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使用本參考指南,快速瞭解 Microsoft SharePoint Designer 2010中可用的工作流程動作。

本主題內容

SharePoint Designer 中的工作流程動作

在 SharePoint Designer 2010中檢視工作流程動作清單的方法有兩種。 編輯工作流程時:

  • 在 [ 工作流程] 索引 標籤的 [ 插入 ] 群組中,按一下 [ 條件 ] 以開啟工作流程動作清單。

  • 或者,您可以在工作流程步驟內按一下,在出現的搜尋方塊中輸入您所要條件名稱中的文字,例如新增,然後按 Enter。 包含您所輸入文字的動作及條件會顯示在文字方塊下方。

將關鍵字輸入工作流程步驟,並按 Enter 鍵查看相關動作清單

建立工作流程期間可用的動作取決於工作流程的內容。 例如,根據 Microsoft SharePoint Foundation 2010,網站無法使用 [開始核准程式 ] 和 [ 開始意見反應處理常式 ] 動作。 某些清單動作只能在模擬步驟內使用,有些則只有當您的工作流程與檔內容類型相關聯時,才能使用其他動作。 在網站工作流程中無法使用目前專案上的清單動作,例如 [設定內容核准狀態 ] 和 [ 在目前專案中設定欄位 ]。

動作會根據工作流程中的應用程式區域,以類別加以組織。 例如,影響專案行為的動作會列在 [ 清單動作] 底下;與 [ 檔組動作] 底下的檔集相關的動作;和 [自訂動作] 底下的自訂工作流程 動作。 動作的類別如下:

  • 核心動作

  • 檔組動作,只有在工作流程與文件庫或檔內容類型相關聯時才會顯示。

  • 清單動作

  • 關聯式動作只有在您的 SharePoint 網站執行 SharePoint Server 2010時才會顯示。

  • 任務動作只會在 SharePoint 網站執行 SharePoint Server 2010時顯示。

  • 只有當您自訂預先建立的工作流程動作中的工作時,才會顯示 [工作行為動作],例如 [開始核准程式 ] 和 [ 啟動意見反應程式]

  • 公用程式動作

頁面頂端

一般動作

一般動作是不論工作流程上下文,都會顯示在 [動作] 清單中的動作。

動作

描述

核心動作

列出工作流程中最常使用的動作。

新增註解

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 批註:批註 文字。 使用此動作在工作流程設計工具中留下資訊豐富的批註以供參考之用。 當有其他使用者共同撰寫工作流程時,這特別有説明。 例如,如果目前工作流程中的變數沒有方便使用者使用的名稱,您可以使用此動作來新增批註,指出變數在工作流程中執行的動作。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

批註:此變數會提供工作流程初始器的部門。

附註: 在 Visio 2010 中編輯工作流程的任何人都可以檢視批註。

將時間新增至日期

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,例如將 0 分鐘新增至最新 (Output 至 Variable:date) 。 使用此動作將特定時間以分鐘、小時、天、月或年新增至日期,並將輸出值儲存為變數。 日期可以是目前日期、特定日期或查閱。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

7新增至目前專案:已修改 (輸出至:變數:從修改) 的一周

執行計算

此動作最初會在工作流程步驟中顯示為 [計算值加值], ([變數:小算盤] 輸出) 。 使用此動作來執行計算,例如加、減、乘或除兩個值,並將輸出值儲存在變數中。

以下是工作流程步驟中動作看起來可能像的範例,

  • 計算 36除以9 (輸出至 變數: 小工具 數)

計算 [fx::Courses*,填滿的基座] 加上 1 (輸出至變數:新的填滿基座)

記錄至歷程記錄清單

使用此動作將工作流程的相關訊息記錄到其 [歷程記錄] 清單中。 郵件可以是工作流程事件的摘要,或是工作流程的任何重要事項。 工作流程歷程記錄清單對於疑難排解工作流程問題很有説明。

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,例如 將此訊息記錄到工作流程歷程記錄清單。 使用此動作來記錄工作流程在其生命週期中于特定實例中執行的作業。 例如,您可以記錄一則訊息,指出 已複製到清單 A,或傳 送電子郵件給檢閱者。 當工作流程順利完成時,您可以移至工作流程的 [工作流程歷程記錄 ] 清單,並查看 [ 描述 ] 欄中顯示的訊息。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

