在 Outlook 中開啟及使用共用信箱

將共用信箱新增至 全新的 Outlook

系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉 全新的 Outlook。 共用信箱應該會自動顯示在 [資料夾] 窗格中。

在資料夾窗格中尋找共用信箱

在左側的資料夾窗格中，找出 [與我共用] 資料夾。 選取資料夾以展開它。 您的共用信箱是 [與我共用] 底下的子資料夾。 當您在那裡選擇共享信箱的名稱時，它將展開以顯示標準電子郵件資料夾，例如 收件匣、 草稿和 已寄件者。

從共用信箱傳送郵件

1. 從 Windows 版 全新的 Outlook 的導覽窗格中選取 [郵件]。

2. 在 [ 首頁 ] 索引標籤上，選取 [ 新增 > 郵件]。

3. 如果您在 [傳送) ] 旁邊的訊息 (頂端看不到 [寄件者] 欄位，請在 [選項] 索引標籤上選取 [顯示寄件者]。

4. 在郵件中選取 [寄件者 ]，然後變更為共用電子郵件地址。 若沒有看到您的共用電子郵件地址，請選擇 [其他電子郵件地址]，然後輸入共用電子郵件地址。

5. 完成輸入您的訊息，然後選擇 [傳送]。

   從現在開始，當您想要從共享郵箱發送郵件時，該地址將在您的 “寄件者 ”下拉列表中可用。

   每當您從共用信箱傳送郵件時，收件者只會在郵件中看到共用的電子郵件地址。

回覆傳送到共用信箱的郵件

1. 開啟 Windows 版 全新的 Outlook 。

2. 開啟您想要回覆的電子郵件訊息。

3. 在郵件頂端的 [ 寄件者 ] 欄位中，您應該會看到共用信箱的名稱。 如果沒有，請選擇 [ 寄件者 ] 下拉式方塊，然後選擇您的共用信箱。

4. 完成輸入您的訊息，然後選擇 [傳送]。

   當您想要從共用信箱傳送郵件時，該地址將顯示在您的 寄件者 下拉式清單中。

   每當您從共用信箱傳送郵件時，您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

在共用信箱上搜尋

將共用信箱新增至新的 Outlook 之後，在其中搜尋類似於在主要信箱上搜尋。

1. 開啟 Windows 版 全新的 Outlook 。

2. 在資料夾窗格中選取共用信箱內的資料夾。

3. 在 Outlook 視窗頂端的 [搜尋] 方塊中，輸入您要用於搜尋的查詢，然後按 Enter 鍵。

   郵件清單將根據共用信箱中所選資料夾的搜尋結果顯示結果。

使用共用信箱中的共用行事曆

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 則與共用信箱相關聯的共用行事曆會自動新增至您的 [行事曆] 清單中。

1. 在 全新的 Outlook中，移至行事曆檢視，然後選擇共用信箱。

   當您輸入約會後，所有身為共用信箱的成員都能看見它們。

2. 共用信箱的任何成員都可以建立、檢視及管理行事曆上的約會，就像他們處理其個人約會一樣。 屬於共用信箱成員的每個人都可以看到其對共用信箱的變更。

使用信箱中的共用連絡人清單

共用信箱和其他使用者信箱的連絡人目前無法在 全新的 Outlook中使用。 Microsoft 的 Outlook 組織正在積極致力於更新這一點。

共用信箱中的增益集可用性

在新的 Windows 版 Outlook 中，共用信箱中的增益集支援會因特定案例而異，以及共用信箱是否已升級為完整帳戶。 若要深入瞭解這些案例，請參閱 在 Outlook 中使用增益集。

關於 全新的 Outlook中的共享郵箱，我還需要了解什麼？

目前，共用信箱只能新增為資源。 在即將推出的更新中，將共用信箱新增為帳戶的功能將使使用和管理信箱設定的存取權限更大。 在未來更新 (藍圖) 中，能夠將共用信箱新增為帳戶將支援下列目前不支援) 的功能 (：

