فيما يلي بعض التلميحات لإعداد جدول بيانات Excel لدمج البريد. تأكد أن:
-
أسماء الأعمدة الموجودة في جدول البيانات تتطابق مع أسماء الحقول التي تريد إدراجها في دمج البريد. على سبيل المثال، لعنونة القراء باستخدام أسمائهم الأولى في المستند، ستحتاج إلى أعمدة منفصلة للأسماء الأولى وأسماء العائلة.
-
توجد كل البيانات المراد دمجها في الورقة الأولى من جدول البيانات.
-
يتم تنسيق إدخالات البيانات بالنسب المئوية والعملات والرموز البريدية بشكل صحيح في جدول البيانات بحيث يتمكن Word من قراءة قيمها بشكل صحيح.
-
يتم تخزين جدول بيانات Excel الذي سيتم استخدامه في دمج البريد على الجهاز المحلي.
-
يتم إكمال أي تغييرات أو إضافات إلى جدول البيانات قبل توصيله بمستند دمج البريد في Word.
ملاحظات:
-
يمكنك استيراد معلومات من جدول بيانات Excel عن طريق استيراد المعلومات من ملف مقسوم بفاصلة (csv.) أو ملف نصي (txt.) واستخدام "معالج استيراد النص" لإنشاء جدول بيانات جديد.
-
لمزيد من المعلومات، راجع إعداد مصدر بيانات Excel لدمج البريد في Word.
الاتصال بالقائمة البريدية وتحريرها
اتصل بمصدر البيانات. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على مصادر البيانات التي يمكنك استخدامها لدمج البريد.
تحرير القائمة البريدية
-
اختر تحرير قائمة المستلمين.
-
في مستلمو دمج البريد، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة بجانب اسم أي شخص لا تريده أن يتلقى بريدك.
ملاحظة: يمكنك أيضاً فرز القائمة أو تصفيتها لتسهيل عملية البحث عن الأسماء والعناوين. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على فرز البيانات لدمج البريد أو تصفية البيانات لدمج البريد.
يمكنك إدراج واحد أو أكثر من حقول دمج البريد التي تسحب المعلومات من جدول البيانات إلى المستند.
لإدراج حقول دمج على مغلف أو تسمية أو رسالة بريد إلكتروني أو خطاب
-
انتقل إلى المراسلات > كتلة العنوان.
للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على إدراج كتلة العنوان
-
لإضافة سطر الترحيب، اختر سطر الترحيب.
للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على سطر الترحيب.
-
لإضافة حقول دمج أخرى، مثل أرقام الفواتير، اطلع على إدراج حقول دمج البريد.
-
اختر موافق.
-
اختر ملف > حفظ.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول خيارات إعداد رسالة بريد إلكتروني، اطلع على دمج البريد الإلكتروني في Word.
بعد إدراج حقول الدمج التي تريدها، قم بمعاينة النتائج للتأكد من أن المحتوى على ما يرام. وبعد ذلك ستصبح جاهزاً لإكمال عملية الدمج.
-
انتقل إلى المراسلات> معاينة النتائج.
-
اختر التالي
-
انتقل إلى إنهاء ودمج > طباعة المستندات أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني.
عند حفظ مستند دمج البريد، فإنه يظل متصلاً بمصدر البيانات. يمكنك إعادة استخدام مستند دمج البريد للمراسلات المجمعة التالية.
-
افتح مستند دمج البريد واختر نعم عندما يطالبك Word بالإبقاء على الاتصال.
فيما يلي بعض التلميحات لإعداد جدول بيانات Excel لدمج البريد. تأكد أن:
-
أسماء الأعمدة الموجودة في جدول البيانات تتطابق مع أسماء الحقول التي تريد إدراجها في دمج البريد. على سبيل المثال، لعنونة القراء باستخدام أسمائهم الأولى في المستند، ستحتاج إلى أعمدة منفصلة للأسماء الأولى وأسماء العائلة.
-
توجد كل البيانات المراد دمجها في الورقة الأولى من جدول البيانات.
-
يتم تنسيق إدخالات البيانات بالنسب المئوية والعملات والرموز البريدية بشكل صحيح في جدول البيانات بحيث يتمكن Word من قراءة قيمها بشكل صحيح.
-
يتم تخزين جدول بيانات Excel الذي سيتم استخدامه في دمج البريد على الجهاز المحلي.
-
يتم إكمال أي تغييرات أو إضافات إلى جدول البيانات قبل توصيله بمستند دمج البريد في Word.
لمزيد من المعلومات، راجع إعداد مصدر بيانات Excel لدمج البريد في Word.
الاتصال بالقائمة البريدية وتحريرها
اتصل بمصدر البيانات. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على مصادر البيانات التي يمكنك استخدامها لدمج البريد.
-
اختر تحرير قائمة المستلمين.
للمزيد من المعلومات، راجع دمج البريد: تحرير المستلمين.
للمزيد من المعلومات حول الفرز والتصفية، راجع فرز البيانات لدمج البريد أو تصفية البيانات لدمج البريد.
-
حدد موافق.
يمكنك إدراج واحد أو أكثر من حقول دمج البريد التي تسحب المعلومات من جدول البيانات إلى المستند.
-
انتقل إلى المراسلات > إدراج حقل دمج.
-
أضف الحقل الذي تريد إضافته.
-
كرر الخطوتين 1 و2 حسب الحاجة.
-
اختر ملف > حفظ.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول خيارات إعداد رسالة بريد إلكتروني، اطلع على دمج البريد الإلكتروني في Word.
بعد إدراج حقول الدمج التي تريدها، قم بمعاينة النتائج للتأكد من أن المحتوى على ما يرام. وبعد ذلك ستصبح جاهزاً لإكمال عملية الدمج.
-
انتقل إلى المراسلات> معاينة النتائج.
-
اختر التالي أو السابق للتنقل بين السجلات في مصدر البيانات وعرض طريقة ظهورها في المستند.
-
انتقل إلى إنهاء ودمج > طباعة المستندات أو دمج للبريد الإلكتروني.
عند حفظ مستند دمج البريد، فإنه يظل متصلاً بمصدر البيانات. يمكنك إعادة استخدام مستند دمج البريد للمراسلات المجمعة التالية.
-
افتح مستند دمج البريد واختر نعم عندما يطالبك Word بالإبقاء على الاتصال.
