規劃 SharePoint 中的內容類型和工作流程

合計   瞭解如何將內容類型和工作流程整合至您的 SharePoint 2013 檔管理解決方案中。

本文將說明內容類型和工作流程,並提供有關如何規劃將其整合至 SharePoint Server 2016 檔管理解決方案的指導方針。 內容類型是一組可重複使用的中繼資料(欄)、工作流程、行為,以及 SharePoint Server 2016 清單或文件庫中的專案類別或檔的其他設定。 內容類型能讓您以集中式重複使用的方式來管理資訊類別的設定。 您可以在工作流程中,將商務程式附加至 SharePoint Server 2016中的專案。

本文內容:

在您使用本文隨附的內容類型及工作流程規劃(HTTPs://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878)工作表來規劃您的內容類型和工作流程時,請確定您已閱讀 [識別使用者] 並分析 SharePoint 2013 中的檔使用量,並已完成 [分析檔使用量] 以及與該文章相關聯的 [檔參與者] 工作表。

內容類型概述

內容類型定義清單專案、檔或資料夾的屬性。 每個內容類型都可以指定下列專案:

  • 要與其類型的專案建立關聯的屬性。

  • 中繼資料以與其類型的專案建立關聯。

  • 可從專案類型的專案開始的工作流程。

  • 資訊管理原則,以與其類型的專案建立關聯。

  • 檔範本(適用于檔內容類型)。

  • 自訂功能。

您可以將內容類型與清單或文件庫建立關聯。 當您這麼做時,您會指定清單或文件庫可以包含該內容類型的專案,而該清單或文件庫中的 [新增] 命令將讓使用者建立該類型的新專案。

附註: 您也可以直接將屬性、工作流程、原則及範本與清單或文件庫建立關聯。 不過,這樣做可能會限制這些與清單或文件庫的關聯,且無法在您的方案中重複使用。 在 SharePoint Server 2016中,網站層級工作流程可以與多個清單或文件庫建立關聯。

文件庫和清單可以包含多個內容類型。 例如,文件庫可以包含檔與專案相關的圖形。 當清單或文件庫包含多個內容類型時,請遵循下列各項:

  • 根據預設,該清單或文件庫中的 [新增] 命令可讓使用者在建立新專案時,選取所有可用的內容類型。 內容類型擁有者可以設定命令,只顯示特定的內容類型。

  • 隨即會顯示與所有可用內容類型相關聯的欄。

您可以在網站的 [內容類型] 圖庫中定義自訂內容類型。 自訂內容類型必須直接或間接地從核心內容類型(例如 [檔] 或 [專案])衍生。 在網站中定義後,就可以在該網站和該網站下的所有網站中使用自訂內容類型。 若要讓內容類型在整個網站集合中都能得到最廣泛的使用,請在頂層網站的 [內容類型] 圖庫中加以定義。 在 SharePoint Server 2016中,您也可以在受管理的中繼資料服務實例中定義的內容類型中樞內建立自訂內容類型。 在內容類型中樞中建立內容類型時,該內容類型將可供其他網站集合使用,這些網站集合是與該受管理的中繼資料服務實例相關聯之 web 應用程式的一部分。

附註: 受管理的中繼資料服務與內容類型中樞在 SharePoint Foundation 2013中無法使用。

例如,如果您的組織使用特定的合約範本,您可以在網站集合中頂層網站的 [內容類型] 圖庫中,建立定義該合約、合約的範本及審查並完成該合約所需之工作流程所需之中繼資料的內容類型。 然後,您在網站集合中與合同內容類型建立關聯的任何文件庫,都會包含所有這些功能,並使作者能夠根據範本建立新的合同。

在以 SharePoint Server 2016為基礎的網站中,每個預設清單專案或文件庫專案(例如連絡人、工作或檔)在網站的 [內容類型] 圖庫中都有對應的核心內容類型。 規劃內容類型時,您可以使用這些核心內容類型定義做為起點,並視需要在現有的內容類型基礎上建立新的內容類型。

