Outlook 行事曆與電子郵件、連絡人及其他功能完全整合。 這項整合使行事曆元件成為 Outlook 最熱門的功能。 在本文中，我們會帶領您使用並了解行事曆各項功能的用途。 此外，我們也會介紹專門針對你的行事曆改進，讓你的體驗更一致。
在管理員/代理人情境中操作
如果您的組織允許，請使用 [快取 Exchange 模式] 設定 Outlook 連線到您的 Exchange 信箱。 此方法可提供最佳效能。
Microsoft Outlook、Microsoft Entourage、Outlook for iOS、Outlook for Android 及 Mac 版 Microsoft Outlook 的新功能，包含許多代理功能改進。
對於新的模型共享情境 (REST) ，建議我們簡化權限層級 (可以編輯、查看標題和位置等 ) 而非自訂代理權限。 新模型分享不支援自訂權限等級，可能導致意外結果。 技術上，多個代理對象可同時使用舊模型 (MAPI) 與新模型 (REST) 共享。 我們建議所有經理/委派關係都必須在新模型共享中設定。
限制代理人的人數
Outlook 不會限制您能夠新增的代理人人數。 然而，建議您僅授與 [編輯者] 權限給一 (1) 位代理人。 此方法可讓您追蹤會議的處理時間及方式。 由於代理人可以使用多部裝置存取您的資料，授與多位代理人 [編輯者] 權限將會讓您更難以判斷會議遺失或過期的原因。
即使您只授與 [編輯者] 權限給單一代理人，也請避免新增大量具有 [檢閱者] 或 [投稿者] 權限的代理人。 這是因為新增大量代理人可能會耗用其他資源。 例如，規則資料的大小限制可能已經達到。 當您新增代理人時，會進行各項變更：
- Outlook 會套用權限到相關資料夾。
- PublicDelegates Active Directory 屬性會更新，為代理人新增 [代理傳送者] 權限。
- Outlook 會新增代理人到管理員信箱的轉寄規則中。 如此會轉寄會議要求給代理人。
- Outlook 會在管理員信箱中儲存額外的代理資訊。
每一個元件區域的限制有所不同。 接近這些限制可能會影響效能與穩定性。
附註：
- 在產品開發與測試期間，Microsoft 最多使用 四 (4) 位代理人。 此外，代理人僅使用 Outlook。 裝置並不包括在測試之中。
- 如果您需暫時或永久替換掉具有 [編輯者] 權限的代理人，請將他的權限從 [編輯者] 變更為 [檢閱者] 或 [無]。 然後，將 [編輯者] 權限授與新的或備選代理人。
注意
不支援將安全群組設為代理;相反地，應將個別使用者設定為代理。
處理週期性會議
設定週期性要事的結束時間與限制其發生次數
Outlook 讓排程具有多個定期週期性要事的會議變得更容易。 我們建議您始終設定結束日期，並將重複系列限制在特定次數內。 很可能，定期會議遲早會需要調整。 例如，參加者會被加入或移除單一活動，或因假期日期或突發狀況而更改會議地點或時間。 Outlook 會將這些特殊變更逐一儲存為會議例外。 有大量例外的會議會導致會議系列難以管理。 此外，還可能引發非預期的系統行為。 當目前會議系列結束後，您隨時都可以建立新的會議系列。 設定發生次數時，請將頻率納入考量。 一年內，每週兩次的會議會比同期間的每月會議多約90次。
在原訂結束日期前結束週期性會議
雖然您可以取消週期性會議，但更好的選項是變更系列的結束日期。 這可讓您和與會者保留過去會議的記錄。 如果您取消所有週期性會議，則該歷程記錄都會遺失。 最佳選項是設定新的結束日期，然後傳送更新給所有與會者。 這樣會提早結束會議系列，但同時會保留先前會議的記錄。
注意
- 若提前結束會議系列，與重複會議相關的例外將失效。 欲了解更多例外資訊，請參閱上方「設定結束日期及限制出現次數」。
- 這個最佳做法同樣適用於你需要更改現有會議系列主題時。 提前結束會議系列，並用不同的主題建立新的定期會議。
如需取消會議系列未來所有會議的詳細資訊，請參閱：取消系列中所有未來的會議
變更召集人
Outlook 未提供變更會議召集人的方式。 若要變更週期性會議的會議召集人，請結束週期性會議。 若要這麼做，請設定較早的結束日期並傳送更新給所有與會者。 完成此步驟後，新的召集人應該建立新的週期性會議。
欲了解更多關於提前結束日期的資訊，請參閱 取消會議。
請避免使用週期性會議來共用附件
附件會使週期性會議的例外狀況變得更加複雜。 每個例外均包含其本身的附件複本。 當您新增例外到週期性會議時，系統會建立新的附件複本。 如果您對其中一組附件進行變更，這些變更不會散佈到其他例外。 如果你要求所有與會者都擁有該會議的最新變更副本，建議盡可能將附件儲存到 SharePoint 或 OneDrive，並附上連結分享。
注意
新增或移除獨立、非定期會議附件的操作是完全支援的。
