如何在 [小型企業2006記帳] 中關閉會計年度（在會計快速中，以及在會計專員中）

步驟1：手動執行幾年期的工作

在您關閉會計年度前，請手動執行下列任務：

• 清除預付費

• 銀行帳戶對帳

• 協調信用卡帳戶

• 記錄折舊

• 調整庫存

步驟2：調整日誌項目

對日誌項目進行下列調整：

• 修正記錄交易時所發生的任何錯誤。

• 指派收入賺取期間的收入。

• 將費用指派到支出發生的期間。

若要調整日記專案，請按一下 [公司] 功能表上的 [新增日記專案]。

步驟3：檢查資料庫的錯誤

筆記

• 確定沒有人開啟公司資料庫。

• 在資料庫所在的電腦上執行此步驟。

若要檢查資料庫是否有錯誤，請依照下列步驟進行：

1. 啟動小型企業記帳2006、會計快速入門或會計專業版，然後開啟任何公司資料庫，除了您想要檢查的專案外。

2. 在 [檔案] 功能表上，指向 [實用程式]，然後按一下 [資料工具]。

3. 按一下 [ 高級工具 ] 索引標籤，然後按一下 [ 修復]。

4. 選取您要檢查錯誤的資料庫，然後按一下 [ 修復]。

5. 如果您收到一則訊息，指出所有與資料庫的連線都將關閉，請按一下 [是]。

6. 如果找不到任何錯誤，請按一下 [確定]。 如果發現錯誤，請進行檢查，然後進行任何必要的調整。

7. 按一下 [ 關閉 兩次]。

步驟4：在您關閉會計年度前，請先備份公司資料庫

注意事項

• 除了在資料庫所在的電腦之外，請確定沒有任何人開啟公司資料庫。

• 在資料庫所在的電腦上執行此步驟。

若要備份公司資料庫，請遵循下列步驟：

1. 啟動小型企業記帳2006、會計速成版或會計專業版，然後開啟您想要備份的公司資料庫。

2. 在 [檔案] 功能表上，指向 [實用程式]，然後按一下 [資料工具]。

3. 按一下 [ 基本工具 ] 索引標籤上的 [ 備份]。

4. 按一下 [瀏覽]。

5. 輸入檔案的名稱，然後按一下 [ 儲存]。 注意： 預設檔案類型是 壓縮的備份檔案（* .zip）。 預設檔案位置位於下列路徑上：

   我的 Documents\Small 商務 Accounting\Backups

6. 如果您想要限制對備份的存取權，請在 [ 密碼 ] 方塊中輸入密碼，然後在 [ 驗證密碼 ] 方塊中再次輸入密碼。

7. 按一下 [確定]。

8. 當您收到備份成功完成的訊息時，請按一下 [確定]。

9. 按一下 [關閉]。

步驟5：在關閉會計年度前，列印試算平衡表報表

在您列印 [試算平衡表] 報表前，輸入年度的所有交易記錄。 如果您稍後再輸入其他交易，您必須列印新的試算平衡表。 此報表列出截止特定日期為止的所有帳戶和餘額。

1. 在 [ 報表 ] 功能表上，指向 [ 公司和財務]，然後按一下 [ 試算平衡表]。

2. 在工具列上 的 [從 ] 清單中，按一下 [ 自訂]。

3. 在 [ 日期 ] 方塊中，輸入您想要的日期，或從行事曆中選取日期。

4. 在 [ 視圖 ] 功能表上，按一下 [重新整理 報表]。

5. 按一下 [ 檔案 ] 功能表上的 [ 列印]。

步驟6：列印所需的年結束財務結算單

最常見的財務財務報表如下所示：

• 資產負債表

• 利潤與損失

• 現金流量表

若要尋找這些報表，請指向 [報表] 功能表上的 [公司和財務]，然後按一下您想要的報表。

• 列印會計年度最後一天的資產負債表報表。 若要設定日期，請從 [ 截止 至] 清單中選取正確的值，並從工具列上的 日期 清單中選取。 在 [ 報告基數 ] 清單中，根據公司所用的記帳方法，選取 [ 現金 ] 或 [ 累算]。

• 針對 [利潤與損失] 報告，請選取與會計年度的第一個和最後一天相對應的日期範圍。 若要這樣做，請從 [ 日期範圍 ] 清單、[ 從 ] 清單，以及工具列上的 [ 至 ] 清單中，選取正確的值。 在 [ 報告依據 ] 清單中，選取 [ 現金 ] 或 [ 累算]，視公司使用的會計方法而定。

• 針對現金流量報表報表，選取與會計年度的第一個和最後一天相對應的日期範圍。 若要這樣做，請從 [ 日期範圍 ] 清單、[ 從 ] 清單，以及工具列上的 [ 至 ] 清單中，選取正確的值。

