您可以「就地」管理記錄,也就是您可以將文件留在目前的網站位置,或是將記錄儲存於特定封存中,例如記錄中心網站。

在您實作記錄管理之前,建議您先為您的組織建立記錄管理計畫。 若要協助您為組織選擇正確的記錄管理系統,請參閱選擇您要如何儲存及管理記錄

附註: 在 Microsoft 365 中的 SharePoint中,我們引進了使用保留 標籤將內容宣告為記錄,這有效地取代使用記錄中心之需求。 如果您使用的是記錄中心,您可以繼續使用它與保留標籤一起使用。 但為了記錄管理的目的,建議您使用保留標籤,而不是使用記錄中心。

建立及設定記錄中心網站

本節提供建立及設定記錄中心網站時,所需採取之主要步驟的概觀。 按一下連結以了解每一個步驟的特定指引。

  1. 使用記錄中心網站範本建立記錄中心網站

  2. 建立記錄庫或清單以管理及儲存您檔案計畫 (定義:檔案計畫描述組織認可為正式業務記錄的文件或項目類型。 它指出這些記錄的儲存位置,且提供區別記錄類型的資訊) 中指定的每個記錄類型。

  3. 將相關聯的內容類型新增至您的文件庫和清單。

  4. 建立並新增網站欄至相關的內容類型,以包含及顯示您檔案計畫中指定之每個記錄類型的中繼資料。

  5. 在記錄中心網站上新增資訊管理原則至內容類型

  6. 設定內容組合管理以將每個記錄類型傳遞到適當的位置。

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建立記錄中心網站

我們建議您將記錄中心建立為頂層網站集合,而非子網站。 若要建立網站集合,您必須是執行 SharePoint 管理中心網站之電腦上的伺服器陣列系統管理員 SharePoint​​ 群組成員。

在 SharePoint Online 中,您可以從頂層網站建立記錄中心SharePoint網站。 按一下 [+ 建立網站,然後從下列步驟 4 開始。

  1. 開始SharePoint 2013 或 2016 系統管理中心。

    • 如果您使用 Windows Server 2008 R2:

      • 按一下 [開始SharePoint Microsoft SharePoint 2013 產品或 Microsoft SharePoint 2013 產品然後按一下 SharePoint 2013系統管理中心或SharePoint 2016 管理中心。

    • 如果您使用 Windows Server 2012:

      • 在 [開始」畫面上,按一下 [SharePoint管理中心或2016 SharePoint管理中心

        如果SharePoint 2013 系統管理SharePoint 2016系統管理中心不在開始畫面上

      • 以滑鼠右鍵按一下[電腦,按一下所有應用程式,然後按一下 2013 SharePoint管理中心或2016SharePoint管理中心

  2. 在管理中心網站上的 [應用程式管理] 區段中,按一下 [建立網站集合]。

  3. 在 [ 建立網站集合」 頁面上的 [Web 應用程式 > 區段,如果尚未選取要建立網站集合的網頁應用程式,請按一下向下箭鍵。 在 [Web 應用程式」 功能表上,按一下 [變更 Web 應用程式,然後按一下要建立網站集合的網頁應用程式。

  4. 在 [標題和描述] 區段中,輸入網站集合的標題和描述。

  5. 在 [網站位址] 區段中,選取要用於您 URL 的路徑 (例如包含相對路徑的路徑,如 /sites/,或根目錄 (/))。

    如果您選取包含相對路徑的路徑,則您也必須輸入要用在您網站 URL 中的網站名稱。

  6. 在 [範本選擇] 區段的 [選取體驗版] 清單中,選取您希望範本使用的 SharePoint 體驗版本。

    如果您希望網站集合的外觀與執行類似伺服器中的網站集合,請選取SharePoint版本。 使用較舊版本的網站集合會以較新版本的 SharePoint 執行,但網站集合的使用者介面和使用者體驗會反映較舊版本。 可隨時升級至最新體驗版本的網站集合。

