Microsoft Word 2010 隱私權增補內容

使用 Office.com 範本

在 [Microsoft Office Backstage 檢視中的 [新增] 索引標籤（按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [新增]）可以讓您從 Office.com 下載範本為基礎的文件的最新版本的協助。您也可以範本上的 [傳送意見反應，並提供數字的評等的每個您下載的範本。

開啟範本或依範本所建立的檔案時，依線上 [說明] 設定之不同，Word 2010 會連上 Office.com，並會傳送該範本的識別碼、目前所使用的程式與版本，以及標準電腦資訊。

範本識別碼可用以識別原始範本是從 Office.com 下載，或是包含於 Word 2010 安裝中，此識別碼無法用以單一識別出您的文件。對同一範本中的所有使用者而言，識別碼都是相同的。

連結至圖片及其他文件

如果您選擇建立連結到硬碟或伺服器上的圖像、檔案、資料來源或其他文件，該檔案的路徑會儲存在文件中。在某些情況下，連結可能會包含您的使用者名稱或網路上伺服器的相關資訊。若是資料連線，則可選擇在資料連線連結內儲存使用者名稱或密碼。

同樣地，當您將 XML 結構描述套用到文件時，您建立之 XML 結構描述的路徑會儲存到文件中。在某些情況下，該路徑可能會包含您的使用者名稱。

列印

當您列印 Word 2010 文件再儲存該文件時，Word 2010 會將印表機的路徑與文件一起儲存。在某些情況下，該路徑可能會包含使用者名稱或電腦名稱。

文件工作區網站

Word 2010 可讓您存取 Microsoft SharePoint Foundation 2010 網站上的文件工作區網站。文件工作區網站為一共用工作區，您可在此處與其他小組成員一起共同處理一個或多個文件。

當您存取文件工作區網站時，Word 2010 會從文件工作區網站下載資料，提供您有關該工作區網站的資訊。這份資料中包含：

SharePoint Foundation 網站名稱
網站 URL 或位址
網站使用者的名稱、電子郵件地址及權限等級
網站上可用的文件、工作及其他資訊清單

Word 2010 也會以 Cookie 形式，在電腦上儲存已瀏覽的 SharePoint Foundation 網站清單。您可使用此清單快速存取以前瀏覽過的網站。Microsoft 不會存取您瀏覽過的網站清單，而且除非您選擇提供該清單讓更多人使用，否則該清單也不會公開到網際網路上。

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 提供共用的 Web 架構工作區網站，可於其中進行文件或會議的共同作業。

當您使用網頁瀏覽器或任何 Office 程式存取 SharePoint 網站時，如果您擁有在該網站上建立新子網站的權限，網站就會在您的電腦上儲存 Cookie。這些 Cookie 共同形成您擁有權限之網站的清單。此清單會由數個 Office 程式使用，讓您快速存取以前瀏覽過的網站。

Microsoft 不會存取您瀏覽過的網站清單，而且除非您選擇提供該清單讓更多人使用，否則該清單也不會公開到網際網路上。

在 SharePoint Foundation 中，當您建立新網站或清單時，或是新增或邀請人員至現有網站或清單時，網站會為每位人員 (包括您自己) 儲存下列資訊：

全名
電子郵件地址

您或網站的其他使用者在網站上所新增或修改的每個元素，都會加上使用者識別碼。與 SharePoint 網站上的所有內容一樣，只有系統管理員及網站本身的成員才能存取此資訊。

SharePoint 網站的所有元素都包括兩個欄位：建立者] 和 [修改者。[建立者] 欄位中填寫非最初的建立項目與建立的日期之人員的使用者名稱。修改者] 欄位中填寫上次修改 Word 2010 文件] 和 [上次修改的日期之人員的使用者名稱。

裝載 SharePoint 網站之伺服器的管理員可以存取這些網站的部分資料，此資料是用於分析網站的使用模式，以及改進可以使用網站的時間百分比。只有伺服器管理員可以使用此資料，除非 Microsoft 裝載 SharePoint 網站，否則 Microsoft 不會共用此資料。特殊擷取的資料包括擁有網站存取權之每個人的名稱、電子郵件地址及權限。

擁有特定 SharePoint 網站存取權的所有使用者，都可以在該網站上搜尋和檢視所有可用內容。

稽核

Microsoft SharePoint Foundation 2010 提供稽核功能，可供管理員保留有關使用者如何處理特定內容的可靠稽核記錄。

當 SharePoint Foundation 管理員啟用稽核功能時，伺服器會自動在 SharePoint 內容資料庫中，記錄使用者所執行的特定動作。這些動作包括檢視、編輯、存回及取出。針對每個記錄的動作，伺服器會記錄檔案、動作及使用者 SharePoint 識別碼等識別資訊。此功能不會送出任何資料至 Microsoft。

