Cómo usar las fechas y horas en Excel

En este artículo paso a paso se describe cómo utilizar las funciones integradas de fecha y hora en Microsoft Excel para realizar cálculos complejos con fechas y horas.

Excel almacena todas las fechas como enteros y todas las horas como fracciones decimales. Con este sistema, Excel puede sumar, restar o comparar fechas y horas como cualquier otro número, y todas las fechas se manipulan utilizando este sistema.

En este sistema, el número de serie 1 representa 1/1/1900 12:00:00 a.m. Las horas se almacenan como números decimales entre ,0 y ,99999, donde ,0 es 00:00:00 y ,99999 es 23:59:59. Los enteros de fecha y las fracciones decimales de hora pueden combinarse para crear números que tengan una parte decimal y una parte entera. Por ejemplo, el número 32331,06 representa la fecha 7/7/1988 y la hora 1:26:24 a.m.

Para ayudarle a realizar cálculos complejos con fechas y horas, Excel incluye numerosas funciones integradas de fecha y hora.

La función HOY() y la función AHORA()

La función HOY devuelve el número de serie de la fecha de hoy basándose en el reloj del sistema y no incluye la hora. La función AHORA devuelve el número de serie de la fecha de hoy e incluye la hora.

Cómo se ordenan las fechas según el número de serie

En Excel, las fechas se ordenan según el número de serie de la fecha, no el del número mostrado. Por tanto, cuando ordene fechas en Excel quizás no reciba los resultados esperados.

Por ejemplo, si ordena una serie de fechas que se muestran con el formato de fecha mmmm (por lo que sólo se muestra el mes), los meses no se ordenan alfabéticamente. En su lugar, las fechas se ordenan según su número de serie de fecha subyacente.

Cómo se comparan fechas según el número de serie

Puesto que en las comparaciones de fechas y horas también se utilizan números de serie, los resultados reales pueden ser distintos de lo que espera (según los valores mostrados).

Por ejemplo, cuando utiliza la función AHORA para comparar una fecha con la fecha actual, como en la fórmula la fórmula devuelve FALSO aunque la fecha actual sea 1/10/92; devuelve VERDADERO sólo cuando la fecha sea 1/10/92 12:00:00 a.m. Si va a comparar dos fechas en una fórmula y no necesita que se incluya la hora en el resultado, puede evitar este comportamiento si utiliza en su lugar la función HOY:

Cómo trabajar con fórmulas de fecha

Cómo averiguar el número de días que hay entre hoy y una fecha futura

Para averiguar el número de días que hay entre ahora y una fecha futura, utilice la fórmula siguiente donde "dd/mm/aa" es la fecha futura. Utilice el formato General para dar formato a la celda que contiene la fórmula.

Cómo averiguar el número de días, meses y años que hay entre dos fechas

Para calcular el número de días, meses y años que hay entre dos fechas, donde las fechas inicial y final se introducen en las celdas A1 y A2 respectivamente, siga estos pasos:

1. Cree un nuevo libro de trabajo.
2. Escriba los datos siguientes en el libro:

      A1:    25/03/94 A2:    05/01/98
   					

3. Escriba la fórmula siguiente en la celda D1:

   =AÑO(A2)-AÑO(A1)-SI(O(MES(A2)<MES(A1),Y(MES(A2)=MES(A1), DIA(A2)<DIA(A1))),1,0)&" años, "&MES(A2)-MES(A1)+SI(Y(MES(A2) 
   &lt;=MES(A1),DIA(A2)<DIA(A1)),11,SI(Y(MES(A2)<MES(A1),DIA(A2) 
   >=DIA(A1)),12,SI(Y(MES(A2)&gt;MES(A1),DIA(A2)<DIA(A1)),-1)))&" meses, 
   "&A2-FECHA(AÑO(A2),MES(A2)-SI(DIA(A2)<DIA(A1),1,0),DIA(A1))&" días"
   						

   NOTA: si copia y pega esta fórmula, asegúrese de que no haya saltos de línea ya que, de lo contrario, la fórmula no funcionará.

Si escribió la fórmula correctamente, la celda D1 mostrará lo siguiente: Desglose de fórmula adicional para días, meses y años

Esta fórmula también se puede desglosar en segmentos individuales de días, meses y años de la manera siguiente.

NOTA: si copia y pega estas fórmulas, asegúrese de que no haya saltos de línea ya que, de lo contrario, las fórmulas no funcionarán. NOTA: En las fórmulas anteriores, &" días", &" meses" y &" años" son opcionales. Le permiten distinguir los resultados como días, meses y años.

Cómo averiguar el número de días de la semana que hay entre dos fechas

Para averiguar el número de días de la semana que hay entre dos fechas, donde las fechas inicial y final se escriben en las celdas A1 y A2 respectivamente, siga estos pasos:

1. Cree un nuevo libro de trabajo.
2. Escriba los datos siguientes en el libro:

      A1:    25/03/94 A2:    05/01/98
   					

3. En la celda D1, escriba la fórmula siguiente:

      =DIAS.LAB(A1,A2)
   					

1.071 es el resultado.