  7. 在 [範本選擇] 區段中,選取 [企業] 索引標籤,然後按一下 [記錄中心]。

  8. 在 [主要網站集合系統管理員] 區段中,輸入將擔任網站集合系統管理員的使用者名稱 (格式為「網域\使用者名稱」)。

  9. 在 [次要網站集合系統管理員] 區段中,輸入網站集合的次要網站集合系統管理員使用者名稱。 指定次要網站集合系統管理員是最佳做法,可確保主要網站集合系統管理員不在時有人能管理網站集合。

  10. 如果您的網站集合儲存空間是以配額制管理,請在 [配額範本] 區段中,按一下 [選取配額範本] 清單中的範本。

  11. 按一下 [確定]。

建立文件庫或清單以管理記錄

文件庫和清單是記錄管理中的重要元素。 它們可做為您要儲存或管理之每種記錄類型的檔案櫃。 將內容類型 (稍後詳述) 與文件庫和清單建立關聯,有助於將您的記錄分類。 建議您為記錄檔案計畫中的每一種內容類型,個別建立一個文件庫或清單。

新增現有內容類型至清單或文件庫

新增內容類型至清單或文件庫時,該清單或文件庫便能夠包含該類型的項目。 記錄提交至記錄中心時,會根據文件的內容類型傳遞到相關的清單或文件庫。

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建立及新增網站欄至清單、文件庫或內容類型

欄幫助您分組、分類以及追蹤記錄或其他項目。 網站欄會定義可與內容類型、清單或文件庫相關聯的中繼資料項目。 例如,您可能會想要新增網站欄以定義「作者」或「完成日期」。 新增網站欄至記錄的內容類型,以儲存隨記錄提交的中繼資料項目,或新增中繼資料以協助管理記錄。

建立網站欄。

  1. 在記錄中心網站上,按一下[設定 Office 365 設定按鈕然後按一下 [網站設定。

    在群組 SharePoint 中,按一下 [網站設定,然後按一下[網站內容,然後按一下 [網站設定。

  2. 在 [網站設定頁面的 [網頁設計工具庫> 下,按一下[網站欄> 。

  3. 按一下 [網站欄] 頁面上的 [建立]。

  4. 在 [新增網站欄] 頁面上的 [名稱與類型] 區段中,在 [欄名稱] 方塊中鍵入您要的名稱。

  5. 選取您要儲存在欄中的資訊類型, 例如貨幣、日期與時間,或是文字。

  6. 在 [群組] 區段中,選取用來儲存新網站欄的現有群組,或是選取 [新增群組] 以建立用來儲存欄的新群組。 群組提供組織欄的方法,也使得尋找較為容易。

在 [其他欄設定] 區段中,選取您要的其他欄設定。 這個區段中可用的選項會根據您在 [名稱與類型] 區段中所選的欄類型而有所不同。 例如,如果要儲存在欄中的資訊類型是「選擇」,可以定義要列舉在 [其他欄設定] 區段中的選擇。

  1. 按一下 [確定]。

新增網站欄至記錄的內容類型

  1. 從記錄中心網站的首頁,按一下 [設定,然後按一下 [網站設定。

    在群組 SharePoint 中,按一下 [網站設定,然後按一下[網站內容,然後按一下 [網站設定。

  2. 在 [ 網頁設計工具庫> 區段,按一下 [網站內容類型>

  3. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下要設定的網站內容類型。

  4. 從上層網站選取網站內容類型,或是建立新的網站內容類型之後,在選取的網站內容類型頁面上的 [欄] 區段中,按一下 [從現有的網站欄新增]。

  5. 在 [新增欄至內容類型] 頁面上的 [選取欄] 區段中,選取您要從 [從下列位置選取欄] 清單篩選的群組。

  6. 從 [可用的欄清單上選取要新增的欄,然後按一下 [新增> 。

  7. 在 [更新網站與網站內容類型] 區段中,指定繼承自這個網站內容類型的下層網站內容類型是否要隨您的變更一起更新。

  8. 加入需要的欄之後,請按一下 [確定]。

附註: 如果您要選取的內容類型未在此頁面上顯示為連結 (變成灰色),則內容類型屬於記錄中心網站的上層網站,因而您必須從上層網站加以選取並設定。 您可以在 [網站內容類型] 欄底下灰色的網站內容類型旁的 [來源] 欄底下按一下連結。

