Access 使用者介面指南

功能區

功能區是功能表和工具列的主要取代項目。 它主要包含具有按鈕群組的索引標籤。

功能區包含將相關常用命令進行分組的主要索引標籤、僅在您可使用時出現的關聯式索引標籤，以及快速存取工具列，這是您可使用您最愛的命令自訂的小工具列。

在功能區索引標籤上，某些按鈕可提供您圖庫選擇，而其他按鈕則會啟動命令。

Backstage 檢視

Backstage 檢視包含適用於整個資料庫的命令和資訊，例如 [壓縮及修復]，以及舊版 [檔案] 功能表上的命令，例如 [列印]。

[功能窗格]

[瀏覽窗格] 可協助您整理資料庫物件，並且是開啟或變更資料庫物件設計的主要方式。

[瀏覽窗格] 依類別和群組加以組織。 您可以從各種組織選項中進行選擇，也可以在 [瀏覽窗格] 中建立自己的自訂組織配置。 根據預設，新的資料庫會使用 [物件類型] 類別，其中包含對應到各種資料庫物件的群組。 [物件類型] 類別會以類似舊版預設 [資料庫視窗] 顯示的方式來組織資料庫物件。

您可以將 [瀏覽窗格] 最小化，也可以將其隱藏起來，但無法藉由開啟其前方的資料庫物件來遮蓋 [瀏覽窗格]。

建立新的空白資料庫

1. 從 [開始] 功能表或捷徑啟動 Access。

   Backstage 檢視會隨即出現。

2. 執行下列其中一個動作：

   • 建立新 Web 資料庫

     1. 在 [可用的範本] 底下，按一下 [空白 Web 資料庫]。

     2. 在右側的 [空白 Web 資料庫] 底下，在 [檔案名稱] 方塊中輸入資料庫檔案的名稱，或使用為您提供的名稱。

     3. 按一下 [建立]。

        新資料庫會隨即建立，且新資料表會在 [資料工作表檢視] 中開啟。

   • 建立新桌面資料庫

     1. 在 [可用的範本] 底下，按一下 [空白資料庫]。

     2. 在右側的 [空白資料庫] 底下，在 [檔案名稱] 方塊中輸入資料庫檔案的名稱，或使用為您提供的名稱。

     3. 按一下 [建立]。

        新資料庫會隨即建立，且新資料表會在 [資料工作表檢視] 中開啟。

Access 提供多種產品範本，您可以從 Office.com 下載更多範本。 Access 範本是預先設計的資料庫，內含專業設計的資料表、表單和報表。 使用範本可以讓您在建立新資料庫時大幅加快進度。

從範例範本建立新資料庫

1. 從 [開始] 功能表或捷徑啟動 Access。

   Backstage 檢視會隨即出現。

2. 按一下 [範例範本]，然後瀏覽可用的範本。

3. 當您找到要使用的範本時，請按一下該範本。

4. 在右側的 [檔案名稱] 方塊中，輸入檔案名稱或使用提供給您的檔案名稱。

5. 按一下 [建立]。

   Access 會從範本建立新的資料庫，並加以開啟。

您可以直接從 Backstage 檢視，從 office.com 下載其他 Access 範本。

從 Office.com 範本建立新資料庫

1. 從 [開始] 功能表或捷徑啟動 Access。

   Backstage 檢視會隨即出現。

2. 在 [Office.com 範本] 窗格底下，按一下類別，然後在該類別中的範本出現時，按一下範本。

   附註: 您也可以使用提供的搜尋方塊來搜尋範本。

3. 在 [檔案名稱] 方塊中，輸入檔案名稱或使用提供給您的檔案名稱。

4. 按一下 [下載]。

   Access 會自動下載範本、根據該範本建立新的資料庫、將它儲存在您的文件資料夾 (例如，[我的文件] 資料夾)，然後開啟資料庫。

當您開啟 (或建立及開啟) 資料庫時，Access 會將資料庫的檔案名稱和位置新增至最近使用之文件的內部清單。 此清單會顯示在 Backstage 檢視的 [最近] 索引標籤上，以便您輕鬆地開啟最近使用的資料庫。

開啟最近使用的資料庫

1. 啟動 Access。

2. 在 Backstage 檢視中，按一下 [最近]，然後按一下您要開啟的資料庫。

   Access 會隨即開啟資料庫。

從 Backstage 檢視開啟資料庫

1. 啟動 Access。

2. 按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [開啟]。 出現 [開啟] 對話方塊時，瀏覽並選取檔案，然後按一下 [開啟]。

   資料庫會隨即開啟。

頁面頂端

選取命令索引標籤

1. 啟動 Access。

2. 按一下您想要的索引標籤。

-或-

1. 啟動 Access。

2. 按下 ALT 鍵，然後放開。

   鍵盤提示會隨即出現。

3. 按下您要的命令索引標籤上或最接近該命令索引標籤的鍵盤提示中所顯示的按鍵。

您可以透過多種方式執行命令。 最快速且最直接的路由是使用與命令相關聯的鍵盤快速鍵。

如需關於鍵盤快速鍵的詳細資訊，請參閱 Access 的鍵盤快速鍵。

執行命令

1. 啟動 Access。

2. 按一下命令的適當索引標籤。 下表顯示索引標籤的代表性取樣，以及每個索引標籤上可用的命令。 索引標籤與可用的命令會根據您目前的作業而變動。

1. 按一下代表命令的控制項。 或者，如果您知道舊版 Access 命令的鍵盤快速鍵，請使用鍵盤輸入鍵盤快速鍵。

   -或-

   按下 ALT 鍵，然後放開。

   便捷鍵會隨即出現。

   按下與所要命令相關聯的鍵盤提示中顯示的按鍵。

關聯式命令索引標籤

除了標準命令索引標籤之外，Access 也有關聯式命令索引標籤。 根據您的內容 (即您正在使用的物件，以及您正在執行的作業)，標準命令索引標籤旁可能會出現一個或多個關聯式命令索引標籤。

