在 Outlook 中共用及存取其他人的信箱或資料夾

如果您已獲授與其他人信箱的適當許可權，您可以存取其信箱。許可權的範圍從唯讀到建立、刪除，以及允許回復郵件。

附註: 本文中的步驟說明共用與您的電子郵件帳戶相關聯的信箱或資料夾。如果您想要建立一個可以由一或多位人員存取的單一信箱，請參閱在 Outlook 中開啟和使用共用信箱。

共用信箱或資料夾時的考慮事項

共用與您的電子郵件帳戶相關聯的信箱或資料夾時，您需要考慮您希望邀請的人員如何與您的信箱互動。

受邀者自己回應：主管需要助理或同事在對方不在時監控其信箱中的特定資料夾。在此案例中，管理員會授與助理或同事回復郵件的許可權，但該信箱或資料夾中郵件的回復會顯示為來自受邀者的電子郵件帳戶。
受邀者代表您回應， (又稱為代理人存取) ：主管需要助理或同事代表他/她監控及回復電子郵件。在此案例中，主管授與助理或同事存取其資料夾或信箱的許可權，但當受邀者回復郵件時，其回復會顯示為： <受邀者> 代表 <主管>。這種類型的共用需要 委派訪問許可權 。如需設定代理人許可權的說明，請參閱在共用資料夾或信箱時允許代表您傳送郵件。

附註: 共用資料夾或信箱只能使用具有合格Microsoft 365 訂閱的公司或學校帳戶，或由 Exchange Online 託管的公司或學校帳戶來完成。

針對您使用的 Outlook 版本，選取下方的索引標籤選項。我使用的是哪個版本的 Outlook?

共用沒有委派存取權的信箱或資料夾

附註: 如果這個 [ 新增 Outlook ] 索引標籤底下的步驟無法運作，表示您可能尚未使用新的 Windows 版 Outlook。選取 [ 傳統 Outlook] 索引 標籤，然後改為遵循這些步驟。

在新 Outlook 中共用及存取資料夾或信箱

有兩種方式可以與共用資料夾互動：想要共用一或多個資料夾或共用整個信箱的信箱 擁有者 。受邀者是受邀共用其資料夾或信箱的擁有者。

資料夾或信箱的擁有者：身為信箱擁有者，您決定與其他人共用整個信箱或一或多個資料夾。若要這麼做，您必須先為想要共用資料夾的人員設定適當的許可權等級，然後再傳送邀請。
受邀者：當某人與您共享資料夾或信箱時，您會收到共用其資料夾或信箱的邀請。當您接受邀請時，資料夾會出現在您的資料夾窗格中。您對此共用資料夾的處理方式，取決於擁有者授與您的許可權等級。

擁有者步驟：

如何選取資料夾或信箱並與其他人共用

若要共用一或多個資料夾，或與組織中的其他人共用整個信箱，請遵循下列步驟：

在全新的 Outlook中，流覽至您要共用的資料夾。
以滑鼠右鍵按下資料夾，然後選擇 [共享和許可權]。
在 [ 資料夾 權限] 視窗中，如果該人員尚未包含在您要共用的人員清單中，請選取 [ 來新增他們。
輸入您授予許可權之人員的名稱或電子郵件地址，然後選取 [ 新增]。
從 [資料夾權限] 視窗上的名稱清單中，選取您剛才新增的人員名稱。
在 [ 許可權] 區段中，選取 [ 許可權等級 ] 下拉式清單，然後選取您要授與此用戶的許可權。如果您不確定要選取的許可權等級，請參閱瞭解共用許可權下方的一節。
確認共用設定，然後按兩下 [ 確定]。您的共享物件會收到一封電子郵件，讓他們知道您與他們共享資料夾。

提示: 如果您想要共享子資料夾，您必須遵循相同的程式，但也共用父資料夾 () 。

如何移除共享許可權

在全新的 Outlook中，流覽至您要共用的資料夾。
以滑鼠右鍵按下資料夾，然後選擇 [共享和許可權]。
選取您要共享的人員，然後選取 [刪除 ] 圖示。

受邀者步驟：

接受並檢視與您共用的資料夾或信箱

當某人與您共享資料夾時，系統會傳送電子郵件通知您。您現在可以將此專案新增至資料夾窗格，以便在全新的 Outlook存取。

在資料夾窗格中，以滑鼠右鍵按兩下 [ 與我共用]。
選取 [新增共享資料夾或信箱]。
輸入與您共用資料夾之人員的電子郵件地址或名稱，然後按兩下 [ 新增]。
聯繫人名稱會顯示在 [ 與我共用] 節點底下。展開節點以檢視與您共用的所有資料夾。

從資料夾窗格移除共享資料夾或信箱

如果您決定不想在每次開啟全新的 Outlook時看到其他人的信箱或資料夾，請以滑鼠右鍵按兩下該資料夾，然後選 取[移除共用資料夾]。

瞭解共享許可權

當您共享資料夾時，您可以設定權限，定義存取該資料夾的每個使用者可以執行的動作。從 [ 許可權等級 ] 下拉式清單中選取選項，會觸發選取 [ 讀取]、[ 寫入]、[ 其他] 和 [ 刪除存取許可權 ]。右側的螢幕快照顯示選取發佈編輯器的許可權等級時，會自動選擇的許可權層級。

提示: 如果您移除其中一個與許可權等級相關聯的複選框，該等級會變更為 [自定義]。

螢幕快照顯示已選取 [發佈編輯器] 為許可權等級

下表詳述受邀者可執行的動作類型，視權 限等級 設定而定。

權限等級	受邀者可以執行的活動
擁有者	建立、讀取、修改及刪除共用資料夾中的所有項目。擁有者是，使用者可以變更其他人對資料夾所擁有的權限等級。
發佈編輯者	若要協助保護您的隱私權，請將私人項目中的個別、非共用通訊錄、行事曆或郵件資料夾。
編輯者	建立、讀取、修改及刪除所有項目。
發行作者	共用資料夾時，您可以設定權限來定義何謂存取該資料夾的每個使用者，都可以執行：
作者	建立並讀取項目和檔案，以及刪除您建立的項目和檔案。
非編輯作者	建立並讀取項目和檔案，以及刪除您建立的項目和檔案。
檢閱者	僅限讀取項目。
參與者	僅限建立項目。
無	無法執行任何活動。使用者仍會保留在許可權清單中，但沒有許可權且無法開啟該資料夾。
自訂	執行資料夾擁有者明確定義的活動。

在 Outlook 網頁版中共用及存取資料夾或信箱

與共用資料夾互動的方式有兩種：您可以是想要共用一或多個資料夾或整個信箱的信箱擁有者。

資料夾或信箱擁有者：您擁有該資料夾，並決定與其他人共用。您為想要分享資料夾的人員設定適當的許可權等級。
受邀者：當某人與您共享資料夾或信箱時，您會收到共用資料夾的邀請。當您接受邀請時，資料夾會出現在您的資料夾窗格中。您可以在共用資料夾中執行的動作，取決於設定的許可權等級。

資料夾或信箱的擁有者：與其他人共享資料夾或信箱

若要共用一或多個資料夾，或與組織中的其他人共用整個信箱，請遵循下列步驟：

在 Outlook 網頁版中，流覽至您要共用的資料夾。
以滑鼠右鍵按下資料夾，然後選擇 [共享和許可權]。
在 [ 資料夾 權限] 視窗中，如果該人員尚未包含在您要共用的人員清單中，請選取 [ 來新增他們。
輸入您授予許可權之人員的名稱或電子郵件地址，然後選取 [ 新增]。
從 [資料夾權限] 視窗上的名稱清單中，選取您剛才新增的人員名稱。
在 [ 許可權] 區段中，選取 [ 許可權等級 ] 下拉式清單，然後選取您要授與此用戶的許可權。如果您不確定要選取的許可權等級，請參閱共用資料夾的選項下方的一節。
確認共用設定，然後按兩下 [ 確定]。您的共享物件會收到一封電子郵件，讓他們知道您與他們共享資料夾。

提示: 如果您想要共享子資料夾，您必須遵循相同的程式，但也共用父資料夾 () 。

資料夾或信箱的擁有者：移除共享許可權

瀏覽至您要共享的資料夾。
以滑鼠右鍵按下資料夾，然後選擇 [共享和許可權]。
選取您要共享的人員，然後選取 [刪除 ] 圖示。

受邀者：接受並檢視與您共用的資料夾或信箱

當某人與您共享資料夾時，系統會傳送電子郵件通知您。您現在可以在 Outlook 網頁版的資料夾窗格中新增此專案，以便存取。

在資料夾窗格中，以滑鼠右鍵按兩下 [ 與我共用]。
選取 [新增共享資料夾或信箱]。
輸入與您共用資料夾之人員的電子郵件地址或名稱，然後按兩下 [ 新增]。
聯繫人名稱會顯示在 [ 與我共用] 節點底下。展開節點以檢視與您共用的所有資料夾。

受邀者：從資料夾窗格移除共享資料夾或信箱

如果您決定不再想在每次開啟 Outlook 網頁版時看到其他人的信箱或資料夾，請以滑鼠右鍵按兩下該資料夾，然後按兩下 [移除共用資料夾]。

共用資料夾的選項

提示: 如果您移除其中一個與許可權等級相關聯的複選框，該等級會變更為 [自定義]。

螢幕快照顯示已選取 [發佈編輯器] 為許可權等級

下表會根據您設定的許可權等級，詳細說明授與的許可權類型。

權限等級	共用的使用者可以執行的活動
擁有者	建立、讀取、修改及刪除共用資料夾中的所有項目。擁有者是，使用者可以變更其他人對資料夾所擁有的權限等級。
發佈編輯者	若要協助保護您的隱私權，請將私人項目中的個別、非共用通訊錄、行事曆或郵件資料夾。
編輯者	建立、讀取、修改及刪除所有項目。
發行作者	共用資料夾時，您可以設定權限來定義何謂存取該資料夾的每個使用者，都可以執行：
作者	建立並讀取項目和檔案，以及刪除您建立的項目和檔案。
非編輯作者	建立並讀取項目和檔案，以及刪除您建立的項目和檔案。
檢閱者	僅限讀取項目。
參與者	僅限建立項目。
無	無法執行任何活動。使用者仍會保留在[權限]清單中，但沒有權限，並無法開啟此資料夾。
自訂	執行資料夾擁有人所定義的活動。

在 Outlook 中共用及存取其他人的信箱或資料夾

共用信箱或資料夾時的考慮事項