內容類型是組織成一個階層,可讓一個內容類型從另一個內容類型繼承其特徵。 這項繼承可讓檔類別在整個組織中共用特性,而且可讓團隊自訂特定網站或清單的這些特性。

例如,企業中的所有使用者可傳送檔可能需要一組中繼資料,例如 [帳戶號碼]、[專案編號] 和 [專案管理員]。 您可以建立一個由其他所有客戶可交付檔案類型繼承的最上層客戶可交付專案內容類型,確定所需的資訊(例如,科目編號與專案編號)將會與您組織中所有客戶可交付檔的變種產生關聯。 請注意,如果內容類型擁有者將另一欄新增至最上層的客戶交付專案內容類型,則內容類型擁有者可以將變更傳播至所有繼承物件的內容類型,這會將新資料行新增至所有客戶交付專案檔案。

與 Office 2016整合屬性

在 Microsoft Office 系統中,當使用者從 SharePoint Server 2016 檔管理伺服器編輯檔時,檔資訊面板會顯示在檔頂端。 [檔資訊面板] 會在伺服器上顯示檔案屬性的可編輯表單。

SharePoint Server 2016 讓您可以輕鬆地自訂內容類型的屬性表單。 當您設定內容類型時,您可以開始 InfoPath 2016,這會根據內容類型的屬性產生預設屬性表單。 預設表單包含相同的控制項、版面配置和架構,如果沒有定義自訂表單, InfoPath 2016 就會使用。 然後,您就可以自訂及部署任何其他 InfoPath 2016 表單的表單。 例如,您可以在表單中新增公司標誌、字型和色彩配置。將它連線至自訂資料來源;新增條件邏輯;然後根據使用者的角色來設計可供使用者使用的表單功能。

與 [檔資訊面板] 中的編輯屬性一樣,使用 Word 2016 的作者都可以將在伺服器上定義的屬性插入到他們的檔中。 例如,如果檔案屬性包含專案管理員名稱,則可以將此名稱插入封面頁面、頁尾或其他位置,在檔中使用該名稱。 如果新的專案經理指派給專案,則可以在檔管理伺服器上更新專案管理員屬性。 此更新的專案經理名稱將會反映在已插入檔的這個屬性的每個實例中。

在內容類型中使用中繼資料

中繼資料是一種用來將內容分類及分類的檔資訊。 中繼資料會與內容類型相關聯,做為資料行。 中繼資料可提供檔的相關資訊,方法是將文檔與作者、主旨、物件、語言等相關聯。 與屬性不同的是,中繼資料會儲存為欄,而且可以由 SharePoint 搜尋引擎編制索引並進行搜尋。

在網站集合層級新增的中繼資料可以與內容類型建立關聯。 透過將中繼資料用於內容類型,所有的後續內容類型都可以從網站集合層級的上層內容類型繼承部分或所有中繼資料。 然後,您可以在較低的層級新增其他中繼資料,例如單一檔。

欄範本

與內容類型相關聯的每個中繼資料專案都是欄,這是清單中儲存資訊的位置。 清單或文件庫通常以圖形的方式顯示為資訊的欄。 不過,視與清單相關聯的視圖而定,欄可能會出現在其他表單中,例如 [行事曆] 顯示幕中的日期。 在與清單或文件庫相關聯的表單中,欄會顯示為欄位。

您可以定義在多個內容類型中使用的資料行。 若要這樣做,請在 [欄範本] 圖庫中建立它們。 網站集合中的每個網站都有一個 [欄範本] 圖庫。 就內容類型而言,網站 [欄範本] 圖庫中定義的欄可在該網站和其底下的所有網站中取得。

資料夾內容類型

資料夾內容類型定義與清單或文件庫中的資料夾相關聯的中繼資料。 當您將資料夾內容類型套用至清單或文件庫時,該清單或文件庫中的 [新增] 命令會包含資料夾內容類型,讓使用者可以建立該類型的資料夾。

您可以在清單或文件庫中定義僅在特定內容類型的資料夾中可用的視圖。 如果您想要資料夾包含特定類型的檔,而且您希望該資料夾中的視圖只顯示與該資料夾中所含檔案類型相關的欄,這是很實用的方法。

