藉由檢查文件、簡報或活頁簿以移除隱藏資料和個人資訊

文件檢查在 Word 文件中尋找和移除的內容

[文件檢查] 會顯示數個不同的檢查器，協助您在共用之前，先尋找並移除 Word 文件中的隱藏資料和個人資訊。

若要快速尋找和移除資料和資訊：

1. 在 [文件檢查] 中，選取或清除 (如下所述) 移除或儲存的選項。 
2. 選取 [檢查]。
3. 檢閱檢查結果，然後在要刪除的任何項目上選取 [ 全部移除 ]。
   如需移除資訊的注意事項和資訊，請參閱 使用文件檢查器。
4. 選取 [重新檢查 ] 或 [關閉]。

隱藏資料及個人資訊的類型

Word 文件可以包含下列類型的隱藏資料及個人資訊：

• 註解、來自追蹤變更的修訂標記、版本和筆跡註釋 如果您曾與其他人共同建立文件，您的文件可能會包含追蹤修訂中的修訂標記、註解、筆跡註釋或版本等項目。 這項資訊可讓其他人看到在您的文件上工作過的人員名稱、檢閱者的註解，以及對您的文件所做的變更，以及您可能不想在小組外分享的內容。
• 文件屬性和個人資訊 文件屬性或中繼資料包含有關文件的詳細資料，例如作者、主旨和標題。 文件屬性也包含由 Microsoft 365 程式自動維護的資訊，例如最近儲存文件的人員名稱和建立文件的日期。 如果使用了特定的功能，則文件可能也會含有其他種類可識別個人身份的資訊 (PII)，如電子郵件標題、傳送供檢閱的資訊、傳閱名單及範本名稱。
• 頁首、頁尾和浮水印Word 文件可以在頁首和頁尾中包含資訊。 此外，您可能會將浮水印新增到 Word 文件。
• 隱藏的文字Word 文件可以包含格式化為隱藏文字的文字。 如果不知道您的文件是否包含隱藏文字，則可以使用 [文件檢查] 進行搜尋。
• 文件伺服器內容如果您的文件是儲存到文件管理伺服器上的某個位置，例如文件工作區網站或以 Windows SharePoint Services 為基礎的文件庫，則該文件可能包含其他文件屬性或與此伺服器位置相關的資訊。
• 自訂 XML 資料 文件可以包含在文件本身中看不到的自訂 XML 資料。 [文件檢查] 可以尋找並移除這類 XML 資料。

使用 [文件檢查] 尋找及移除隱藏資料和個人資訊

1. 開啟想要檢查隱藏資料及個人資訊的 Word 文件。

2. 在 [ 檔案 ] 索引標籤上，選取 [ 另存新檔]，然後在 [ 檔案名稱 ] 方塊中輸入名稱，以儲存原始文件的複本。

3. 在原始文件複本中，選取 [ 檔案 ] 索引標籤上的 [ 資訊]。

4. 選取 [檢查問題]，然後選擇 [檢查文件]。

5. 在 [文件檢查] 對話方塊中，選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。

6. 選取 [檢查]。

7. 檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。

8. 針對要從文件中移除之隱藏內容類型，選取檢查結果旁的 [ 全部移除 ]。

   重要

   • 如果您從文件中移除隱藏的內容，則可能無法選取 [ 復原] 來還原它。
   • 如果您想要從以 OpenDocument 文字 (.odt) 格式儲存的文件中移除隱藏資料和個人資訊，您必須在每次以該格式儲存文件時執行「文件檢查器」。

[文件檢查] 可協助您在共用之前，尋找並移除儲存在 Excel 文件中的隱藏資料和個人資訊。

文件檢查在 Excel 文件中尋找和移除的內容

此表格列出 [文件檢查] 可以在您的活頁簿中找到並移除的隱藏資料和個人資訊類型。

若要快速尋找和移除資料和資訊：

1. 在 [文件檢查] 中，選取或清除 (如下所述) 移除或儲存的選項。
2. 選取 [檢查]。
3. 檢閱檢查結果，然後在要刪除的任何項目上選取 [ 全部移除 ]。
   如需移除資訊的注意事項和資訊，請參閱 使用文件檢查器。
4. 選取 [重新檢查 ] 或 [關閉]。