從 [修改] 變數設定到工作流程歷程記錄清單的 [記錄一周]

附註: 如果您想要停止工作流程的動作,然後將郵件記錄到 [歷程記錄] 清單,請改用 [停止工作流程 ] 動作。

[持續時間暫停]

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示 為 [暫停] 0 天、0 小時 5 分鐘。 使用此動作可將工作流程暫停在天、小時或分鐘內的特定工期。

附註: 延遲時間會由計時器工作間隔影響,預設值為五分鐘。

暫停直到日期

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [暫停],直到這次為止。 使用此動作可將工作流程暫停至特定日期。 您可以新增目前日期、特定日期或查閱。

以下是工作流程步驟中動作看起來可能像的範例,

  • 暫停到 2010 年 1 月 1 日上午 12:00:00

暫停直到 變數:[修改] 的一周

傳送Email

此動作最初會顯示在工作流程步驟中,Email這些使用者。 使用此動作將電子郵件傳送給使用者或群組。 常用來傳送確認電子郵件給工作流程參與者。 Email收件者可以是網站集合內的使用者或群組,或組織內的任何人。 您現在可以輕鬆地在主旨中指定動態值,例如查閱或字串。

重要: 外寄電子郵件必須在 SharePoint 管理中心中設定。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

Email變數:核准者

設定日期/時間欄位的時間部分

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,例如將日期的時間設為 00:00 (輸出至變數:日期) 。 使用此動作建立時間戳記,並將輸出值儲存在變數中。 您可以以小時和分鐘為單位設定時間,並新增目前日期、特定日期或查閱。 例如,假設您想要新增時間戳記至新增至訂單清單中的任何新客戶訂單。 您想要新增特定時間,讓工作流程對所有有相同時間戳記的新專案執行任何動作,例如將訂單路由至倉庫,而不是使用時間戳收到的目前訂單時間。 另一個範例,假設您在某一天上午 9 點有一份簡報,而且想要使用電子郵件提醒。 您可以使用這個動作將時間新增至日期、將工作流程暫停到簡報前一天,然後讓工作流程傳送提醒給您。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

目前專案的時間設為0000:00已修改 ([修改時間] 變數設為午夜)

設定工作流程狀態

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [將工作流程狀態設定為已取消]。 使用此動作來設定工作流程的狀態。 預設選項為 [取消]、[已核准] 和 [拒絕]。

您可以在動作的下拉式清單中輸入新的狀態值。 輸入狀態值後,專案會自動新增至下拉式清單。 例如,您可以輸入比 [ 已完成 ] 或 [ 取消] 更方便使用者且資訊更豐富的狀態,例如 [費用報告已核准]。

附註: 

  • 建立狀態值之後,您就無法重新命名或刪除該值。 不過,您不需要使用它。

  • 自訂狀態僅適用于目前的工作流程,無法用於其他工作流程。

  • 如果在模擬步驟內使用該動作,工作流程就無法使用您在動作中定義的自訂狀態值。

如果 [設定工作流程狀態 ] 動作是您在工作流程中使用自訂值的最後一個步驟,您可以在工作流程暫停或完成時,于清單的 [狀態 ] 欄中看到自訂值。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

將工作流程狀態設定為S指定狀態:可供設計檢閱

設定工作流程變數

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,例如 將工作流程變數設為值。 使用此動作將工作流程變數設定為值。 當您希望工作流程將資料指派給變數時,請使用此動作。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

設定變數:費用報表總計目前專案:總計

停止工作流程

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [停止工作流程] 並記錄此訊息。 使用此動作可停止目前工作流程的實例,並將郵件記錄到 [工作流程歷程記錄 ] 清單。 您在動作中指定的訊息會出現在工作流程完成時工作流程歷程記錄的 [ 描述 ] 欄中。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

停止工作流程和記錄 工作流程超過工期上限

清單動作

此動作類別會對清單專案執行操作。

附註: 此類別中的某些動作只會出現在特定的工作流程內容中。 例如,有些清單動作只有在您按一下工作流程中的模擬步驟時才會出現,而有些則只會在工作流程附加至檔內容類型時出現。 如需詳細資訊,請參閱 模擬步驟中可用的動作工作流程與檔內容類型相關聯時可用的動作

存回專案

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,做為 [在此清單中存回專案並加上批註:批註]。 檢查已取出的專案。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