NOTA: si ve el resultado #NOMBRE, haga clic en Complementos en el menú Herramientas. Haga clic para activar la casilla de verificación Herramientas para análisis y, después, haga clic en Sí si se le pregunta si desea instalarlas.

Cómo aumentar fechas incrementalmente

Para aumentar una fecha en un número de años, meses o días, utilice la fórmula donde referencia es el valor de fecha o la referencia de celda que contiene la fecha, y valor1, valor2 y valor3 son los incrementos en los que desea aumentar el año, el mes y el día, respectivamente.

Por ejemplo, para aumentar una fecha en un mes, la fórmula es:

Cómo trabajar con fórmulas de hora

Cómo calcular el tiempo transcurrido

Cuando resta el contenido de una celda de otra para averiguar el tiempo transcurrido entre ellas, el resultado es un número de serie que representa las horas, los minutos y los segundos transcurridos. Para que este número sea más fácil de leer, utilice el formato de hora h:mm en la celda que contiene el resultado.

En el ejemplo siguiente, si las celdas C2 y D2 contienen la fórmula =B2-A2 y la celda C2 tiene el formato General, la celda mostrará un número decimal (en este caso, 0,53125, la representación en número de serie de 12 horas y 45 minutos). Si la medianoche queda entre la hora inicial y la hora final, debe tener en cuenta la diferencia de 24 horas. Puede hacerlo si suma el número 1, que representa un período de 24 horas. Por ejemplo, puede preparar la tabla siguiente, que contempla períodos de tiempo más allá de la medianoche. Para preparar esta tabla, escriba la fórmula siguiente en las celdas C2 y D2:

Cómo acumular horas y minutos de más de 24 horas

Si desea mostrar correctamente una hora mayor de 24 horas, puede utilizar el formato integrado 37:30:55. Si desea utilizar en su lugar un formato personalizado, debe escribir el parámetro de horas del formato entre paréntesis. Por ejemplo:

Cómo convertir una fecha en su número decimal equivalente

Para convertir una fecha serializada (h:mm:ss) en un número decimal (0.00), debe convertir el número de serie en un decimal convirtiéndolo en una base de 24 horas. Para ello debe multiplicar la hora por 24 de la manera siguiente donde Hora es el número que desea convertir de un formato de hora a un número decimal; este número puede ser una referencia de celda o una cadena de números en la función HORANUMERO.

Por ejemplo, si la celda A1 contiene la hora "4:30" para representar cuatro horas y 30 minutos, la fórmula es: El resultado es 4,5.

Si la celda contiene una fecha y una hora, utilice la fórmula siguiente: Por ejemplo, si la celda A1 contiene "20/6/96 4:30 a.m.", la fórmula es: El resultado es de nuevo 4,5.

Cómo convertir un número decimal en su fecha equivalente

Para convertir un número decimal (0.00) en su fecha serie equivalente (h:mm:ss), debe convertir el número de serie en un decimal convirtiéndolo en una base de 24 horas. Para ello debe dividir la hora entre 24 de la manera siguiente donde Hora es el número que desea convertir de un número decimal a un número de serie de fecha y puede ser una referencia de celda o un número real. Por ejemplo, si tiene un valor 4,5 para representar cuatro horas y 30 minutos en la celda A1, la fórmula es: El resultado es 4:30.

Cómo transferir archivos entre Microsoft Excel para Macintosh y Microsoft Excel para Windows

De manera predeterminada, Excel para Macintosh utiliza el sistema de fechas 1904 y Excel para Windows utiliza el sistema de fechas 1900. Esto significa que cuando escribe el número de serie 1 en Excel para Macintosh y le da formato como una fecha, Excel lo muestra como 2/1/1904 12:00 a.m. Excel para Windows muestra el número de serie 1 como 1/1/1900 12:00 a.m.

Si transfiere archivos de Excel para Macintosh a Excel para Windows, esta diferencia en los sistemas de fecha no debe suponer ningún problema, ya que el sistema de fechas está almacenado en cada archivo. Sin embargo, si copia y pega entre archivos con distintos sistemas de fechas creados en plataformas diferentes, se pueden mostrar las fechas con un desfase de cuatro años y un día con respecto a su fecha correcta.

Para cambiar al sistema de fechas 1904 en Excel para Windows, siga estos pasos:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
2. Haga clic en la ficha Cálculo y active la casilla de verificación Sistema de fechas 1904.

Para cambiar al sistema de fechas 1900 en Excel para Macintosh, siga estos pasos:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Preferencias.
2. Haga clic en la ficha Cálculo y desactive la casilla de verificación Sistema de fechas 1904.

Para obtener información adicional al respecto, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base: