您可以使用 Office 程式將檔案儲存或轉換為 PDF,這樣您就能將它們共用或使用商業印表機列印出來。 而且不需任何其他軟體或增益集。

請在您想要檔案能達到下列目的時,使用 PDF 格式︰

  • 在大部分電腦上呈現相同外觀。

  • 檔案大小較小。

  • 符合產業格式。

範例包括履歷表、法律檔、電子報、要讀取 (未編輯) 和列印的檔案,以及適用于商業印刷的檔案。

重要: 許多程式,包括 Microsoft Word,都能夠開啟和編輯 PDF 檔案。 只要以 PDF 格式共用某個專案,就無法保證收件者無法編輯檔案。

若要查看逐步指示,請從下拉式清單中選取一種 Office 程式。

  1. 開啟您想要發佈成 PDF 的資料表或報表。

  2. 在 [ 外部資料] 索 引標籤的 [ 匯出 ] 群組中,選取 [PDF] 或 [XPS]

    PDF XPS 功能區圖示

  3. 在 [ 檔案名] 字 段中,輸入或選取檔的名稱。

  4. 在 [ 存檔類型] 清單中,選 取 [PDF (*.pdf)

    • 如果檔需要高列印品質,請選 取 [標準 (線上發佈及列印)

    • 如果檔案大小比列印品質更重要,請選 取 [最小大小 (線上發佈)

  5. 取 [選項 ] 以設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,以及選取輸出選項。 選取 [確定]

  6. 選取 [發佈]

此資訊也適用于 Microsoft Excel Starter 2010 。

附註: 您無法將 Power View 工作表儲存為 PDF 檔案。

  1. 選取 [ 檔案] 索引 標籤。

  2. 取 [另存新檔]
    若要在 Excel 2013 或 Excel 2016 中查看 [另 存新 檔] 對話方塊,您必須選擇位置和資料夾。

  3. 如果您尚未輸入檔案名稱,請在 [ 檔案名] 方 塊中輸入檔案名稱。

  4. 在 [ 存檔類型] 清單中,選 取 [PDF (*.pdf)

    • 如果您希望檔案在儲存後以選取的格式開啟,請選取 [ 發佈後 開啟檔案] 核取方塊 。

    • 如果檔需要高列印品質,請選 取 [標準 (線上發佈及列印)

    • 如果檔案大小比列印品質更重要,請選 取 [最小大小 (線上發佈)

  5. 取 [選項 ] 以設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,以及選取輸出選項。 如需 Excel [選項] 對話方塊的詳細資訊,請參閱 進一步瞭解 PDF 選項 。 完成時選取 [確定 ]。

  6. 選取 [儲存]

  1. 選取 [ 檔案] 索引 標籤。

  2. 選取 [匯出]

  3. 在 [ 匯出目前 ] 底下,選取您要另存為 PDF 的筆記本的哪個部分。

  4. [選取格式] 底下,選 取 [PDF (*.pdf) ,然後選取 [ 匯出]

  5. 在 [ 另存新 檔] 對話方塊的 [ 檔案名] 字 段中,輸入筆記本的名稱。

  6. 選取 [儲存]

  1. 選取 [ 檔案] 索引 標籤。

  2. 取 [另存新檔]
    若要在 PowerPoint 2013 和 PowerPoint 2016 中查看 [另 存新 檔] 對話方塊,您必須選擇位置和資料夾。

  3. 如果您尚未輸入檔案名稱,請在 [ 檔案名] 方 塊中輸入檔案名稱。

  4. 在 [ 存檔類型] 清單中,選 取 [PDF (*.pdf)

    • 如果您希望檔案在儲存後以選取的格式開啟,請選取 [ 發佈後 開啟檔案] 核取方塊。

    • 如果檔需要高列印品質,請選 取 [標準 (線上發佈及列印)

    • 如果檔案大小比列印品質更重要,請選取 [ 最小大小 (線上發佈)

  5. 取 [選項 ] 以設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,以及選取輸出選項。 完成時選取 [確定 ]。

  6. 選取 [儲存]