費用報 表中存回專案並加上批註: 已核准費用報表

附註: 您只能存回文件庫中的專案。

取出專案

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [取出此清單中的專案]。 使用此動作來取出專案。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

取出目前專案中的 專案

附註: 工作流程會先驗證專案是否已存回,然後再取出檔

  • 您只能取出網站文件庫中的專案

複製清單項目

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [將此清單中的專案複製至此清單]。 使用此動作將清單專案複製到另一個清單。 如果清單專案中有檔,工作流程也會將檔案複製到目的地清單。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

目前專案中的專案 複製到 封存要求

重要: 來源和目的地清單中至少必須有一個類似的欄

建立清單專案

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [ 在清單中建立專案 ([輸出至變數:建立) ] 。 使用此動作可在您指定的清單中建立新的清單專案。 您可以在新專案中提供欄位和值。

每當您想要以特定資訊建立新專案時,您都可以使用此動作。 例如,每當核准重要的公司相關檔時,例如合約或封存檔,都會建立公告。

輸出變數是清單中所建立專案的識別碼。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

[訂單 ] ([輸出至變數] 中建立專案:[新增訂單識別碼])

刪除項目

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [刪除此清單中的專案]。 使用此動作刪除專案。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

刪除中的專案

捨棄取出專案

此動作最初會在工作流程步驟中顯示為捨棄此清單中的專案取出。 如果專案已取出、已對它進行變更,而且您想要移除變更並存回專案,請使用此動作。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

捨棄 [] 中的取出專案

設定內容核准狀態

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為使用 批註將內容核准狀態設定為此狀態 :如果您已在清單中啟用內容核准,請使用此動作將內容核准狀態欄位設為 [ 已核准]、[ 拒絕] 或 [ 擱置]等值。 您可以在動作中輸入自訂狀態。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

將內容核准狀態設定為 [核准 ] 外觀良好

附註:  [設定內容核准狀態] 動作可在工作流程目前作用的專案上運作,因此該動作無法在網站工作流程中使用。

  • 您必須先在清單中啟用內容核准,才能使用此動作。

在目前專案中設定欄位

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [設定歸檔為值 ] 使用動作將目前專案中的欄位設定為值。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

內容類型識別碼 設定為 規格

附註: 當您在網站工作流程中工作時,無法使用 [在 目前專案中設定欄位 ] 動作。

  • 如果您想要暫停工作流程,直到工作流程變更欄位的值為止,請改用 [ 在目前專案中等待欄位變更 ] 動作。

更新清單專案

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 清單中的更新專案 使用此動作來更新清單專案。 您可以在這些欄位中指定欄位和新的值。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

更新中的專案

等待目前專案中的欄位變更

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,例如 [等待欄位等於值]。 此動作會暫停工作流程,直到目前專案中的欄位變更為新值為止。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

等待 核准狀態等於1;#Rejected

附註: 如果您希望工作流程變更欄位的值,而不是讓工作流程等待欄位變更,請改用 [ 在目前專案中設定欄位 ] 動作。

工作動作

此類別中的動作與任務專案有關。

將表單指派給群組

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [指派自訂表單給這些使用者]。 它可讓您建立具有自訂欄位的自訂工作表單。

您可以使用這個動作,將工作指派給一或多個參與者或群組,提示他們執行工作。 參與者會提供其回應自訂工作表單的欄位,並在完成工作時,按一下表單上的 [ 完成工作 ]。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

資產報告 指派給 行銷

沒有可識別任務資料的傳回值。

指派待辦事項

此動作最初會在工作流程步驟中顯示為 [指派待辦事項給這些使用者]。 使用此動作將工作指派給每一個參與者,提示他們執行其工作,然後在完成時按一下其工作表單上的 [ 完成 工作] 按鈕。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

提交費用報表 指派給 行銷

從使用者收集資料

此動作最初會顯示在工作流程步驟中,例如 從此使用者收集資料 (輸出至變數:收集) 。 使用此動作將工作指派給參與者,提示他們在自訂工作表單中提供所需資訊,然後按一下工作表單上的 [ 完成 工作] 按鈕。

此動作有輸出子句,也就是說,工作流程會將動作傳回的資訊儲存在對應的變數中。 動作中已完成工作專案的清單專案識別碼會儲存在 收集 變數中。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

行銷 (輸出到變數收集費用報表:行銷費用報表)

公用程式動作

此類別中大部分的動作都可以用來擷取文字字串中的資訊。

您可以剪下文字字串,並在工作流程中的數種不同案例中使用。 假設貴公司想要以特定名稱格式為所有內送檔加注,例如date_department (例如07142009_sales.docx) ,而您想要執行工作流程,根據該檔案中的日期指派工作給檢閱者。 您可以使用公用程式動作來取得檔案名稱的前 8 個字元 (07142009) ,並使用查閱強制動作將其轉換為日期,以便指派到期日的工作。

如需查閱強制檢查的詳細資訊,請 參閱另請參閱 一節。

從字串結尾擷取子字串

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 從字串的結尾複製 0 個字元 (輸出至變數:子字串) 。 使用此動作從字串結尾複製 n 個字元數,並將輸出值儲存在變數中。 您必須定義工作流程必須從字串複製的字元數。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

[目前專案:名稱] ([輸出] 複製到 [變數]:Copy15CharFromEndOfName)

從字串索引擷取子集

此動作最初會在工作流程步驟中顯示為 [從字串複製],從 0 開始 ([輸出到子字串) ]。 使用此動作複製字串中從字元 n 開始的所有字元,並將輸出儲存在變數中。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

目前專案:名稱複製,從4 (輸出到變數:CopyStringFromChar4)

從字串開頭擷取子字串

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 將字串開頭的 0 個字元複製 (輸出到變數:子字串) 。 使用此動作從字串開頭複製 n 個字元數,並將輸出儲存在變數中。 您必須定義工作流程必須從字串複製的字元數。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

[目前專案:名稱] ([輸出] 的開頭複製15個字元:複製 15CharFromStartOfName)

從 [長度] 的 [索引] 擷取字串子集

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [從字串複製],從 0 開始為 0 字元, ([輸出至變數:子字串) ]。 使用此動作複製從字串中特定字元開始算起的 n 個字元數,並將輸出儲存在變數中。 您必須定義工作流程必須從字串複製的字元數。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

目前專案複製:名稱,從4開始15個字元 (輸出到變數:Copyfrom Char4for15CharOfName)

尋找日期之間的間隔

此動作最初會在工作流程步驟中顯示為 [ 尋找日期和日期之間的分鐘數 ([輸出至變數:時間) ] 。 使用此動作來計算兩個日期之間的時差,以分鐘、小時或天為單位,並將輸出儲存在變數中。

以下是動作在工作流程步驟中可能看起來的樣子範例,

CurrentItem:ModifiedToday之間尋找分鐘數 (輸出至變數:最後修改于分鐘)

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執行 SharePoint 網站時可用的動作 Microsoft SharePoint Server 2010

只有當您的 SharePoint 網站執行 SharePoint Server 2010時,才能使用 [ 開始核准程式]、 [宣告記錄] 和 [ 查詢 管理員] 等動作。

動作

描述

檔組動作

此類別中的動作與檔集有關。 檔集是儲存多份檔的資料夾。 在工作流程中,檔集會視為單一專案。

附註: 若要能夠在文件庫中使用檔集,您必須在 SharePoint 網站的文件庫設定頁面上新增 [檔集] 內容類型。

開機檔案組核准程式

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,做 為此檔集內容的開始核准程式,與此欄指定的使用者一起執行。 它會在設定給特定使用者的檔上開始核准動作。

當您使用此動作時,檔集的狀態以及組成檔組的檔都會變更,例如 [已核准] 或 [拒絕]。 如果您在檔集中使用 [開始核准程式] 動作,則只會變更檔組的狀態。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

Variable:Bill of Materials Approvalrs指定的使用者一起啟動此檔集內容的材料核准程式帳單

擷取檔集的版本

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為擷 取此檔集的版本,其中包含含有批註的內容類型版本:批註。 它會鎖定具有您在動作中指定之檔版本 ,主要或次要檔的版本。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

擷取此檔集的版本,其中包含含有批註 的最後主要 內容版本: 材料之 B 的上次主要版本

將檔集傳送到存放庫

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,因為 [提交檔] 是使用這個動作給這個目的內容召集人,並提供此說明 (輸出至變數:提交檔案結果) 。 它可讓您移動或複製檔集至檔存放庫。 檔存放庫可以是 SharePoint 網站中的文件庫,也可以是文件中心等網站,根據您定義的規則將記錄路由至特定目的地。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

使用 [複製檔庫] 提交檔集:GUID最終的材料複製到存放庫 (輸出至 變數:將檔集複製到存放庫)

附註: 若要能夠定義規則及傳送檔,您必須先在 SharePoint 網站中啟用 [內容召集人 ] 網站功能。 For more information, see the Configure the content organizer to route records topic in the See Also section.

設定檔組的內容核准狀態

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,例如將 此檔內容的內容核准狀態設定為此狀態並加上批註。 使用此動作將檔的內容核准設為 [ 已核准]、 [拒絕] 或 [ 擱置中]

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

將此檔內容的內容核准狀態設定為 [核 ] 資料帳單已核准

附註: 您必須先在清單中啟用內容核准,才能使用此動作。

工作動作

核准案例中會使用下列動作。 此類別中有兩個預先建立的工作流程動作:[開始核准程式 ] 和 [啟動意見反應程式]。 預先建立的動作就像子工作流程,表示工作流程邏輯已在動作中定義;您只需要提供適當的資訊即可。

這些動作會用於全域可重複使用的工作流程 核准 – SharePoint 2010收集意見反應 - 隨附于 SharePoint Server 2010的 SharePoint 2010 。 如需有關何時使用這些工作流程以及何時使用動作的詳細資訊,請參閱本文的何時應使用核准動作一節。

也有 [開始自訂工作程式]。 它具有內建邏輯,但不同于前兩個動作,不會與工作流程在每個階段應執行的工作預先內建。

附註: 只有當您自訂核准動作的行為,例如 [指派核准專案] 或 [指派專案供意見反應] 等核准動作時,稱為 [工作行為動作] 的動作類別才會出現在動作清單中。 如需 工作行為動作的詳細資訊,請參閱本文的核准動作內可用的動作一節。

開始核准程式

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,做為 與這些使用者一起在目前專案上的 [開始核准] 程式。 它會路由檔以供核准。 核准者可以核准或拒絕檔、重新指派核准工作或要求變更。

[開始核准程式]動作就像預先建立的工作流程一樣,該動作中已經定義了邏輯。 該動作內建數個不同的階段,可定義工作行為、工作程式列為、記錄歷程記錄、電子郵件通知及完成條件。 雖然動作隨附預先建立的邏輯,但仍需要您提供的資訊,例如檢閱者 () 、任務路由至參與者的順序—序號或平行、預設值為序列,以及任務完成的到期日。

您可以指派工作給動作中的內部和外部參與者。 外部參與者可以是貴組織中不是網站集合使用者的員工,或組織外部的任何人。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

使用變數啟動目前專案的規格意見反應程式:檢閱者

啟動意見反應程式

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,做為 與這些使用者在目前專案上開始意見反應程式。 使用此動作以特定順序指派工作專案以取得意見反應給使用者,順序或平行順序。 預設值是平行的。 使用者或工作參與者也可以將工作重新指派給其他使用者。 使用者完成後,可以按一下 [ 提交 意見反應] 按鈕來表示工作完成。

[開始意見反應處理常式] 動作就像預先建立的工作流程一樣,已經在動作中定義邏輯。 該動作內建數個不同的階段,可定義工作行為、工作程式列為、記錄歷程記錄、電子郵件通知及完成條件。 雖然核准動作隨附預先建立的邏輯,但仍需要您這一端的資訊,例如檢閱者 (使用者) 、任務路由至參與者的順序—序列或平行,以及任務完成的到期日。

您可以指派工作給動作中的內部和外部參與者。 外部參與者可以是貴組織中不是網站集合使用者的員工,或組織外部的任何人。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

針對具有變數的目前專案啟動規格核准程式:核准者

開始自訂工作程式

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,與 這些使用者一起在目前專案上開始工作程式[開始] 自訂工作流程動作是核准程式範本,如果上述核准動作不符合您的需求,您可以使用此範本。 [開始] 自訂任務程式也允許在程式內內建邏輯,但與其他兩個核准動作不同,它並不會預先內建于工作流程在每個階段應執行的工作。 您可以在工作行為或完成條件中指定自己的動作及條件。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

針對具有變數的目前專案啟動視訊課程核准程式:核准者

清單動作

此動作類別會對清單專案執行操作。

宣告記錄

此動作會在工作流程步驟中顯示為 [將此專案宣告為記錄]。 使用此動作將檔識別為記錄,並套用您在 SharePoint 網站上 [ 記錄宣告設定 ] 頁面中所定義的記錄限制設定。