並非所有資訊都可以移除，如需詳細資訊，請參閱 [文件檢查] 找到但無法移除的資訊。

尋找並移除隱藏資料及個人資訊

文件檢查可協助您尋找及移除 Excel 活頁簿中的隱藏資料和個人資訊。

1. 開啟想要檢查是否有隱藏資料及個人資訊的活頁簿。

2. 在 [ 檔案 ] 索引標籤上，選取 [ 另存新檔]，然後在 [ 檔案名稱 ] 方塊中輸入不同的名稱，以儲存原始活頁簿的複本。

3. 在原始活頁簿複本中，選取 [ 檔案 ] 索引標籤上的 [ 資訊]。

4. 選取 [檢查問題]，然後選擇 [檢查文件]。

5. 在 [文件檢查器 ] 方塊中，勾選您要檢查的隱藏內容類型方塊。 如需個別檢查器的詳細資訊，請參閱 [文件檢查] 可在 Excel 文件中尋找和移除的內容。

6. 選取 [檢查]。

7. 在 [文件檢查器 ] 方塊中檢閱檢查結果。

8. 針對要從文件中移除的隱藏內容類型，選取檢查結果旁的 [ 全部移除 ]。

   重要

   • 如果您從活頁簿中移除隱藏的內容，則可能無法選取 [ 復原] 來還原它。
   • 如果移除含有資料的隱藏列、欄或工作表，則可能會變更活頁簿中的計算或公式結果。 如果您不知道隱藏列、欄或工作表所包含的資訊，請關閉 [文件檢查]，將隱藏的列、欄或工作表取消隱藏，然後檢閱其內容。
   • [註解和註釋]、[文件屬性和個人資訊] 以及 [頁首和頁尾] 的檢查器無法在已儲存為共用活頁簿的活頁簿中使用， (檢閱>共用活頁簿) 。 這是因為共用活頁簿會使用個人資訊來讓不同的人員共同使用同一個活頁簿。 若要從共用活頁簿移除這項資訊，您可以複製活頁簿，然後再取消共用。 若要取消共用活頁簿，請在 [ 校閱 ] 索引標籤上選取 [ 共用活頁簿] ，然後清除 [允許多個使用者同時進行變更]。
   • 如果想要從儲存為 OpenDocument 試算表 (.ods) 格式的試算表中移除隱藏資料和個人資訊，則每次以這個格式儲存試算表時，都必須執行 [文件檢查]。

Excel 中的隱藏資料和個人資訊類型

以下是一些可能成為 Excel 活頁簿中隱藏資料和個人資訊來源的項目：

• 註解和筆跡註釋 如果您與其他人共同建立活頁簿，您的活頁簿可能包含註解或筆跡註釋等項目。 這項資訊可讓其他人看到在您的活頁簿上工作過的人員名稱、檢閱者的註解，以及對您的活頁簿所做的變更。
• 文件屬性和個人資訊 Excel 中的中繼資料或文件屬性，就像在其他 Microsoft 365 應用程式中一樣，包含作者、主旨和標題等詳細資料。 Microsoft 365 會自動維護最近儲存活頁簿的人員名稱、建立文件的日期，以及文件位置。 PII) (可能還有其他種類的個人識別資訊，例如電子郵件標頭、傳送以供檢閱資訊、路由單據、印表機屬性 (例如，印表機路徑和安全列印密碼) ，以及發佈網頁的檔案路徑資訊。
• 頁首及頁尾 活頁簿可以在頁首和頁尾中包含資訊。
• 隱藏的列、欄和工作表 活頁簿可以有隱藏的列、欄和整個工作表。 如果您散佈內含隱藏列、欄或工作表的活頁簿複本，其他人可能可以將這些列、欄或工作表取消隱藏，並且檢視其中所含的資料。
• 文件伺服器內容儲存到文件管理伺服器上某個位置的活頁簿，例如文件工作區網站或以 Windows SharePoint Services 為基礎的文件庫，可能包含其他文件屬性或與伺服器位置相關的資訊。
• 自訂 XML 資料 活頁簿可以含有在文件本身看不到的自訂 XML 資料。 [文件檢查] 可以尋找並移除這類 XML 資料。
• 看不見的內容 活頁簿可能含有不可見的物件，因為它們被格式化為不可見。
• 外部連結 活頁簿可以有指向其他活頁簿中資料的連結， (外部連結) 。 然後，包含該資料的工作表名稱會與活頁簿一起儲存，但可能不可見。
• 內嵌檔案或物件 活頁簿可以有內嵌檔案 (例如 Microsoft 365 或文字文件) 或內嵌物件 (例如圖表或方程式) ，其中可能含有看不到的資料。
• VBA 程式碼的巨集 活頁簿可能包含巨集、VBA 模組、COM 或 ActiveX 控制項、使用者表單，或使用者定義函數 (UDF)，這些項目可能包含隱藏資料。
• 可能包含快取資料的項目 活頁簿可能包含樞紐分析表、樞紐分析圖、交叉分析篩選器、時間表及 Cube 公式的快取資料，這些資料可能不會顯示。
• Excel 問卷活頁簿可以隱藏在 Excel 網頁版中輸入並與活頁簿一起儲存的 Excel 問卷問題，但這些問題卻不會顯示在活頁簿中。
• 案例管理員 案例活頁簿可以包含使用 [案例管理員] 所定義的案例。 這些案例可能包含快取或隱藏的資料。
• 篩選 活頁簿可能啟用自動篩選或表格篩選器，可能導致快取資料或隱藏資料隨活頁簿一併儲存。
• 隱藏名稱 活頁簿中可能包含隱藏名稱，這些隱藏名稱可能是隱藏資料的來源。

