SharePoint 所含的工作流程概觀

SharePoint 所含的工作流程概觀

SharePoint 工作流程是預先設計的迷你應用程式,可簡化並自動化各種不同的商業程式。 工作流程的範圍可以是收集方案或檔的簽章、意見反應或核准,以追蹤例行程式的目前狀態。 SharePoint 工作流程的設計目的是節省您的時間與精力,並將一致性與效能帶入定期執行的工作。

附註: SharePoint 2010 工作流程已于新租使用者的2020年8月1日終止,且已從2020年11月1日的現有租使用者中移除。 如果您使用的是 SharePoint 2010 工作流程,我們建議您遷移至 [電源自動化] 或其他支援的解決方案。 如需詳細資訊,請參閱 SharePoint 2010 工作流程停用。

什麼是 SharePoint 工作流程?

您可能已經知道流程圖是什麼。 它是程式的圖形化地圖,其中包含每個步驟的相關指示。

工作流程的程序

SharePoint 工作流程就像是一種自動化的流程圖,它會在您的標準工作流程中花費許多勞動、猜測及隨機性。

例如,請參閱圖例中的檔核准流程。 手動執行此程式可能表示有許多簽核、轉寄檔和傳送提醒,且每個工作都必須由您或您的一或多個同事來執行。 這表示有許多額外的工作,以及常中斷的資料流程。

但是,當您使用 SharePoint 檔核准工作流程來執行程式時,工作流程會自動完成所有檢查與追蹤及提醒及轉寄。 如果有人在完成工作時延遲,或者如果出現其他問題,則大部分隨附的工作流程都會產生通知,讓您瞭解它。 減少對流程的監視。

執行 SharePoint 工作流程很簡單。 選擇工作流程類型,選取您的選項,然後讓工作流程執行。 如有需要,請取消或終止工作流程。

每個工作流程類型都包含像範本一樣的操作。 您可以為單一清單或文件庫新增工作流程的實例,或針對整個網站集合新增您想 要的 實例選項和選項。 這些選項和選取範圍包括工作流程指派工作的人員、任務的期限、工作流程的啟動方式及執行者,以及在任務通知中包含的指示。 若要建立新的工作流程,請移至 清單設定 > 工作流程設定 > 新增工作流程。 如果您想要的話,請 參閱2010和2013工作流程的相關詳細資訊

重要: 根據預設,[核准]、[收集意見反應] 和「收集簽章」工作流程不會啟用,也不會列在關聯表單的 [ 選取工作流程範本 ] 清單方塊中。 若要讓其可供使用,網站管理員必須在網站集合層級啟動它們。 移至 [ 網站設定 ] > 網站集合功能 > [ 啟用 工作流程] 功能。 此外, SharePoint 2013 提供以 SharePoint 2010為基礎的工作流程範本。 如果您想要建立具有相似邏輯的 SharePoint 2013 的工作流程,請使用 SharePoint Designer 2013之類的工具。

共有五個預先設計的工作流程類型。 

核取符號 核准工作流程將檔或其他專案傳送給指定的人員,以供其核准或拒絕。 您也可以使用「核准」工作流程來控制清單或文件庫中的內容核准。 若要深入瞭解,並取得逐步指示,請參閱 關於核准工作流程的所有相關資訊

收集意見反應工作流程 「收集意見反應」工作流程會將檔或其他專案傳送給指定的人員,以取得他們的意見反應。 [收集意見反應] 工作流程會合並來自工作流程擁有者的所有參與者意見反應,並提供審查程式的記錄。 若要深入瞭解,並取得逐步指示,請參閱 收集意見反應工作流程的相關資訊

收集簽章工作流程 收集簽章工作流程將 Microsoft Office 檔傳送給指定的人員以進行數位簽章。 請注意,「收集簽章」工作流程只能與 Word 檔、Excel 活頁簿及 InfoPath 表單一起使用。 若要深入瞭解,並取得逐步指示,請參閱收集簽章 工作流程的所有相關資訊

三態工作流程 三態工作流程的設計目的是透過三種狀態 (階段) 來追蹤清單專案的狀態。 它可以用來管理需要組織追蹤大量問題或專案(例如客戶支援問題、銷售線索或專案工作)的商務程式。

