在 Project 桌面中建立或更新比較基準或中期計劃

在 Project 桌面中建立或更新比較基準或中期計劃

管理良好的專案通常涉及比較專案與較舊版本的專案。 這是追蹤專案的關鍵區段。

不過,在開始追蹤 排程之前,您必須設定比較基準,以便日後在專案中比較最新排程。 隨著專案進行,您可能也會想要定期儲存 中期計劃 專案。

附註: 若要在專案中設定或更新比較基準或 企業專案計畫,您必須連接到 Microsoft Project Server,而且必須擁有必要的許可權。 如需許可權設定詳細資訊,請與您的伺服器 系統管理員。

您想要做什麼?

深入瞭解比較基準和中期計劃

比較基準方案與期中方案類似,因為它們會比較目前日期與早期日期。 但兩者有重要的差異,這是您想要直接取得的差異。

基線

比較基準是一組由近 20 個主要參照點 (分為五個類別:開始日期、完成日期、工期、 工時和 成本 估計值) 當計畫完成及調整時,您可以設定為記錄原始專案計劃。 隨著專案進行,您可以為每個專案設定 (總計 11 個比較基準) 協助測量計畫變更。 例如,如果您的專案具有多個階段,您可以在每個階段結束時儲存個別的比較基準,以比較計畫值與實際資料。

由於比較基準會提供您比較 實際 專案進度的參照點,因此比較基準應包含任務工期、開始與完成日期、成本,以及您想要監控的其他專案變數的最佳估計值。 比較基準也可能代表專案的合約義務。 一致地與目前資料不同的比較基準資訊可能會指出,您的原始計畫已不再正確,可能是因為範圍需要審查,或因為專案的性質已變更。 如果 project 專案關係人 差異擔保,您可以在專案期間隨時修改或重新修改比較基準。 您可能會發現,設定多個比較基準對於長專案或比較基準因為排程任務或成本的大幅變更而變得不相關的專案特別有用。

臨時方案

另一方面,臨時計畫是一組在專案開始後儲存的目前專案資料,您可以比較基準來評估專案進度。 臨時計畫只會保存兩種資訊:

  • 目前的開始日期

  • 目前的完成日期

您可以為專案設定最多 10 個臨時計畫。 如果您需要在規劃階段期間保留大量專案資料的記錄,建議設定多個比較基準,而不是使用臨時計畫。 例如,您可能會想要在每個主要規劃專案上設定 里程碑。 接著,如果您只需要儲存任務開始日期和專案開始後的完成日期,您可以設定多個臨時計畫。 例如,您可能會想要每月或每季設定一個臨時計畫。

設定比較基準

  1. [檢視] 索引標籤的 [任務檢視] 群組中,按一下 [甘特圖]

    任務檢視區圖像。

  2. 如果您要設定特定任務的比較基準,請選取要納入比較基準計劃的工作,包括子任務和摘要任務。 (如果您要設定整個專案的比較基準,請略過此步驟。)

    提示: 若要選取連續的工作,請按住 SHIFT,然後按一下您想要的第一個和最後一個工作。 若要選取非旁白的工作,請按住 CTRL,然後按一下您想要的每個工作。 您一次最多可以選取 10 個工作。

  3. 按一下 [專案? 在 [ 排程 」 群組中,指向 [設定比較基準,然後按一下 [設定比較基準

    比較基準圖形

  4. 按一下 [設定比較基準,然後選取您想要設定的比較基準。

  5. For下,執行下列其中一項操作:

    • 若要設定專案中所有資料的比較基準,請按一下 [ 整個專案> 。

    • 若要只設定甘特圖視圖中所選任務的比較基準,請按一下 [ 已選取的工作>

  6. 匯總比較基準下,選取要如何匯總比較基準資料:

    • 所有摘要工作     如果您想要將所選任務的更新比較基準資料匯總到對應的摘要任務,請選取此核取方塊。 否則,摘要任務的比較基準資料可能無法正確反映子任務比較基準資料。

    • 從子任務到選取的摘要任務 ()     如果您想要更新所選摘要任務的比較基準資料,以反映子任務的刪除和先前儲存比較基準值的新增工作,請選取此核取方塊。

      附註: 如果您同時選取子任務及其摘要工作,請選取這兩個核取方塊。

設定中期計劃

  1. 按一下 [專案? 在 [ 排程 」 群組中,指向 [設定比較基準,然後按一下 [設定比較基準

    比較基準圖形

  2. 按一下 [設定臨時計畫> 。

  3. 在 [ 複製 方塊中,按一下要儲存的開始與完成或比較基準值。 (目前的開始和完成,且比較基準值不會編號。)

