SharePoint 工作流程是預先設定的迷你應用程式,以簡化並自動化各種商務程序。 工作流程的範圍從收集簽章、意見反應,或核准計劃或文件,甚至到追蹤一般程序的目前狀態,皆可包含在內。 SharePoint 工作流程的設計旨在節省您的時間與精力,並為您定期執行的工作帶來一致性與效率。

附註: 自 2020 年 8 月 1 起,已針對新租用戶淘汰 SharePoint 2010 工作流程,並自 2020 年 11 月 1 日從現有的租用戶中移除。 如果您正在使用 SharePoint 2010 工作流程,建議您移轉至 Power Automate 或其他支援的解決方案。 如需詳細資訊,請參閱 SharePoint 2010 工作流程淘汰

SharePoint 工作流程是什麼?

您可能已經知道流程圖是什麼。 它是流程的圖形化對應,具有在每個步驟發生之情況的指示。

工作流程的程序

一個 SharePoint 工作流程就像會耗費許多勞力、猜測和標準工作流程中的隨機性。

例如,查看圖例中的文件核准流程。 手動執行此流程可以代表許多的檢查和持續追蹤、轉寄文件和傳送提醒,這些工作的每一項都需要由您或其中一個或多個的同事來執行。 這表示大量的額外工作,以及持續發生的干擾情形。

但是當您使用 SharePoint 文件核准工作流程來執行流程時,所有的檢查、追蹤和提醒及轉寄等動作皆會由工作流程自動化完成。 如果有人晚一點完成工作,或發生其他問題,大部分隨附的工作流程都會產生通知,讓您知道此情形。 流程監視會減少。

執行 SharePoint 工作流程很簡單。 選擇工作流程類型,選取您的選項,然後讓工作流程執行。 如果需要,請取消或終止工作流程。

所包括的每個工作流程類型都可做為範本。 您可以為單一清單或文件庫、或使用 初始表單 的整個網站集合新增工作流程的實例,以針對實例指定您想要的選項和選取項目。 這些選項和選取項目包括工作流程將工作指派給誰、工作期限、工作流程的啟動方式以及由誰啟動,以及工作通知中要包含的指示。 透過移至 [清單設定] > [工作流程設定] > [新增工作流程],建立新工作流程。 如果您想要,請參閱 2010 和 2013 工作流程

重要: 根據預設,核准、收集意見反應和收集簽章工作流程皆未啟用,且不會列在關聯表單的 選取工作流程範本 清單方塊中。 若要使這些流程成為可供使用,網站系統管理員必須在網站集合層級中啟用它們。 請移至 [網站設定] > [網站集合功能] > [啟用] 工作流程功能。 此外,SharePoint 2013 提供以 SharePoint 2010 為基礎的工作流程範本。 假設您想要使用類似的邏輯建立以 SharePoint 2013 為基礎的工作流程,請使用如 SharePoint Designer 2013 的工具。

有五種預先設定的工作流程類型。 

核取符號 核准工作流程會將文件或其他項目傳送至指定的人員核准或拒絕。 您也可以使用核准工作流程以控制清單或文件庫中的內容核准。 若要深入了解並取得逐步指示,請參閱 全面了解核准工作流程

收集意見反應工作流程 收集意見反應工作流程會將文件或其他項目傳送至指定的人員以取得他們的意見反應。 收集意見反應工作流程會為工作流程擁有者整合參與者的所有意見反應,並提供檢閱流程的記錄。 若要深入了解並取得逐步指示,請參閱 全面了解收集意見反應工作流程

收集簽章工作流程收集簽章工作流程會將 Microsoft Office 文件送交給指定人員以取得他們的數位簽章。 請注意,收集簽章工作流程僅能與 Word 文件、Excel 活頁簿和 InfoPath 表單一起執行。 若要深入了解並取得逐步指示,請參閱 全面了解收集簽章工作流程

三態工作流程 三態工作流程是設計用於透過三種狀態 (階段) 來追蹤清單項目的狀態。 這可以用於管理需要組織追蹤大量議題或項目 (例如,客戶支援議題、潛在客戶或專案工作) 的商務程序。