啟用關聯式命令索引標籤

• 按一下關聯式命令索引標籤。

-或-

1. 按下 ALT 鍵，然後放開。

   便捷鍵會隨即出現。

2. 按下顯示在或最接近關聯式命令索引標籤之便捷鍵中顯示的按鍵。

關聯式命令索引標籤包含您在特定內容中需要使用的命令和功能。 例如，當您在 [設計檢視] 中開啟資料表時，關聯式索引標籤包含的命令只會在您使用該檢視中的資料表時套用。 另一個範例是，當您在 [設計檢視] 中開啟資料表時，[進階工具] 索引標籤旁會出現一個名為 [設計] 的關聯式命令索引標籤。 當您按一下 [設計] 索引標籤時，功能區只會在物件位於 [設計檢視] 時顯示可用的命令。

圖庫    

功能區也會使用一種稱為圖庫的控制項。 圖庫控制項的設計目的旨在將注意力集中於取得您要的結果上。 圖庫控制項不只會顯示命令，而是會顯示使用這些命令的結果。 這個設計概念是為了讓您以視覺化方式瀏覽與了解 Access 2010 的功能，重點是結果，而不僅僅是著重於命令本身。

圖庫的圖案和大小各有不同。 有網格線版面配置、可下拉的功能表式的呈現方式，甚至還有在功能區上放置圖庫內容的功能區版面配置。

隱藏功能區

有時候，您可能需要更多空間來專注於工作區域。 因此，您可以折疊功能區，只保留具有命令索引標籤的工具列。 若要隱藏功能區，請按兩下使用中的命令索引標籤。 若要再次顯示，請再次按兩下使用中的命令索引標籤。

快速存取工具列 (QAT)

快速存取工具列是功能區旁邊的工具列，可讓您按一下即存取命令。 預設的命令集包括 [儲存]、[復原] 和 [取消復原]，您可以自訂 [快速存取工具列] 以包含您常用的其他命令。 您也可以修改工具列的位置，並將其從預設的小尺寸變更為大尺寸。 小型工具列會顯示在功能區上的命令索引標籤旁邊。 當您切換到大尺寸後，工具列會出現在功能區下方，並延伸至整個視窗寬度。

開啟資料庫物件，例如資料表、表單或報表

• 在 [瀏覽窗格] 中，按兩下物件。

  -或-

  在 [瀏覽窗格] 中，選取物件，然後按 ENTER。

  -或-

• 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下物件，然後按一下 [開啟]。

請注意，只要按一下 [瀏覽選項] 對話方塊，就可以設定開啟物件的選項。

[瀏覽窗格] 會將您的資料庫物件分成類別，而這些類別包含群組。 某些類別已為您預先定義，您也可以建立自己的自訂群組。

根據預設，當您開啟資料庫時，[瀏覽窗格] 會隨即出現，包括以舊版 Access 建立的資料庫。 您可以透過設定程式選項，來防止 [瀏覽窗格] 根據預設顯示。 下列各組步驟說明如何執行每個動作。

若要顯示或隱藏 [瀏覽窗格]    

• 按一下 [瀏覽窗格] () 右上角的按鈕，或按 F11。

防止 [瀏覽窗格] 根據預設顯示

1. 按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [選項]。

   [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

2. 在左側窗格中，按一下 [目前資料庫]。

3. 在 [瀏覽] 底下，清除 [顯示瀏覽窗格] 核取方塊，然後按一下 [確定]。

如需 [瀏覽窗格] 的詳細資訊，請參閱 使用 [瀏覽窗格] 檢視和管理物件 一文。

頁面頂端

顯示或隱藏文件索引標籤

1. 按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [選項]。

   [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

2. 在左側窗格中，按一下 [目前資料庫]。

3. 在 [應用程式選項] 區段的 [文件視窗選項] 底下，按一下 [索引標籤式文件]。

4. 選取或清除 [顯示文件索引標籤] 核取方塊。 清除核取方塊會關閉文件索引標籤。

5. 按一下 [確定]。

   附註: 

   • [顯示文件索引標籤] 設定是每個資料庫的設定。 您必須針對每個資料庫個別設定此設定。

   • 變更 [顯示文件索引標籤] 設定之後，您必須關閉再重新開啟資料庫，才能看到變更生效。

   • 根據預設，使用 Access 建立的新資料庫會顯示文件索引標籤。

   • 根據預設，使用舊版 Access 建立的資料庫會使用重疊視窗。

頁面頂端

顯示或隱藏狀態列

1. 按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [選項]。

   [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

2. 在左側窗格中，按一下 [目前資料庫]。

3. 在 [應用程式選項] 底下，選取或清除 [顯示狀態列] 核取方塊。 清除核取方塊會關閉狀態列的顯示。

4. 按一下 [確定]。

頁面頂端

使用迷你工具列設定文字格式

1. 選取要設定格式的文字。

   迷你工具列會以透明的方式顯示在文字上方。

2. 使用迷你工具列套用格式設定。

頁面頂端