Pianificare una riunione in Microsoft Teams

Pianificare una riunione

Ci sono diversi modi per pianificare una riunione in Teams:

• Per pianificare una riunione con i membri di una chat, aprire la chat e selezionare Altre opzioni nella parte superiore della chat. Seleziona quindi Pianifica una riunione .

• Pianificare una riunione dal calendario di Teams. Selezionare Calendario in Teams e selezionare Nuova riunione .

Nel modulo di pianificazione è possibile assegnare un titolo alla riunione, invitare altre persone e aggiungere dettagli sulla riunione. Usare Assistente Pianificazione per trovare un'ora adatta per tutti partecipanti.

In Assistente Pianificazione è possibile visualizzare i fusi orari, le pianificazioni e la disponibilità dei partecipanti durante diverse fasce orarie. La griglia Assistente Pianificazione mostrerà la pianificazione di ogni partecipante. Le aree ombreggiate vengono visualizzate quando i partecipanti sono occupati o hanno riunioni provvisorie. Le aree non ombreggiate vengono visualizzate quando i partecipanti sono liberi. 

Dopo aver completato la compilazione dei dettagli, selezionare Salva per chiudere il modulo di pianificazione e invitare i partecipanti alla riunione.

Aggiungere un numero di accesso esterno  

Includere un numero di accesso esterno e un ID conferenza in modo che i partecipanti possano accedere alla riunione di Teams. Se si pianifica la riunione da Outlook, il numero di accesso esterno e l'ID conferenza vengono visualizzati automaticamente nell'invito alla riunione pianificata. Per informazioni su come aggiungere questi dettagli durante la pianificazione in Teams, vedere Aggiungere un numero di accesso esterno per una riunione in Teams.

Assegnare categorie a una riunione

Colora il calendario con le categorie. Come in Outlook, è possibile assegnare una o più categorie a ogni riunione nel calendario. Esistono due modi per assegnare le categorie:

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un evento nel calendario.

2. Selezionare Categorizza .

3. Selezionare un colore.

È anche possibile categorizzare una riunione quando la si pianifica selezionando Categoria nella parte superiore del modulo di pianificazione.

Invitare gli utenti esterni all'organizzazione 

Teams consente di invitare gli utenti esterni all'organizzazione, anche se non hanno una licenza di Teams. Per invitarli, è necessario l'indirizzo di posta elettronica completo.

1. Create una riunione o aprirne una esistente nel calendario di Teams.

2. Immettere i nomi nel campo Aggiungi partecipanti obbligatori . 

   • Se qualcuno è un partecipante facoltativo, selezionare Facoltativo nel campo Aggiungi partecipanti obbligatori e aggiungerne i nomi.

3. Digitare l'indirizzo di posta elettronica dell'utente, ad esempio luca@example.com

4. Seleziona Invia o Invia aggiornamento. L'utente riceverà un'email con il collegamento per la riunione.

Invitare persone con un collegamento 

Teams consente di invitare persone a una riunione tramite un collegamento alla riunione. Per condividere questo collegamento:

1. Create una riunione o aprirne una esistente nel calendario di Teams.

2. Il collegamento alla riunione verrà visualizzato come URL. Selezionare Copia per copiare l'URL.

Aggiungere un co-organizzatore

Dopo aver invitato altre persone alla riunione, è possibile aggiungere fino a 10 co-organizzatori per facilitare la gestione della riunione. Prima di aggiungere co-organizzatori, assicurarsi che le persone da aggiungere siano già state aggiunte come partecipanti necessari e quindi seguire questa procedura:

1. Create una riunione o aprirne una esistente nel calendario di Teams.

2. Assicurarsi che le persone da aggiungere come co-organizzatori siano invitate alla riunione.

3. Selezionare Opzioni > Altre opzioni.

4. In Ruoli seleziona il nome o i nomi nel menu a discesa Scegli co-organizzatori .

5. Selezionare Salva.

Creare una riunione di canale

1. Selezionare Nuova riunione .

2. Digitare il nome di un canale nel campo Aggiungi canale .

Una volta inviato l'invito, non è possibile modificare o aggiungere canali. Sarà necessario inviare un nuovo invito con i canali aggiornati.

Dopo aver aggiunto le persone desiderate, selezionare Assistente pianificazione individuare l'orario migliore.

Se si tratta di una riunione ricorrente, aprire il menu a discesa accanto a Non si ripete (subito sotto la data). Scegliere la frequenza desiderata dalle opzioni predefinite oppure selezionare Personalizza per creare una frequenza personalizzata.

Pianificare riunioni in un calendario di canale 

Se non si ha familiarità con l'aggiunta di un calendario a un canale, i passaggi sono indicati in Vedere tutte le riunioni in Teams. Al termine, è possibile aggiungere eventi al calendario condiviso in diversi modi.

1. In Teams seleziona il team in cui vuoi pianificare le riunioni.

2. Nell'angolo in alto a destra selezionare la freccia a discesa accanto a Riunione immediata . 

3. Seleziona Pianifica una riunione .

4. Aggiungere altri partecipanti esterni al team in cui è stata pianificata la riunione.

5. Selezionare Invia.

Quando si seleziona Invia, tutti i membri del team per cui è stata pianificata la riunione riceveranno un invito personale.

Se hai aggiunto guest e partner esterni all'organizzazione, non avranno accesso al calendario del canale.

Fare clic con il pulsante destro del mouse per visualizzare altre opzioni

Fare clic con il pulsante destro del mouse su un evento nel calendario per:

• Modificare  i dettagli della riunione.

• Chattare con i partecipanti nella chat della riunione.

• Partecipa al online .

• Copia collegamento .

• Annullare riunione se si è un organizzatore.

• Mostra come impostare lo stato che rifletterà sui calendari dei partecipanti durante l'orario della riunione se accettano la conferma di partecipazione alla riunione.

• Categorizzare  riunione.

Partecipare a una riunione  

Le riunioni di Teams mostreranno un pulsante Partecipa su un evento del calendario cinque minuti prima dell'inizio di una riunione. Quando un utente entrerà nella riunione, l'evento cambierà colore per indicare che c'è qualcuno online.

Selezionare Partecipa per aprire la finestra delle impostazioni riunione e confermare le impostazioni preferite per la videocamera e il microfono prima di partecipare alla riunione online.