這項功能預設是關閉的，只有儲存內容的 SharePoint 網站的系統管理員才能使用。

傳真服務

傳真服務可讓您透過網際網路傳送傳真，並組織 Word 2010 中已傳送的傳真。若要使用傳真服務，必須向傳真服務提供者 (有別於 Microsoft) 註冊，該提供者會處理傳真並透過網際網路傳送。Microsoft 不會收集此傳真服務功能的任何資料。

當您註冊傳真服務時，傳真服務提供者會建立由傳真服務提供者及 Word 2010 儲存的註冊套件。該套件包含傳真服務提供者的網站位址，以及一個確認您可以存取傳真服務提供者提供之服務的「憑證」(Token)。從 Office 程式傳送傳真時，這個註冊套件會附加至文件中。

您還可以使用傳真服務來計算傳真的價格 (不需要實際傳送傳真)。如果您選擇計算傳真的價格，Word 2010 就會使用加密的連線將您的註冊憑證、對方的傳真電話號碼，以及要傳真的頁數傳送給傳真服務提供者。Microsoft 不會接收或儲存此資訊。

參考資料服務

Word 2010 可讓您向一些付費內容提供者要求特定字彙或片語的資訊。當要求特定字詞或片語的搜尋時，如果協力廠商需要，Word 2010 會使用網際網路傳送所要求的文字、目前所使用的軟體產品、系統設定的地區設定，以及表示您有權下載參考資料的授權資訊。

Word 2010 會將此資訊傳送至 Microsoft 或所選取協力廠商提供者提供的服務。此服務會傳回您要求之字詞或片語的相關資訊。

通常您所收到的資訊會包含來自服務網站的其他資訊連結。如果按一下這個連結，服務提供者可能會在系統中加入 Cookie 來進行識別，以供未來交易使用。Microsoft 對於協力廠商網站與服務的隱私權作法不負任何責任。除非您查詢 Microsoft 擁有的服務，否則 Microsoft 並不會接收或儲存任何此類資訊。

若要防止 Word 2010 自動檢查及安裝新的參考資料服務，請執行下列步驟：

按一下 [檔案] 索引標籤。
按一下 [說明] 底下的 [選項]。
按一下 [信任中心]。
按一下 [信任中心設定]。
按一下 [隱私選項]，然後取消選取 [允許 [參考資料] 工作窗格檢查並安裝新的服務] 核取方塊。

翻譯服務

Word 2010 可讓您使用雙語字典或機器翻譯，來翻譯全部或部分的文件。您可以選擇翻譯文件的方式。

您可以選取，或輸入單字或片語，您想要翻譯，或您可以選擇要翻譯整份文件，在任一情況下，在 [參考資料] 窗格中，選取適用的翻譯選項。您也可以使用「文件的秘訣」功能，將游標放在您想要翻譯的單字上來翻譯。文件的秘訣功能預設被關閉。您可以按一下 [校閱] 索引標籤，，然後按一下 [語言] 群組中的 [翻譯]以開啟該功能。

若選取或輸入要翻譯的字詞或片語，則所輸入的該片語會與雙語字典相比較。有些雙語字典已包含在軟體中，有些則可從 Office.com 取得。若軟體包含的雙語字典中沒有您輸入的字詞或片語，則該字詞或片語會以不加密的方式，傳送至 Microsoft 或協力廠商翻譯服務。

如果想要翻譯整個文件，文件會以不加密的方式傳送至 Microsoft 或協力廠商翻譯服務。如同任何以未加密形式在網際網路上傳送的資訊，其他人可能會看到您要翻譯的字詞、片語或文件。

若選擇使用 Office.com 或協力廠商翻譯服務所提供的字典之一，Word 2010 會使用網際網路傳送所要求的文字、所擁有的軟體類型，以及系統設定的地區及語言 (按一下 [檔案] 索引標籤。按一下 [說明] 底下的 [選項]，然後按一下 [語言])。若是協力廠商翻譯服務，Word 2010 可能也會傳送先前快取的驗證資訊，表示您先前已註冊存取該網站。

立即訊息及通知

Word 2010 可讓您從程式本身傳送立即訊息，並在使用者上線或對共用文件或工作區網站進行特定變更時發出提醒。

Word 2010 可使用立即訊息用戶端，讓您可見到其他使用者目前的上線狀態，並傳送訊息給這些使用者。Word 2010 包含 Web 控制項，可在網頁內顯示立即訊息的上線狀態。Microsoft SharePoint Foundation 2010 頁面與 Microsoft SharePoint Server 2010 頁面都會用到此控制項。這些頁面類型不會將上線狀態資料傳回網頁伺服器。