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目前不適用於共用信箱的其他功能，但將在未來的更新中新增：

• 存取共用信箱的線上封存/In-Place 封存

• 授與信箱的新委派存取權

以下是一些郵件提示，可協助行政助理和代表更好地瀏覽 全新的 Outlook 中的信箱管理。

將共用信箱新增至傳統 Outlook

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 共用信箱應該會自動出現在傳統 Outlook的 [資料夾] 窗格中。

從共用信箱傳送郵件

1. 開啟經典 Outlook。

2. 選擇 [新增電子郵件]。

3. 如果您在郵件頂端看不到 [寄件者] 欄位，請選擇 [選項] > [寄件者]。

4. 在郵件中選取 [寄件者 ]，然後變更為共用電子郵件地址。 若沒有看到您的共用電子郵件地址，請選擇 [其他電子郵件地址]，然後輸入共用電子郵件地址。

5. 選擇 [確定]。

6. 完成郵件撰寫，然後選擇 [傳送]。

   從現在開始，當您想要從共享郵箱發送郵件時，該地址將在您的 “寄件者 ”下拉列表中可用。

   每當您從共用信箱傳送郵件時，您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

回覆傳送到共用信箱的郵件

1. 開啟經典 Outlook。

2. 開啟您想要回覆的電子郵件訊息。

3. 在郵件頂端的 [ 寄件者 ] 欄位中，您應該會看到共用信箱的名稱。 若沒有，請選擇 [寄件者] 下拉式清單方塊並選擇您的共用信箱。

4. 完成郵件撰寫，然後選擇 [傳送]。

   當您想要從共用信箱傳送郵件時，該地址將顯示在您的 寄件者 下拉式清單中。

   每當您從共用信箱傳送郵件時，您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

在共用信箱上搜尋

將共用信箱新增至 Outlook 之後，在其中搜尋類似於在主要信箱上搜尋。

1. 開啟經典 Outlook。

2. 在左側的 資料夾面板 上選取共用信箱中的資料夾。

3. 在功能區 (工具列) 上方的 搜尋方塊 中輸入查詢。

4. 按 Enter 鍵或選擇搜尋框右側的 放大鏡按鈕 開始搜尋。

   郵件清單將根據共用信箱上所選資料夾的搜尋傳回結果。

使用共用行事曆

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 則與共用信箱相關聯的共用行事曆會自動新增至您的 [行事曆] 清單中。

1. 在傳統 Outlook 移至行事曆檢視，然後選擇共用信箱。

   

2. 當您輸入約會後，所有身為共用信箱的成員都能看見它們。

3. 共用信箱的任何成員都可以建立、檢視及管理行事曆上的約會，就像他們處理其個人約會一樣。 屬於共用信箱成員的每個人都可以看到其對共用信箱的變更。

使用共用連絡人清單

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 與共用信箱相關聯的共用連絡人清單會自動新增至您的 [我的連絡人] 清單中。

1. 在傳統 Outlook中，選擇人員。

2. 在 [我的連絡人] 底下，選擇共用連絡人清單的連絡人資料夾。

   

共用信箱中的增益集可用性

在 Windows 上的傳統 Outlook 中，共用信箱中的增益集支援會因特定案例而異。 若要深入瞭解這些案例，請參閱 在 Outlook 中使用增益集。

新增共用信箱，讓它顯示在您的主要信箱之下

如果您想從主要信箱和共用信箱同時監控電子郵件，建議您使用這種方式。 完成此工作之後，每次開啟 Outlook 網頁版時，共用信箱及其資料夾都會顯示在左側導覽窗格中。

1. 在 Outlook 網頁版登入您的帳戶。

2. 針對 Exchange Online 信箱，以滑鼠右鍵按一下左側導覽窗格中的 [資料夾]，然後選擇 [新增共用資料夾或信箱]。 針對 Exchange 內部部署信箱，以滑鼠右鍵按一下左側導覽窗格中的主要信箱 (名稱，例如 Molly Dempsey) ，然後選擇 [ 新增共用資料夾或信箱]。

