尋找日期最新或最舊的記錄

建立和使用頂端值查詢的規則

您必須先建立選取查詢，藉以建立頂端值查詢。 視您要的結果而定，您可以將排序順序套用至查詢，或是將查詢轉換成合計查詢。 如果轉換查詢，則使用匯總函數，例如 Max 或 Min 傳回最高或最低值，或 First 或 Last 以傳回最早或最新日期。 只有當您需要尋找屬於一組群組或類別的數據時，才能使用合計查詢和匯總函數。 例如，假設您需要針對貴公司運作的每一個城市，尋找指定日期的銷售數位。 在這種情況下，城市會變成類別 (您需要尋找每個城市) 的數據，因此您需要使用合計查詢。

繼續進行時請記住，無論查詢類型為何，您的查詢都必須使用包含描述性數據的欄位，例如客戶名稱，以及包含您要尋找之日期值的欄位。 此外，日期值必須位於設定為 [日期/時間] 數據類型的欄位中。 如果您嘗試根據 [簡短文字] 字段中的日期值執行查詢，本文描述的查詢會失敗。 此外，如果您想要使用合計查詢，您的數據欄位必須包含類別資訊，例如城市或國家/地區欄位。

在頂端值查詢和篩選之間進行選擇

若要判斷您是否應該建立頂端值查詢或套用篩選，請選擇下列其中一項：

• 如果您想要傳回欄位中包含最新或最新日期的記錄，但不知道確切的日期值，或者這些值都沒關係，請建立頂端值查詢。

• 如果您想要傳回日期相符、早於或晚於特定日期的所有記錄，請使用篩選。 例如，若要查看 4 月到 7 月之間的銷售日期，請套用篩選。 篩選的完整討論不在本主題之外。

  如需建立和使用篩選的詳細資訊，請參閱 套用篩選以檢視 Access 資料庫中的選取記錄一文。

頁面頂端

建立基本頂端值查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 在對話框中，按下您要在查詢中使用的數據表，按兩下 [ 新增 ]，將數據表放在設計工具的上方區段，然後按兩下 [ 關閉]。

   -或-

   按兩下表格，然後按兩下 [ 關閉]。

   如果您使用列出的範例數據是上一節，請將 [員工] 數據表新增至查詢。

3. 將您要在查詢中使用的欄位新增至設計網格線。 您可以按兩下每個欄位，或將每個欄位拖放到 [ 功能 變數] 列中的空白儲存格上。

   如果您使用範例數據表，請新增 [名字]、[姓氏] 和 [出生日期] 字段。

4. 在 [出生日期] 欄位 (包含頂端或底端值的欄位中，如果您使用範例數據表) ，請按兩下 [ 排序 ] 列，然後選取 [ 遞增 ] 或 [ 遞減]。

   遞減排序順序會傳回最新的日期，而 [遞增排序順序] 會傳回最早的日期。

   重要: 您必須只針對包含日期的欄位，在 [排序 ] 列中設定值。 如果您為另一個字段指定排序順序，查詢不會傳回您要的結果。

5. 在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 查詢設定 ] 群組中，按兩下 [ 全部 ] 旁的向下箭號 ([ 熱門值 ] 清單) ，然後輸入您要查看的記錄數目，或從清單中選取選項。

6. 按兩下 [執行 ] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

7. 儲存查詢並保持開啟，以便在後續步驟中使用。

您可以看到這種類型的最上層值查詢可以回答基本問題，例如公司中年齡最舊或最年幼的人。 下列步驟將說明如何使用表達式和其他準則，為查詢增添功能和彈性。 下一個步驟中顯示的準則會傳回接下來的三個員工生日。

新增準則至查詢

1. 將您在上述步驟中建立的查詢切換到 [設計視圖]。

2. 在查詢設計網格線的 [出生日期] 數據行右側的欄中，複製並貼上或輸入此表達式： 表達式1：DatePart (“m”，[Birth Date]) 。 然後按兩下 [ 執行]。