此 Web 控制項可用以從立即訊息程式將上線狀態資料傳送至網頁伺服器。根據預設，上線狀態資料只會傳送至內部網路網站、受信任的網站及本機電腦上的網站。

新的檔案格式

Word 2010 會使用以 XML 為基礎的檔案格式。這些 XML 檔案格式可以擴充，表示使用者可以在檔案中指定更多的結構描述或標籤。增益集或其他協力廠商程式碼，也可以附加其他中繼資料資訊至這些 XML 檔案格式，但是在 Word 2010 中將無法檢視它們。

您可以在文字檢視器中檢視 XML 檔案，以驗證與檔案關聯的中繼資料。

註解

根據預設，如果您將註解儲存到檔案，Word 2010 就會在每個註解前加上您姓名的縮寫。具有您檔案存取權的任何人就可以使用此資訊。

您可以執行下列動作，從這些註解中移除您的個人資訊：

按一下 [檔案] 索引標籤。
按一下 [資訊]。
按一下 [查看問題]，然後按一下 [檢查文件]。

追蹤修訂

根據預設，當您變更已啟用追蹤修訂功能的檔案時，您的使用者名稱及 (或) 縮寫會儲存在文件中，並且與變更相關聯。然後，具有您檔案存取權的任何人就可以使用此資訊 (包括原始及修改的文字)。

在接受或拒絕這些變更之後，就會移除您的名稱。您也可以從這些變更中移除您的個人資訊，方法是按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [資訊]，再按一下 [查看問題]，最後再按一下 [檢查文件]。

可能儲存您姓名的位置

在某些情況下，Word 2010 會儲存您的姓名，讓您在使用部分功能時可以有更好的體驗。例如，您的姓名會儲存在下列位置：

[作者] 欄位
AuthorName檔案屬性

您可以按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [資訊]，再按一下 [查看問題]，最後再按一下 [檢查文件]，從這些欄位和屬性中移除您的名稱。

其他公司建立的 Microsoft Office 解決方案，也可能會在檔案相關的自訂屬性中包含您的姓名或其他個人資訊。

如果您使用 Microsoft Office Web Control、Microsoft Excel Data Access、DataCalc 或是其他可讓您直接連接到另一個資料來源的功能，您的授權資訊 (使用者識別碼及密碼) 可能會儲存在您的文件中。若要變更或刪除此授權資訊，必須適當地變更連線屬性。

其他隱藏資料及中繼資料

根據預設，Word 2010 儲存的每個檔案都包含檔案屬性，例如下列屬性：

作者
管理員
Company
上次存檔者
文件檢閱者的名稱

此外，視所使用的功能或協力廠商解決方案之不同，也可能會將其他屬性儲存到檔案中。例如，如果您的文件是文件工作流程的一部分，則會儲存可追蹤工作流程的其他檔案屬性。

具有您檔案存取權的任何人就可以使用此資訊。

您可以從這些屬性移除您的名稱，按一下 [檔案] 索引標籤、按一下資訊、按一下 [查看問題]，然後按一下 [檢查文件。

您也可以使用檢查文件功能來移除其他可能無法在所有檢視中使用的資料類型，例如註解或修訂。我們建議您對任何打算公開使用的文件執行檢查文件功能。

您也可以使用 Microsoft Office 物件模組，將隱藏的資料和中繼資料包含在 Microsoft Office 檔案中。例如，您可以在 Microsoft Office 物件模組中隱藏圖像，這表示當您開啟檔案時看不到圖像，但是圖像確實儲存在檔案中，而且後續可以選擇顯示圖像。

合併正確性

為使合併的正確性提升，Word 2010 會在文件中儲存一個 10 位數的亂數。當您使用合併功能時，此隨機產生的數字有助於判斷變更發生的順序。也可視需要執行下列動作，移除此 10 位數的亂數：

按一下 [檔案] 索引標籤。
按一下 [說明] 底下的 [選項]。
按一下 [信任中心]。
按一下 [信任中心設定]。
按一下 [隱私選項]，然後取消選取 [文件特定設定] 底下的 [儲存亂數以改善合併的正確性] 核取方塊。

錄製巨集

巨集的錄製可讓您記錄動作的順序，以便您以後重新產生這些動作。如果您選擇錄製巨集，那麼在初始建立巨集時，您的使用者名稱會以註解的方式儲存在程式碼中。您可以手動從這個位置移除您的使用者名稱。

