連接

如果您的電子郵件訊息內文有指向 OneDrive 或 SharePoint 上儲存之檔案的連結,Outlook 會顯示數種有關這些連結的資訊類型,並可讓您控制誰可以存取連結的檔案。

如何知道哪些連結指向儲存在 OneDrive 或 SharePoint?

當您在電子郵件訊息OneDrive或SharePoint中新增檔案的連結時,Outlook會顯示灰色背景的連結。 如果您按一下連結,就會看到一個小對話方塊,讓您知道誰可以存取連結。

當您插入連結後,如果目標檔案位於或OneDrive,SharePoint。

附註: 此處的資訊僅適用于插入電子郵件訊息內文的連結。 雖然您可以直接從 OneDrive 或 SharePoint 附加檔案至電子郵件訊息,並以類似方式控制這些檔案的許可權,但本主題中的資訊僅適用于插入電子郵件訊息本文的連結。 

如何插入檔案或檔案OneDrive SharePoint連結?

您可以用多種方式在電子郵件訊息的內文插入連結。 

  • 從郵件或OneDrive複製SharePoint,然後將它貼到郵件內文。

  • 開啟新電子郵件訊息、回復或轉> [插入連結>訊息。 然後選取儲存在檔案或OneDrive SharePoint。

  • 使用現有連結回復或轉轉郵件。

Outlook,系統會自動將連結的許可權設定為您的租使用者系統管理員選擇為貴組織的預設許可權。 

如何變更連結的許可權?

如果您想要變更誰可以存取您 OneDrive 或 SharePoint 檔的連結,請按一下電子郵件訊息本文中的連結,然後選取許可權對話方塊上的>符號以顯示連結設定。 

您可以從連結設定管理連結許可權

選取或按一下任何列出的選項。 

除了選擇存取層級之外,您也可以允許編輯 (或取消選取方塊以停用編輯) 甚至封鎖下載。 在這種情況下,連結至的檔案只會在瀏覽器視窗中開啟。 

附註: 若要封鎖檔案的下載,您必須取消勾選允許 編輯 選項。 

選取 應用程式 以儲存您的變更。 您可以針對您新增到電子郵件訊息內文的每個連結,設定個別的許可權等級。 

我的收件者可以存取連結的檔案嗎?

Outlook檢查郵件收件者是否能夠存取郵件中儲存于或OneDrive檔案SharePoint。 此程式會快速執行,但如果您要將郵件傳送給大量收件者,可能需要額外時間。 您必須完成這項檢查,才能傳送Outlook訊息。 

如果Outlook確認一或多個收件者無法存取您的連結,連結會變更為紅色,而連結名稱旁會出現一個紅色的驚嘆號。 如果您按一下連結,就會看到哪些收件者無法存取連結及原因的資訊。 

如果一或多個收件者無法存取您的連結,您可以採取數種不同的動作。

您可以從快顯視窗管理存取權並變更連結的存取層級、選擇將檔案附加為副本而非連結,或忽略警告。 

提示: 如果電子郵件訊息中有多個連結包含存取錯誤,您可以使用鍵盤快速鍵 Ctrl+Alt+F1 在錯誤的連結之間流覽。 

如果Outlook無法驗證收件者是否擁有連結的存取權,則連結名稱旁會看到一個小驚嘆號,但連結不會變更色彩。 按一下連結將讓您選擇忽略此通知。 

Outlook會告知您是否無法驗證收件者是否可以存取您的連結。

傳送郵件之前,Outlook某些收件者無法存取一或多個連結時,系統就會警告您。 您可以繼續 傳送, 或選擇 不傳送 以重新存取連結存取許可權。 

Outlook會讓您知道某些收件者是否無法存取您的連結。

傳送訊息

如果您在完成檢查Outlook之前嘗試傳送電子郵件訊息,查看所有收件者是否都可以存取 y 郵件中的連結,就會看到警告訊息。 您可以繼續傳送不要傳送,Outlook完成檢查許可權。 如果您不執行任何操作,警告訊息會隨著您Outlook連結後變更。 

Outlook檢查完連結後,系統就會告知您。

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