IT 管理員對自動儲存所應注意的事項

變更工作流程

在大多數情況下，[自動儲存] 很有用，但在幾種情況下，使用者可能需要變更其正常運作方式，而且我們想準備好協助他們。 針對每個案例，我們已說明案例的內容、可能會發生錯誤，以及如何解決問題的建議。

• 從現有檔案開始，接著進行編輯，然後將複本儲存至新檔案-無論是從先前的檔案（例如 [上一季收益] 報表）開始，編輯，然後在 [儲存檔案] 的情況下，將變更儲存在兩個檔案中。 我們建議您在進行任何變更前，先進行儲存一份複本，然後在此情況下，在產品中新增提醒。 如果使用者進行意外變更，就應該使用 [版本歷程記錄] 功能來還原原始檔案。 

• 執行「假設」或「假設」變更為檔案-任何開啟檔案並進行一些假設式分析的人（例如，預測市場變更在預算上的影響），不會在未儲存的情況下，不小心儲存檔案的所有變更。 我們建議您在執行假設式分析時關閉 [自動儲存]，然後在使用者準備好要儲存後再重新開啟。

• 在 Excel 中使用 [排序]/[篩選]，以及在 [自動儲存] 開啟時排序或篩選儀表板的任何人，都會影響檔案中其他人的視圖。 如果檔案是由多人使用 [排序與篩選] 進行儀表板或供多位人員使用，建議您在該檔案上使用 [檔案 > 資訊] > [保護活頁 > 簿] 中設定唯讀的 [建議] 屬性，讓儀表板的檢視器不會儲存其變更，除非他們明確選擇要編輯該檔案。

• 已完成或已發佈的檔案-任何不小心編輯已完成且已發佈且已開啟 [自動儲存] 的檔案的人都會將變更儲存至檔案。 完成檔案後，建議您設定檔案的唯讀 [建議] 屬性或 [標示為最終屬性]，這樣就不會儲存從檢視器和檔案的閱讀程式中意外編輯的內容。

在 Office 中設定自動儲存設定

您可以透過下列方式設定 [自動儲存]：

• 檔案的擁有者可以將檔案設定為永遠開啟唯讀，以協助防止意外的編輯。 您可以將檔案設定為以唯讀方式開啟（檔案>資訊>保護檔/活頁簿/簡報>總是以唯讀方式開啟），或是透過共用檔案，而不允許其他人編輯（檔案 >共用>擁有連結的使用者可以編輯和取消選取 [允許編輯] 方塊）。

  

• 使用者可以在開啟檔案時，按一下 [自動儲存] 切換按鈕，關閉該檔案的 [自動儲存] 功能。 這會停用該使用者目前檔的自動儲存功能。 下次同一個使用者開啟檔時，[自動儲存] 功能將會關閉。 如果他們開啟不同的檔，[自動儲存] 不會受到其在其他檔中的選擇影響。

  

• 使用者可以針對在該裝置上的特定應用程式中開啟的所有檔案（Word、 Excel、 PowerPoint），將 [自動儲存] 設定為 [關閉]。 

  

  附註: 使用者仍然可以使用上述的 [自動儲存] 切換按鈕，將 [自動儲存] 設定為 [開啟]。

• 您的系統管理員可以使用 [群組原則]，將 [自動儲存] 設定為在該特定應用程式中開啟的所有檔案（Word、 Excel、 PowerPoint）。

[自動儲存] 的群組原則設定

我們將取代 [在Excel/PowerPoint/Word"群組原則設定中不會自動儲存檔案， Excel/PowerPoint/Word" 群組原則設定中預設的 [關閉自動儲存]。

如果您在組織中使用群組原則，您可以使用原則設定預設關閉自動儲存。 Excel、PowerPoint及Word有個別的原則設定。

例如， Word 的原則設定稱為「在 Word 中預設關閉自動儲存」，且可以在「Microsoft Office 2016 \ 自動儲存」原則路徑中找到。

若要使用這些原則設定，請確認您已從 Microsoft 下載中心下載最新的系統管理範本檔案（ADMX/ADML）。

使用本機檔案

使用本機檔案時無法使用 [自動儲存] 功能。 舊的自動回復行為仍可讓您定期儲存已變更檔案的複本，以協助盡可能減少意外情況（例如當機）情況下的資料遺失。

不過，我們建議 IT 管理員鼓勵使用者將檔案儲存至 OneDrive、 公司用或學校用 OneDrive或 Microsoft 365 中的 SharePoint ，以啟用 [自動儲存] 並避免資料遺失。 您可以透過使用者教育和部署已知資料夾移動來鼓勵採用 OneDrive、 公司用或學校用 OneDrive或 Microsoft 365 中的 SharePoint ，這會自動將主要資料夾同步處理到雲端。 這可讓他們隨時隨地存取檔案，不會擔心遺失重要資料。

另請參閱

什麼是自動儲存？

協助防止變更檔案的最終版本

檢視舊版 Office 檔案

在使用自動回復時，協助保護您的檔案

上次更新2019年6月4日