郵寄清單的秘訣

不管你的郵件多聰明，如果寄錯人，效果也不會太大。 你可以將郵件名單限制在姓名和地址，或是加入每位客戶的更多細節，以便將客戶分類到符合你業務需求的細分。

你越是針對可能對特定優惠感興趣的顧客群，郵件的成功率就越高。 計劃將郵寄活動的時間和預算中，花三分之一到一半的時間來精煉郵件名單，以鎖定合適的客戶群。

如何使用客戶資料

在取得顧客與潛在客戶的資訊後，追蹤他們共有的屬性會非常有用。 你在郵件名單中捕捉的細節越多，針對郵件的目標選擇就越多。

但務必確保你追蹤的詳細資料就是你實際使用的。 你讓郵件名單越複雜，維護清單的工作就越多。

例如，您可以以下任一方式使用客戶資料：

• 列印郵寄標籤 製作郵寄標籤，只需姓名和地址資訊即可。
• 寄信給特定地區的顧客請依城市或郵遞區號篩選您的郵件名單，讓您能輕鬆地只向居住在特定地區的客戶宣布促銷活動。
• 加入個人化的問候語 透過將收件人的名字分成 職稱、 名字和 姓氏 資料欄位，個人化郵件問候語。
• 聚焦於特定年齡的受贈者 透過收集客戶的出生 年份 ，例如「1945」 () ，通知客戶適合其人生階段的產品或服務，例如二十多歲的退休規劃與五十多歲的退休 ) (。
  如果你想向所有生日落在當月的顧客提供促銷禮物，可以收集他們的出生 日期，例如 「2000年1月1日」) (。
• 依性別量身訂做分開的郵件 透過在郵件名單中加入每位顧客的性別 (「男性」或「女性」) ，宣布新產品線僅限男性或女性。
• 使用購買紀錄 向最近有重大購買的顧客發送特別公告，或在你有新款喜愛品牌時通知顧客。 為此，你需要追蹤顧客的購買歷史。 你也可以通知顧客類似的產品 (「買了你買的東西的顧客也買了這個」) 。
• 發送電子郵件以節省郵資 透過寄送邀請函給提供電子郵件地址的客戶，節省僅限邀請活動的郵寄費用。 你可以先透過郵件合併，並篩選沒有電子郵件地址的客戶來處理印刷邀請函。 接著你可以透過電子郵件合併並篩選那些有電子郵件地址的客戶，建立電子郵件邀請。

建立郵寄清單

最基本的，郵件列表是一個將收件人紀錄分成共用欄位的文字檔。 這類清單通常以工作表或表格的形式呈現，每筆記錄在獨立的列中，並分隔成包含個別資料欄位的欄位，就像這裡展示的基本郵件列表一樣。

複雜的清單可能包含額外的資料欄位，如產品尺寸與顏色偏好、購買歷史、出生日期及性別。

如果你是第一次建立郵件列表，可以不用離開 Publisher 就完成。 欲了解更多資訊，請參閱 「建立郵件合併地址清單」。

結合多個來源的清單

無論你是有郵件名單還是購買郵件，Publisher 都能讓你輕鬆整合並編輯來自多個來源的客戶名單。 你可以選擇最適合自己的方式，從 Excel、Outlook 和 Access 中建立的其他郵件列表組合組合。

請指定要加入的清單

1. 在 郵件 標籤中，點擊「 郵件合併>步驟」Step-Mail 合併精靈。
   如果出版品連結到收件人名單，請確認連結，然後在郵件標籤中點選 編輯收件人名單。 如果該出版物沒有連結到現有的收件人清單，在郵件合併面板中，點選 「下一頁：建立或連結到收件人清單」，然後選擇你想要的清單。

2. 在郵件 合併收件人 對話框中，新增 至收件人清單中，請執行以下任一操作：

   • 點 選「輸入新清單」，在 「新地址清單 」對話框中新增你想要的項目，然後點擊 確定。
   • 點選 「使用現有清單」，在 「選擇資料來源 」對話框中選擇資料來源，然後點擊 「開啟」。
   • 如果系統提示你選擇郵件個人檔案， (點選你想) 的個人檔案，然後點擊確定。 在 「選擇聯絡人 」對話框中選擇資料夾或發行清單，然後點擊 確定。

合併列表時解決差異

當你將一個郵件列表加入另一個郵件列表時，新增列表中的一個或多個欄位可能與現有清單不符。 例如，您新增的地址清單可能包含 公司名稱 欄位，但原始清單可能沒有。

出版者會提示你透過開啟 「新增到收件人清單 」對話框來修正各種來源清單欄位間的不符。

1. 在 「新增到收件人清單 」對話框中，選擇「 匹配 」欄位中未勾選的欄位，然後在 「收件人清單與匹配欄位 」欄位中選擇你希望該欄位對應的欄位，然後點擊 「匹配」。