  1. 在 [ 檔案] 索引 標籤上,選擇 [ 另存新檔]
    若要在 Project 2013 或 Project 2016 中查看 [另 存新 檔] 對話方塊,您必須選擇位置和資料夾。

  2. 如果您尚未輸入檔案名稱,請在 [ 檔案名] 方 塊中輸入檔案名稱。

  3. 在 [ 存檔類型 ] 清單中,選取 [PDF 檔案 (*.pdf) XPS 檔案 (*.xps) ,然後選擇 [ 儲存]

  4. 在 [ 檔匯出選項] 對話方塊中,選取 [發佈範圍 ],是否要 包含非列印資訊 ,以及 ISO 19500-1 合規性 (PDF 僅) 。

格式設定提示

Project 並不支援每個 PDF 或 XPS 格式設定功能,但您還是可以使用某些列印選項來變更最終文件的外觀。

選擇 [檔案 > 列印 ],然後變更下列任一選項:

  • 日期

  • 列印方向

  • 紙張大小

  • 版面設定

在 [ 版面設定 ] 對話方塊中,您可以變更這些索引標籤上的選項:

  • 邊界

  • 圖例

  • 檢視

  1. 選取 [ 檔案] 索引 標籤。

  2. 取 [另存新檔]
    若要在 Publisher 2013 或 Publisher 2016 中查看 [另 存新 檔] 對話方塊,您必須選擇位置和資料夾。

  3. 如果您尚未輸入檔案名稱,請在 [ 檔案名] 方 塊中輸入檔案名稱。

  4. 在 [ 存檔類型] 清單中,選 取 [PDF (*.pdf)

  5. 如果您想要變更檔優化的方式,請選取 [變更] 。 (在 Publisher 2013 或 Publisher 2016.) 中選取選項

    • 視需要變更圖片解析度和非列印資訊。

    • 選取 [列印選項 ] 以變更檔的列印選項。

    • 完成時選取 [確定 ]。

  6. 如果您希望檔案在儲存後以選取的格式開啟,請選取 [ 發佈後 開啟檔案] 核取方塊。

  7. 選取 [儲存]

  1. 選取 [ 檔案] 索引 標籤。

  2. 取 [另存新檔]
    若要在 Visio 2013 或 Visio 2016 中查看 [另 存新 檔] 對話方塊,您必須選擇位置和資料夾。

  3. 如果您尚未輸入檔案名稱,請在 [ 檔案名] 方 塊中輸入檔案名稱。

  4. 在 [ 存檔類型] 清單中,選 取 [PDF (*.pdf)

    • 如果您希望檔案在儲存後以選取的格式開啟,請選取 [儲存 後自動檢視檔案 ] 核取方塊。

    • 如果檔需要高列印品質,請選 取 [標準 (線上發佈及列印)

    • 如果檔案大小比列印品質更重要,請選 取 [最小大小 (線上發佈)

  5. 取 [選項 ] 以設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,以及選取輸出選項。 選取 [確定]

  6. 選取 [儲存]

  1. 如果先前已儲存檔案,請選取 [ 檔案 >儲存 複本]
    如果檔案未儲存,請選取 [ 檔案 > 另存新檔]

  2. 選取 [流覽 ] 以選擇您電腦上要儲存檔案的位置。

  3. 在下拉式清單中,選取 [PDF]

    圖像顯示從下拉式功能表選取的 'PDF (*.pdf)

  4. 選取 [儲存]

取 [其他選項 > 選項 ] 以自訂 PDF。

  • 若只要從檔中的某些頁面建立 PDF 檔案,請在 [ 頁面範圍] 底下選擇一個選項。

  • 若要在 PDF 中包含追蹤修訂,請在 [ 發佈內容] 底下,選取 [顯示標記的檔]。 否則,請確定已選取 [檔 ]。

  • 若要在 PDF 檔案中建立一組書簽,請選取 [使用建立書簽]。 然後選擇 [標題] ,或者如果您在檔中新增了書簽, 則選擇 [Word 書簽]

