自訂 SAP 工作流程工作的電子郵件通知

在 SharePoint Designer 中開啟工作流程網站

您可以自訂電子郵件工作通知。通知訊息是工作流程定義的一部分。若要修改通知訊息，請在 Microsoft SharePoint Designer 2010 中開啟工作流程網站。

1. 從 Windows [開始] 功能表，按一下以啟動 SharePoint Designer 2010，然後按一下 [開啟網站]。

2. 在 [開啟網站] 對話方塊的 [網站 URL] 方塊中，輸入您想使用的工作流程 URL。這會開啟工作流程的「網站資訊」頁面。

3. 在 [導覽] 面板中，按一下 [工作流程，以開啟可讓您管理工作流程設定] 頁面。

4. 在 [工作流程] 面板中，尋找 [清單工作流程] 區段及通知訊息的工作類型名稱。例如，下圖針對測試工作工作類型顯示此頁面。
   

   

頁面頂端

存取通知訊息的設定

Duet Enterprise 會傳送各個工作的通知訊息。若要變更訊息，您必須變更工作流程處理每項工作的方式。

若要變更每項工作的訊息：

1. 按兩下工作類型的名稱，以開啟可讓您檢視及管理設定的工作流程頁面。

2. 在 [工作流程設定] 頁面上，按一下 [編輯工作流程以開啟工作流程編輯器]。

3. 尋找編輯器窗格中的 [步驟 1]，然後按一下 [核准]。

4. 在 [核准] 頁面上，按一下 [開啟工作行為] 頁面的 [變更單一工作的行為。

   

5. 在「工作行為」頁面上，按一下 [工作擱置時] 窗格中的 [目前的工作: 指定對象]。

   在下圖中，這些動作會指引 Duet Enterprise 將工作記錄在工作流程歷程記錄中，然後再傳送電子郵件工作通知給獲派該工作的使用者。

   

指定工作通知的收件者

Duet Enterprise 預設會對工作通知訊息套用動態形式的電子郵件地址 (即稱為 [目前的工作: 指定對象] 的變數)。當 Duet Enterprise 傳送工作通知時，會先查閱正確的人員或 SAP 角色，然後將通知傳送至該地址。

若要修改收件者地址：

1. 在 [定義電子郵件訊息] 視窗的 [收件者:] 行中，按一下 [通訊錄] 按鈕。

2. 在 [選取使用者] 對話方塊中，於 [鍵入名稱或電子郵件地址] 方塊內輸入名稱，或從可用清單選取收件者，然後按一下 [新增>>]。

1. 選取使用者之後，請按一下 [確定] 返回 [定義電子郵件訊息] 視窗。

2. 變更訊息中的靜態文字

您可以在訊息中包含靜態資訊：每次工作流程建立電子郵件工作通知的執行個體時，此文字會相同。

若要包含靜態資訊：

若要包含的靜態資訊：

• 新增超連結至訊息

超連結新增至郵件

例如，您可以使用下列文字和超連結，將連結加入工作詳細資料。

在產生的訊息中，位於錨點標籤之間的文字會顯示為超連結，以連至指定的網址。

You can find <a href="http://MyWorkflowURL.com/">detailed information </a> about this task in SharePoint. 

在產生的郵件中，之間錨定標記的文字會顯示為指定的地址的超連結。

在工作通知中使用動態變更的資訊通常很有幫助。例如，您可能想包含工作流程中其他人員的註解，或用戶端 ID，讓使用者可確定特定參照。一般而言，當您新增動態內容時，會使用目前項目中的欄位值 (工作流程中的目前工作)。

若要將動態內容新增至電子郵件工作通知：

若要新增至電子郵件工作通知的動態內容：

1. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中，按一下 [新增或變更查閱以開啟 [字串查閱] 對話方塊。

   

   在 [資料來源] 下拉式清單中，選取您要新增到通知的動態資訊資料來源。工作流程通常使用 [目前項目] 資料來源或 [工作流程變數與參數] 資料來源的動態內容。如果您不知道要選取哪個資料來源，請與工作流程管理員連絡。

2. 在 [來源的欄位] 下拉式清單中，選取您要使用的欄位。

3. 出現在 [來源的欄位] 清單的選項取決於您選取的 [資料來源]，以及工作流程網站設計師是否為工作流程建立任何 [擴充的商務屬性]。

   下列清單提供關於 [目前項目] 資料來源和 [工作流程變數與參數] 資料來源中預先定義欄位的其他資訊。若要查看這些資料來源之欄位的詳細資訊，請展開這份清單的一個或多個項目。

   下列清單提供預先定義的欄位，在目前項目資料來源和工作流程變數和參數的資料來源中的其他資訊。若要查看這些資料來源的欄位的詳細資訊，請展開一或多個此清單上的項目。

   針對資料來源的欄位 =目前項目。

   [目前項目] 資料來源的欄位太多無法在此一一列出。不過，下表列出一些最常見的欄位。

   核准狀態

   • 核准者註解

   • 存回註解

   • 用戶端識別碼

   • 建立者

   • 識別碼

   • 名稱

   • 路徑

   • 範本連結

   • URL 路徑

   • URL 路徑

   針對資料來源的欄位 = 工作流程變數和參數

   欄位名稱

   描述	變數: Comments
   此變數包含來自 SAP 工作建立者的註解 (若有)。	變數: DueDateForAllTasks
   此變數包含工作流程中所有工作的完成期限。	變數: MailSubject
   此變數包含工作通知電子郵件的主旨行。	變數: NotificationMessage
   此變數包含來自 SAP 工作建立者的通知訊息。	變數: StartDeadline
   此變數包含所有工作必須開始的日期。	變數: TaskPriority
   此變數包含工作的優先順序。	變數: TaskTypeName
   此變數包含工作的類型名稱。	變數: WFInitiatorUser
   此變數包含工作流程起始者的名稱。	此變數包含工作流程啟動者的名稱。

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4. 按一下 [確定] 接受電子郵件工作通知的變更。

5. 步驟 3 - 發佈變更。