2. 在 配對欄位 對話框中，確認你選擇的欄位是否列在 「匹配到收件人名單」欄位 ，或選擇其他欄位，然後點擊 確定。

3. 如果你需要在收件人清單新增欄位以完成配對，請) 新增收件人清單 對話框 (左側清單中選擇你想新增的欄位，點擊 新增，然後點擊 確定。 新增欄位會顯示在 「新增欄位」下，待加入收件人清單。

   秘訣

   在新增欄位中選擇 該欄位， 然後點擊「 移除」即可移除。

當出版商沒有提示我去匹配欄位時，如何？

• 在 郵件合併 工作窗格中，在 「更多項目」中點選 「地址欄位」，然後點 選「匹配欄位」。

將捷徑儲存到合併清單

你可以建立合併清單的捷徑，用於其他郵件。 每當你編輯合併清單中的單一條目時，如果原始來源檔案有可供編輯，該編輯條目也會同步更新。 如果你不想更新原始原始檔案，請將收件人清單匯出成新檔案。

1. 在 郵件合併 工作窗格 (步驟3：建立合併出版品) ，在 「準備跟進此郵件」中，點擊 「儲存捷徑至收件人清單」。
2. 在「檔案儲存」對話框中，輸入合併地址清單的名稱。
   預設情況下，地址清單會儲存在 「我的資料來源 」資料夾中。 最好將地址清單保留在這裡，因為這是 Publisher 尋找資料來源的預設資料夾。
3. 按一下 [儲存]。

精煉收件人名單

當各來源清單中的欄位匹配時，所有紀錄都會出現在郵件 合併 收件人對話框的現有清單中，您可以在那裡篩選、排序並選擇收件人以納入電子郵件合併。 請選擇你想包含的每個收件人旁的勾選框，並清除你想排除的收件人旁的勾選框。

選取或清除所有項目

• 選擇或清除標題列中的勾選框。

篩選清單中的項目

如果你只想使用清單中的某些條目，可以用特定欄位或標準來篩選清單。 在篩選清單後，您可以使用核取方塊來包含和排除記錄。

1. 點擊你想篩選的項目欄目旁的箭頭。

2. 執行下列其中一個動作：

   • 點擊 (空白) 可顯示所有對應欄位為空白的紀錄。

   • 點擊 (非空白) 可顯示所有包含該欄位資訊的紀錄。

   • 點擊 (進階) 開啟篩選 與排序 對話框，您可以透過篩選條件進行篩選。

     注意

     你也可以在郵件合併收件人對話框中點擊「篩選」中的「篩選」來開啟篩選與排序對話框。

3. 秘訣

   如果你的資料來源包含共享相同資訊的紀錄，且欄位中獨特值不超過 10 個，你可以依特定資訊篩選。 例如，如果有多個地址標示澳洲為國家或地區，你可以篩選澳洲。

4. [合併列印收件者] 對話方塊只會顯示指定的記錄。 若要重新顯示所有紀錄，請點擊 (全部) 。

在清單中排序項目

如果您想要依字母順序查看項目，可以排序清單中的項目。

• 在郵件 合併收件人 欄格中，點擊你想排序的項目欄位標題。
  例如，如果您想要依姓氏的字母順序來顯示清單，請按一下 [姓氏] 欄位標題。
• 若要使用多重條件排序，請在「 精煉收件人清單」中點擊 排序。 在 篩選與排序 對話框中，選擇你想排序的條件。

尋找重複的

為了避免重複寄出，你可以在合併清單中找到並刪除大多數欄位 (但不一定全部符合的紀錄) 欄位。

1. 在郵件 合併收件人 對話框中，精 煉收件人清單中，點選 「尋找重複件」。
2. 在 「尋找重複」 對話框中，只勾選你想包含的條目，然後點擊 確定。

找到一個特定的收件人或一群有共同特質的收件人

若要辨識具有共同特徵的個人或一群人， (如姓氏、郵遞區號或出生月份) ，您可以在此列表中搜尋。

1. 在郵件 合併收件人 對話框中，精 煉收件人清單下，點擊 尋找收件人。
2. 在 「尋找輸入 」對話框中，輸入你想在 「尋找 」文字框中尋找的屬性，指定你想搜尋的欄位，然後點擊 「尋找下一步」。