  • 如果您想要在 PDF 中包含檔摘要資訊,請確定已選取 [檔摘 要資訊]。

  • 若要讓螢幕助讀軟體更容易閱讀檔,請選取 協助工具的檔結構標籤

  • ISO 19005-1 相容 (PDF/A) 此選項將輸出版本 1.7 PDF 的 PDF 文件,此為封存標準。 PDF/A 可協助確保文件在稍後於不同的電腦開啟時,外觀仍舊一致。

  • 字型可能無法內嵌時的點陣圖文字 如果無法將字型嵌入至文件,PDF 會使用文字的點陣圖影像,PDF 會因此看起來與原始文件相同。 如果未選取此選項,而檔案使用無法嵌入的字型時,PDF 閱讀程式可能會以另一種字型替代。

  • 使用密碼加密檔 若要限制存取,因此只有具有密碼的人員才可以開啟 PDF,請選取此選項。 當您選取 [確定]時,Word 會開啟 [ 加密 PDF 檔 ] 方塊,您可以在此輸入並重新輸入密碼。

使用 Word 開啟並複製 PDF 內容

您可以在 Word 中開啟 PDF,並從 PDF 複製您要的任何內容。

移至 [檔案 > 啟並流覽至 PDF 檔案。 Word 會在新檔案中開啟 PDF 內容。 您可以從中複製所需的任何內容,包括影像和圖表。

若要在 Mac 版 Office 中將檔案儲存為 PDF,請依照下列簡易步驟操作:

  1. 選取 [檔案]。

  2. 選擇 [另存新檔]。

  3. 選取視窗底部的 [ 檔案格式 ]。

    使用 Word [另存新檔] 中的 [檔案格式] 工具來選取其他儲存格式 (如 PDF)
  4. 從可用的檔案格式清單中選擇 PDF

  5. 如果您的檔案名還沒有,請為它命名,然後選取 [ 匯出]。

附註: 使用 最適合列印 時,超連結可能無法正確轉換。 這是 Mac 版 Word 中的已知問題。

重要: 

您可以使用 Word、PowerPoint 和 OneNote 網頁版,將檔轉換成 PDF。

  1. 選取 [檔案 > 列印 >在 PowerPoint 中 列印 (您會選取三種) 格式的其中之一。

  2. 在 [ 印表機] 下的下拉式功能表中,選取 [ 另存為 PDF] ,然後選取 [ 儲存]

    儲存為 PDF 選項以進行列印。

  3. 然後在開啟的 [檔案總管] 功能表中,您可以命名 PDF 並選擇儲存位置,然後選取 [儲存 ]

這樣便可產生一份保留原始文件版面配置與格式的基本 PDF。

如果您需要進一步控制 PDF 的選項,例如新增書簽,請使用傳統型應用程式將檔轉換成 PDF。 選取 PowerPoint 和 OneNote 工具列 中的 [在傳統型應用程式 中開啟] 以開始使用傳統型應用程式,然後在 Word 中選取 [編輯] 下拉式清單,然後選取 [ 在傳統型應用程式中開啟]

[在傳統型應用程式中開啟] 命令的影像

如果您沒有傳統型應用程式,可以 立即試用購買 最新版本的 Office。

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若要在 iOS 上將 Word 檔或 Excel 活頁簿匯出為 PDF 格式,請點選左上角的 [ 檔案 ] 按鈕,選擇 [ 出],然後選擇 [PDF]

點選 [檔案] > [匯出] 來將您的文件匯出為 PDF

可攜式文件格式 (PDF):可保存文件格式,而且方便共用檔案。 於線上檢視或列印 PDF 格式檔案時,會保留您想要的格式。 如果要以商業印刷的方式輸出文件,PDF 格式也相當實用。 相較於 XPS,PDF 格式廣為許多機構與組織所接受,檢視器也能用於多種平台。

XML 文件規格 (XPS):一種可以保存文件格式設定,並方便檔案共用的電子檔案格式。 XPS 格式能確保您在線上檢視或列印該檔案時,保留與原先預期完全相同的格式,而且檔案中的資料無法輕易地進行變更。

重要: 大部分的新式網頁瀏覽器都可以開啟和顯示 PDF 檔案。 不過,如果您的作業系統較舊,您可能需要在裝置上安裝 PDF 閱讀程式,例如Adobe Systems提供的Acrobat Reader

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