  4. 在 [ 件者: 方塊中,按一下要複製值的中間方案名稱。
    臨時計畫會儲存在開始和完成欄位中。

    附註: 如果您在複製方塊中選取一個比較基準,在選取另一個比較基準的方塊中,您將儲存比較基準,而不是臨時計畫。 所有比較基準資料都會複製。 如果您在 "複製" 方塊中選取比較基準,且在 "收件者" 方塊中選取了開始及完成臨時計畫,則只會將比較基準的開始日期和完成日期複製到臨時計畫。

  5. 按一下[整個專案或選取的工作以儲存您想要的排程部分。

頁面頂端

更新比較基準或中期計劃

如果您在設定比較基準或中期計劃之後,對初始計畫進行變更,您可以更新儲存的資料。

提示: 如果專案進行期間發生計畫變更,您可能會發現儲存第二組比較基準或中間資料,而不是更新現有的儲存資料會很有説明。

  1. [檢視] 索引標籤的 [任務檢視] 群組中,按一下 [甘特圖]

    任務檢視區圖像。

  2. 在任務 名稱欄位中 ,選取包含要更新之比較基準或中間資料的工作,包括子任務和摘要任務。 (如果您要更新整個專案的比較基準或中間資料,請略過此步驟。)

    提示: 若要選取連續的工作,請按住 SHIFT,然後按一下您想要的第一個和最後一個工作。 若要選取非旁白的工作,請按住 CTRL,然後按一下您想要的每個工作。 您一次最多可以選取 10 個工作。

  3. 按一下 [專案? 在 [ 排程 」 群組中,指向 [設定比較基準,然後按一下 [設定比較基準

    比較基準圖形

  4. 執行下列其中一個動作:

    • 如果您要更新比較基準,請按一下 [設定比較基準,然後選取要更新的比較基準。

    • 如果您要更新臨時計畫,請按一下 [ 設定中期計劃> 。 在複製 清單中 ,選取要複製的資料。 在 [ 進入 圖> 清單中,按一下要更新的中間方案。

  5. For下,執行下列其中一項操作:

    • 若要更新整個專案的比較基準或中間資料,請按一下 [ 整個專案> 。

    • 若要只針對在甘特圖視圖中選取的工作更新比較基準或中間資料,請按一下 [ 已選取的工作>

  6. 匯總比較基準下,選取要如何匯總更新的比較基準資料:

    • 所有摘要工作     如果您想要將所選任務的更新比較基準資料匯總到對應的摘要任務,請選取此核取方塊。 否則,摘要任務的比較基準資料可能無法正確反映子任務比較基準資料。

    • 從子任務到選取的摘要任務 ()     如果您想要更新所選摘要任務的比較基準資料,以反映子任務的刪除和先前儲存比較基準值的新增工作,請選取此核取方塊。

      附註: 如果您同時選取子任務及其摘要工作,請選取這兩個核取方塊。

  7. 按一下 [確定]。

  8. 當系統提示您覆寫現有的儲存資料時,請按一下 [是

分析比較基準和中間資料

設定比較基準或中期資料之後,您可以比較其與排程和實際資料,以查看專案如何追蹤您的初始目標。

查看專案比較基準資訊

設定整個專案的比較基準之後,您可以與目前的計畫資料、實際資料和變異數並排查看比較基準資料。

  1. 在 [ 專案」 選項卡 的 [屬性 > 群組中,按一下 [專案資訊> 。

    專案索引標籤上的屬性群組

  2. 按一下 [統計資料>

比較比較比較基準和排程資訊

您可以用兩種方式之一比較基準和排程資訊:

  • 若要在工作表視圖中查看變異數資訊,請按一下 [ 視圖> 卷卷 。 在 [ 資料」 群組中,按一下 [資料表,然後按一下 [變異數> 。

  • 若要以圖形方式查看變異數資訊,請按一下 [查看> Tab。 在 [ 工作視圖群組 中,按一下 甘特圖,然後按一下 [ 追蹤甘特圖> 。

變異數資料表會顯示排程資訊和比較基準資訊的開始及完成日期,因此可以比較預測專案實際進度與實際進度 () 比較,評估專案進度預測 (比較基準) 。

落差兩天的比較基準和實際進度長條圖

如果專案中的變異數未顯示您預期的值,有幾個可能的說明:

  • 您可能尚未設定比較基準。 變異數是比較欄位實際值的比較基準值。 如果沒有比較基準,Project 會使用比較基準欄位的 0 值來計算此差異,產生與排程欄位本身一樣大的變異數。 例如,假設您的任務排程成本為 $60。 如果未設定比較基準,比較基準成本為 $0。 因此 ,成本變異 數位段會顯示 $60。

  • 您可能已設定多個比較基準,但 Project 只會使用初始比較基準值 (即比較基準欄位的值,而非比較基準1到比較基準10的值) 計算變異數。 在這種情況下,您可能會在變異數位段中看到資訊,但資訊可能似乎已經過時,而且可能太大。

  • 您可能已新增工作至專案,但並未將其新工作新加到比較基準計劃。 在這種情況下,您可能會看到等於排程值的變異數。

  • 您可能尚未更新已完成或進行中之工作的實際值。 在這種情況下,變異數可能會等於排程值,或大於您的預期。

  • 您可能已新增工作或指派資源,然後設定比較基準計劃,但摘要任務的比較基準資訊尚未更新。 在此案例中,個別任務會顯示正確的變異數值,但摘要任務則不會顯示。

比較多個比較基準

如果您想要在規劃階段期間保留大量專案資料的記錄,您可能會想要設定多個比較基準,因為比較基準所儲存的值比臨時計畫還要多。 若要跨多個比較基準來查看追蹤資訊,請使用多重比較基準甘特圖。

  1. [檢視] 索引標籤的 [任務檢視] 群組中,按一下 [甘特圖]

    任務檢視區圖像。

  2. 按一下 [更多視圖> 。

  3. 在 [其他視圖」 對話方塊中,選取[多重比較基準甘特圖,然後按一下[Apply.

附註: 根據預設,多重比較基準甘特圖視圖會顯示前三個比較基準, (比較基準、比較基準 1 和比較基準 2) 。 若要顯示其他比較基準,請修改甘特圖上的橫條圖樣式。

頁面頂端

下列指示僅適用於 Microsoft Project 2007。

您想要做什麼?

瞭解比較基準和中期計劃

比較基準是一組由近 20 個主要參照點 (分為五個類別:開始日期、完成日期、工期、 工時和 成本 估計值) 當計畫完成及調整時,您可以設定為記錄原始專案計劃。 隨著專案進行,您可以為每個專案設定 (總計 11 個比較基準) 協助測量計畫變更。 例如,如果您的專案具有多個階段,您可以在每個階段結束時儲存個別的比較基準,以比較計畫值與實際資料。

由於比較基準會提供您比較 實際 專案進度的參照點,因此比較基準應包含任務工期、開始與完成日期、成本,以及您想要監控的其他專案變數的最佳估計值。 比較基準也可能代表專案的合約義務。 一致地與目前資料不同的比較基準資訊可能會指出,您的原始計畫已不再正確,可能是因為範圍需要審查,或因為專案的性質已變更。 如果 project 專案關係人 差異擔保,您可以在專案期間隨時修改或重新修改比較基準。 您可能會發現,設定多個比較基準對於長專案或比較基準因為排程任務或成本的大幅變更而變得不相關的專案特別有用。

臨時計畫是專案開始後儲存的一組目前專案資料,您可以比較以評估專案進度。 臨時計畫只會保存兩種資訊:目前的開始日期和任務的完成日期。 您可以為專案設定最多 10 個臨時計畫。 如果您需要在規劃階段期間保留大量專案資料的記錄,建議設定多個比較基準,而不是使用臨時計畫。 例如,您可能會想要在每個主要規劃專案上設定 里程碑。 接著,如果您只需要儲存任務開始日期和專案開始後的完成日期,您可以設定多個臨時計畫。 例如,您可能會想要每月或每季設定一個臨時計畫。

設定比較基準

  1. 在 [ 視圖功能表 上,按一下 [甘特圖> 。

  2. 如果您要設定特定任務的比較基準,請選取要納入比較基準計劃的工作,包括子任務和摘要任務。 (如果您要設定整個專案的比較基準,請略過此步驟。)

