在傳統 Windows 版 Outlook 中使用規則來建立 [不在辦公室] 訊息

僅有特定類型的帳戶支援自動回覆 (不在辦公室) 功能。 如果您沒有 [自動回覆] 按鈕，表示您的電子郵件帳戶不支援此功能。 不過，如果您在離開的期間讓 Outlook​​ 繼續執行，就可以使用規則來自動回覆電子郵件。 規則也可以用於自動將電子郵件轉寄到另一個帳戶、標示為已讀取，或者移動到資料夾。 如需使用規則的詳細資訊，請移至 使用規則管理電子郵件。

使用規則在您離開的期間回覆收到的電子郵件

當您選取 Outlook 中的 檔案 時，您應該會有如下所示的畫面：

如果您有 顯示 [自動回覆] 的按鈕，請移至 [從 Outlook 傳送不在辦公室自動回覆]。 否則，請使用下列步驟建立範本來回覆郵件，並將 Outlook 設定為回覆每一封您所收到的郵件。

建立 [不在辦公室] 範本

1. 在 Outlook 中建立新電子郵件訊息。

2. 針對您的 [不在辦公室] 範本輸入主題和郵件內文。

   

3. 選取 [ 檔案>另存新檔]。

4. 為範本命名，並在 [檔案類型] 下拉式清單中，選取 [Outlook 範本 (*.oft)]。

5. 您可以變更範本的位置，但是您也能挑選預設位置，通常是 c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates。 選取 [儲存]。

您可以在每次您不在辦公室時建立新的範本，或重複使用現有的範本。 現在您已經準備好使用該範本來建立您的 [不在辦公室] 規則。

建立 [不在辦公室] 規則

1. 在 [ 檔案 ] 索引標籤上，選取 [ 管理規則] & [警示]。
2. 在 [規則及通知] 對話方塊的 [ 電子郵件規則 ] 索引標籤上，選取 [新增規則]。
3. 在 [ 從空白規則開始] 底下，選取 [ 對收到的郵件套用規則] ，然後選取 [下一步]。
4. 若要回覆您收到的每封電子郵件訊息，請讓 [步驟 1 ] 和 [步驟 2 ] 方塊保持不變，然後再次選取 [ 下一步 ]。 當 Outlook 詢問您是否要將此規則套用到所有郵件時，請選取 [是]。
5. 在 [您處理郵件的方式是] 底下的 [步驟 1: 選取動作] 中選取 [使用特定的範本回覆]。
6. 在 步驟 2：編輯規則描述下，為 特定範本選取底線文字。
7. 在 [選取回覆範本] 方塊頂端的 [查詢] 方塊內，選取 [檔案系統中的使用者範本]。
8. 選取上方建立的範本，然後選取 [開啟] 和 [下一步]。
9. 您可以新增任何所需的例外狀況，然後選取 [下一步]。
10. 為規則命名，例如不在辦公室。
    根據預設，已選取 [啟用這個規則]。 如果您準備好現在開啟您的 [不在辦公室] 回覆，請選取 [完成]。 否則，請取消選取此方塊。 您可以在日後啟用規則。

啟用規則

如果您已經在您需要 [不在辦公室] 範本與規則的幾天前建立，請使用下列步驟啟用規則。

1. 選取 [管理規則] & [警示]檔案>。
2. 在 [規則及通知] 對話方塊中的 [電子郵件規則] 索引標籤上，尋找您所建立的規則，並選取規則左邊的方塊。 然後選取 [確定]。