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建立記錄的資訊管理原則

資訊管理原則是一組適用於某種內容類型的規則。 資訊管理原則讓組織能控制及追蹤像是內容保留多久或使用者可以對該內容採取什麼動作等事情。

附註: 您必須是記錄中心網站的「擁有者」群組成員,才能完成此工作。

新增資訊管理原則至內容類型

附註: 您無法為核心內容類型指定資訊管理原則。 建立網站集合時,會安裝核心內容類型。 您必須建立從核心內容類型衍生的內容類型,並將資訊管理原則適用于衍生的內容類型

  1. 在網站中,按一下[設定 Office 365 設定按鈕,然後按一下[網站設定。

    在群組 SharePoint 中,按一下 [網站設定,然後按一下[網站內容,然後按一下 [網站設定。

  2. 在 [網站設定頁面的 [網頁設計工具庫> 區段,按一下[網站內容類型> 。

  3. 在 [網站內容類型] 頁面上,按一下您要新增資訊管理原則的內容類型。

  4. 按一下 [內容類型] 頁面上的 [資訊管理原則設定]。

  5. 在 [編輯原則] 頁面上,鍵入原則的描述,然後撰寫簡短的原則陳述,向使用者說明此原則的作用。 原則陳述最多可包含 512 個字元。

  6. 接下來,您需要新增一個或多個原則功能至資訊管理原則。 啟用功能時,將會顯示其他設定。

新增原則功能至資訊管理原則

您可以新增至資訊原則的原則功能有標籤、稽核、到期及條碼。

新增保留原則功能至資訊管理 原則

  1. 選取 [編輯原則] 頁面上的 [啟用保留] 核取方塊。

  2. 按一下 [新增保留階段],然後選取下列其中一個保留期間選項,以指定文件何時到期:若要根據日期屬性設定到期日,請選取 [此階段基於項目的日期屬性],然後選取動作 ([建立] 或 [修改]) 以及時段 (天、月或年)。

  3. 請在清單之間的方塊中鍵入值,以指定時段。

  4. 選取文件到期時應該發生的動作。

  5. 如果想要重複選取的動作,請選取 [週期性] 區段中的核取方塊,然後選取週期性期間。

  6. 按一下 [確定]。

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新增稽核原則功能至資訊管理原則

  1. 在 [編輯原則] 頁面上,選取 [稽核] 區段中的 [啟用稽核],然後選取要保留稽核記錄之事件旁邊的核取方塊。

  2. 按一下 [確定]。

    附註: 若要檢視稽核記錄,請按一下 [網站集合設定] 頁面上的 [稽核記錄報告],然後選取要檢視的報告。

新增條碼原則功能至資訊管理原則

  1. 在 [編輯原則] 頁面上的 [條碼] 區段中,選取 [啟用條碼]。

  2. 如果您要 Office 用戶端應用程式要求使用者在文件裡輸入條碼,請選取 [提示使用者插入條碼...]。

新增標籤原則功能至資訊管理原則

  1. 在 [編輯原則] 頁面的 [標籤] 區段中,選取 [啟用標籤] 核取方塊。

  2. 若要要求使用者在儲存或列印文件之前輸入標籤,請選取 [提示使用者在儲存或列印前插入標籤]。

  3. 若要避免在新增標籤之後遭到變更,請選取 [標籤新增後避免變更]。

  4. 在 [標籤格式] 方塊中鍵入您要顯示於標籤上的文字。 您可以使用固定文字或文件屬性的任何組合,但計算或內建屬性除外,例如全域唯一識別碼 (GUID) 或「建立者」。 若要開始新行,請使用 \n 字元順序。

