當您想要在 Access 桌面資料庫中快速刪除大量資料或刪除一組資料時,刪除或更新查詢可能很有用,因為查詢可指定準則以快速尋找及刪除資料。 使用查詢也可以省時,因為您可以重複使用已儲存的查詢。

附註: 在您刪除任何資料,或執行刪除查詢之前,請確認您已備份 Access 桌面資料庫。

如果您只要刪除一些記錄,就不需要查詢。 只要在資料工作表視圖中開啟資料表,選取 (欄) 或 (列) 的記錄,然後按 DELETE。

重要: 本文中的資訊僅適用于桌面資料庫。 您無法在 Access Web App 中使用刪除或更新查詢。

本文內容

選取查詢類型

您可以使用更新查詢或刪除查詢,從資料庫刪除資料。 根據下表中的詳細資訊選取查詢:

查詢類型

使用時機

結果

使用刪除查詢

若要移除資料 (資料) 或同時從兩個關聯資料表移除整列記錄。

附註: 如果記錄位於一對多關聯性的「一」端,您可能需要先變更關係,才能執行刪除查詢。 請參閱有關從 關聯資料表刪除資料一節

刪除查詢會移除每個欄位中的所有資料,包括讓記錄獨一無二的索引鍵值

使用更新查詢

從資料表刪除個別域值。

將現有值更新為 Null 值 (即無資料) 或零長度字串 (以一對雙引號括在兩者之間沒有空格,以更輕鬆地刪除) 。

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使用查詢刪除任何資料之前要驗證的事

  • 請確定檔案不是唯讀檔案:

    1. 以滑鼠右鍵按一下 [開始 位置,然後按一下 [開啟 Windows Explorer。

    2. 以滑鼠右鍵按一下資料庫檔案,然後按一下 [ 內容

    3. 查看是否 選取唯讀 屬性。

  • 確認您擁有從資料庫刪除記錄的必要許可權。 如果您不確定,請與您的系統管理員或資料庫設計工具聯繫。

  • 請確定您已啟用資料庫中的內容。 根據預設,除非您先信任 (,否則 Access 會) 刪除、更新和產生資料表查詢的所有動作查詢。 有關信任資料庫的資訊,請參閱停止 停用模式以封鎖查詢一節

  • 要求資料庫的其他使用者關閉所有使用您想要刪除之資料的資料表、表單、查詢和報表。 這有助於避免違反鎖定。

  • 在編輯或刪除記錄之前,建立 資料庫的備份副本是一個好方法,以防您想要反轉變更。

提示: 如果大量使用者連接到資料庫,您可能需要關閉資料庫,然後以獨佔模式 重新 開啟。

以獨佔模式開啟資料庫

  1. 按一下 [檔案 > 開啟

  2. 流覽並指向以選取資料庫,按一下 [開啟> 按鈕旁的箭鍵,然後按一下[獨佔開啟

    在獨佔模式中開啟檔案

備份資料庫

  1. 按一下 [ 檔案> 鍵 ,指向 另存新檔

  2. 按一下 [另存資料庫為再按一下備份資料庫。 Access 會關閉原始檔案、建立備份複本,然後重新開啟原始檔案。

  3. 按一下 [另 存新案並指定備份副本的名稱及位置,然後按一下 [儲存

附註: 如果您使用唯讀或以先前 Access 版本建立的資料庫,您可能會收到一則訊息,指出無法建立資料庫備份。

若要回復至備份,請關閉並重新命名原始檔案,讓備份複本可以使用原始版本的名稱。 指派原始版本的名稱給備份複本,然後在 Access 中開啟重新命名後的備份。

使用刪除查詢

若要建立刪除查詢,請按一下 [建立> 索引 鍵,在 [查詢 群組 中,按一下 查詢設計。 按兩下要刪除記錄的每一個資料表,然後按一下 [ 關閉

資料表會顯示為查詢設計格線上方區段的視窗。 在欄位清單中,按兩下星號 (*) ,以將資料表中的所有欄位新增到設計格線線。

在刪除查詢中使用特定準則

重要: 使用準則僅會退回您想要刪除的記錄。 否則,刪除查詢會移除資料表中的每一個記錄。

按兩下要指定為刪除準則的欄位,在查詢設計工具的 [準則」 資料列輸入其中一個準則,然後清除每個準則欄位的[顯示檢查方塊。

您可能會想要使用此選項的範例:假設您想要移除客戶的所有擱置訂單。 若要只尋找這些記錄,您必須在查詢設計格線中新增客戶識別碼和訂單日期欄位,然後輸入客戶的識別碼,以及該客戶訂單變成不正確日期。

