SharePoint 所含的工作流程概觀

SharePoint 工作流程是預先設計的迷你應用程式，可簡化並自動化各種不同的商業程式。工作流程的範圍可以是收集方案或檔的簽章、意見反應或核准，以追蹤例行程式的目前狀態。 SharePoint 工作流程的設計目的是節省您的時間與精力，並將一致性與效能帶入定期執行的工作。

附註: SharePoint 2010 工作流程已于新租使用者的2020年8月1日終止，且已從2020年11月1日的現有租使用者中移除。如果您使用的是 SharePoint 2010 工作流程，我們建議您遷移至 [電源自動化] 或其他支援的解決方案。如需詳細資訊，請參閱 SharePoint 2010 工作流程停用。

什麼是 SharePoint 工作流程？

您可能已經知道流程圖是什麼。它是程式的圖形化地圖，其中包含每個步驟的相關指示。

工作流程的程序

SharePoint 工作流程就像是一種自動化的流程圖，它會在您的標準工作流程中花費許多勞動、猜測及隨機性。

例如，請參閱圖例中的檔核准流程。手動執行此程式可能表示有許多簽核、轉寄檔和傳送提醒，且每個工作都必須由您或您的一或多個同事來執行。這表示有許多額外的工作，以及常中斷的資料流程。

但是，當您使用 SharePoint 檔核准工作流程來執行程式時，工作流程會自動完成所有檢查與追蹤及提醒及轉寄。如果有人在完成工作時延遲，或者如果出現其他問題，則大部分隨附的工作流程都會產生通知，讓您瞭解它。減少對流程的監視。

執行 SharePoint 工作流程很簡單。選擇工作流程類型，選取您的選項，然後讓工作流程執行。如有需要，請取消或終止工作流程。

我可以使用 SharePoint 工作流程來自動化哪些程式？

每個工作流程類型都包含像範本一樣的操作。您可以為單一清單或文件庫新增工作流程的實例，或針對整個網站集合新增您想要的實例選項和選項。這些選項和選取範圍包括工作流程指派工作的人員、任務的期限、工作流程的啟動方式及執行者，以及在任務通知中包含的指示。若要建立新的工作流程，請移至 清單設定 > 工作流程設定 > 新增工作流程。如果您想要的話，請參閱2010和2013工作流程的相關詳細資訊。

重要: 根據預設，[核准]、[收集意見反應] 和「收集簽章」工作流程不會啟用，也不會列在關聯表單的 [ 選取工作流程範本 ] 清單方塊中。若要讓其可供使用，網站管理員必須在網站集合層級啟動它們。移至 [ 網站設定 ] > 網站集合功能 > [ 啟用工作流程] 功能。此外， SharePoint 2013 提供以 SharePoint 2010為基礎的工作流程範本。如果您想要建立具有相似邏輯的 SharePoint 2013 的工作流程，請使用 SharePoint Designer 2013之類的工具。

共有五個預先設計的工作流程類型。

核准 (傳送檔或專案以供核准或拒絕)

核取符號核准工作流程將檔或其他專案傳送給指定的人員，以供其核准或拒絕。您也可以使用「核准」工作流程來控制清單或文件庫中的內容核准。若要深入瞭解，並取得逐步指示，請參閱關於核准工作流程的所有相關資訊。

收集意見反應 (傳送檔或專案以取得意見反應)

收集意見反應工作流程「收集意見反應」工作流程會將檔或其他專案傳送給指定的人員，以取得他們的意見反應。 [收集意見反應] 工作流程會合並來自工作流程擁有者的所有參與者意見反應，並提供審查程式的記錄。若要深入瞭解，並取得逐步指示，請參閱收集意見反應工作流程的相關資訊。

收集簽名 (傳送檔、活頁簿或表單以進行數位簽章)

