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完成專案後,您可能不再需要立即存取該專案,而且您可能會想要隱藏專案,使其不顯示在 [專案中心] 和小組成員的 [我的工作] 檢視中。 封存和隱藏已完成的專案可減少這些檢視中的「雜亂」,並協助防止使用者對不再使用中的專案進行變更。

使用 Microsoft Project Server 2010有效封存專案有一個「標準」方法。 如果該方法不符合您的需求,有幾個替代方法可能更適合您的組織。 本文涵蓋這些方法,以及長期封存的最佳做法。

本文內容

使用標準方法封存專案

封存專案的標準方法是多步驟程式:

  • 步驟 1:解除發佈所有專案工作

  • 步驟 2:關閉專案摘要任務中的更新

  • 步驟 3:為非系統管理員的使用者設定安全性群組

  • 步驟 4:設定封存安全性類別

  • 步驟 5:封存專案小組網站

這些步驟是由專案經理和系統管理員執行,如下列各節所述。

步驟 1:解除發佈所有專案工作

如果專案先前已發佈給小組成員,而您現在想要從他們的檢視中移除專案及其任務,則專案經理必須解除發佈您要封存之專案中的所有任務。 專案經理可以在 Microsoft Project Web App開始此程式,但實際的解除發佈程式是在 Microsoft Project 專業版 2010完成。

附註:  解除發佈任務並不會移除專案中任何已接受和套用的工作。 不過,與工作相關聯的任何更新核准記錄都會刪除。

若要解除發佈所有專案工作:

  1. 在 [快速啟動] 的 [ 專案]底下,按一下 [ 專案中心]

  2. 在 [專案名稱] 欄中,按一下您要封存 的專案名稱

  3. 在 [任務] 索引標籤的 [專案]群組中,按一下 [編輯]按鈕上的箭號,然後按一下 [在Project 專業版]

  4. 在 Project 專業版 2010中,捲動到 [甘特圖 ] 檢視之表格部分最右邊的欄,按一下 [ 新增欄 標題],然後按一下 [ 發佈]。 如果 [甘特圖] 檢 視已經顯示 [ 發佈 ] 欄,請略過此步驟。

  5. 在專案中每個任務的 [ 發佈 ] 欄中,按一下 [ 否]

    提示:  若要針對較大的專案加快此程式,請將第一個任務設為 [否]。 然後,按一下儲存格右下角的控點,然後拖曳以複製 [ 發佈 ] 欄中的儲存格內容。

  6. 在 [ 檔案] 索引 標籤上,按一下 [ 發佈]

  7. 專案發佈後,關閉並存回專案。

步驟 2:關閉專案摘要任務中的更新

接下來,專案經理可能需要關閉專案摘要任務中的更新,這樣就無法進行時程表報告。

若要關閉專案摘要任務中的更新:

  1. 在 [快速啟動] 的 [ 專案]底下,按一下 [ 專案中心]

  2. 在 [專案名稱] 欄中,按一下您要封存 的專案名稱

  3. 在 [ 選項] 索引 標籤的 [ 顯示/隱藏 ] 群組中,選取 [ 專案摘要任務 ] 核取方塊。

  4. 在 [選項] 索引標籤的 [工作] 群組中,按一下 [接近更新]

  5. 在 [ 選取任務 ] 區段中,選取專案摘要任務的核取方塊 (識別碼為 0) ,然後按一下 [ 發佈]

步驟 3:為非系統管理員的使用者設定安全性群組

專案經理準備好封存專案後,系統管理員會建立一個安全性群組,其中包含系統管理員以外的所有使用者。

若要為非系統管理員的使用者建立安全性群組:

  1. 在 [快速啟動] 的 [設定] 底下,按一下 [ 伺服器設定]

  2. 在 [ 伺服器設定] 頁面的 [ 安全性] 底下,按一下 [ 管理群組]

  3. 按一下 [新群組]。

  4. 在 [群組資訊]區段的 [組名] 方塊中,輸入所有非管理員使用者

  5. 在 [ 使用者] 區段的 [ 可用的使用者] 方 塊中,選取並非系統管理員的所有使用者名稱,然後按一下 [ 新增 ] 將其移至 [ 選取的使用者 ] 方塊。

  6. 按一下 [儲存]

步驟 4:設定封存安全性類別

系統管理員建立 [所有非管理員使用者] 群組後,下一步是建立封存安全性類別。 在此程式中,系統管理員會選擇要封存的專案,方法是將這些專案納入此類別。

若要建立 封存 安全性類別:

  1. 在 [快速啟動] 的 [設定] 底下,按一下 [ 伺服器設定]

  2. 在 [ 伺服器設定] 頁面的 [ 安全性] 底下,按一下 [ 管理類別]

  3. 在 [ 管理類別] 頁面上,按一下 [ 新增類別]

  4. 在 [名稱及描述]區段的 [類別名稱] 方塊中輸入封存

  5. 在 [使用者和群組] 區段的 [可用的使用者和群組] 底下,按一下[所有非管理員使用者],然後按一下 [新增],將群組移至 [擁有許可權的使用者和群組] 方塊

  6. [所有非管理員使用者 (群組) 的許可權] 底下,選取擁有權限的 [拒絕] 核取方塊。

    提示:  選取 [專案] 和 [資源] (每個頂層許可權節點的 [拒絕] 核取方塊) ,以拒絕每個節點下方的擁有權限。

  7. 在 [ 專案] 區段中, 選取 [僅指定的專案],然後在 [可用的專案] 方塊中按一下您要封存 的專案 名稱。

    附註:  請務必選取 [將 上述 Project 安全性許可權套用至所有專案的位置] 下所列的任何核取方塊。 這麼做可能會造成其他專案和資源的許可權問題。

  8. 按一下 [新增 ],將專案移至 [ 選取的專案] 方塊。

  9. 按一下 [儲存]

步驟 5:封存專案小組網站

許多專案會使用相關聯的專案小組網站來收集與專案排程相輔相成的資訊。 您可能想要確保這項資訊也已封存。 Microsoft SharePoint Server 2010 啟用網站層級備份。 如需有關系統管理員如何完成此步驟的詳細資訊,請參閱 將網站、清單或文件庫匯出 (SharePoint Server 2010)

網站備份完成後,系統管理員就可以刪除網站。

若要刪除專案小組網站:

  1. 在 [快速啟動] 的 [設定] 底下,按一下 [ 伺服器設定]

  2. 在 [ 伺服器設定] 頁面的 [ 操作原則] 底下,按一下 [ 專案網站]

  3. 按一下包含您備份之專案小組網站的列,然後按一下 [ 刪除網站]

  4. 按一下 [確定] 確認刪除。

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使用替代方法封存專案

標準的封存方法是徹底的,而且可以視需要進行復原。 不過,擴充封存不一定是組織需要的。 有時候,只要從檢視中隱藏已完成的專案,或將專案儲存在本機,就足以滿足您的封存需求。

如果標準封存方法似乎不符合您的需求,以下是一些替代方法:

  • 在專案中心隱藏專案    如果您只是想要隱藏專案中心中已完成的專案,您可以將 [ 封存 ] 標幟新增至 [ 專案詳細 資料] 頁面,然後篩選 [專案中心 ] 檢視,僅顯示 [ 封存 ] 旗標設為 [否] 的專案。

  • 從草稿資料庫移除專案    另一個選項是確保專案備份到 封存資料庫, 然後從 [草稿]、[ 已發佈] 和 [ 報告 ] 資料庫刪除專案。 如果您日後需要來自封存專案的資料,請使用[伺服器設定] 頁面上的 [系統管理還原] 選項,將它放回 [草稿] 資料庫,然後重新發佈專案。

  • 將專案另存為 。MPP 檔案    如果您想要從 Project Server 完全移除專案,另一個選項是使用 Project 專業版 2010從 Project Server 開啟專案,然後將專案儲存為 MPP 檔案。 如需詳細資訊,請參閱儲存專案中的標題為「在本機儲存專案 」一節。 我們建議您將專案儲存為所有自訂欄位資料,讓 MPP 檔案與在 Project Server 中自訂欄位所做的任何其他變更隔離。 將專案儲存並備份為 MPP 檔案後,可能會從 Project Server 中刪除。 如果您日後需要復原專案,您可以在連線至 Project Server 時,在 Project 專業版 2010 中開啟 MPP 檔案,然後將專案儲存至伺服器。

附註:  使用此方法將會中斷專案與其 Project Server 專案小組網站之間的任何交付、問題和風險連結。

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長期封存的最佳做法

專案 MPP 檔案格式、Project Server 內容資料庫架構和 SharePoint 網站架構不時變更,以反映新功能。 如果專案儲存為 MPP 檔案、Project Server 內容資料庫的舊備份或專案小組網站備份可能無法立即使用,這可能會影響回溯相容性。

最佳作法是一律規劃將封存的內容包含在升級規劃中。 這會縮短復原可能需要進行數個升級步驟的舊專案的時間。

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