   DatePart 函數擷取了 [出生日期] 字段的月份部分。

3. 切換到 [設計視圖]。

4. 在第一個表達式的右側貼上或輸入此表達式： 表達式2：DatePart (“d”，[Birth Date]) 。 然後按兩下 [ 執行]。

   在此情況下， DatePart 函數會擷取 [出生日期] 欄位的日期部分。

5. 切換到 [設計視圖]。

6. 清除 [ 顯示 ] 列中您剛輸入之兩個表達式的複選框，按兩下每個表達式的 [排序 ] 列，然後選取 [ 遞增]。

7. 按一下 [執行]。

8. 或者，您可以指定準則來限制查詢的範圍。 當您指定準則時，查詢只會排序符合準則的記錄，並識別排序列表中頂端或底端的域值。

   若要繼續使用範例數據，請切換到 [設計視圖]。 然後在 [出生日期] 欄的 [準則] 列中，輸入下列表達式：

   Month ([Birth Date]) > Month (Date () ) Or Month ([Birth Date]) = Month (Date () ) And Day ([Birth Date]) >Day (Date () )

   此表達式會執行下列操作： [月份 ([出生日期]) > 月份 (日期 () ) 部分會檢查每位員工的出生日期，以查看是否落在未來月份，如果是，則查詢中包含這些記錄。 月份 ([出生日期]) = 月份 (日期 () ) 日 ([出生日期]) >日 (日期 () ) 表達式的一部分會檢查目前月份中的出生日期，以查看生日是落在當天或之後。 如果條件為 True，函數會在查詢中包含這些記錄。 摘要：此表達式會忽略生日介於 1 月 1 日到您執行查詢的日期之間的任何記錄。

   若要查看查詢條件表達式的更多範例，請參閱 查詢條件範例一文。

9. 在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 查詢設定 ] 群組中，按兩下 [ 全部 ] 旁的向下箭號 ([ 熱門值 ] 清單) ，然後輸入您要查看的記錄數目，或從清單中選取選項。

   若要查看接下來的三個生日，請輸入 3。

10. 按兩下 [執行 ] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

建立合計查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下您要使用的數據表。 每個數據表都會出現在查詢設計工具的上方區段中。

   如果您使用上面列出的範例數據表，請新增 [事件] 和 [事件類型] 資料表。

3. 按兩下您要用於查詢的數據表欄位。 請確定此時您只將群組或類別欄位及值欄位新增至查詢。

   如果您使用前三個數據表中列出的範例數據，請從 [事件類型] 數據表新增 [事件類型] 字段，或從 [事件] 數據表新增 [事件日期] 字段。

4. 或者，您可以指定限制查詢範圍的準則。 只有符合準則的記錄會進行排序，而且在此排序列表中會識別上層和底端域值。

   例如，如果您想要傳回 [私人函數] 類別中的事件，請在 [事件類型] 欄的 [準則] 列中輸入此表達 式：<>“Private Function”。

   若要查看查詢條件表達式的更多範例，請參閱 查詢條件範例一文。

5. 執行下列動作，將查詢轉換成合計查詢：

   在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 顯示/隱藏 ] 群組中，按兩下 [ 合計]。

   [ 合計] 列 會出現在設計網格線中。

6. 確定每個群組或類別欄位的 [ 合計 ] 列設為 [ 群組依據]，然後將值欄位的 [ 合計 ] 列設 (頂端或底端值的欄位) 為 [最大 值] 或 [ 最小值]。

   Max 會傳回數值欄位中的最大值，以及 [日期/時間] 字段中最近的日期或時間值。 Min 會傳回數值欄位中的最小值，以及 [日期/時間] 欄位中最早的日期或時間值。

7. 在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 查詢設定 ] 群組中，按兩下 [ 全部 ] 旁的向下箭號 ([ 熱門值 ] 清單) ，然後輸入您要查看的記錄數目，或從清單中選取選項。