您可以在網站集合的頂層網站定義記錄宣告設定。 記錄宣告設定會控制記錄的處理方式,例如是否可以編輯或刪除記錄、將哪些中繼資料套用至記錄,以及記錄的保留原則為何。 記錄宣告設定會指定專案宣告為記錄後應套用的限制、允許使用者角色宣告記錄,以及記錄宣告是否可供所有網站使用者使用。

取消宣告記錄

此動作會在工作流程步驟中顯示為 [將專案取消宣告為記錄 ] 使用此動作來復原套用至記錄的任何記錄宣告設定。

您可以在網站集合的頂層網站定義記錄宣告設定。 記錄宣告設定會控制記錄的處理方式,例如是否可以編輯或刪除記錄、將哪些中繼資料套用至記錄,以及記錄的保留原則為何。 記錄宣告設定會指定在專案宣告為記錄後應套用的限制、允許使用者角色宣告記錄,以及如果記錄宣告可供所有網站使用者使用。

關聯式動作

此類別中的動作可讓您使用使用者與使用者管理員之間的關聯。

查閱使用者管理員

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,因為 [尋找此使用者的管理員] ([變數:管理員]) 輸出 。 使用此動作查詢使用者的管理員。 然後輸出值會儲存在變數中。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

尋找工作流程管理員上下文:初始 (輸出至變數:管理員)

頁面頂端

工作動作內可用的動作

[ 開始核准程式 ] 和 [ 開始意見反應程式 ] 等動作可用於工作流程中,以指派核准或意見反應的清單專案。 這些動作是預先建立的,這表示動作中已經定義了大部分的工作流程邏輯;您必須提供適當的資訊,例如核准者或檢閱者。

附註: 如果上述動作不符合您的需求,您可以在瀏覽器、 SharePoint Designer 2010以及與 SharePoint 相容的開發環境中自訂這些動作,例如 Visual Studio。 您也可以使用相同的工具自訂 [開始自訂工作流程] 動作。 這個動作是一個範本,您可以用來為組織定義自己的程式。

當您在 [ 開始核准程式 ] 和 [ 啟動意見反應處理常式] 等動作內自訂工作行為時,可以使用標題為「 工作行為動作 」的新動作類別。

附註: 類別中可用的動作會根據您在工作流程中的上下文而有所不同。

動作

描述

結束任務程式

此動作一開始會以 [結束工作流程] 的形式顯示在工作流程步驟中。 工作程式隨即結束。 主工作流程接著繼續進行下一個動作。

將內容核准狀態 (設為作者)

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,例如將 工作程式執行專案的內容核准設定為此狀態, (以工作流程作者) 的方式 執行。 它可讓您使用工作流程作者的許可權,而非工作流程初始器,將清單專案的核准狀態設定為 [已 准]、[ 拒絕] 或 [ 擱置 ]。 如果啟動核准工作流程的人員可能沒有核准檔的許可權,通常會使用此功能。

清單專案是該動作目前正在執行的專案。 這可能就是工作流程正在執行的專案。

附註: 必須先在工作流程相關聯的清單中啟用內容核准。

等待工作流程專案中的變更

這個動作會顯示在工作流程步驟中,顯示為 等待工作程式執行的專案變更。 使用此動作可讓工作流程暫停工作程式,直到核准程式目前正在執行的專案中發生值變更為止。

等待工作流程專案中的刪除

這個動作會在工作流程步驟中顯示為 等待刪除工作程式正在執行的專案。 使用此動作可讓工作流程暫停工作程式,直到核准程式目前正在執行的工作專案中刪除值為止。

下列動作只會在您自訂 [開始核准程式 ] 動作時出現,按一下 [變更單一工作的行為],然後按一下 [ 指派工作前 ] 步驟。

設定任務欄位

此動作一開始會在工作流程步驟中顯示為 [ 將工作] 欄位設為值。 使用此動作將目前工作專案的欄位設定為值。 它可以用於尚未建立的工作。

下列動作只會在您自訂 [開始核准程式 ] 動作時出現,按一下 [變更單一工作的行為],然後在 [工作 擱置中 ] 或 [ 任務到期時] 內按一下。

重新觽化任務

此動作會顯示在工作流程步驟中, 然後 [重新裭取此工作]。 它會在沒有結果的情況下完成工作。

附加工作

此動作會顯示在工作流程步驟中, 然後新增工作並指派給此使用者。 系統會在核准動作目前階段結束時,指派新工作給動作中指定的使用者。 如果目前階段是 Molly;Diane;Oliver,則將工作附加到 Diane 會讓它變成 Molly;Diane;Oliver;Diane。