針對每個狀態之間的轉場轉換,工作流程會將任務指派給人員,然後將有關工作的電子郵件提醒傳送給該人員。 完成此工作後,工作流會更新專案的狀態,並在下一個狀態進行。 [三態工作流程] 的設計目的是與 [問題追蹤] 清單範本搭配使用,但它可以與任何包含三個或更多值之選擇欄的任何清單搭配使用。

若要深入瞭解以及逐步指示,請參閱 使用三態工作流程

處理核准工作流程 發佈核准工作流程與其他 SharePoint 工作流程類似,因為它會自動將內容路由至行業專家和專案關係人,以供審查及核准。 發佈核准工作流程如此獨特的原因,是因為它是專為嚴格控管發佈全新和更新網頁的發佈網站所設計的。 在這些類型的網站中,在工作流程中的每個核准者核准前,不能發佈新的內容。 若要深入瞭解以及逐步指示,請參閱 使用發佈核准工作流程

若要新增或啟動工作流程,您必須擁有工作流程執行所在之清單、文件庫或網站集合的正確許可權:

  • 新增工作流程    根據預設,您必須具備 [管理清單] 許可權才能 新增 工作流程。 ([擁有人] 群組和 [成員] 群組預設都有 [管理清單] 許可權;[訪客] 群組不是。 )

  • 啟動工作流程    此外,您還必須擁有 [編輯專案] 許可權,才能 啟動 已新增的工作流程。 ([擁有人] 群組和 [成員] 群組預設都有 [編輯專案] 許可權;[訪客] 群組不是。 )
    或者,擁有者可以選擇設定特定工作流程,讓 其只能由 [擁有人] 群組的成員啟動。 如果有特定權限的子網站,擁有者將需要確保將所需的許可權明確指派給工作流程使用者。 請參閱 編輯和管理 SharePoint 清單或文件庫的許可權。 < 這是以意見反應為基礎,即「我在公司 sp 網站上建立了一個子網站以測試工作流程功能,因此我應該擁有啟動工作流程的許可權,但我不能-為什麼?」>

下圖提供規劃、新增、執行及修改 SharePoint 工作流程之基本階段的高層次視圖。 每個步驟的個別區段如下。

工作流程的程序

  • 平面圖    在您使用初始表單新增您的工作流程時,請確定您知道所需的選項,以及所需提供的資訊。

  • Add    填寫初始表單,將您的工作流程版本新增至清單、文件庫或網站集合。

  • 開始    手動或自動在清單或文件庫中的檔或其他專案上開始新的工作流程。 (如果您是手動啟動,您可以在 briefer 初始 表單上變更部分工作流程的關聯表單設定。 ) 當工作流程開始時,它會建立任務、傳送通知訊息,並開始追蹤動作和事件。

  • 監控    當工作流程正在執行時,您可以查看 [工作流程狀態] 頁面,以查看已完成的任務,以及所發生的其他動作。 如有需要,您可以在這裡調整目前及未來的工作,甚至取消或終止此工作流程執行。

  • 校閱    執行完畢後,就可以在 [工作流程狀態] 頁面上查看其整個歷程記錄。 此外,您也可以在 [狀態] 頁面上建立此工作流程一般效能的統計報告。

  • 變更    如果工作流程不會像您想要的那樣運作,您可以開啟您用來新增的原始關聯表單,然後在該處進行變更。

如果您需要使用內建工作流程的更多靈活性,您可以使用 SharePoint Designer 2013等工具進一步自訂。 您也可以從頭開始建立自己的原始工作流程。

您可以使用 [工作流程設計工具] 建立規則,將條件與動作與 SharePoint 清單和文件庫中的專案建立關聯。 變更清單或文件庫中的專案 [工作流程中觸發動作]。

例如,您可以設計一個工作流程,以啟動其他核准工作流程(如果專案的成本超過特定金額)。

您也可以定義一組相關檔的工作流程。 例如,如果您的工作流程已與文件庫相關聯,或篩選為檔內容類型,則會顯示一組相關的檔組動作。 檔組可將一組檔視為單一單元,因此檔組的工作流程動作將會在該檔集中的每個專案上執行。

另請參閱

使用 Sharepoint Designer 2013 和 Sharepoint 工作流程平臺https://docs.microsoft.com/sharepoint/dev/general-development/creating-a-workflow-by-using-sharepoint-designer-and-the-sharepoint-wo建立工作流程

瞭解 SharePoint 2010 中的核准工作流程

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