    提示: 若要選取連續的工作,請按住 SHIFT,然後按一下您想要的第一個和最後一個工作。 若要選取非旁白的工作,請按住 CTRL,然後按一下您想要的每個工作。 您一次最多可以選取 10 個工作。

  3. 在 [ 工具」 功能表上,指向 [ 追蹤,然後按一下 [ 設定比較基準

  4. 按一下 [設定比較基準,然後選取您想要設定的比較基準。

  5. For下,執行下列其中一項操作:

    • 若要設定專案中所有資料的比較基準,請按一下 [ 整個專案> 。

    • 若要只設定甘特圖視圖中所選任務的比較基準,請按一下 [ 已選取的工作>

      匯總比較基準下,選取要如何匯總比較基準資料:

      • 所有摘要工作     如果您想要將所選任務的更新比較基準資料匯總到對應的摘要任務,請選取此核取方塊。 否則,摘要任務的比較基準資料可能無法正確反映子任務比較基準資料。

      • 從子任務到選取的摘要任務 ()     如果您想要更新所選摘要任務的比較基準資料,以反映子任務的刪除和先前儲存比較基準值的新增工作,請選取此核取方塊。

        附註: 如果您同時選取子任務及其摘要工作,請選取這兩個核取方塊。

設定中期計劃

  1. 在 [ 工具」 功能表上,指向 [ 追蹤,然後按一下 [ 設定比較基準

  2. 按一下 [設定臨時計畫> 。

  3. 在 [ 複製 方塊中,按一下要儲存的開始與完成或比較基準值。 (目前的開始和完成,且比較基準值不會編號。)

  4. 在 [ 件者: 方塊中,按一下要複製值的中間方案名稱。

    臨時計畫會儲存在開始和完成欄位中。

    附註: 如果您在複製方塊中選取一個比較基準,在選取另一個比較基準的方塊中,您將儲存比較基準,而不是臨時計畫。 所有比較基準資料都會複製。 如果您在 "複製" 方塊中選取比較基準,且在 "收件者" 方塊中選取了開始及完成臨時計畫,則只會將比較基準的開始日期和完成日期複製到臨時計畫。

  5. 按一下[整個專案或選取的工作以儲存您想要的排程部分。

頁面頂端

更新比較基準或中期計劃

如果您在設定比較基準或中期計劃之後,對初始計畫進行變更,您可以更新儲存的資料。

提示: 如果專案進行期間發生計畫變更,您可能會發現儲存第二組比較基準或中間資料,而不是更新現有的儲存資料會很有説明。

  1. 在 [ 視圖功能表 上,按一下 [甘特圖> 。

  2. 在任務 名稱欄位中 ,選取包含要更新之比較基準或中間資料的工作,包括子任務和摘要任務。 (如果您要更新整個專案的比較基準或中間資料,請略過此步驟。)

    提示: 若要選取連續的工作,請按住 SHIFT,然後按一下您想要的第一個和最後一個工作。 若要選取非旁白的工作,請按住 CTRL,然後按一下您想要的每個工作。 您一次最多可以選取 10 個工作。

  3. 在 [ 工具」 功能表上,指向 [ 追蹤,然後按一下 [ 設定比較基準

  4. 執行下列其中一個動作:

    • 如果您要更新比較基準,請按一下 [設定比較基準,然後選取要更新的比較基準。

    • 如果您要更新臨時計畫,請按一下 [ 設定中期計劃> 。 在複製 清單中 ,選取要複製的資料。 在 [ 進入 圖> 清單中,按一下要更新的中間方案。

  5. For下,執行下列其中一項操作:

    • 若要更新整個專案的比較基準或中間資料,請按一下 [ 整個專案> 。

    • 若要只針對在甘特圖視圖中選取的工作更新比較基準或中間資料,請按一下 [ 已選取的工作>

      匯總比較基準下,選取要如何匯總更新的比較基準資料:

      • 所有摘要工作     如果您想要將所選任務的更新比較基準資料匯總到對應的摘要任務,請選取此核取方塊。 否則,摘要任務的比較基準資料可能無法正確反映子任務比較基準資料。

