連線檔案的詳細資訊,請參閱 Microsoft Office Excel 2007 說明與 Office SharePoint Server 管理中心說明。

安全性附註: 存取外部資料源通常需要認證(例如使用者名稱和密碼),以用於驗證使用者。 確定這些認證是以安全且安全的方式提供給您,而且不小心會將這些認證透露給其他人。

控制重新整理資料的方式

您可以執行下列其中一項或多項動作來控制重新整理外部資料源的資料:

  • 開啟時重新整理   在 Microsoft Office Excel 2007中,活頁簿作者可以建立在開啟活頁簿時自動重新整理外部資料的活頁簿,方法是選取 [連線屬性] 對話方塊中的 [在開啟檔案時重新整理資料] 核取方塊。 (在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [連線],選取連線,按一下 [屬性],按一下 [使用方式] 索引標籤,然後按一下 [在開啟檔案時重新整理資料]。) 在這種情況下,Excel Services 在顯示活頁簿並建立新的會話前,會一直更新資料。 如果活頁簿作者清除 [開啟檔案時重新整理資料] 核取方塊,則會顯示使用活頁簿快取的資料,這表示當使用者手動刷新資料時,使用者可以在目前的會話期間看到更新、最新的資料,但不會將資料儲存至活頁簿。 如果您想要確保當您在 Excel Services 中顯示活頁簿時,總是顯示最新資料,請選取 [使用 Office Excel開啟檔案時重新整理資料] 核取方塊。

    如果您使用的是 Office 資料連線檔案(.odc),請確認您也在 [資料] 索引標籤上的 [連線屬性] 對話方塊中,按一下 [連線],選取連線,然後按一下 [定義] 索引標籤,然後按一下 [永遠使用連線檔案]。

    [受信任的檔案位置] 網站設定、短會話超時外部資料快取存留期也會影響重新整理作業。 如需詳細資訊,請參閱您的系統管理員或 Microsoft Office SharePoint Server 管理中心說明系統。

  • 手動重新整理   

    附註: 您只能手動重新整理樞紐分析表。

    1. 選取樞紐分析表中的儲存格。

    2. 在 Excel Web Access 工具列的 [更新] 功能表底下,按一下 [重新整理選取的連線]。

      附註: 

      • 導致重新查詢 OLAP 資料來源的任何互動式操作都會啟動手動重新整理作業。

      • 如果看不到這個 [重新整理] 命令,則網頁元件作者已清除 [重新整理選取的連線]、[重新整理所有連線] 屬性。 如需詳細資訊,請參閱Excel Web Access 網頁元件的自訂屬性

  • 重新整理所有連線   在 Excel Web Access 工具列的 [更新] 功能表底下,按一下 [重新整理所有連線]。

  • 定期重新整理   使用 Office Excel 2007,活頁簿作者可以指定在針對活頁簿中的每個連線開啟活頁簿之後,以指定的間隔自動重新整理資料。 例如,庫存資料庫可能會每小時更新一次,因此活頁簿作者已將活頁簿定義為每隔60分鐘自動重新整理。

    網頁元件作者可以選取或清除 [允許 Excel Web Access 定期資料重新整理] 屬性,以啟用或停用此定期重新整理作業(如果活頁簿作者已定義該屬性)。 當時間間隔到期時,在 Excel Web Access 網頁元件的底部會顯示下列更新提醒提示:

    更新 <清單的資料>? 便總會(不要再問我)

    Excel Web Access 網頁元件作者也可以設定 [顯示週期性資料重新整理提示] 屬性,以控制 Excel Services 在會話期間執行定期資料重新整理時所顯示的訊息行為:

    • 總會     表示在每個間隔顯示訊息時,都會出現提示。

    •      表示使用者可以選擇繼續定期重新整理而不顯示訊息。

    • 任何     表示 Excel Web Access 會執行定期重新整理,而不會顯示訊息或提示。

    如需詳細資訊,請參閱Excel Web Access 網頁元件的自訂屬性

  • 取消重新整理   因為重新整理作業所需的時間可能比預期更長,所以您可以將它取消。 當進行重新整理作業時, Excel Services 會顯示一則包含提示的訊息。 按一下 [取消] 以中斷作業,這樣您就可以在更方便的時候完成重新整理作業。 在您取消重新整理作業之前,會顯示由查詢所傳回的資料。

您可以在開啟活頁簿時自動重新整理外部資料範圍。 或者,您可以選擇儲存活頁簿,但不儲存外部資料以縮小檔案大小。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [連線內容]。

    連線內容

  1. 按一下 [使用方式] 索引標籤。

  2. [更新] 底下,選取 [開啟檔案時自動更新] 核取方塊。

  3. 如果您想要儲存活頁簿與查詢定義,但不包含外部資料,請選取 [儲存活頁簿之前,移除外部資料範圍的資料] 核取方塊。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [連線內容]。

    連線內容

  3. 按一下 [使用方式] 索引標籤。

  4. 選取 [每隔] 核取方塊,然後輸入每項重新整理作業之間的分鐘數。

儲存的密碼並不會加密,因此不建議使用密碼。 如果您的資料來源需要密碼才能連線,您可以要求使用者輸入密碼後才能重新整理外部資料範圍。 下列程序並不適用於擷取自文字檔 (.txt) 或 Web 查詢 (.iqy) 的資料。

請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 未結合這些元素的密碼則為弱式密碼。 例如,強式密碼:Y6dh!et5。 弱式密碼:House27。 密碼的長度應該是 8 個字元以上。 使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。

您必須記住您的密碼。 若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處,不要將所保護的資訊存放在同一處。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [連線內容]。

    連線內容

  3. 按一下 [定義] 索引標籤,然後清除 [儲存密碼] 核取方塊。

附註: Excel 只會在每個 Excel 工作階段中第一次重新整理外部資料範圍時提示您輸入密碼。 您下次啟動 Excel 時,如果開啟包含該查詢的活頁簿,然後嘗試執行重新整理作業,則系統會再次提示您輸入密碼。

對非常大型的資料集,請考慮執行幕後重新整理。 這能將 Excel 的控制權交還給您,而不是讓您花數分鐘以上,等待重新整理結束。

  1. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [全部重新整理],然後按一下 [連線內容]。

    連線內容

    附註: 您無法在幕後執行 OLAP 查詢。

    附註: 您無法為擷取資料模型資料的任何連線類型執行查詢。

  3. 按一下 [使用方式] 索引標籤。

  4. 選取 [啟用幕後執行更新作業] 核取方塊在幕後執行查詢。 清除此核取方塊可在您等待時執行查詢。

    當您錄製包含查詢的巨集時,Excel 不會在幕後執行查詢。 若要變更錄製的巨集好讓查詢在幕後執行,請在 Visual Basic 編輯器 中編輯巨集。 將 QueryTable 物件的更新方法從 BackgroundQuery := False 變更為 BackgroundQuery := True

如果您的活頁簿連線至大型資料來源,重新整理可能會需要比您預期還長的時間。 如果您要檢查或是取消重新整理,請執行下列其中一項步驟:

  • 檢查查詢的狀態    訊息會出現在 Excel 狀態列上,表示查詢正在執行。 按兩下訊息檢查查詢的狀態。

  • 停止幕後更新    如果您要停止在幕後執行的查詢,按兩下狀態列上的查詢狀態訊息,以顯示 [外部資料更新狀態] 對話方塊,然後按一下 [停止更新]

  • 停止查詢    如果您在幕後更新已關閉後想要停止執行查詢,請按下 ESC 鍵。

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