  5. 選取標籤文字的字型、字型大小、字型樣式以及對齊。

  6. 以英吋為單位在 [高度] 方塊中鍵入標籤高度,並以英吋為單位在 [寬度] 方塊中鍵入標籤寬度。

  7. 按一下 [重新整理] 以檢視您的變更。

  8. 按一下 [確定]。

設定就地記錄管理

當您使用記錄中心時,您是在鎖定的存放庫中工作,因此可以使用 [傳送至] 作業將記錄放置到該存放庫。 但是任何網站都可以啟用就地記錄管理,並設定為記錄管理系統。 在這種系統中,您可以將記錄和使用中文件一起儲存在共同作業空間;這和記錄中心不同。 使用就地記錄管理系統的一些其他好處有:

  • 記錄可以存在於多個網站並在其間進行管理。

  • 啟用版本控制後,系統可能會自動建立新的其他記錄版本。

  • 可以針對記錄和使用中文件同時執行 eDiscovery 搜尋。

  • 賦予您更廣泛的控制權,控管組織中哪些文件可稱為記錄,以及哪些人員可以建立記錄。

設定就地記錄管理有三個主要步驟:

  1. 在網站集合層級啟用就地記錄管理。

  2. 在網站集合層級設定記錄宣告設定。

  3. 在清單或文件庫層級設定記錄宣告設定。

    附註: 您必須是清單參與者或系統管理員,才能將項目手動宣告為記錄。

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在網站集合層級啟用就地記錄管理

設定就地記錄管理系統的第一步,是在網站集合層級啟用功能。 啟用功能會啟用功能區上的 [宣告/取消宣告記錄] 命令。

附註: 您必須是網站集合系統管理員才能執行此工作。

  1. 在最上方的網站層級,按一下 [網站設定 Office 365 設定按鈕,然後按一下[網站設定。

    在群組 SharePoint 中,按一下 [網站設定,然後按一下[網站內容,然後按一下[網站設定。

  2. 按一下 [網站集合系統管理] 底下的 [網站集合功能]。

  3. 按一下 [就地記錄管理] 旁邊的 [啟用]。

在網站集合層級設定記錄宣告設定

  1. 在最上方的網站層級,按一下 [網站設定 Office 365 設定按鈕,然後按一下[網站設定。

    在群組 SharePoint 中,按一下 [網站設定,然後按一下[網站內容,然後按一下[網站設定。

  2. 按一下 [網站集系統合管理] 之下的 [記錄宣告設定]。

  3. 在 [記錄宣告設定] 頁面上,如果您想要對已宣告為記錄的項目執行什麼動作加以限制,請選取 [記錄限制] 區段中的其中一個選項。

  4. 在 [記錄宣告可用性] 區段中,選擇清單和文件庫根據預設是否可手動宣告記錄。 如果您選擇 [預設為無法在所有位置使用] 選項,記錄就只能透過原則或工作流程來宣告。

  5. 在 [宣告角色] 區段中,選取可以手動宣告及取消宣告記錄的角色。

  6. 選取 [確定]。

在清單或文件庫層級設定記錄宣告設定

藉由設定清單或文件庫的記錄宣告,您可以對項目可宣告為記錄的位置有更多的控制權。 在設定清單或文件庫的記錄宣告時,可以讓項目在新增到清單或文件庫時自動宣告為記錄。

  1. 在您想要設定記錄宣告設定的清單或文件庫中,按一下功能區上的[文檔庫或清單設定或 [清單設定。

    在 SharePoint Online 中,按一下 [設定 Office 365 設定按鈕 ,然後按一下 [清單設定或文件庫設定> 。

  2. 在 [文件庫/清單設定] 頁面上的 [權限與管理] 底下,按一下 [記錄宣告設定]。

  3. 在 [手動記錄宣告可用性] 區段中選取:

  4. 您是否想要清單或文件庫使用網站集合所用的預設記錄宣告設定,

  5. 使用者是否應該一律可以手動將項目宣告為清單或文件庫的記錄,或是

  6. 使用者是否絕對不能在清單或文件庫內手動宣告記錄。

  7. 在 [自動宣告] 區段中,如果您要將所有新增至清單或文件庫的項目自動宣告為記錄,請選取核取方塊。

  8. 按一下 [確定]。

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