共用清單或清單項目

套用到
SharePoint Server 2019 Microsoft 365 Microsoft 清單

本文討論如何與組織中的人員共用清單或清單項目，讓其他人可以檢視及編輯。

您隨時都可以管理清單和清單項目的權限，就像管理 檔案一樣。 如需與組織外部人員共用的詳細資訊，請參閱 OneDrive、SharePoint 和清單中的外部或來賓共用。

注意

  • 在 SharePoint 網站中，擁有網站權限的每個人通常都能使用清單和清單項目。 但在某些情況下，您可能會想要與無權存取您清單的人員共用清單或清單項目。
  • 您的畫面看起來是否與此處的範例不同？ 網站可能預設為使用傳統體驗，或您可能正在使用舊版 SharePoint。 如果您是清單擁有者、網站擁有者或系統管理員，請參閱 在新版或傳統版中切換清單或文件庫的預設體驗， 以取得設定預設體驗的步驟。

與特定人員共用清單或清單項目

  1. 移至清單，或選取您要共用的清單項目，然後選取 [共用]在 Microsoft 清單應用程式中的 [共用] 按鈕。

    1. 針對清單，您可以在 Microsoft 清單應用程式中找到 [共用] 按鈕。 在頂端功能區中。
    2. 針對清單項目，您可以在 Microsoft 清單應用程式中找到 [共用] 按鈕。 這位於 [標題] 欄右側或頂端功能區。

  2. 輸入您要共用清單或清單項目之人員或群組名稱。

  3. 選取右側的鉛筆圖示以設定其層級存取權限。

    1. 如果您要共用 清單，您有下列權限選項：

      • [可以編輯清單 ] 可讓人員編輯整個清單，包括編輯、新增或移除項目、欄或檢視。
      • [可以編輯項目 ] 允許人員僅編輯、新增或移除項目。
      • 可以檢視 允許人員僅檢視清單。 他們無法編輯或共用項目或清單。

    2. 如果您要共用 清單項目，您有下列權限選項：

      • [可以編輯 ] 可讓人員對項目進行任何變更。 他們無法編輯任何其他項目或清單。
      • 可以檢視 允許人員僅檢視項目。 他們無法查看任何其他項目或清單。

  4. 如果您想要的話，可以納入訊息。

  5. 選取 [傳送]。

注意

  • 共用清單需要 SharePoint 中的 [管理權限] 權限。 根據預設，這表示只有網站或清單擁有者可以共用清單。
  • 如果網站成員或網站訪客 (或任何非擁有者) 嘗試共用清單，SharePoint 會在網站允許存取要求時，傳送核准要求給網站擁有者。
  • 如果網站已 關閉存取要求，則非擁有者會收到一則訊息，讓他們知道他們沒有共用權限。
  • 您的公司系統管理員可能會將共用限制為組織外部的使用者。
  • 如果網站管理員並未將共用限制為網站擁有者，則任何具有 [編輯] 權限的人員都可以選取 [ 共用 ] 或 [ 複製連結]，與其他人共用該清單或清單項目。 沒有編輯權限的People可以使用 [複製連結] 來取得一個連結，讓已經擁有該清單或清單項目權限的人員可存取該連結。

  1. 移至清單，選取 Microsoft 清單應用程式中的 [共用] 按鈕。共用，然後選取複製連結圖示複製連結的螢幕擷取畫面。 若要共用清單項目，請選取您要共用的清單項目，然後選取 [複製連結] 圖示[複製連結] 的螢幕擷取畫面。

  2. 使用 [連結] 設定 或 [設定 ] 選項來變更連結權限。

    若為清單，請選取 [複製連結] 旁的[連結設定]：

    清單的連結設定螢幕擷取畫面

    針對清單項目，選取 [設定]：

    清單項目的連結設定螢幕擷取畫面

  3. 若要變更連結權限，請選取您想要授予連結存取權之對象的選項：

    注意

    如果共用選項呈現灰色停用狀態，則貴組織的系統管理員可能已限制使用該功能。 例如，他們可能會選擇停用 [任何人] 選項，以防止將可使用的連結轉寄給貴組織外的其他人。

    • [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者，無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

      注意

      • 此選項不適用於 SharePoint Server 2019。
      • 如果您沒有使用 SharePoint Server 2019 而且沒有看到此選項，這表示貴組織可能已在整個組織內停用此選項。

    • 貴組織>中的 <People 提供貴組織中擁有連結存取權的任何人，無論他們是直接從您接收，還是從其他人轉寄。

    • 具有現有存取權的People可由已擁有存取權的人員使用。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員，請使用這個選項。

    • 您選擇的 People 僅提供您指定的人員存取權，儘管其他人可能已經具有存取權。 如果有人員轉寄共用邀請，則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。 若要與特定人員共用，請參閱上一節， 與特定人員共用清單或清單項目。

  4. 在 [其他設定] 底下，選取下列其中一個選項。

    1. 如果您要共用 清單，您有下列權限選項：

      • [可以編輯清單 ] 可讓人員編輯整個清單，包括編輯、新增或移除項目、欄或檢視。
      • [可以編輯項目 ] 允許人員僅編輯、新增或移除項目。
      • 可以檢視 允許人員僅檢視清單。 他們無法編輯或共用項目或清單。

    2. 如果您要共用 清單項目，您有下列權限選項：

      • [可以編輯 ] 可讓人員對項目進行任何變更。 他們無法編輯任何其他項目或清單。
      • 可以檢視 允許人員僅檢視項目。 他們無法查看任何其他項目或清單。

  5. 當完成時，選取 [確定]。

  6. 當您準備好傳送連結時，請選取 [ 複製連結] ，並將連結貼到您想要傳送的連結。

    注意

    • 在 SharePoint 上儲存和儲存的清單會遵循該 SharePoint 網站的連結共用系統管理員權限。 儲存在 [我的清單] 中的清單會遵循設定檔的 OneDrive 共用權限。 您可以在 SharePoint 系統管理中心設定這兩項。
    • 只要連結存在，共用連結所授予的權限就會持續。 例如， 當連結停用時，存取權會遭到撤銷 (雖然其他人仍可透過其他方式存取該清單項目) 。
    • 選取 [允許編輯] 時， (和人員登入之後) 組織中的人員就可以編輯清單項目的欄值。 如果未選取 [允許編輯] ，則貴組織中的人員可以檢視項目及其欄位值，但無法進行編輯。
    • 網站管理員可以限制共用，以便只有擁有者可以共用。
    • 如果網站管理員並未將共用限制為網站擁有者，任何擁有清單項目 [編輯] 權限的人員都可以選取 [共用 ] 或 [複製連結]，與其他人共用該清單項目。 沒有編輯權限的People可以使用 [複製連結] 來取得一個連結，讓已有該清單項目權限的人員可存取該連結。

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