  1. 按一下 [設計視圖>[資料工作表視圖

  2. 確認查詢會返回要刪除的記錄,然後按 CTRL+S 儲存查詢。

  3. 若要執行查詢,請在功能窗格中按兩下查詢。

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使用更新查詢

附註: 您無法在 Access Web 應用程式中使用更新查詢選項。

本節說明如何使用更新查詢從資料表刪除個別欄位。 請記住,執行更新查詢以刪除資料時,會根據您指定的準則,將現有值變更為 Null 或零長度字串 () 之間沒有空格的雙引號。

  1. 按一下 [ 建立> 索引鍵,然後按一下 [ 查詢群組 中查詢 設計

  2. 選取包含要刪除之資料的資料表 (如果資料表相關,請選取關聯性) 「一」端的資料表,按一下 [新增) ,然後按一下 [關閉。

    資料表會顯示為查詢設計格線上方區段的視窗。 視窗會列出所選資料表中的所有欄位。

  3. 按兩下 * 的星號 (*) ,以將資料表中的所有欄位新增到設計格線線。 新增所有資料表欄位可讓刪除查詢移除資料 (資料) 整列記錄。

    或者,您可以在設計工具的準則資料列輸入一或多個欄位的準則,然後清除每個準則欄位的顯示覆選框。 有關使用準則的資訊,請參閱選取查詢 資料表的範例準則

    附註: 您可以使用準則只返回要變更的記錄。 否則,更新查詢會設定為 Null 查詢中每個欄位的每一個記錄。

  4. 在 [設計] 索引標籤的 [結果] 群組中,按一下 [檢視],再按一下 [資料工作表檢視]。

  5. 確認查詢會返回要設定為 Null 或零長度字串的記錄 (兩者之間沒有空格的雙引號 ("") 。

  6. 如果需要,請重複步驟 3 到 5,並變更欄位或準則,直到查詢只返回您想要刪除的資料,然後按 CTRL+S 儲存查詢。

  7. 若要執行查詢,請在功能窗格中按兩下查詢。

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其他資訊

刪除關聯資料表中的資料

如果您想要從數個關聯資料表刪除資料,您必須針對每個關聯啟用引用 完整性串聯刪除關聯 記錄選項。 這可讓您的查詢從關聯「一」和「多」兩個數據表中刪除資料。 準備刪除的關聯資料需要驗證下列專案:

  • 判斷哪些記錄位於「一」端的關係,以及哪些記錄位於「多」端。

  • 如果您需要刪除關聯「一」端的記錄,以及「多」端的相關記錄,您可以啟用一組稱為「參考完整性」的規則,並啟用串聯刪除。 本節中的步驟說明參考完整性,以及如何執行這兩項工作。

  • 如果您只需要刪除關係「一」端的記錄,您先刪除該關係,然後再刪除資料。

如果您只需要移除關係「多」端的資料,您可以建立及執行刪除查詢,而不需要變更關係。

若要找出哪些記錄位於關係的「一」和「多」兩側,請在 [資料庫工具」的 [資料庫工具> 」 的 [資料庫工具> 」 群組中,按一下 [資料庫關係圖》群組中的 [資料庫。 索引 會顯示資料庫中的資料表和關聯。 每個關聯性會描述為連接欄位之間資料表的線條。

下圖顯示一般關係。 資料庫中大部分的關係 ,如果不是全部,都有「一」端和「多」端。 關係圖表示「一」端與數位 1 (1) ,以及「多」端與無限 (∞) 符號。

兩個資料表之間的關聯

當您刪除關聯「一」端的記錄時,也會刪除關聯「多」端的所有相關記錄。 不過,當您刪除「多」端的關係記錄時,通常不會刪除「一」端的記錄。

此外,Access 會自動強制執行一組稱為參考完整性的規則。 這些規則可確保資料庫中的外鍵包含正確的值。 外鍵是一個資料行,其值與另一個資料表的主鍵資料行中的值相符。

編輯關係

只有在您需要刪除「一」和「多」兩個關係上的資料時,才必須遵循這些步驟。

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上的 [資料庫關聯圖] 群組中,按一下 [資料庫關聯圖]。