收集簽章工作流程將 Microsoft Office 檔傳送給指定的人員以進行數位簽章。請注意，「收集簽章」工作流程只能與 Word 檔、Excel 活頁簿及 InfoPath 表單一起使用。若要深入瞭解，並取得逐步指示，請參閱收集簽章工作流程的所有相關資訊。

三態 (透過三種狀態或階段來追蹤問題、專案或任務)

三態工作流程的設計目的是透過三種狀態 (階段) 來追蹤清單專案的狀態。它可以用來管理需要組織追蹤大量問題或專案（例如客戶支援問題、銷售線索或專案工作）的商務程式。

針對每個狀態之間的轉場轉換，工作流程會將任務指派給人員，然後將有關工作的電子郵件提醒傳送給該人員。完成此工作後，工作流會更新專案的狀態，並在下一個狀態進行。 [三態工作流程] 的設計目的是與 [問題追蹤] 清單範本搭配使用，但它可以與任何包含三個或更多值之選擇欄的任何清單搭配使用。

若要深入瞭解以及逐步指示，請參閱使用三態工作流程。

發佈核准 (自動化內容傳送以供審查及核准)

處理核准工作流程發佈核准工作流程與其他 SharePoint 工作流程類似，因為它會自動將內容路由至行業專家和專案關係人，以供審查及核准。發佈核准工作流程如此獨特的原因，是因為它是專為嚴格控管發佈全新和更新網頁的發佈網站所設計的。在這些類型的網站中，在工作流程中的每個核准者核准前，不能發佈新的內容。若要深入瞭解以及逐步指示，請參閱使用發佈核准工作流程。

誰可以新增及啟動 SharePoint 工作流程？

若要新增或啟動工作流程，您必須擁有工作流程執行所在之清單、文件庫或網站集合的正確許可權：

新增工作流程 根據預設，您必須具備 [管理清單] 許可權才能新增工作流程。 ([擁有人] 群組和 [成員] 群組預設都有 [管理清單] 許可權;[訪客] 群組不是。 )
啟動工作流程 此外，您還必須擁有 [編輯專案] 許可權，才能啟動已新增的工作流程。 ([擁有人] 群組和 [成員] 群組預設都有 [編輯專案] 許可權;[訪客] 群組不是。 )
或者，擁有者可以選擇設定特定工作流程，讓 其只能由 [擁有人] 群組的成員啟動。如果有特定權限的子網站，擁有者將需要確保將所需的許可權明確指派給工作流程使用者。請參閱編輯和管理 SharePoint 清單或文件庫的許可權。 < 這是以意見反應為基礎，即「我在公司 sp 網站上建立了一個子網站以測試工作流程功能，因此我應該擁有啟動工作流程的許可權，但我不能-為什麼？」>

如何新增及執行 SharePoint 工作流程？

下圖提供規劃、新增、執行及修改 SharePoint 工作流程之基本階段的高層次視圖。每個步驟的個別區段如下。

工作流程的程序

平面圖 在您使用初始表單新增您的工作流程時，請確定您知道所需的選項，以及所需提供的資訊。
Add 填寫初始表單，將您的工作流程版本新增至清單、文件庫或網站集合。
開始手動或自動在清單或文件庫中的檔或其他專案上開始新的工作流程。 (如果您是手動啟動，您可以在 briefer 初始表單上變更部分工作流程的關聯表單設定。 ) 當工作流程開始時，它會建立任務、傳送通知訊息，並開始追蹤動作和事件。
監控當工作流程正在執行時，您可以查看 [工作流程狀態] 頁面，以查看已完成的任務，以及所發生的其他動作。如有需要，您可以在這裡調整目前及未來的工作，甚至取消或終止此工作流程執行。
校閱執行完畢後，就可以在 [工作流程狀態] 頁面上查看其整個歷程記錄。此外，您也可以在 [狀態] 頁面上建立此工作流程一般效能的統計報告。
變更如果工作流程不會像您想要的那樣運作，您可以開啟您用來新增的原始關聯表單，然後在該處進行變更。