我的 Viva Engage 檔案儲存在何處？

儲存在 Viva Engage 雲端儲存空間中的檔案

儲存在群組 SharePoint 文件庫中的檔案

儲存新檔案的位置

新檔案會儲存在 Viva Engage 雲端儲存空間中，位於附加或上傳檔案的群組中。 這些檔案會顯示在群組的 [檔案 ] 列表中。

Microsoft 365 連線群組的新檔案會儲存在社群的 SharePoint 文檔庫中。 它們會顯示在 Viva Engage 群組的 [檔案 ] 清單中，或是來自社群 SharePoint 文件庫中的 [應用程式/Viva Engage] 資料夾。

在您的組織取得新功能之前，儲存在 Viva Engage 雲端儲存空間中的檔案。

建立新的 Office 檔案

在 Viva Engage 中的群組 [檔案 ] 清單中，按兩下 [ 新增 ]，然後選取 [Word 檔]、 [PowerPoint 簡報] 或 [Excel 活頁簿]。

您無法從 [檔案 ] 頁面建立 新檔案。 檔案必須建立在其他位置，然後上傳到 Viva Engage。

整理檔案

每個群組的檔案都會儲存在清單中。 您可以檢視所有檔、影像或影片，但是沒有其他方式可以排序或重新排序列表。

在右側導航窗格中，按兩下群組的 SharePoint 文件庫 連結，選取 [應用程式/Viva Engage ] 資料夾，並排序和篩選檔案清單。

檔案可以重新組織成子資料夾或移動，而Viva Engage的連結仍可運作。 只有移至 SharePoint 文件庫，才會看到這項重組。

請注意，當您從 Viva Engage 檢視檔案清單時，該清單只會指出該檔案是儲存在 SharePoint 中，而且不會指定資料夾名稱。

預覽檔案

按兩下檔案，然後 按兩下這裡] 以檢視此檔案。

按兩下檔案。

從 Viva Engage 編輯檔案

對於 Word、Excel 和 PowerPoint 文件，必須在 Office Online 中進行變更。 您無法使用 Word、Excel 或 PowerPoint 應用程式來編輯檔案並上傳新版本。

[編輯檔案 ] 和其他動作位於預覽下方。

如果未顯示 [編輯檔案 ]，表示檔已設為只讀，因為新檔是儲存在 SharePoint 中。 若要進行編輯，您必須下載並再次上傳。 如需詳細資訊，請參閱 當 Viva Engage 連線的群組在 SharePoint 中儲存盤案時，編輯先前更新的檔案

對於 Word、Excel 和 PowerPoint 檔，您可以在 Office Online 或應用程式中進行變更。 會在 SharePoint 文件庫中追蹤修訂。

[編輯檔案 ] 及其他動作位於預覽上方。

誰可以存取檔案

存取權是由檔案所在的社群決定。 任何人都可以在公用社群中檢視和編輯檔案。 只有成員可以檢視及編輯私人社群中的檔案。 具有附加檔案的私人郵件收件者可以檢視這些檔案。

初始存取權是由檔案儲存所在的社群決定，但 SharePoint 系統管理員可以變更個別檔案的存取權。

來賓存取檔案的方式

任何使用者或貴組織內外的任何來賓，都可以在社群中附加他們所屬的檔案，並在社群中讀取及修改檔案。

來賓對檔案的存取權取決於來賓類型：

網路層級來賓沒有預設存取權來檢視儲存在 SharePoint 中的 Viva Engage 檔案。

• 如果您希望對方能夠要求存取以檢視特定檔案，則必須在 Microsoft 365 租使用者上將他們新增為 Azure B2B 來賓。 如需詳細資訊，請參閱 Azure Active Directory B2B 檔。

• 網路層級的來賓身為 Azure B2B 來賓及社群成員，可以從 SPO 文件庫檢視、上傳、編輯。 他們將無法從 Viva Engage 執行此動作。

• 如果您希望他們能從 SharePoint 上傳檔案至特定社群，或是預設存取上傳到 SharePoint 的檔案，請將他們新增為 SharePoint 中的社群成員。

• 交談層級來賓無法預設存取任何儲存在 SharePoint 中的檔案。 如果您希望對方能夠要求存取交談中的特定檔案，請將他們新增為 Microsoft 365 租使用者上的 Azure B2B 來賓。 他們無法上傳檔案。

• 外部來賓只能是外部群組的成員。 外部群組只會在 Viva Engage 中儲存盤案。

防止其他人進行變更

社群系統管理員或檔案擁有者可以將檔案的版本標示為正式版本。 這可防止其他人進行編輯。

在 SharePoint 中，任何社群成員都可以取出檔案，以防止其他人編輯檔案。 SharePoint 系統管理員也可以變更個別檔案的許可權。

追蹤修訂

在 Viva Engage 的檔案頁面上追蹤及檢視修訂。

無法刪除舊版本。

檢視 SharePoint 文件庫中的修訂歷程記錄和舊版。

變更歷程記錄中包含更多變更詳細數據，且可以刪除較舊的版本。

標示為官方

社群系統管理員或檔案擁有者可以將檔案的版本標示為正式版本。 這可防止其他人進行編輯，而且檔案會在 [檔案] 列表中顯示黃色星號。

無法將特定版本的檔案標示為正式檔案。

搜尋

Viva Engage 搜尋包含最新版 .docx、.pptx 和 .pdf 格式檔案的前 5000 個字元，以及標題和作者等元數據。

Viva Engage 搜尋只會搜尋標題和作者。 如果您需要在 SharePoint 中執行 Viva Engage 檔案的內容搜尋，您必須從 SharePoint 文檔庫執行搜尋。