利用 Visio for the Web 建立基於 Excel 資料的組織架構圖

套用到
Visio 方案 1

在 Visio for the Web 中，透過一個新的外掛，你可以建立基於 Excel 資料的組織架構圖。

重要

這個流程只有在你有 Microsoft 365 工作或學校帳號時才會生效。 個人Microsoft 365 帳號 (Hotmail、outlook.com、live.com 等都無法使用 ) 。

如果你想製作一個不依賴 Excel 資料的組織架構圖，請參考 Visio 的「建立組織架構圖」。 

該圖表基於 Excel 資料

組織架構圖是從 Excel 工作簿中的資料推導而來。 我們會提供一些範例數據，讓你更容易開始。 你會用你想納入組織架構圖的人員資料來取代樣本資料。 

這個過程包含幾個步驟，以下都會說明。 這個流程的優點是，當有變動發生時，你只需更新 Excel 工作簿中的員工資料，然後點擊按鈕即可完全刷新 Visio 圖表。

從 Visio Data Visualizer 外掛開始

Data Visualizer 外掛可用於 PC、Mac 及 Microsoft 365 工作或學校帳號瀏覽器上的 Excel。 這裡我們著重於在網頁瀏覽器中使用 Excel 和 Visio。

  1. 打開 Excel 網頁版並建立一個新的空白工作簿。
  2. 把工作簿儲存到 OneDrive 或 SharePoint 的位置。
  3. 確保工作簿中選取一個空格。
  4. 選擇 插入>外掛：
    Excel 功能區「插入」分頁最末端的「附加元件」按鈕。
  5. 在 Office 外掛視窗中，選擇 「商店 」標籤，搜尋 Data Visualizer，然後選擇「 新增 」，置於 Microsoft Visio Data Visualizer 旁邊。 如果你看到有關該外掛的安全訊息，請選擇 「信任此外掛」。
  6. 請使用與您的 Microsoft 365 工作或學校訂閱所綁定的帳號登入。
    請用您的帳號登入，或稍後再登入。
  7. 如果你看到權限提示，請選擇 允許。

修改資料連結表格以自訂你的圖表

  1. 在資料視覺化視窗中，選擇 組織架構圖。 然後選擇五個版面選項之一：
    組織圖有五種版面選項。
    範例圖及其資料連結表格會加入工作簿。 這個過程可能需要一分鐘。 

  2. 該圖會以 Visio 檔案儲存在你儲存 Excel 工作簿的位置。

  3. 將 Excel 表格中的範例資料替換為你組織的資訊。 請填寫你想納入組織架構圖的每位成員的員工編號、姓名、經理編號、職稱和職務類型。 
    不要更改欄位標題的名稱。 只要更改標題下方的資料即可。 你可以用任何你喜歡的員工編號方式，但該欄位的每個項目必須是唯一的。 欲了解更多資訊，請參閱下一節「表格資料如何與圖表互動」。

  4. 透過新增或移除資料表中的列來新增或移除個人條目。

  5. 修改完資料表後，在圖表區域選擇 「重新整理 」以更新圖表的外觀。

    注意

    如果來源資料表有缺陷，資料檢查器會顯示在圖表旁，並提供修正錯誤的指示。 在表格中修正後，請在資料檢查器中選擇 重試 ，確認錯誤已修正。 然後圖表會自動更新。

表格資料如何與圖表互動

表格的每一欄都獨特地標示你所看到的組織架構圖中一個重要面向。 請參閱下方參考資訊，了解每欄及其如何應用與影響圖表。 

請選擇下方的副標題展開並查看詳細資訊。

員工識別碼

一個用來識別組織架構圖中每位員工的數字。 此欄位是必須的，且 Excel 表格中的每個值必須是唯一的，不能是空白。 這個數值在圖中沒有出現。

輸入一個獨特的數字，以識別組織架構中每位員工。

Name (名稱)

輸入你想關聯的員工全名與員工編號。 此文字以形狀文字形式出現在圖中。

輸入你想關聯的員工全名與員工編號。

標題

請輸入職稱或職務，提供員工的額外資訊。 這段文字出現在員工姓名下方的圖示中。

請輸入員工的職稱或職務。

經理人識別碼

要建立組織架構圖，請使用此欄來識別每位員工的經理。 你可以留空，給那些不向任何人報告的人。 你會從第一欄輸入對應的員工編號。 在下方範例中，請注意 Bianca Toscano 的 員工 ID (ID1) 出現在 Aasa Andrejev 的 經理 ID 欄位，表示 Bianca 是 Aasa 的經理。

你也可以用逗號分隔多個經理 ID。

輸入該員工經理的員工編號。

角色類型

外掛裡的組織架構圖有不同的角色類型供你選擇。 在角色類型欄位下選擇欄位，從預設的角色列表中選擇。 你選擇的角色決定了圖中圖形的顏色。

選擇最能描述員工的角色類型。

瀏覽、列印或分享您的 Visio 圖表

在 Visio 網頁版中開啟資料視覺化流程圖，以便瀏覽、列印或分享你的圖表給他人。 方法如下：

  1. 若要在 Visio 網頁版中查看圖表，請在圖表區域選擇省略號 (......) ，並選擇 「在網頁開啟」。
    選擇省略號 (......) 以獲取更多選項，然後選擇「網頁開啟」。
  2. 在新的瀏覽器分頁開啟 Visio 檔案後，選擇頂部的省略號 (......) ，然後選擇 列印 以列印你的圖表。 (欲了解更多細節，請參閱 「列印圖表」。 
  3. 要分享你的圖表，請點選 「分享 」按鈕建立連結，或輸入你想分享者的電子郵件地址。

編輯圖表

如果你訂閱了 Visio，可以在網頁版 Visio 中以特定方式編輯圖表——更換主題、修改版面配置，或新增與格式化文字。 

  1. 在 Excel 的圖表區域，選擇 Excel 資料視覺化工具外掛中的「編輯編輯」按鈕。

  2. 請在 Visio 網頁版中對圖表進行以下修改：

    若要這麼做 用途
    新增文字並設定其格式 首頁>字型 選項
    首頁>字型 選項：
    就是 Visio 網頁版 Home 標籤上的字型選項。
    更多細節請參閱 新增與格式化文字。
    變更佈景主題 設計>主題主題 圖示
    設計>主題色彩 主題色彩圖示
    更多細節請參見 「套用主題或主題顏色」。
    改變圖表的佈局 設計>版面版面按鈕。
    更多細節請參見 「重新佈局圖表」。

  3. 編輯完圖表後，你可以回到 Excel 檔案，在 Excel 的資料視覺化工具外掛中選擇「重新整理 The Refresh」按鈕。查看你的變更。 在 Visio 網頁版中對圖表所做的其他變更——除了步驟 2 中列出的那些——無法同步回 Excel 原始檔案。