你可以透過 Microsoft Outlook 2013 連結包含客戶、任務、約會或貼文的外部清單。 一旦連接，你可以像原生 Outlook 資訊一樣，使用熟悉的 Outlook 使用者介面查看、編輯並列印資料。
如果你更新的資料是聯絡資訊，例如與客戶相關的資訊，你可以打電話給他們、發送電子郵件，並提出會議邀請。 資料同步為雙向或雙向。 Outlook 2013 中所做的變更會自動與外部資料來源同步。 對外部資料來源所做的變更會與 Outlook 2013 中的項目同步，儘管可能需要重新整理操作。
如需詳細資訊，請參閱尋找外部資料的相關內容。
您想要做什麼？
開始之前
若要使用外部資料，必須先執行幾個必要工作，以便安全地存取資料。 下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。 此外，如果您在使用外部資料時發生問題，這些資訊也可以幫助您找出問題所在。 若要存取外部資料，您或系統管理員必須執行下列作業：
常見的先決條件
準備外部資料來源 管理員可能需要建立帳號並授權資料來源，以確保正確的人能取得資料，且資料不會落入錯誤之手。 在外部資料庫中，管理員也可能想建立特定的資料表、檢視、查詢等，以限制結果僅需所需，並協助提升效能。
配置 SharePoint 服務與帳號 管理員必須啟用商業資料連接服務（Business Data Connectivity Services）及安全商店服務（Secure Store Services）。
配置安全商店服務 管理員必須完成以下任務：確定外部資料來源的最佳存取模式、建立目標應用程式，並設定目標應用程式的憑證。
配置商業資料連接服務 管理員必須確保建立外部內容類型的使用者擁有商業資料連接性（Business Data Connectivity）元資料儲存的權限，且適當的使用者能存取該外部清單所依據的外部內容類型。
建立外部內容類型 使用者必須定義一個外部內容類型，其中包含關於連接、存取、操作方法、欄位、過濾器及其他用於從外部資料來源檢索資料的元資料資訊。
建立外部清單 使用者必須根據外部內容類型建立外部清單，並視需要建立一個或多個外部清單的檢視。
確保 Office 產品已經準備好可用要與 Office 產品同步外部資料，您必須在每台用戶端電腦上安裝 Windows 7 或更新版本，以及以下免費軟體產品，分別是 SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 和 WCF Data Services 5.0 for OData V3 (如有需要，系統會自動提示您下載軟體) 。 另外，請確認 Office 安裝選項 Business Connectivity 服務已啟用 (這是預設) 。 此選項安裝 Business Connectivity Services Client Runtime，執行以下功能：快取與外部資料同步、將商業資料對應至外部內容類型、在 Office 產品中顯示外部項目選擇器，以及在 Office 產品內執行自訂解決方案。
Outlook 專屬的前置任務
啟用外部清單的離線同步功能 農場與網站功能「 外部清單離線同步」也必須啟用。 此功能在農場層級預設有效，但在地點層級則不自動啟用。
建立一個支援 Outlook 的外部內容類型 當您建立外部內容類型時，使用者必須啟用 離線同步支援 選項，並將 辦公項目類型 欄位設為以下之一： 聯絡人、 預約、 任務或 發佈。
對應欄位的映射 使用者必須將一個或多個外部內容類型欄位對應到各自的 Outlook 欄位。
當你將外部內容類型（如 客戶）映射到Outlook項目類型（如 聯絡人）時，必須明確將外部內容類型中的個別欄位（如 顧客名字、 顧客姓氏、 客戶地址和 客戶電話）對應到各自的Outlook項目類型欄位，例如聯絡人 的名字。 姓氏、 商業地址和 商務電話。
你不需要對應所有欄位，但以下欄位必須被映射。
| Outlook 項目類型 | Outlook 項目欄位 |
|---|---|
| 連絡人 | 姓氏 |
| 工作 | 主旨 |
| [約會] | 起始、結尾與主詞 |
| 後續 | 主旨 |
未映射欄位依數字不同，會以擴展屬性方式顯示如下：
- 相鄰 附加在 Outlook 表單預設頁面底部的表單區域， (2 到 5 個欄位) 。
- 分離 新增為 Outlook 表單中 (6 個以上欄位的頁面) 。
如果外部內容類型無法直接對應到任何 Outlook 項目類型，你可以將欄位映射到「Post Outlook 項目類型」，這是最通用的項目類型。
將外部清單連接到 Outlook 2013
- 前往包含外部清單的 SharePoint 網站。
- 點擊 清單>，連接到 Outlook。
- 如有需要，Outlook 2013 會開啟並建立一個新的 Outlook 資料檔案 (BCSStorage.pst) ，在導覽窗格中稱為 SharePoint 外部清單， 然後建立一個名為 <「Site> - <外部清單>」的資料夾。
秘訣
預設情況下，資料會自動每六小時刷新一次，但這個數值可以更改。 為了確保你看到的是來自外部資料來源的最新資料，請右鍵點擊資料夾，然後點擊 「立即同步」。
注意
預設情況下，Outlook 2013 只會顯示由外部內容類型作者明確對應到相應 Outlook 欄位的欄位。 或者，要查看外部列表中所有欄位，不論是映射還是未映射，你可以這樣做：
- 在表單中開啟單一項目 (在 「聯絡 人」標籤中，在 「顯示 」群組中，點擊 <名稱> 詳情 )
- 建立自訂的 Outlook 視圖，並包含外部清單中的所有欄位。
在 Outlook 說明系統中，您可以找到更多關於顯示欄位及建立自訂檢視的資訊。