   

3. 在 [ 新增共用資料夾 ] 對話方塊中，輸入您所屬的共用信箱名稱，例如 info@contoso.com。

共用信箱會顯示在您的 Outlook 網頁版資料夾清單中。 您可以在主要信箱中展開或摺疊共用信箱的資料夾。 您也可以從資料夾清單中移除共用信箱。 如要移除，請用滑鼠右鍵按一下共用信箱，然後選擇 移除共用資料夾。

接收共用信箱中新郵件的通知

若要在共用信箱的收件匣中接收新郵件的通知，您必須 在個別的瀏覽器視窗中開啟共用信箱。

在另一個瀏覽器視窗中開啟共用信箱

如要在共用信箱專屬的瀏覽器視窗中檢視及管理電子郵件，建議使用這種方式。 此方法也可讓您在共用信箱的收件匣中接收新項目的通知。

1. 在 Outlook 網頁版登入您的帳戶。

2. 在 Outlook 網頁版 導覽列上，選取您的名稱。 隨即會顯示一份清單。

3. 選取[開啟另一個信箱]。

4. 輸入您要開啟之其他信箱的電子郵件地址，然後選取 [開啟]。 另一個 Outlook 網頁版工作階段會在不同的視窗中開啟，您可允許存取其他信箱。

   提示: 如果您輸錯信箱的電子郵件地址，則結果為「找不到相符的項目」。 請再次嘗試輸入電子郵件地址。

從共用信箱傳送電子郵件

1. 選擇資料夾清單上方的 [新增郵件 ]。 新郵件表單會在讀取窗格中開啟。

2. 在訊息頂端，選擇 > 顯示 來源。

   

   此選項會顯示收到這封電子郵件訊息的人員會看到該郵件是來自共用信箱，而非從您自己的電子郵件帳戶寄出。

3. 第一次使用共用信箱時，您必須將位址新增至 [ 寄件者 ] 下拉式清單中的可用選項：

   1. 以滑鼠右鍵按一下 寄件者 位址 ，然後選擇移除。

      

   2. 輸入共用地址。 下次您從共用信箱回覆時，其位址會顯示為「 寄件者 」下拉式清單中的選項。

4. 若要新增收件者，請輸入連絡人資料夾或組織通訊清單中任何人的名稱，或在 [ 收件者 ] 或 [ 抄送 ] 方塊中輸入電子郵件地址。 當您第一次輸入人員的姓名時， Outlook 網頁版 會搜尋該人員的地址。 日後系統會快取該名稱，以快速取得名稱。

5. 輸入主旨。

6. 鍵入您要傳送的訊息。

7. 當您的訊息準備就緒時，請選取 [傳送]。

回覆傳送到共用信箱的郵件

第一次回覆傳送至共用信箱的郵件時，您必須將共用位址新增至 [ 寄件者 ] 下拉式方塊。 以下是執行的方式：

1. 開啟 Outlook 網頁版 並移至您的共用信箱。

2. 開啟寄到共用地址的郵件。

3. 選取 [回覆]。

4. 在訊息頂端，選擇 > 顯示 來源。

   

5. 以滑鼠右鍵按一下 寄件者 位址 ，然後選擇移除。

   

6. 輸入共用地址並傳送訊息。 下次您從共用信箱回覆時，其位址會顯示為「 寄件者 」下拉式清單中的選項。

從共用信箱傳送自動回覆

只有您的 Microsoft 365 系統管理員有權設定從共用信箱傳送自動回覆的功能。 如需指示，請要求您的系統管理員參閱 建立共用信箱。

共用信箱中的增益集可用性

在 Outlook 網頁版中，共用信箱中的增益集支援會因特定案例和共用信箱的存取方式而有所不同。 若要深入瞭解這些案例，請參閱 在 Outlook 中使用增益集。