步驟7：設定新的會計年度

您必須設定新的會計年度，以便您準備好輸入明年的交易。

1. 在 [ 公司 ] 功能表上，按一下 [ 管理會計年度]。

2. 按一下 [ 新會計年度]。 [預設日期] 會填入 [ 會計年度的開始 ] 方塊。 此日期是以上一個會計年度的最後一個日期為基礎。 您無法變更此日期。

3. 在 [ 關閉會計年度 ] 方塊中，輸入下一個會計年度的最後一天，或從行事曆中選取日期。

4. 按一下 [確定]。

步驟8：關閉會計年度

您可以有不受限制的開啟會計年度數。 當您關閉會計年度時，必須以時間順序將其關閉。 當您關閉會計年度時，會發生下列活動：

• 資產負債表帳戶會累計，並將餘額轉移為下一年的期初餘額。

• 已建立的日誌項目會將所有收入與費用帳戶清零。 差額會張貼到 [保留盈餘] 帳戶。

• [會計年度狀態] 設定為 [關閉]。

若要關閉會計年度，請執行下列步驟：

1. 在 [ 公司 ] 功能表上，按一下 [ 管理會計年度]。

2. 從 [ 期間清單 ] 清單中，選取您要關閉的年份，然後按一下 [ 關閉會計年度]。

3. 如果系統提示您將淨收益移至保留盈餘帳戶，請按一下 [是]。

步驟9：在您關閉會計年度後列印試算平衡表報表

若要列印 [試算平衡表] 報表，請遵循下列步驟：

1. 在 [ 報表 ] 功能表上，指向 [ 公司和財務]，然後按一下 [ 試算平衡表]。

2. 按一下 [從] 方塊 中的 [自訂]。

3. 在 [ 日期 ] 方塊中，輸入下一個會計年度的第一天，或從行事曆中選取日期。

4. 在 [ 視圖 ] 功能表上，按一下 [重新整理 報表]。

5. 按一下 [ 檔案 ] 功能表上的 [ 列印]。

6. 將此報告與您在「在關閉會計年度前列印試算平衡表」一節中所建立的試算平衡表報表進行比較。 確認下列事項：

   • 餘額將結轉至下一年。

   • [收入] 與 [費用] 帳戶上的餘額為零，而差額則會過帳至 [保留盈餘] 帳戶。

   • 在您關閉會計年度之後所列印的 [試算平衡表] 報表上的借方總額與總點數，符合您在關閉會計年度之前所列印的 [試算平衡表] 報表中的 [借項金額] 與 [貸方合計]。

7. 如果您必須調整專案，請按一下 [公司] 功能表上的 [新增日記專案]。

步驟10：在您關閉會計年度後備份公司資料庫

注意事項

• 確定沒有人開啟公司資料庫。

• 在資料庫所在的電腦上執行此步驟。

若要備份公司資料庫，請遵循下列步驟：

1. 啟動小型企業記帳2006、會計速成版或會計專業版，然後開啟您想要備份的公司資料庫。

2. 在 [檔案] 功能表上，指向 [實用程式]，然後按一下 [資料工具]。

3. 按一下 [ 基本工具 ] 索引標籤上的 [ 備份]。

4. 按一下 [瀏覽]。

5. 輸入檔案的名稱，然後按一下 [ 儲存]。注意： 在關閉會計年度之前，請使用與您建立備份檔案時相同的檔案名。 預設檔案類型是 壓縮的備份檔案（* .zip）。 預設檔案位置位於下列路徑上：

   我的 Documents\Small 商務 Accounting\Backups

6. 如果您想要限制對備份的存取權，請在 [ 密碼 ] 方塊中輸入密碼，然後在 [ 驗證密碼 ] 方塊中再次輸入密碼。

7. 按一下 [確定]。

8. 當您收到備份成功完成的訊息時，請按一下 [確定]。

9. 按一下 [關閉]。

常見問題（FAQ）

Q1：如果我關閉會計年度，可以儲存交易記錄嗎？交易是否可儲存到關閉的年份？A1: 關閉年份之後，您就無法儲存交易。 不過，您可以重新開啟年份，然後儲存交易。 如果您 repoen 的年份不是目前年份，您必須從最新一年開始，然後往後進行，以相反的時間順序重新開啟該年份以及所有插入的關閉年份。 進行任何變更之後，您必須從最舊的年份開始，然後向前行事，以時間順序關閉所有開啟的年份。若要重新開啟已關閉的年份，您必須以下列其中一個角色指派或登入：

• 小型企業會計2006（在會計快速中，或在會計專員）中擁有者

• 小型企業記帳2006、會計速成或會計專業版中的會計

• 執行小型企業記帳2006、會計快速或會計專業版電腦上的系統管理員

Q2：我可以繼續開啟多少會計年度？A2： 您可以保持開啟的會計年度數沒有限制。 第3季度：我是否必須在下一個會計年度的第一天之前關閉會計年度？A3： 您可以在一年的最後一天之後的任何時間關閉會計年度。 不過，在您關閉會計年度之後，資產負債表帳戶的期初餘額就不會結轉到新年份。 此外，費用帳戶不會被清零，且差額不會套用至保留盈餘帳戶。第4季度：當我結束會計年度時，非作用中的帳戶會發生什麼情況？A4： 如果您在關閉會計年度時擁有非作用中的帳戶，帳戶狀態不會變更。 不論非作用中的帳戶是否有餘額，都是如此。 Q5：如何查看代表已清零之收入及費用帳戶的日記專案，然後再張貼到保留盈餘帳戶？A5： 若要查看日誌項目，請依照下列步驟進行：

1. 在 [ 公司 ] 功能表上，指向 [ 公司清單]，然後按一下 [會計 科目表]。

2. 在 [會計 科目表 ] 清單中，按兩下 [ 保留盈餘收益 ] 帳戶來開啟 帳戶登記簿。

3. 按兩下符合下列準則的行：

   • 日期是已關閉會計年度的最後一天

   • 備忘錄方塊描述是關閉會計年度。