[文件檢查] 可尋找但無法移除的資訊

[文件檢查] 會在活頁簿中偵測下列可能包含未顯示之資料的項目。 [文件檢查] 無法為您移除這些項目，因為這可能會導致活頁簿無法正常運作。 您可以檢查找到的每一個項目，並判定是否要手動移除，或將其取代為不含隱藏資料的項目，例如靜態圖片。

您可以使用 [文件檢查] 尋找並移除 PowerPoint 簡報中的隱藏資訊。

[文件檢查] 可尋找和移除的資訊

此表格列出 [文件檢查] 可在 PowerPoint 簡報中找到並移除的隱藏資料類型和個人資訊。

若要快速尋找和移除資料和資訊：

1. 在 [文件檢查] 中，選取或清除 (如下所述) 移除或儲存的選項。
2. 選取 [檢查]。
3. 檢閱檢查結果，然後在要刪除的任何項目上選取 [ 全部移除 ]。
   如需移除資訊的注意事項和資訊，請參閱 使用文件檢查器。
4. 選取 [重新檢查 ] 或 [關閉]。

並非所有隱藏的資料和資訊都可以使用 [文件檢查] 移除。 如需詳細資訊，請參閱 [文件檢查] 找到但無法移除的資訊。

如果您的組織是新增 Inspector 模組來自訂 Document Inspector，您或許可以檢查簡報中是否有其他類型的資訊。

尋找並移除隱藏資料及個人資訊

1. 開啟您要檢查隱藏資料與個人資訊的 PowerPoint 簡報。

2. 在 [ 檔案 ] 索引標籤上，選取 [ 另存新檔]，然後在 [ 檔案名稱 ] 方塊中輸入名稱，以儲存原始簡報的複本。

3. 在原始簡報複本的 [ 檔案 ] 索引標籤上，選取 [資訊]。

4. 選取 [檢查問題]，然後選擇 [檢查文件]。

5. 在 [文件檢查] 對話方塊中，選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。 如需個別檢查器的詳細資訊，請參閱 檢查文件、簡報或活頁簿以移除隱藏的資料和個人資訊。

6. 選取 [檢查]。

7. 檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。

8. 針對要從文件中移除之隱藏內容類型，選取檢查結果旁的 [ 全部移除 ]。

   • 如果您從簡報中移除隱藏的內容，您可能無法選取 [ 復原] 來還原它。
   • 若您想在儲存為 OpenDocument 簡報 (.odp) 格式的簡報中，移除其中的隱藏資料與個人資訊，則必須在每次儲存此格式的簡報時都執行「文件檢查」。

使用 [文件檢查] 移除個人資訊之後，如果您持續修改簡報，PowerPoint 會在儲存此檔案時繼續自動移除個人資訊。 不過，如果此簡報仍需要更多的共同編輯， (例如，您必須讓共同作者的名稱與他們留下) 的註解保持關聯，您可以按一下「已啟用個人資訊移除」通知中的 [變更設定] 按鈕，阻止 PowerPoint 自動移除個人資訊。