委派工作

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中, 然後將此工作委派給此使用者。 系統會重新取消指派給目前使用者的工作,然後無論工作是單一使用者還是群組,都指派給新的使用者。

向上呈報工作

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中, 然後向上呈報此工作給目前指派者的主管。 此動作沒有設定的變數。 工作會指派給目前獲指派工作的使用者管理員。

轉寄任務

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中, 然後將此工作轉寄給此使用者。 系統會重新取消指派給目前使用者的工作,然後將工作指派給新使用者。 如果新使用者是群組,而非單一使用者,則會為群組中的每個成員建立一個工作。 這與 [ 委派工作 ] 動作不同,該動作會在其中建立一個工作,即使使用者是群組也一樣。

插入工作

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中, 然後插入指派給此使用者的工作。 它會在核准程式的目前階段之後插入新階段,其中動作中指定的使用者是唯一的參與者。

重新指派工作

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中, 然後將此工作重新指派給此使用者。 將工作重新指派給其他使用者。

要求變更

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中, 然後顯示為 [要求變更此使用者]。 使用此動作向使用者要求變更,並在變更完成時將新工作回復給目前的使用者。

傳送工作Email

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,然後Email這些使用者。 使用此動作可在傳送給特定使用者的電子郵件中包含 [編輯工作] 按鈕。

附註: 當您按一下 [已 完成的任務] 時,也會出現這個動作。

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您應該何時使用核准和意見反應動作?

在 Microsoft Office SharePoint Designer 2007中,您在核准案例中使用了工作動作。 在 SharePoint Server 2010中預先建置的可重複使用工作流程,例如核准- SharePoint 2010收集意見反應 – SharePoint 2010,您可能想知道它們與開始核准程式和啟動意見反應處理常式的工作動作有何不同。 雖然工作動作和預先建立的工作流程都可以用於收集意見反應和核准案例,但預先建立的工作流程提供更複雜且完整的解決方案。

如果預先建立的可重複使用工作流程不符合您的需求,請使用 SharePoint Designer 2010自訂。 如果自訂預先建立的工作流程以符合您的需求,將有更多的工作建立新的工作流程,您可以運用工作流程中的 [開始核准程式 ] 和 [啟動意見反應處理常式 ] 動作。 如果您想要這些動作所提供的結構,但不想要提供功能,您可以使用 [開始自訂工作流程] 動作。

工作動作可以在不一定要遵守較大規模核准程式的案例中使用。 例如,傳送提醒給員工以填寫時程表。

請參閱下表,瞭解任務與核准動作之間的比較級資訊:

功能

工作動作

P 重新建置 可重複使用的 W orkflow

參與此程式的使用者數目

每個工作動作的單一使用者或群組

多位使用者可以參與多個作業階段。 作業階段可讓您指定兩件事:如果工作程式應以序列或平行方式執行,以及指派工作給哪些使用者或工作參與者。

預先載入的工作流程邏輯

工作動作沒有內建邏輯。 您必須使用其他動作及條件來建立核准或意見反應機制。

這些是配備內建邏輯的工作流程,可提供您開始完成核准或意見反應體驗。 您可以使用預設邏輯或自訂邏輯來符合您的需求。

任務路由給使用者的順序

群組的平行順序,且不適用於單一使用者的訂單。

工作流程中的工作可以設定為連續或平行進行。

針對任務資訊系結資料

工作動作未隨附現成的查閱。

從使用者收集資料 是含有輸出子句的動作,工作流程執行時間所產生的資料會儲存在輸出子句中的變數中。 您必須接著在工作流程中使用此變數進行數種不同的動作,以建立您自己的核准或意見反應案例。

這些工作流程會利用資料來源,讓您更輕鬆地自訂工作流程以符合您的需求。 資料來源包含選項,例如:目前專案、預先定義的工作流程變數和參數、目前工作流程的上下文,以及工作結果。

