共用清單或清單項目

套用到
SharePoint Server 2019 Microsoft 365 Microsoft 清單

本文討論如何與組織內的人員分享清單或清單項目，讓其他人也能查看並編輯。

你可以隨時管理清單和清單項目的權限， 就像管理檔案一樣。 想了解更多關於與組織外人分享的資訊，請參閱 OneDrive、SharePoint 和 Lists 中的外部或訪客共享。

注意

  • 在 SharePoint 網站中，清單和清單項目通常對所有擁有該網站權限的人開放。 但在某些情況下，你可能想與那些原本無法存取你清單的人分享清單或列出項目。
  • 你的螢幕看起來和這裡的例子不同嗎？ 網站可能預設使用經典體驗，或者你使用的是較早期版本的 SharePoint。 如果你是清單擁有者、網站擁有者或管理員，請參考 「從新舊或經典切換清單或文件函式庫的預設體驗 」，了解如何設定預設體驗的步驟。

與特定人士分享一份清單或清單項目

  1. 前往清單或選擇你想分享的清單項目，然後在 Microsoft 清單應用程式中選擇「分享分享」按鈕。

    1. 關於清單，你可以在 Microsoft 清單應用程式的頂層功能區找到「分享分享」按鈕。
    2. 關於清單項目，你可以在 Microsoft 清單應用程式中，標題欄右側或頂方色帶找到「分享分享」按鈕。

  2. 輸入你想分享清單或清單項目的人物或團體名稱。

  3. 選擇右側的鉛筆圖示來設定他們的關卡存取權限。

    1. 如果你分享 清單，你有以下權限選項：

      • 「可編輯清單 」允許使用者編輯整個清單，包括編輯、新增或移除項目、欄位或檢視。
      • 「可以編輯項目 」允許使用者只能編輯、新增或移除項目。
      • 可以查看 ，讓人們只能查看清單。 他們無法編輯或分享項目或清單。

    2. 如果你正在分享 清單項目，你有以下權限選項：

      • 可編輯 功能允許人們對物品做出任何修改。 他們不能編輯其他項目或清單。
      • 可以查看 ，讓人們只能查看該項目。 他們無法查看其他項目或清單。

  4. 如果您想要的話，可以納入訊息。

  5. 選取 [傳送]。

注意

  • 分享清單需要在 SharePoint 中啟用「管理權限」的權限。 預設情況下，只有網站或清單擁有者可以分享清單。
  • 如果網站成員、訪客 (或任何非擁有者) 嘗試分享清單，SharePoint 會向網站擁有者發送批准請求（前提是網站允許存取請求）。
  • 如果網站關閉 了存取請求，非擁有者會收到訊息告知他們沒有分享權限。
  • 你的企業管理員可能會限制分享給組織外的使用者。
  • 如果網站管理員沒有限制分享給網站擁有者，任何擁有編輯權限的人都可以選擇 「分享 」或 「複製連結」來與他人分享該清單或清單項目。 沒有編輯權限的 People 可以使用複製連結，取得一個連結，讓已擁有該清單或清單項目權限的人也能存取。

  1. 進入清單，在 Microsoft 清單 App 中選擇「分享」按鈕。分享後，選擇截圖 複製連結圖示複製連結。 要分享清單項目，請選擇你想分享的列表項目，然後選擇 截圖的複製連結圖示複製連結。

  2. 請使用 連結設定 或 設定 選項來更改連結權限。

    對於清單，請選擇「複製連結」旁邊的連結設定：

    列表連結設定截圖

    對於清單項目，請選擇 設定：

    清單項目連結設定截圖

  3. 若要變更連結權限，請選取您想要授予連結存取權之對象的選項：

    注意

    如果共用選項呈現灰色停用狀態，則貴組織的系統管理員可能已限制使用該功能。 例如，他們可能會選擇停用 [任何人] 選項，以防止將可使用的連結轉寄給貴組織外的其他人。

    • [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者，無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。 因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

      注意

      • 此選項在 SharePoint Server 2019 中無法使用。
      • 如果你沒有使用 SharePoint Server 2019，也沒看到這個選項，代表你的組織可能已經在整個組織範圍內停用了這個選項。

    • 你組織>中的 <People 會給你組織中任何擁有連結的人存取權限，不論他們是直接從你那裡收到，還是從別人那裡轉寄來的。

    • 已有存取權限的 People 可以被已經有存取權限的人使用。 如果您只是要傳送連結給已擁有存取權的人員，請使用這個選項。

    • 你選擇的 People 只會給你指定的人存取權限，雖然其他人可能已經有權限。 如果有人員轉寄共用邀請，則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。 要與特定人士分享，請參考前一節，與 特定人士分享清單或清單項目。

  4. 在 「更多設定」中，選擇以下選項之一。

    1. 如果你分享 清單，你有以下權限選項：

      • 「可編輯清單 」允許使用者編輯整個清單，包括編輯、新增或移除項目、欄位或檢視。
      • 「可以編輯項目 」允許使用者只能編輯、新增或移除項目。
      • 可以查看 ，讓人們只能查看清單。 他們無法編輯或分享項目或清單。

    2. 如果你正在分享 清單項目，你有以下權限選項：

      • 可編輯 功能允許人們對物品做出任何修改。 他們不能編輯其他項目或清單。
      • 可以查看 ，讓人們只能查看該項目。 他們無法查看其他項目或清單。

  5. 當完成時，選取 [確定]。

  6. 當你準備好傳送連結時 ，選擇複製 並貼上連結到你想寄出的位置。

    注意

    • 儲存在 SharePoint 上的清單，會遵循該 SharePoint 網站的管理員權限來分享連結。 儲存在「我的清單」中的清單會遵循該個人檔案的 OneDrive 分享權限。 你可以在 SharePoint 管理中心設定這兩個功能。
    • 共享連結所授予的權限僅在連結存在期間有效。 例如， 當連結被停用時，存取權會被撤銷 (但人們仍可能透過其他方式) 存取該清單項目。
    • 當選擇 「允許編輯 」 (且登入後) 組織內的人員可以編輯清單項目的欄位值。 當未選擇 「允許編輯 」時，組織中的人員可以查看項目及其欄位值，但無法編輯。
    • 網站管理員可以限制分享，只有擁有者能分享。
    • 若網站管理員未限制分享給網站擁有者，任何擁有編輯權限的人都可以選擇 「分享 」或 「複製連結」與他人分享該清單項目。 沒有編輯權限的 People 可以使用複製連結，取得一個對已擁有清單項目權限的人可用的連結。

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