數位簽章

數位簽章是選擇性功能，可協助您驗證文件寄件者的身分識別。數位簽章是所簽署之文件內資料的唯一加密值。當您傳送含有數位簽章的文件時，簽章、文件中的資料以及來自您 (寄件者) 的受信任數位憑證，會一起傳送給收件者。數位憑證由憑證授權單位 (如 VeriSign) 發行，包含驗證寄件者並確認文件的原始內容並未遭到變更之資訊。Word 可能會自動連絡線上憑證授權單位，以驗證數位簽章。

當您簽署文件時，會顯示一個對話方塊，指出數位簽章中將包含的資訊，如系統日期和時間、作業系統版本號碼、Microsoft Office 版本號碼及 Word 版本號碼。

資訊版權管理

資訊版權管理 (IRM) 可讓您授與特定使用者或群組存取及修改文件的權限。雖然 IRM 與「文件保護」類似，但還是有所不同。IRM 可讓您為整份文件設定特定動作的權限，例如列印文件或轉寄文件給其他人，以及讀取或編輯文件。

當您儲存已啟用 IRM 的文件時，Word 2010 會在文件中儲存對該文件有權限的每位使用者清單，並指出其權限分別為何。此資訊是加密的，所以只有文件擁有者才可以存取此資訊。

此外，已啟用 IRM 的文件還包含內容授權。內容授權包括電子郵件地址、權限及驗證資訊。每當使用者嘗試開啟已啟用 IRM 的文件時，Word 2010 都會比對使用者身分，檢查文件中儲存的內容授權。如果使用者從未開啟過文件，Word 2010 會連絡 IRM 伺服器、驗證使用者身分、為使用者下載新的內容授權 (前提是使用者擁有必要的權限)，然後將該內容授權儲存到文件中。

文件擁有者可以選擇避免將內容授權儲存到文件中。不過，如果內容授權沒有儲存到文件中，則每次開啟文件時，Word 2010 都必須連絡 IRM 伺服器。如果 Word 2010 沒有連線到網路或無法連絡 IRM 伺服器，便無法開啟文件。

文件保護

文件保護可讓您以各種方式保護 Word 2010 文件，例如只授與某些使用者編輯、註解或讀取文件的權限。

使用文件保護時，會要求您在 Word 2010 文件中輸入使用者識別碼。這些使用者識別碼的格式可以是 Windows NT 網域帳戶 (例如：網域\使用者名稱) 或是 Windows Live ID 電子郵件地址 (例如：someone@example.com)。每當您授與使用者讀取或變更文字範圍的權限時，都會儲存這些使用者識別碼。

您可以不使用密碼保護 Word 2010 文件。如果選擇不使用密碼保護文件，則讀取文件的任何使用者都可查看其擁有存取權之使用者的使用者識別碼。此外，如果將文件另存成 XML 或 HTML，則讀取檔案的任何使用者都可取得使用者識別碼。

如果您要進一步限制使用者識別碼的存取，可以選擇以密碼或資訊版權管理 (IRM) 儲存這個檔案。只有您和已授與存取權的其他使用者才能看到這些使用者識別碼。

Office 檔案驗證失敗

當您在 Microsoft Office 中開啟某些舊版 Word 檔案時，Office 檔案驗證會檢查檔案結構是否符合 Microsoft 為該檔案格式訂定的規格。若檔案未通過此驗證，Microsoft Office 即會在 [受保護的檢視] 中開啟檔案。

複製 Office 檔案驗證失敗問題檔案會儲存在您的電腦後結束 Word。Microsoft 錯誤報告定期會詢問您是否同意將這些檔案的複本傳送給 Microsoft。如需瞭解 Microsoft 錯誤報告，包括完整隱私權聲明，請參閱Microsoft 錯誤報告服務的隱私權聲明。

Office 自動修訂

Word 2010 會在您編輯文件時，自動儲存文件的複本。此有助於當您在未儲存變更的情況下意外關閉文件時，復原文件。您可以執行下列動作，選擇不要自動儲存文件的複本：

按一下 [檔案] 索引標籤。
按一下 [說明] 底下的 [選項]。
按一下 [儲存檔案]。
取消選取 [儲存文件] 底下的 [如果關閉而不儲存，則會保留上一個自動復原的檔案] 核取方塊。

您可以存取及刪除的按一下 [檔案] 索引標籤，按一下 [資訊]，再按 [版本] 下的 [您想要的文件的先前儲存的文件的最後一個儲存的版本。您存取並按一下 [檔案] 索引標籤、按一下的資訊，按一下 [管理版本，然後按一下 [復原未儲存的文件中刪除新建立的文件的最後一個自動儲存的版本。Word 2010 會定期刪除的自動儲存的文件，如果您無法開啟並使用它們。如需詳細資訊，請參閱復原 Office 檔案。

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