      • 從子任務到選取的摘要任務 ()     如果您想要更新所選摘要任務的比較基準資料,以反映子任務的刪除和先前儲存比較基準值的新增工作,請選取此核取方塊。

        附註: 如果您同時選取子任務及其摘要工作,請選取這兩個核取方塊。

  6. 按一下 [確定]。

  7. 當系統提示您覆寫現有的儲存資料時,請按一下 [是

分析比較基準和中間資料

設定比較基準或中期資料之後,您可以比較其與排程和實際資料,以查看專案如何追蹤您的初始目標。

查看專案比較基準資訊

設定整個專案的比較基準之後,您可以與目前的計畫資料、實際資料和變異數並排查看比較基準資料。

  1. 在 [ 專案」 功能表上,按一下 [專案資訊> 。

  2. 按一下 [統計資料>

比較比較比較基準和排程資訊

您可以用兩種方式之一比較基準和排程資訊:

  • 若要在工作表視圖中查看變異數資訊,請在[視圖> 功能表上,指向 [表格,然後按一下[變異數> 。

  • 若要使用 [追蹤甘特圖視圖) 以圖形方式查看變異數資訊,請在 [視圖> 功能表上,按一下 [追蹤甘特圖> 。

變異數資料表會顯示排程資訊和比較基準資訊的開始及完成日期,因此可以比較預測專案實際進度與實際進度 () 比較,評估專案進度預測 (比較基準) 。

落差兩天的比較基準和實際進度長條圖

如果專案中的變異數未顯示您預期的值,有幾個可能的說明:

  • 您可能尚未設定比較基準。 變異數是比較欄位實際值的比較基準值。 如果沒有比較基準,Microsoft Office Project 會使用比較基準欄位的 0 值來計算此差異,因此產生與排程欄位本身一樣大的變異數。 例如,假設您的任務排程成本為 $60。 如果未設定比較基準,比較基準成本為 $0。 因此 ,成本變異 數位段會顯示 $60。

  • 您可能已設定多個比較基準,但 Office Project 只會使用初始比較基準值 (即比較基準欄位的值,而非比較基準1到比較基準10的值) 計算變異數。 在這種情況下,您可能會在變異數位段中看到資訊,但資訊可能似乎已經過時,而且可能太大。

  • 您可能已新增工作至專案,但並未將其新工作新加到比較基準計劃。 在這種情況下,您可能會看到等於排程值的變異數。

  • 您可能尚未更新已完成或進行中之工作的實際值。 在這種情況下,變異數可能會等於排程值,或大於您的預期。

  • 您可能已新增工作或指派資源,然後設定比較基準計劃,但摘要任務的比較基準資訊尚未更新。 在此案例中,個別任務會顯示正確的變異數值,但摘要任務則不會顯示。

比較多個比較基準

如果您想要在規劃階段期間保留大量專案資料的記錄,您可能會想要設定多個比較基準,因為比較基準所儲存的值比臨時計畫還要多。 若要跨多個比較基準來查看追蹤資訊,請使用多重比較基準甘特圖。 ([視圖> 功能表上,按一下 [ 更多視圖>。 在 [其他視圖」 對話方塊中,選取 [多重比較基準甘特圖》,然後按一下[)

附註: 根據預設,多重比較基準甘特圖視圖會顯示前三個比較基準, (比較基準、比較基準 1 和比較基準 2) 。 若要顯示其他比較基準,請修改甘特圖上的橫條圖樣式。

頁面頂端

附註: 在某些情況下,您可能沒有權限可設定專案的比較基準。 如果您使用的是標準權限管理,則系統管理員可選擇是否要允許使用者儲存受保護及/或未受保護的比較基準。 如果您沒有設定比較基準的權限,那麼當您按一下 [設定比較基準] 時,就會出現錯誤訊息。

設定專案的比較基準:

  1. 開啟專案進行編輯

  2. 請前往 [快速啟動中排程>,然後在 [工作」 選項卡的 [編輯> 群組中,按一下 [設定比較基準,然後按一下您想要用於目前專案資料的編號比較基準。 您最多可以儲存 11 個不同的比較基準資料集,包括未編號的 [比較基準]。

    提示: 儲存比較基準後,儲存的日期會包含在比較基準的清單旁,以便您在設定比較基準時進行選擇。 如此可協助您選擇要使用的編號比較基準,而且對於記住最後擷取專案資料之比較基準的時間而言,是很好的參照。

您也可以清除之前設定的比較基準。

清除專案的比較基準:

  1. 開啟專案進行編輯

  2. 移至 [快速啟動] 中的 [排程],在 [任務] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [清除比較基準],然後按一下要清除的已編號比較基準。

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