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在 Word 和 Outlook 中,你可以透過「文法設定」對話框更改文法檢查器在檢查寫作時所使用的文法和風格規則類型。 常見的文法與風格設定包括用於偵測大寫、標點符號和詞彙使用中的文法錯誤,以及連字號、標點符號和被動語態等風格偏好。

附註: 以下資訊適用於 Office 2013 及更早版本。 關於在 Office 2016 中選擇文法設定的資訊,請參閱「 選擇 Office 2016 中的文法與寫作風格選項」。

Word

  1. 打開校樣選項。

    • Word 2013 與 Word 2010: 按一下 [檔案] > [選項] > [校訂]。

    • Word 2007: 點擊Microsoft辦公室按鈕 Office 按鈕影像 > Word > 校樣選項

  2. 按一下 [在 Word 中修正拼字及文法錯誤時] 底下的 [設定]

    Word 中的拼字與文法設定按鈕

Outlook

  1. 打開校樣選項。

    • Outlook 2013 與 Outlook 2010: 打開一個郵件項目,然後點選 「檔案 >選項 」> 郵件 > 編輯器選項 > 校樣

    • 展望2007: 開啟郵件項目,然後按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 > [編輯器選項] > [校訂]。

  2. 按一下 [在 Outlook 中修正拼字錯誤時] 底下的 [設定]

    Outlook 中的拼字與文法設定按鈕

重要: 在 Outlook 中,務必從開啟的項目(如電子郵件或預約)開啟校對選項。 否則, 寫作風格 選單和 設定 按鈕將無法使用。

法設定對話框中的寫作風格選單提供兩個選項:僅文法或文法 & 風格。 您可以根據想要使用哪些設定來選擇兩者之一。 往下滑查看你程式中所有可用的選項,並選擇或清除你希望文法檢查器標記或忽略的規則。 請參見下方表格,了解每個選項的說明。

文法設定對話框

附註: 你對這些設定所做的任何更改,都適用於你編輯的所有文件或項目,而不僅限於你目前正在使用的那一份。

要求

設定

選項

最後一項前需逗號

如果你不想讓文法檢查器檢查這個問題,請選擇 「不檢查 」。

如果你想讓文法檢查器標記包含逗號的句子為錯誤,則選擇 「永不 」。 以下是文法檢查器在此設定下判定錯誤的句子範例: 請購買牛奶、餅乾和香蕉。

如果你想讓文法檢查器標記任何在最後一個項目前省略逗號的句子為錯誤,請選擇 「永遠 」。 以下是文法檢查器在此設定下判定錯誤的句子範例: 請購買牛奶、餅乾和香蕉。

標點符號需加上引用

如果你不想讓文法檢查器檢查這個問題,請選擇 「不檢查 」。

頁選擇是否要讓文法檢查器標記引號內逗號在引號外的短語為錯誤。 以下是文法檢查器認為在此設定下錯誤的句子範例: 雖然評論家稱演技「靈感十足」,但他們指出劇情中的不一致之處。

如果你想讓文法檢查器將引號內逗號在引號內的片語標記為錯誤,請選擇 「外面」。 以下是文法檢查器在此設定下認為不正確的句子範例: 雖然評論家稱演技「靈感十足」,但他們指出劇情中的不一致之處。

句子間的空格

如果你不想讓文法檢查器檢查這個問題,請選擇 「不檢查 」。

如果你想讓文法檢查器標記句號後有多個空格的句子為錯誤,請選擇 1

如果你想讓文法檢查器標記句號後有空格或超過兩格的句子為錯誤,請選擇 2

文法

核取方塊

描述

大小寫

大小寫問題,例如專有名詞 (「Mr. jones」應為「Mr. Jones」) 或專有名詞前置的稱謂 (「aunt Helen」應為「Aunt Helen」) 。 同時偵測過度使用大小寫。

片段與連載

句子片段和連句。

誤用詞彙

形容詞與副詞、比較詞與最高級詞、「like」作為連接詞、「nor」與「or」、「what」與「which」、「who」與「whom」、計量單位、連接詞、介詞及代名詞的錯誤使用。

否定

多重底片的使用。

名詞片語

名詞片語錯誤;a/an 誤用;名詞片語中的數字一致問題 (「五台機器」而非「五台機器」) 。

所有格與複數

使用所有格代替複數,反之亦然。 也能偵測所有格中省略的撇號。

標點符號

標點符號錯誤,包括逗號、冒號、句尾標點、引號標點、單字間多空格,或用分號代替逗號或冒號。

問題

非標準問題,例如「他問還有沒有咖啡?」「這讓提議成為好解決方案?」以及「她問你最後去了嗎?」。

關係子句

關係代名詞和標點符號的錯誤使用,包括用「who」代替「which」來指事物,用「which」代替「who」指人,不必要地用「that」代替「whatever」和「whichever」,或用「that's」代替「whose」。

主詞-動詞一致

主詞與其動詞之間的不一致,包括主詞與動詞間的一致, (例如「所有學生已離開」而非「所有學生已離開」) 。

動詞片語

動詞片語錯誤、動詞時態錯誤、及物動詞作為不及物動詞使用。

風格

核取方塊

描述

陳腔濫調、口語化與行話

  • 字典中被認定為陳腔濫調的詞語或片語。

  • 包含口語詞彙和片語的句子,如「real」、「awfully」和「plenty」作為副詞;兩個連續的所有格;「get」作為被動動詞使用;「有點」用來取代「somewhat」;「scared of」用來取代「afraid of」;以及「Why Come」取代「Why」。

  • 使用技術、商業或產業術語。

縮寫

使用應該拼寫出來或被認為過於非正式的縮寫,例如「We will not leave 'til tomorrow」而非「We will not leave until tomorrow」。

片段——風格暗示

有些片段你可能想避免正式寫作,例如「美好的一天!」或「為什麼?」。

性別專屬詞彙

性別專屬用語,如「議員」和「議員女議員」。

連字號與複合詞

有連字號的詞本不該有連字號,反之亦然。 也能偵測應該是開放的封閉化合物,反之亦然。

誤用詞彙——風格暗示

非標準詞彙如「ain't」,以及其他用法如「angry at」而非「angry with」。

數字

應該拼寫 (的數字用九) ,反之 (用十二) 。 同時偵測錯誤地將「百分比」取代「百分比」使用。

被動句

句子用被動語態寫成。 在可能的情況下,建議會改寫成主動語態。

所有格與複數——風格暗示

有些有問題但不完全錯誤的所有格用法,例如「她的記憶就像大象的記憶」或「我去過約翰那裡」。

標點符號——風格建議

日期片語中不必要的逗號、非正式的連續標點符號,以及引號前遺漏逗號——例如:「她說『他是中午來的』。」

關係子句 — 風格暗示

「那個」或「哪個」的用法有問題。

句子長度 (超過60字)

包含超過60個字的句子。

句子結構

句子片段、連句、連接詞 (如「and」或「or」的過度使用 ) 非平行句結構 (如句) 中主動與被動語態的轉換、疑問句結構錯誤,以及修飾語錯置。

以「而且」、「但是」或「希望如此」開頭的句子

在句首使用連接詞和副詞,或在兩個獨立子句間使用「plus」作為連接詞。

連續名詞 (超過三個)

幾個可能不清楚的名詞串——例如,「所得稅辦公室的商業慣例保持不變。」

連續的介系詞片語 (超過三個)

一串介系詞片語——例如:「鎮邊圖書館角落書架上的書被借走了。」

措辭不明確

歧義表達——例如「more」後接形容詞及複數或群名詞 (「我們需要更多徹底員工」,而非「We need more employees who are thorough」) ——或句子包含多個可能的代名詞指稱 (「所有部門未提交報告」而非「並非所有部門提交報告」) 。

第一人稱的使用

代名詞 I 和 me,這些代名詞不應該用於科學或技術寫作。

動詞片語 — 風格暗示

在偏好虛擬語氣時使用直陳動詞形式、分割動詞片語,以及被動動詞片語——例如:「辣椒可以切碎而不用燒焦的手指。」

贅字

冗長的關係子句或模糊修飾語 (如「fairly」或「pretty」) 、重複副詞、過多否定詞、在「whether or not」片語中不必要的「or not」,或是「可能......」的使用。 「可能......」 「威爾。」

分裂不定詞中的詞 (多個)

「to」與不定詞動詞之間有兩個或以上詞——例如「to very boldly enter the market」。

另請參閱

在 Windows 版 Office 中檢查拼字及文法

在 Mac 版 Office 中檢查拼字及文法

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