使用 OneDrive

有時你可能想與團隊成員，甚至是公司外的人分享你正在處理的檔案。 OneDrive 讓你輕鬆分享與協作，同時控制誰能存取或編輯你的檔案。

我會學到什麼？

• 如何使用 OneDrive 來儲存和分享檔案。

我需要什麼？

• Microsoft OneDrive
• 5 分鐘

1. 在 OneDrive 分享檔案

1. 到 OneDrive 網站 ，用你的工作帳號登入。

2. 選擇你想分享的檔案或資料夾

3. 在頁面頂端選擇 「分享 。

   

4. 選擇 複製連結 以複製連結並以任何你想要的方式分享，例如電子郵件、文件或 Teams 訊息。

   

   或者，加入你想分享的人並打字留言。 選擇 「發送 」，他們會收到一封包含檔案連結的電子郵件。

2. 更改檔案的分享權限

1. 要更改連結權限，請選擇 連結設定：

   

   注意

   如果分享選項被灰色限制，可能是你的商業管理員限制了。 例如，他們可能會選擇停用 [任何人] 選項，以防止將可使用的連結轉寄給貴組織外的其他人。

   • [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者，無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

   • 擁有連結的 People in <Your Organization> 會讓組織內任何擁有連結的人都能存取該檔案，不論是直接從你那裡收到，還是從他人那裡轉寄。

   • 已擁有文件或資料夾存取權的人員可以使用 [擁有現有存取權限的人員]。 其不會變更任何權限。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員，請使用這個選項。 

   • [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員，不過其他人員也可能已具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請，則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。

     注意

     為了追蹤存取並確保安全性，您只可以與貴組織或擁有 Microsoft 帳戶的人共用。

2. 在 [設定] 下，您可以設定下列任何選項：

   • 允許編輯 讓使用者編輯他們能存取的檔案或資料夾。 如果您正在共用資料夾，擁有 [編輯] 權限的人員可以複製、移動、編輯、重新命名、共用及刪除資料夾中其可存取的任何項目。 取消核取此方塊，表示使用者可以在不登入的情況下檢視、複製或下載您的項目。 連結也可以轉寄給其他人。 不過，他們不能在您的 OneDrive 版本上進行變更。

     注意

     • 預設開啟了允許編輯 功能。
     • 您也可以在上一個畫面上選取共用檔案之名稱右邊的鉛筆圖示，以設定編輯權限。 

   • [封鎖下載] 會防止使用者下載他們可存取   的檔案或資料夾。 取消勾選此方塊表示使用者可以將檔案下載到他們的裝置。 

   • [設定到期日] 可讓您設定連結到期的日期。 在您設定的日期之後，連結將不再有效，您必須為需要存取您檔案或資料夾的使用者建立新連結。

   • [設定密碼] 可讓您設定密碼來存取檔案。 當使用者按一下連結，他們將收到輸入密碼的提示之後才能存取檔案。 您必須將這個密碼分別提供給任何您想要共用檔案的人。

   • 在審核模式下開啟只 限於留言和建議檔案。 

     注意

     • 只有 Word 文件/檔案具有此權限選項。
     • 如果某人已經擁有此文件的編輯權限，則選取 [僅在檢閱模式中開啟] 將不會阻止他們編輯內容。 對他們來說，文件會在編輯模式中開啟。

3. 設定所有連結設定和權限後，選取 [套用]。 

4. 現在你準備好分享你的檔案或複製連結了。

3. 分享你 Microsoft 365 應用程式中的檔案

如果你已經在 Microsoft 365 應用程式（如 Word 或 PowerPoint）中開啟檔案，可以輕鬆分享檔案，無需關閉檔案或離開應用程式。

1. 從應用程式右上角選擇 分享 。
2. 如果你想要連結，可以貼到電子郵件、簡訊或其他地方，選擇 「複製連結」。 否則請再次選擇 分享 。
3. 在 分享 對話框確認你希望對方擁有的權限，輸入他們的名字或電子郵件地址，並附上簡短訊息說明檔案是什麼以及你為什麼要分享給他們。
4. 選取 [傳送]。