例如,若要以電子郵件傳送目前工作指派給的人員,您可以使用 [傳送Email] 動作,並將動作設定為以電子郵件傳送目前的工作:指派給

工作參與者 的特殊功能

工作動作對工作參與者沒有任何特殊功能,例如工作重新指派或變更要求。

核准動作可以讓工作參與者將工作重新指派給其他使用者,或只要按一下滑鼠就能向工作程式擁有者要求變更。

工作完成

使用者必須按一下 [ 完成工作 ] 按鈕,以指出任務完成。

您可以新增更有意義的按鈕,例如 [ 核准 ] 和 [ 拒絕 ],以在任務完成表單中指出工作結果。

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當工作流程與檔內容類型相關聯時可用的動作

有些工作流程動作只有在工作流程與文件庫相關聯時才能使用,例如 [共用文件] 或 [ ] 內容類型。

動作

描述

核心動作

將檔傳送到存放庫

此動作最初會在工作流程步驟中顯示為 使用此動作提交檔案至目的地路由器,並提供此說明 (輸出至變數:提交檔案結果) 。 它可讓您將與清單專案相關聯的檔移動或複製到檔存放庫。 檔存放庫可以是 SharePoint 網站中的文件庫,也可以是文件中心等網站,根據您定義的規則將記錄路由至特定目的地。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

使用[移封存:檔標識] 來提交檔案:檔案已準備好封存 (輸出至變數:提交檔案以進行封存)

附註: 若要能夠定義規則及傳送檔,您必須先在 SharePoint 網站中啟用 [內容召集人 ] 網站功能。

檔組動作

此類別中的動作與檔集有關。 檔集是儲存多份檔的資料夾。 在工作流程中,檔集會視為單一專案。

附註: 

  • 若要能夠在文件庫中使用檔集,您必須在 SharePoint 網站的文件庫設定頁面上新增 [檔集] 內容類型。

  • 檔集是 SharePoint Server 2010的一項功能

如需有關檔集的詳細資訊,請參閱本文 Microsoft SharePoint Server 2010 可在 SharePoint 網站執行時可用的動作。

清單動作

此動作類別會對清單專案執行操作。

刪除草稿

此動作會在工作流程步驟中顯示為刪除專案 (次要版本) 的所有草稿。 它會刪除目前專案的草稿或次要版本,如果有的話。 此動作沒有設定的變數。

附註: SharePoint 清單必須啟用具有次要版本的版本功能。

刪除舊版

此動作會在工作流程步驟中顯示為 [刪除此專案的所有先前版本]。 它會刪除目前專案的所有先前版本,如果有的話。 此動作沒有設定的變數。

附註: 版本功能必須在 SharePoint 清單上啟用。

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模擬步驟中可用的動作

有些清單動作只有在您按一下工作流程中的模擬步驟內時才能使用。 使用模擬步驟,藉由模擬工作流程作者而非工作流程初始器,讓工作流程執行動作。 模擬步驟在核准和發佈等案例中很有用,因為核准和核准內容的人員具有不同的許可權。 模擬步驟也有助於自動化網站系統管理員工作,例如工作流程自動指派許可權給使用者。

附註: 

  • 工作流程作者是上次發佈工作流程的人員。

  • 模擬步驟無法巢狀方式

動作

描述

新增清單專案許可權

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,例如將 這些許可權新增至清單中的專案。 它會將專案的特定許可權等級許可權授與特定使用者。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

新增參與、朗讀像中的專案

繼承清單專案父許可權

此動作最初會在工作流程步驟中顯示為 [繼承此清單中專案的上層許可權]。 如果您的專案具有專屬許可權,您可以使用此動作,讓專案繼承清單中的上層許可權。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

繼承影像中專案的上層 許可權

移除清單專案許可權

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,例如從清單中的專案移除這些許可權。 它會移除特定使用者專案的許可權。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

像中的專案移除參與

取代清單專案許可權

此動作一開始會顯示在工作流程步驟中,例如取代清單中的專案許可權。 它會以您在動作中指定的新許可權取代專案的目前許可權。

以下是在工作流程步驟中動作看起來可能像的範例:

取代圖像中的專案讀取

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網站工作流程內的動作

網站工作流程是在網站層級運作,不會附加至專案或內容類型等物件。 當您在網站工作流程內工作時,您將無法使用目前專案上的動作,例如 [設定內容核准狀態 ] 和 [ 在目前專案中設定欄位]。 For more information about these conditions, see the General actions section of this article.

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