隱藏資料及個人資訊的類型

PowerPoint 簡報可以儲存數種類型的隱藏資料和個人資訊。 雖然此資訊可能無法立即可見，但仍然可以從簡報中擷取。

隱藏資訊可能包含 PowerPoint 為了讓您與其他人在建立簡報時共同作業而新增的資料。 它也可能包含您刻意指定為隱藏的資訊。

PowerPoint 簡報可能包含下列類型的隱藏資料和個人資訊：

• 註解和筆跡註釋 如果您與其他人共同建立簡報，簡報可能會包含註解或筆跡註釋等項目。 這項資訊可讓其他人看到已進行的變更、簡報參與人員的名稱，以及檢閱者的註解。
• 修訂追蹤資料當您共同處理儲存在雲端的共用文件時，適用於 Microsoft 365 的 PowerPoint 2016 會儲存關於誰對文件進行變更以及何時進行變更的相關資料。
• 文件屬性和個人資訊 文件屬性也稱為中繼資料，包含簡報的詳細資料，例如作者、主旨和標題。 文件屬性也包含由 Microsoft 365 程式自動維護的資訊，例如最近儲存文件的人員名稱和建立文件的日期。 如果您使用特定功能，您的文件可能也會包含 PII) (其他類型的個人識別資訊，例如電子郵件標頭、傳送以供檢閱資訊、路由單，以及發佈網頁的檔案路徑資訊。
• 投影片上的內容不可見您的簡報可能包含不可見的物件，因為它們被格式化為不可見。
• 投影片外內容PowerPoint 簡報可能包含一些無法立即顯示的物件，因為它們是從投影片拖曳到投影片外區域。 此投影片外內容可以包含文字方塊、美工圖案、圖形和表格。
• 簡報備忘稿 PowerPoint 簡報的 [備忘稿] 區段可能包含您可能不想公開分享的文字，特別是如果備忘稿是專為簡報發表者使用而編寫的。
• 文件伺服器內容如果您的簡報是儲存到文件管理伺服器上的某個位置，例如文件工作區網站或以 Windows SharePoint Services 為基礎的文件庫，則該簡報可能包含其他文件屬性或與此伺服器位置相關的資訊。
• 自訂 XML 資料 簡報可以包含在文件本身看不見的自訂 XML 資料。 [文件檢查] 可以尋找並移除這類 XML 資料。

[文件檢查] 可尋找但無法移除的資訊

[文件檢查] 會偵測下列項目，其中可能含有在簡報中看不到的資料。 [文件檢查] 無法為您移除這些項目，因為這可能會導致簡報無法正常工作。 您可以檢查找到的每一個項目，並判定是否要手動移除，或將其取代為不含隱藏資料的項目，例如靜態圖片。

文件檢查員和個人資料

適用於 Microsoft 365 測試人員的 PowerPoint 2016 組建 8403 中引進的修訂追蹤資料，說明了文件檢查器的限制。 例如，Kelly 和 Linda 在 Microsoft 365 中共同作業簡報 A。 修訂追蹤資料 (也就是使用者名稱，以及他們進行編輯的時間) 新增至簡報。 如果 Mohammed 隨後在舊版 PowerPoint 中開啟簡報 A，並在檔案上執行 [文件檢查] 以移除個人資料，該版本 PowerPoint 中的 [文件檢查] 將無法偵測並移除由 Kelly 和 Linda 所使用的較新 Microsoft 365 版 PowerPoint 新增至簡報的修訂追蹤資料。 Mohammed 無法移除修訂追蹤資料，必須升級至目前的 PowerPoint 版本，然後執行 [文件檢查]

在 Visio 中，您可以先移除隱藏的個人資訊和個人資訊，再與其他人共用 Visio 文件的複本。

您可以從 Visio 的下列功能區域移除個人和隱藏資訊：

• 在文件頁面上插入註解
• [作者]、[經理] 和 [公司) (檔案屬性
• 檢閱者名稱、縮寫和標記
• 樣板檔案路徑
• 範本檔案路徑和名稱

您可以依照下列步驟，尋找並移除 Visio 簡報中的隱藏資訊。

1. 在 [檔案] 索引標籤中，選取 [資訊]。

2. 選取 [檢查問題]，然後選擇 [移除個人資訊]。

3. 在 [ 個人資訊 ] 索引標籤上，選取 [從文件中移除這些項目]。

   秘訣

   如果您想要在嘗試重新插入個人資訊時看到警告，請選取 [如果 我嘗試重新插入此資訊時警告我 ] 核取方塊。

4. 若要從外部資料來源移除潛在的敏感性資料，請選取 [從儲存在文件中的外部來源移除資料]。

   注意

   選取此核取方塊 不會 移除已連結至圖形的資料。 它會從圖表中移除資料來源，但如果圖表中有任何資料來源中的資料，您必須手動將其移除。