在 Outlook 中分享取決於你想分享什麼，以及你想給使用者什麼樣的存取權限。
例如，你可以在同一個信箱中分給多個人，所有收發郵件都來自該信箱。 或者你可以與他人共享一個或多個資料夾，甚至整個信箱。 你甚至可以讓其他人管理你的行事曆或信箱。
當你授權某人管理你的信箱時，你就是授權他們委派權限。 這不僅僅是編輯權限，而是讓別人能代表你發送或回覆郵件或行事曆項目。 在特殊情況下，你甚至可以允許完全管理你的信箱和行事曆，讓你的代理人有權在建立或回覆訊息或活動時 扮演你的 角色。 想了解更多關於代表的資訊，請參考「 關於代表：允許他人在 Outlook 中管理你的郵件與行事曆」。
你是否以及如何在 Outlook 中存取這些不同的分享選項，也取決於你使用的帳號類型。 例如，有些分享選項僅限於組織內工作或學校帳號。 其他選項，如行事曆分享，則有更廣泛的存取權，也可以使用個人帳號，如 Outlook.com 或 Hotmail.com 帳號。
提示: 想更了解帳號，請參考「Microsoft 帳號與工作或學校帳號有什麼不同？」
在 Outlook 中分享不同的方式
下表說明了在 Outlook 中分享的不同方式、所需的帳號類型，以及您是否需要組織的 IT 管理員幫你設定。
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分享類型 |
描述 |
範例案例 |
帳戶類型 |
需要 IT 管理設定 |
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共用信箱 |
共用信箱提供群組或個人存取整個信箱。 這包括信箱內容，如資料夾、行事曆和聯絡人。 當群組中的某人回覆寄到共享信箱的郵件時，該郵件看起來是來自共享地址，而非個別使用者。 共享信箱的權限可能因成員而異。 |
客服團隊希望有一個單一信箱，所有收發郵件都寄到 info@contoso.com。 任何有共用信箱存取權的客服團隊成員都能接收並回覆訊息。 無論群組中誰回覆訊息，回覆總是由 info@contoso.com 發出。 |
公司或學校帳戶 |
是的，需要管理員設定。管理員會為所有需要存取共享信箱的使用者分配權限。 |
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共用行事曆 |
共用行事曆僅限於您信箱內的行事曆資料夾。 你可以選擇與一人或多人共用行事曆。 權限可能因你分享行事曆的人而異，也取決於你用來分享行事曆的帳號。 分享行事曆的某些功能僅限於工作或學校帳號。 |
你可能想與排程員、行政主管、同事、朋友、家人或其他值得信賴的人分享行事曆。 |
工作或學校與個人帳號 |
不需要任何管理員設定。 大多數情況下，你可以在 Outlook 內選擇想分享的行事曆並分配權限。 如果你使用工作或學校帳號，可以授予代表權限，讓代表代表你發送並回覆會議邀請。 |
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共用資料夾 |
選擇與組織中的其他人共享信箱中的一個或多個資料夾。 你可以透過授權只瀏覽、編輯或委派權限，來設定每位分享者的存取權限。委派特權有兩種類型。 你可以選擇讓別人代你發送，或是以你名義發送。 |
情境一：你想共用一個只能查看的資料夾。 舉例來說，你正在管理一個專案，想讓團隊中的某人存取該資料夾中的所有電子郵件。 你可以讓這個人回覆訊息，但他們只能以自己身份回覆，不能代表你回覆。情境二：經理將委派權限分配給助理，讓助理能代為監控並回覆電子郵件。 或者他們希望助理能完全管理他們的信箱，並授權他們以「以發送方式」的權限。 在這兩種情況下，管理者都可以選擇分享整個信箱 (包括行事曆) ，或只分享選定的資料夾。 |
公司或學校帳戶 |
根據你想讓其他人存取的方式，可能需要管理員設定。 你可以與組織內其他人共享資料夾。 這包括新增某人作為代表，並以特權授權他們 發送 。 然而，要授予某人「 以 Send as」 權限，你必須聯絡負責管理 Outlook 的 IT 管理員幫你設定。 |
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