當你向郵件列表寄信時，可以自訂訊息內容。 例如，根據資料來源某些欄位的數值，為某些收件人加上「逾期未繳」字樣。 自訂是基於你執行合併時執行的規則。
「逾期」的例子會使用 「如果......」然後......否則 規則，指定包含「逾期」文字，若收件人的截止日期欄位值為過去。
設定規則是在選擇郵件合併收件人後，並在文件中插入合併欄位後進行。
請前往「郵寄規則>」，根據以下描述選擇規則。
詢問
舉例來說，你發出的都是季度會議的邀請。 你的資料來源不會儲存會議日期，且會議日期會在邀請函中出現不只一次。
只要在文件中放置書籤並加入詢問欄位，你就能為每次會議執行相同的合併程序。 你只需要輸入會議日期，而且只會打一次。
- 在合併文件中，按 Ctrl+F9，然後輸入名稱即可建立書籤。 在你希望 Ask 欄位回應出現的每個地方，用同一個名稱重複這個步驟。
- 把游標放在文件中，在你剛建立的第一個書籤之前。
- 請前往郵 寄>規則>詢問。
- 選擇你剛建立的書籤 (或輸入其名稱) ，並在 提示 欄輸入提示，例如「活動日期？」。
- 選擇 確定，然後再選擇 確定 。
- 在流程結束時，選擇 「完成 & 合併」，再選擇 「編輯個別文件」。 每位收件人都會被提示回覆。 該回應會插入您指定的書籤中，並合併後產生的文件中。
更多資訊： 欄位代碼：詢問欄位
Fill-in
舉例來說，你寄出同樣的季度會議邀請函。 你的資料來源不會儲存會議日期，會議日期只會在邀請函中出現一次。
在文件中放置填充欄位，你可以為每次會議執行相同的合併。 你只需要輸入會議日期。
- 將游標放在你想讓填充文字去的地方。
- 在 郵件 分頁，請前往 規則>填寫。
- 在 提示 框輸入提示，例如「活動日期？」。
- 選擇 確定，然後再選擇 確定 。
- 流程結束時，當你按下「完成」&「合併」時，選擇「編輯個別文件」。 每位收件人都會被提示回覆。 該回應會插入於合併後產生的文件中填寫欄位。
更多資訊： 欄位代碼：Fill-In 欄位
如果......然後......否則
例如，你要寄送一份來自國內外的會議參加者名單。 你資料來源中的國家/地區欄位對於國內參加者來說可能是空白的。 你可以用一個 If...然後......否則......規則是為了讓所有收件人的訊息個人化。 國家/地區欄位為空白的收件人可能會看到「抵達時會在登機口受到歡迎」，而其他收件人則可能看到「您將被歡迎到海關附近的櫃檯」。
- 將游標放在你想讓條件文字去的地方。
- 如果>>......然後......否則。
- 在 欄位名稱 清單中，從你的資料來源中選擇能決定條件文字的欄位。
- 在 比較 清單中選擇比較資料值的方式。
- 在 「比較」 方框中輸入比較值 (若選擇 為空白 或 非空白 ，則跳過此選項) 。
- 在「 插入此文字 框」中，輸入符合比較條件後文件中放入的文字。
- 在「 否則插入此文字 框」中，輸入當未達成比較條件時放入文件的文字。
- 選取 [確定]。
更多資訊： 欄位代碼：IF 欄位
Merge Record # (合併記錄編號)
例如，你希望信件能顯示每位收件人在候補名單中的位置。 你可以依報名時間順序排序收件人名單，然後使用合併記錄 # 規則顯示收件人在名單中的編號位置。
記錄編號反映你在合併前對資料來源所做的排序或篩選。
秘訣
在列印日期欄位旁使用合併推薦 # 規則，建立獨特的發票號碼。
- 將游標放在你希望紀錄號碼出現的位置。
- 前往 郵寄>規則>合併記錄#。
更多資訊： 欄位代碼：MergeRec 欄位