   在此情況下，選取 [ 全部]，然後按兩下 [ 執行 ] 以在 [數據工作表檢視] 中顯示結果。

   附註: 根據您在步驟 6 中選擇的函數， Access 將查詢中的值字段名稱變更為 MaxOfFieldName 或 MinOfFieldName。 如果您使用範例數據表， Access 重新命名字段 MaxOfEvent Date 或 MinOfEvent Date。

8. 儲存查詢並移至後續步驟。

查詢結果不會顯示產品名稱或產品的其他資訊。 若要查看其他數據，您必須建立第二個查詢，併入您剛才建立的查詢。 下列步驟將說明如何執行此動作。

建立第二個查詢以新增更多數據

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下 [ 查詢] 索 引標籤，然後按兩下您在上一節中建立的合計查詢。

3. 按兩下 [ 資料表] 索 引標籤，新增您在合計查詢中使用的數據表，並新增包含其他相關數據的任何數據表。 如果您使用前三個範例數據表，請將 [事件類型]、[事件] 和 [客戶] 資料表新增至新的查詢。

4. 將合計查詢中的欄位聯結至父數據表中的對應欄位。 若要這麼做，請將合計查詢中的每個欄位拖曳到數據表中的對應欄位。

   如果您使用三個數據表的範例數據，請將合計查詢中的 [事件類型] 資料行拖曳至 [事件類型] 數據表中的 [事件類型] 字段。 然後，您將合計查詢中的 MaxOfEvent 日期 數據行拖曳至 [事件] 資料表中的 [事件日期] 字段。 建立這些聯結可讓新的選取查詢將合計查詢中的數據與其他數據表中的數據匯總在一起。

5. 新增查詢中其他數據表的其他描述欄位。

   如果您使用三個數據表的範例數據，您可以從 [客戶] 數據表新增 [公司和聯繫人] 字段。

6. 您也可以為一或多個欄指定排序順序。 例如，若要依字母順序序列出類別，請將 [事件類型] 欄的 [排序] 列設為 [遞增]。

7. 在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 結果 ] 群組中，按兩下 [ 執行]。

   查詢的結果會顯示在 [數據工作表檢視] 中。

頁面頂端

建立數據表查詢

1. 在 [設計檢視] 中開啟頂端值查詢：

   在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 查詢類型] 群組中，按兩下 [ 建立資料表]。

   [製成資料表] 對話方塊便會出現。

2. 在 [ 數據表名稱] 方 塊中，輸入要儲存頂端和底部記錄的數據表名稱。 例如，輸入 [頂端] 和 [底部記錄]，然後按兩下 [ 確定]。

   每次您執行查詢，而不是在 [數據工作表檢視] 中顯示結果時，查詢會建立數據表，並以目前的數據取代頂端值。

3. 儲存並關閉查詢。

建立追加查詢

1. 在 [設計檢視] 中使用底部值查詢：

   在 [ 查詢設計] 索引 標籤的 [ 查詢類型] 群組中，按兩下 [ 附加]。

2. [新增] 對話方塊就會出現。

3. 輸入您在 [ 製作表格 ] 對話框中輸入的相同名稱。

   例如，輸入 [頂端] 和 [底部記錄]，然後按兩下 [ 確定]。 每次您執行查詢，而不是在 [資料工作表檢視] 中顯示結果時，查詢會將記錄附加到 [頂端] 和 [底端記錄] 資料表。

4. 儲存並關閉查詢。

執行查詢

• 您現在可以執行這兩個查詢了。 在 [導航窗格] 中，按兩下頂端值查詢，然後在 Access 提示時按兩下 [ 是 ]。 然後按兩下 [底端值] 查詢，然後在 Access 提示時按兩下 [ 是 ]。

• 在 [數據工作表檢視] 中開啟 [頂端] 和 [底部記錄] 數據表。

[巨集指令或事件已經被停用模式封鎖。]

如果您看到該訊息，請採取下列步驟：

• 選 取 [啟用此內容] ，然後按兩下 [ 確定]。

• 再次執行查詢。

頁面頂端​​