如何在 Outlook for Windows 中離線工作

在新版 Outlook for Windows 中的離線存取

即使你沒有連上網路，也能透過啟用離線存取來使用新的 Outlook for Windows。 開啟後，新的 Outlook for Windows 會將你的電子郵件、行事曆事件和過去) 聯絡人 (存到你的裝置，離線時也能存取這些項目，並在線上時提升效能。

離線設定決定哪些物品會儲存到你的裝置，以及保存多久。 要設定這些，請參考下方「 更新離線設定」這一章節。 當你重新上線時，新的 Outlook for Windows 會自動更新已儲存在你裝置上的項目。

當我在新 Outlook 離線時，我該怎麼做？

你在線上執行的大部分行動，在離線時也能使用。 這些包括但不限於：

如果你嘗試做離線無法使用的操作，會跳出錯誤訊息，或是你所做的更改會回復成之前儲存的設定。

更新新 Outlook 中的離線設定

更新這些設定，選擇要儲存哪些資料夾以及儲存多少天數的物品。 如果你有多個帳號，請選擇你想套用設定的帳號：

選擇要儲存在本地的資料夾：

1. 選擇 設定>通用>離線>資料夾來儲存。
2. 從下拉選單中選擇 預設 (收件匣、已發送、草稿、存檔、刪除與暫停) 、 預設與收藏 夾 (這是預設設定的) 、 預設、收藏夾和最近使用的選項。

選擇將電子郵件儲存在本地的天數：

1. 選擇 設定>一般>離線>郵件天數來儲存。
2. 從下拉選單中選擇 7、 30 (這是預設的) 、 90 或 180 天的電子郵件儲存時間。

在新的 Outlook 中開啟或關閉離線存取

在新的 Outlook for Windows 中預設是開啟離線功能。 要關閉或開啟它，請執行以下步驟：

1. 選擇 設定>：一般>離線。
2. 選擇 「啟用離線電子郵件、行事曆和人員 」的開關，以開啟或關閉離線存取。
3. 選取 [儲存]。

關於在新 Outlook 離線工作，我還需要知道什麼？

以下內容目前無法在線下取得，但我們計劃在未來更新中加入：

• 在目標發布) ，為電子郵件草稿添加附件和內嵌圖片 (
• 建立、更新及刪除單一事件 (行事曆事件) (目標發布)
• 電子郵件的排序變更
• 啟用 Focused Inbox 時查看其他收件匣 ()
• 查看並更新通知、簽名與行事曆的設定

離線時無法使用的其他功能：

• 檢視共用資料夾
• 查看電子郵件與行事曆群組
• 查看最愛人物、分類及搜尋資料夾
• 建立、更新及刪除 (先前聯絡人)
• 查看完整的全球地址列表
• 安裝或使用 Outlook 外掛 (更多資訊，請參閱「離線時外掛可用性」部分， 使用 Outlook)

在經典 Outlook 中切換離線工作與線上工作

• 點擊 離線傳送/接收>工作。
  

當 Outlook 在經典 Outlook 中切換線上與離線運作時，所有電子郵件帳號都會被更改。

當你在功能區上標示「 離線工作 」或在經典 Outlook 視窗底部的狀態列顯示「離線 工作 」時，你就知道自己正在離線工作。

當你準備好再次線上工作時，請點擊 「離線傳送/接收>工作」。 按鈕文字不會改變，但只有離線工作時才會被高亮顯示。 當你在線上工作時，狀態列上的離線工作也會消失。

在經典 Outlook 中更改要離線的郵件數量

1. 點選 檔案>帳戶設定>帳戶設定。
   

2. 選擇 Exchange 或 Microsoft 365 帳號，然後點擊 「變更」。
   

3. 將 [離線設定] 底下的滑桿移到想要的時間量，例如 [全部]、[12 個月]、[6 個月]、[3 個月] 或 [1 個月]。 注意：如果您使用的是 Outlook 2016，您也可以選取短如 [3 天] 的時間量。
   
   舉例來說，如果您將滑桿移到 [3 個月]，那麼只有過去三個月以來的郵件會從 Exchange 伺服器同步處理到您的離線 Outlook 資料檔 (.ost)。 過去 3 個月以前的郵件只會放在伺服器上的信箱中。 您可以隨時變更這項設定。
   您必須開啟會下載郵件複本的 Exchange 快取模式。

   如果你使用 Microsoft 365 帳號使用 Outlook，我們建議你使用快取 Exchange 模式。

預設情況下，Outlook 會設定 Exchange 和 Microsoft 365 帳號只同步你 12 個月的電子郵件。

更改同步的資料量會影響 Outlook 開啟所需的時間，以及 Outlook 在你電腦上使用的儲存空間。 如果你是在虛擬桌面環境下運行，我們建議你只同步一個月的資料。

經典 Outlook 中的狀態訊息

你怎麼知道自己是在離線工作還是在 Outlook 上線上工作？ 有視覺提示，從 Outlook 視窗底部的狀態列開始。 如果顯示以下任一狀態指示，表示 Outlook 未連接到你的郵件伺服器。

或

在重新連線之前，你無法發送或接收電子郵件。

狀態：離線工作

離線工作通常是個選擇。 回到線上工作模式是一個簡單的過程。

• 在經典 Outlook 中，在 「發送/接收 」標籤中，選擇離線 工作 以重新連線。
  

狀態：已斷線

你與經典 Outlook 斷線的原因可能有很多。 以下只是一些可能原因的例子。

• 如果網際網路連線可以運作，則可能是郵件伺服器發生問題。
• 如果你能從網站登入電子郵件——例如 http://outlook.com——請確認是否能透過這種方式收發電子郵件。 如果電子郵件無法在網站上使用，請致電你的電子郵件服務提供商的技術支援尋求協助。
• 如果你能在網站上收發郵件，那你的郵件伺服器就沒問題。 但你的電腦可能需要更新，或者帳號設定可能有問題。

重新連接經典 Outlook 的建議

以下是一些建議的方法，幫助你重新連接經典 Outlook。

重置工作離線狀態

• 在 發送/接收 標籤中，選擇 離線工作，並查看狀態欄。 如果狀態顯示離線工作，重複這個動作直到狀態變成已連接。

檢查更新

• 請閱讀 「檢查更新」 主題並安裝所需的更新。

建立新的設定檔

為了避免你目前的 Outlook 個人檔案有問題，請 建立一個新的個人檔案。 如果你用新設定檔開啟經典 Outlook，但仍然斷線，試著移除你的帳號再重新加入。

1. 要移除電子郵件帳號，請從經典 Outlook for Windows 中執行移除 或刪除電子郵件帳號
2. 請依照新增 帳戶 的步驟繼續進行。

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