Merge Sequence # (合併順序編號)
舉例來說，你希望信件能顯示每位收件人參加活動的總人數。 合併序列 # 規則會讓你知道合併文件中記錄的數量。
- 將游標放在你希望紀錄號碼出現的位置。
- 請前往 Mailings>規則>合併序列 #。
更多資訊： 欄位代碼：MergeSeq 欄位
下一筆記錄
舉例來說，你正在使用郵件合併功能，將聯絡人名單列印在一張紙上。 使用「下一個記錄」規則，告訴 Word 可以繼續到下一個記錄，但不必重新開始新頁面。
注意
一張郵寄標籤紙會以表格形式排列在 Word 中。 要將下一個位址放入標籤中，Word 會在每個資料表儲存格中使用下一個記錄規則。
- 將游標放在你希望下一條紀錄資料出現的位置。
- 請前往 Mailings>規則>下一筆紀錄。
- 插入一個合併欄位，顯示你接下來想要的資料
公司名稱清單可能如下：
「Company_Name」
《下一張專輯》Company_Name
《下一張專輯》Company_Name
更多資訊： 欄位代碼：下一個欄位
Next Record If (下一筆記錄條件)
例如，你希望一張紙上列出國內旅遊會議參加者，另一張則列出國際旅遊參加者。 你資料來源中的國家/地區欄位，國內旅客可能是空白的。 你可以使用「下一筆紀錄如果」規則，防止 Word 在收到國家/地區欄位非空白的收件人前開始新頁面。 為了達成這個目標，你首先會依照國家/地區排序資料來源。
- 將游標放在你希望下一條紀錄資料出現的位置。
- 請前往郵 寄>規則>，下一筆紀錄。
- 在 欄位名稱 列表中選擇合併欄位名稱，例如 城市。
- 在 比較 清單中選擇比較資料值的方式。 例如，若要篩選出特定城市的收件者，請選擇 [等於]。
- 在 「比較」 欄位輸入你想使用的數值。 例如，若要在東京特別挑選收件人，請輸入 東京 (若選擇 為空白 或 非空白 作為比較) ，則跳過此字。
更多資訊： 欄位代碼：NextIf 欄位
設定書籤
舉例來說，你正在準備一個會議邀請函，但主題演講者尚未確定。 你可以在文件中留下講者名字的佔位符，並加入設定書籤規則，只要輸入一次講者名字，它就會出現在所有佔位符中。
佔位符為參考欄位;設定書籤規則會插入一個欄位，除非你按 Alt+F9 () ，否則文件中不會顯示。
- 將游標放在文件中任意位置。
- 到「 Mailings>規則>設定書籤」，輸入一個名稱，然後選擇 確定。
- 將游標放在你希望書籤文字出現的位置。
- 進入「 快速>零件>欄位」，選擇 參考。
- 選擇你剛建立的書籤名稱，然後選擇確定。
- 把 Ref 欄位插入你希望書籤文字出現的地方。
- 在執行合併前，先右鍵點擊「集合欄位」，選擇 「編輯欄位」，然後在 文字 框輸入你想要的文字。
- 選取 [確定]。
更多資訊： 欄位代碼：集合欄位
Skip Record If (跳過記錄條件)
舉例來說，你擁有一家服裝店，發現有一件特定T恤的庫存過剩，但不是最受歡迎的尺寸。 當你準備發送銷售傳單時，你會排除穿特定尺寸的顧客。 使用跳過記錄 If 規則，將客戶的 Size 資料內容與你想排除的大小進行比較。
- 請前往郵 寄>規則>跳過記錄 如果。
- 在 欄位名稱 清單中選擇合併欄位名稱，例如 大小。
- 在 比較 清單中選擇比較資料值的方式。 例如，要挑選穿特定尺寸的顧客，選擇「等於」。
- 在 「比較」 欄位輸入你想使用的數值。 例如，若要特別挑選穿特小號的顧客，選擇XS (如果你選擇空白或不是空白作為比較) ，則跳過XS。
更多資訊： 欄位代碼：跳過欄位