隨著每次狀態之間的轉換,工作流程會指派工作給人員,並傳送有關該工作的電子郵件警示給該人員。 此工作完成時,工作流程會更新項目的狀態,並將進度推到下一個狀態。 三態工作流程是設計用於與問題追蹤清單範本一起搭配使用,但可以與任何包含三個或多個值之選擇欄位的清單一起使用。

若要深入了解並取得逐步指示,請參閱 全面了解三態工作流程

處理核准工作流程 發佈核准工作流程類似於其他 SharePoint 工作流程,因為它會自動將內容傳送給主題專家和專案關係人,以進行檢閱與核准。 發佈核准工作流程如此獨特的原因,是因為它是專為嚴格控管發佈全新和更新網頁的發佈網站所設計的。 在這類網站中,在工作流程中每個核准者核准之前,無法發佈任何新內容。 若要深入了解並取得逐步指示,請參閱 使用發佈核准工作流程

若要新增或啟動工作流程,您必須具有執行工作流程之清單、文件庫或網站集合的正確權限:

  • 若要新增工作流程    根據預設,您必須擁有管理清單權限,才能 [新增] 工作流程。 (根據預設,[擁有者] 群組和 [成員] 群組具有管理清單權限,[訪客] 群組則沒有。)

  • 若要啟動工作流程    根據預設,您必須具有編輯項目權限,才能 [開始] 已新增的工作流程。 (根據預設,[擁有者] 群組和 [成員] 群組皆具有編輯項目權限,[訪客] 群組則沒有。)
    或者,[擁有者] 可以選擇設定特定的工作流程,這樣一來, [擁有者] 群組的成員可以啟動這些流程。 如果子網站具有唯一權限,[擁有者] 必須確保將必要權限明確指派給工作流程使用者。 請參閱 編輯和管理 SharePoint 清單或文件庫的權限。 <以意見反應為依據 -「我已在公司 sp 網站上建立子網站來測試工作流程功能,因此我應該有啟動工作流程的權限,但我無法啟動 - 為什麼不能啟動?」>

下列圖表提供規劃、新增、執行及修改 SharePoint 工作流程之基礎結構的高階檢視。 以下是每個步驟的各個章節。

工作流程的程序

  • 規劃    當您使用初始表單來新增工作流程版本時,請確保您知道您想要的選項以及需要提供的資訊。

  • 新增    填寫初始表單,將您的工作流程版本新增到清單、文件庫或網站集合。

  • 開始    以手動或自動方式,在清單或文件庫中的文件或其他項目上開始新的工作流程。 (如果您以手動方式開始工作流程,您有機會在更簡短的 初始表單 上,變更部分的工作流程關聯表單設定。) 當工作流程啟動時,它會建立工作、傳送通知訊息,並開始追蹤動作和事件。

  • 監控    工作流程在執行的同時,您可以檢視工作流程狀態頁面,以查看哪些工作已完成,以及已執行哪些其他動作。 如有需要,您可以從此處調整目前和未來的工作,甚至取消或終止此工作流程執行。

  • 校閱    執行完成時,您可以在工作流程狀態頁面上校閱整個歷程記錄。 此外,也可以從相同的頁面建立此工作流程的一般效能統計報告。

  • 變更    如果工作流程未完全以您想要的方式執行,您可以開啟之前用於新增流程的原始關聯表單,然後在那裡進行變更。

如果您需要更靈活的使用內建工作流程,您可以使用像 SharePoint Designer 2013 這樣的工具以更進一步的自訂工作流程。 您也可以從頭開始建立自己的原始工作流程。

使用工作流程設計工具,您可以建立規則,將條件和動作與 SharePoint 清單和文件庫中的項目建立關聯。 對清單或文件庫中的項目進行變更會觸發工作流程中的動作。

例如,您可以設計會啟動其他核准工作流程的工作流程 (如果項目的成本超過特定金額)。

您也可以定義適用於一組相關文件的工作流程。 例如,如果您的工作流程與文件庫相關聯,或已篩選為文件內容類型,則會顯示一組關聯式文件組動作。 文件組允許將一組文件視為單一單位處理,因此文件組的工作流程動作會在文件組中的每一個項目上執行。

另請參閱

使用 SharePoint Designer 2013 和 SharePoint 工作流程平台建立工作流程

瞭解 SharePoint 2010 中的核准工作流程

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