您可以使用 SharePoint 產品 物件模型來自訂資料夾內容類型的命令,讓使用者建立該類型的新資料夾時,會根據儲存在伺服器上的範本,以多個檔案和檔預先填入該資料夾。 例如,這對實現需要多個檔案參與單一交付專案檔案的複合檔案類型很有用。

[檔組] 是 SharePoint Server 2016 中的一項功能,可讓您使用 Office 2016 管理跨多個檔的交付專案。 檔組是用來管理單一交付專案(或工作產品)的特殊類型的資料夾,其中可以在多個位置包含多個檔。 您可以使用 SharePoint Server 2016隨附的可擴展範本來建立檔組。 您也可以自訂檔組範本,以代表與貴組織相關的工作產品。 檔組也包含 [版本控制],可讓您在其生命週期的各個點上,捕獲完整檔組的狀態。 如需有關檔組的詳細資訊,請參閱檔集規劃(SharePoint Server 2010)

規劃檔內容類型

規劃檔內容類型的第一個階段是審閱 [分析檔使用量(HTTPs://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873)] 工作表中所列的每個檔案類型,以判斷是否有適用于該類型檔的現有內容類型。 每個檔內容類型都應該直接從核心檔內容類型或檔內容類型的內容類型繼承其設定。 這可確保檔案類型的基本欄(例如標題及建立者)都存在,而且您可以將範本與內容類型建立關聯。 如果核心內容類型(例如 [檔])已足夠,請在 [分析檔使用狀況] 工作表的 [內容類型] 欄中輸入內容類型名稱。

附註: 支援的核心內容類型不包括 PDF 檔案。

如需變更核心內容類型的相關資訊,請下載白皮書「編輯預先定義的內容類型和網站欄」的指導方針」(HTTPs://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922)。

規劃清單內容類型

清單內容類型的元素包含與內容類型相關聯的中繼資料欄,以及可在該內容類型的專案上執行的工作流程。 使用清單內容類型來定義您的方案所特有的清單專案類型。 例如,在客戶電話中心方案(支援專業人員調查並解決客戶的技術問題)中,可以使用清單內容類型來標準化每個支援事件的資料,並使用工作流程追蹤事件。

規劃工作流程

工作流程會在 SharePoint Server 2016中的檔、網頁、表單及清單專案上執行業務程式。 它們可以與文件庫、清單或內容類型相關聯。

在 [檔管理] 中,使用 [工作流程] 將檔從人員傳送到 [人員],讓他們可以完成其檔管理工作,例如審閱檔、核准其出版物或管理其發佈。 此外,您也可以使用自訂的工作流程,將檔從一個網站或文件庫移至另一個網站 例如,您可以設計工作流程,以便在檔排程時將檔從一個網站複製到另一個網站。

SharePoint Server 2016 包含三態工作流程,您可以用來管理透過三個狀態或階段追蹤專案狀態的業務程式。 SharePoint Server 2016 也包含可滿足檔管理需求的下列工作流程:

  • 收集意見反應      傳送要審閱的檔。

  • 批准      傳送檔以供核准,通常是發佈文檔的必要。

  • 處置      管理檔過期與處置。

  • 收集簽名      傳送簽名的檔。

當您想要在使用該內容類型時,將工作流程與內容類型建立關聯。 例如,採購訂單內容類型可能需要主管者核准,才能完成交易。 若要確定在啟動採購訂單時,核准工作流程總可供使用,請建立 [採購訂單] 內容類型,並將 [核准] 工作流程與它相關聯。 然後,將 [採購訂單] 內容類型新增至將儲存採購訂單的任何文件庫。

若要規劃檔管理解決方案的工作流程,請分析您計畫要實施的每個檔內容類型,並識別在該類型的內容上必須可執行檔商務程式。 然後,找出您必須提供給該內容的工作流程。

下列是分析合同內容類型之工作流程的範例資料表。

表格:合同內容類型的工作流程

合同流程

合同工作流程

審閱草稿。

收集意見反應

取得管理員和法律顧問的核准。

批准

解決已開啟的問題。

追蹤問題

取得簽章。

收集簽名

如需詳細資訊,請參閱SharePoint 2013 中的工作流程

工作表

使用下欄工作表來記錄本文所討論的資訊:

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

請參閱

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