  2. 以滑鼠右鍵按一下 (刪除) 資料表的關聯,然後按一下快捷方式功能表上的 [編輯關聯。

  3. 在 [ 編輯關係 型表1> 對話方塊中,確定已選取 [ 強迫參考完整性 」 核取方塊。

  4. 選取串聯 刪除相關記錄 核取方塊。

    附註: 在再次停用此屬性之前,刪除關聯「一」端的記錄將會刪除關聯「多」端的所有關聯記錄。

  5. 按一下 [確定,關閉 [關係 窗格 ,然後繼續下一組步驟。

刪除關聯

  1. 如果您尚未這麼做,請開啟關係 窗格

  2. 在 [資料庫工具] 索引標籤上的 [資料庫關聯圖] 群組中,按一下 [資料庫關聯圖]。

    記下關系中涉及的欄位,以便刪除資料後還原關係。

  3. 以滑鼠右鍵按一下 (刪除) 資料表的關聯,然後按一下快捷方式功能表上的 [刪除。

附註: 若要還原關係,請遵循上述步驟開啟 「資料庫關係」窗格,然後從「一」資料表拖曳主鍵欄位,並將它拖放到「多」資料表的外鍵欄位。 [ 編輯關係」 對話方塊即會出現。 如果舊關係強制執行參考完整性,請選取 [強迫參考完整性,然後按一下 [建立。 否則,只要按一下 [建立

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選取查詢的範例準則

下表列出一些範例準則,當您想要確保只刪除要刪除的資料時,可在選取查詢中使用這些範例準則。 其中一些範例會使用萬用字元。

準則

影響

> 234

傳回所有大於 234 的數字。 若要尋找所有小於 234 的數字,請使用 <234。

>= "Cajhen"

傳回從 Cajhen 到字母表最後一個字母之間的所有記錄。

Between #2/2/2010# and #12/1/2010#

會從 ANSI-89 (2010 年 2 月 2 日到 2010 年 12 月 1 日) 。 如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元,請使用單引號 (') 來代替井字號 (#)。 範例:Between '2/2/2010' And '12/1/2010'。

Not "德國"

尋找欄位內容不完全等於 "德國" 的所有記錄。 這個準則將會傳回包含 "德國" 以及其他字元的記錄,例如 "德國 (歐元)" 或 "歐洲 (德國)"。

Not "T*"

會尋找除了以 T 為開頭之外的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號 (*)。

Not "*t"

尋找結尾不是 t 的所有記錄。 如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號 (*)。

In(加拿大,英國)

會在清單中尋找包含「加拿大」或「英國」的所有記錄。

Like "[A-D]*"

在文字欄位中,尋找以字母 A 到 D 開始的所有記錄。如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號 (*) 。

Like "*ar*"

會尋找包含 "ar" 這兩個連續字母的所有記錄。 如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用百分比符號 (%) 來代替星號 (*)。

Like "Maison Dewe?"

會尋找符合下面條件的所有記錄:開頭是 "Maison" 並且第二個字串包含 5 個字母,其中前面 4 個字母是 "Dewe",最後一個則是未知的字母。 如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請使用底線 (_) 來代替問號 (?)。

#2/2/2010#

尋找 2010 年 2 月 2 日的所有記錄。 如果資料庫是使用 ANSI-92 萬用字元集,請以單引號括住日期,而不是井字型大小 ('2/2/2010') 。

< Date() - 30

會使用 Date 函數,傳回 30 天以前的所有日期。

Date()

會使用 Date 函數,傳回包含今天日期的所有記錄。

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

使用 DateDateAdd 函數 ,會從今天日期到今天日期起三個月之間,將所有記錄全部退回。

Is Null

會傳回包含 Null (空白或未定義) 值的所有記錄。

Is Not Null

會返回所有包含非 null (值的記錄) 。

""

會傳回包含零長度字串的所有記錄。 當您需要新增值至所需欄位,但您不知道實際值是什麼時,可以使用零長度字串。 例如,某個欄位可能需要輸入傳真號碼,但有些客戶可能沒有傳真機。 在這種情況下,您不用輸入數位,而是輸入一對沒有空格的雙引號, (") 。

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疑難排解提示

我為何會看見這則錯誤訊息,以及要如何修正錯誤?

如果您使用多個資料表建立刪除查詢,且查詢的 Unique Records 屬性設為 No,Access會顯示錯誤訊息; 當您執行查詢時,無法 從指定的資料表中刪除。

若要修正這個問題,請將查詢的 [唯一記錄] 屬性設定為 [是]。

  1. 在 [設計檢視] 中開啟刪除查詢。

  2. 如果查詢屬性表沒有開啟,請按 F4 加以開啟。

  3. 按一下查詢設計工具以顯示查詢屬性 (而非欄位屬性)。

  4. 在查詢屬性表中,找出 [唯一記錄] 屬性,並且將它設定為 [是]

防止停用模式封鎖查詢

根據預設,如果您開啟未選擇信任或不位於信任位置的桌面資料庫,Access 會阻止所有動作查詢執行。

如果您嘗試執行某個動作查詢,但好像什麼動作都沒有發生,請確認 Access 狀態列是否出現下列訊息:

[巨集指令或事件已經被停用模式封鎖。]

當您看到該訊息時,請執行下列步驟來啟用封鎖的內容:

  • 在安全性 警告訊息 列上,按一下 [啟用內容,然後再次執行查詢。

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