處理所有會議要求與取消通知
雖然您可以直接從收件匣刪除會議要求，但最好的方式是選擇接受或拒絕，以正確地處理會議要求。 請務必使用「從 Calendar 移除」指令來處理收件匣中的會議取消。 請避免直接從行事曆模組處理會議。
避免複製會議
根據設計，Outlook 會移除會議複本與原始會議之間的所有連結。 這有助於避免不一致。 新版的 Outlook 會新增文字字串「複製：」到主旨。 這可讓您更容易識別會議版本。
從 Outlook 版本 2311 開始，不再支援複製會議內容。 這是刻意為防止複製會議的改變。 與複製會議相關的行動會產生意想不到的結果，因此我們建議避免複製會議。 這是長期以來被記錄為最佳實務的做法。 為了減少意外結果，Outlook 團隊實施了封鎖複製會議。
關於近期封鎖複製會議的更新資訊，請參見：
轉寄會議要求
當你使用 Outlook 將會議轉發給原本未被邀請參加的人時，Outlook 會將會議轉發通知給會議主辦人。 當主辦方收到會議通知時，新參加者會被加入主辦方的會議。 如果現有的與會者需要知道會議多了一個與會者，則召集人必須開啟該會議，並傳送會議更新給所有的與會者。
注意
- 不建議主辦單位自行轉發行事曆活動，否則可能會發生意外行為。 主辦方應使用「必要/可選」欄位來新增或移除參加者。 這同樣適用於代表主辦方管理行事曆的代表。
- 如果您想要讓他人知道有該會議，但不要透過邀請方式，您可以直接從行事曆拖曳會議邀請至 Outlook 左下角的 [郵件] 圖示。 這會開啟一封包含會議資訊的電子郵件，你可以發送給你。請注意，這封郵件不會將收件人 () 加入會議，僅包含日期、時間、主題和議程等會議資訊。
對於 Microsoft Exchange 使用者
Microsoft Exchange Server 2007 同樣也引進「會議轉寄通知」作為行事曆參與功能的一部分。 如果您使用 Outlook 連接 Exchange Server 組織的信箱，會議轉發通知行為可能會受到 Exchange 設定的限制，前提是由 Exchange 管理員設定。 例如，Exchange 系統管理員可能會禁止將會議轉寄通知傳送到遠端網域。
如果與會者位於與召集人不同的 Exchange 組織中，我們通常不建議與會者轉寄會議，除非滿足以下所有條件：
- 與會者使用 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。
- 與會者的 Exchange 管理員允許將會議轉發通知發送至遠端網域。
- 召集人使用 Microsoft Outlook 用戶端。
對於使用非 Exchange 郵件系統的與會者，我們通常建議不要轉寄會議，除非符合以下所有條件：
- 與會者使用 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。
- 召集人使用 Microsoft Outlook 用戶端。
若主辦方未收到會議轉發通知，會議與會者將不會被加入主辦方的會議。 如果召集人之後變更會議並傳送更新，只有原始受邀者會收到更新。 先前收到轉寄會議副本的與會者將不會收到更新。
如果上述限制阻礙你成功且持續地轉寄會議邀請，最好直接請會議主辦人加入想要的與會者。 如果你不確定你和想參加者的環境都符合上述條件，請務必請會議主辦人加入想要的參加者。
注意
Outlook 代理人不會收到會議轉寄通知。
給 Microsoft Exchange 使用者的其他建議
維護連線到您行事曆的裝置
請確定連線到您行事曆的裝置已安裝所有最新更新。 部分裝置會使用 Exchange ActiveSync 將行事曆與其他資料夾同步。 這些裝置包括 iOS 版 Outlook、Android 版 Outlook、Apple iOS 版及 Android 裝置。 Research In Motion (RIM) BlackBerry 裝置及其他裝置也可以與行事曆同步。
注意
在某些情況下，多個 Outlook 用戶端與裝置可能會同時修改項目，因而導致衝突。 為降低發生的可能性，請勿在相對短時間內同時處理兩個或多個用戶端或裝置。
維護與 Outlook 整合的增益集
大多數，甚至全部的 Outlook 外掛都能存取 Outlook 資料。 不論是在 Outlook 或其他裝置上，增益集都可能會變更您當時正在編輯的 Outlook 項目。 而這可能導致衝突。 若要將此可能性降到最低，請務必安裝任何與 Outlook 整合的增益集或程式之最新更新。 解除停用所有您用不到或是不需要與 Outlook 整合的程式與增益集。
注意
在某些情況下，多個 Outlook 用戶端與裝置可能會同時修改項目，因而導致衝突。 為降低發生的可能性，請勿在相對短時間內同時處理兩個或多個用戶端或裝置。