組織圖這種圖表可顯示員工、職稱和群組之間的關係。
如果您的所有員工資訊均位於一個文件裡 (例如 Excel 工作表或 Exchange Server 目錄)，則 Visio 可以產生一個圖表，替您加上圖形與連接器。 如果您不想自動產生組織圖，則可在不使用外部資料來源的情況下繪製圖表。
要啟動組織圖精靈，請選擇 「檔案>新檔 」並選擇 組織架構圖 類別，然後選擇 「建立」。
在 Visio 2016 中，選擇「檔案>新企業>>組織架構圖」，然後選擇「建立」。
自動從現有的資料來源產生圖表
當你選擇從範本建立圖表時，組織 圖精靈 就會啟動。 在精靈的第一個頁面上，選取 [已經儲存在檔案或資料庫的資訊]，然後遵循精靈的指示執行。
您可以使用的資料來源
- Microsoft Excel 工作表
- 文字檔
- Microsoft Exchange Server 目錄
- ODBC 相容資料來源
資料來源裡的必要欄
資料來源必須要有以下欄：員工名稱、唯一識別碼、員工上司。 無論資料來源裡的欄名稱是什麼都沒關係，因為您要在精靈中手動找出哪些欄 (或欄位名稱) 包含員工名稱和上司名稱。
- 員工名稱：員工名稱在此欄位中顯示的方式，與在組織圖圖形中顯示的方式相同。
- 唯一識別碼 如果所有名字都是唯一的，這個欄位可以是員工姓名欄位。 否則，請加入一個欄位，該欄位能唯一識別每位員工。
- 員工向誰報告此欄位必須包含每個管理者的唯一識別碼，無論是名稱還是 ID 編號。 對於組織架構圖頂端的員工，請留空此欄位。
範例：資料來源為文字檔時
下文舉逗號分隔的文字檔為例，該文字檔有五欄四列，而且首列是標題列。 Visio 會幫你產生這個範例文字檔——啟動 組織圖向導，選擇 我用精靈輸入的資訊，然後選擇 「下一步」。 在下一頁，選擇 「分隔文字」，輸入檔名，然後選擇 「下一步」。 Visio 會開啟文字編輯器，以此範例資料做為指南。
Name,Reports_to,Title,Department,Telephone
Joe Sampleboss，執行長，執行長，分機5555
Jane Samplemgr、Joe Sampleboss，產品開發開發經理，x6666
John Samplepos、Jane Samplemgr，軟體開發，產品開發，x6667
從新資料檔案建立組織圖
如果您尚未將資料置於不同的程式裡，卻想如此進行時，Visio 會開啟 Excel 或文字編輯器，內含良好範例格式的範例資料。 用您的實際資料取代範例資料，然後結束精靈，就能產生組織圖。
- 要啟動組織圖精靈，請選擇 「檔案>新檔 」並選擇 組織架構圖 類別，然後選擇 「建立」。
在 Visio 2016 中，選擇「檔案>新企業>>組織架構圖」，然後選擇「建立」。 - 在嚮導的第一頁，選擇 「我用精靈輸入的資訊」，然後選擇 「下一步」。
- 選擇 Excel 或 Delimited 文字，輸入新檔案名稱，然後選擇 「下一步」。
選擇 Excel 時，會開啟一個 Microsoft Excel 工作表，並附有範例文字。 如果選取的是 [分隔的文字]，內含範例文字的記事本頁面會隨即開啟。 - Excel 或記事本開啟之後，使用範例文字做為所要加入資訊的範例，然後在其中輸入您的資訊。 員工名稱與上司這兩個欄為必要欄，您可新增或刪除其他欄。
- 結束 Excel 或記事本，然後完成精靈。
變更版面配置、變更圖形、插入圖片
[組織圖] 範本會新增一個 [組織圖] 索引標籤至功能區。 使用此索引標籤上的工具，對圖表外觀進行大幅變更。
[版面配置] 與 [排列] 群組具有可變更版面配置與圖形階層的工具。
使用 [圖形] 圖庫，選擇圖表中的圖形樣式。 使用 [圖片] 群組裡的工具，將圖片插入所選的圖形，刪除預留位置圖片，並在將圖片插入圖形後，變更該圖片。 如果您並未使用精靈新增圖片至所有圖形，則可現在進行新增。 在 組織架構圖 標籤中，選擇 插入>多張圖片。 這些圖片全都必須位於單一資料夾中，而且檔案名稱的格式必須是「員工名稱.檔案類型」，例如：劉喬治.jpg (該姓名必須精確符合資料來源裡的姓名)。
[組織資料] 群組具備多項工具，可使用精靈從外部來源匯入資料，可匯出組織資料至 Excel 檔或文字檔，還可對圖表裡的資料與外部資料來源加以比較。
使用小組框架或帶點的線條顯示小組
您建立組織圖之後，可以重新排列資訊以反映虛擬小組關係。 將相關的圖形互相移近，然後新增點線連接器以顯示次要報告結構。 或者使用 [小組框架] 來醒目提示虛擬小組。 將 [小組框架] 圖形從 [圖形] 視窗拖曳到繪圖上，然後使用側邊上的縮放控點來加入虛擬小組上的人員。
更新使用外部資料來源的組織圖
若要反映組織結構中的變更，您可以重新整理圖表資料或手動更新組織圖：
- 選擇 資料>外部資料>全部刷新。
如果新資料不完全符合建立圖表時使用的資料，您可能必須手動移動人員。
如果您有新的圖表，請使用 Visio 將圖表與舊版圖表進行比較，即會顯示變更項目。
- 開啟新版或舊版的組織圖。
- 選擇組織 架構圖>組織資料>比較。 在 [比較組織資料] 方塊中，尋找您要比較的版本。
- 在 [比較類型] 底下，請根據您已開啟的版本選取情況。
- 在 [報告類型] 底下，請選擇您要的選項。
- 選取 [確定]。
更新後如果仍然無法取得想要的圖表，您可能必須重新建立圖表。