ここでは、差し込み印刷機能を使用する方法について説明します。Microsoft Word を使用して、マイクロソフトからのデータを使用して定型書簡を印刷するのにはExcel のワークシートです。
Word、Word の差し込み印刷機能を使用すると、マージします。
メイン文書 使用します。
アドレス帳 セットを生成するのには
出力ドキュメント:
- メインの文書にはと同じ基本的なテキストが含まれています。すべての出力ドキュメントには。レターヘッド、テキストが含まれている可能性があり、『 差し込み印刷フィールド テキスト (受信者の名前とアドレス) などを挿入するのには1 つの出力ドキュメントから別に異なります。
- 宛先リストを含むデータベースです。出力ドキュメントにマージされるデータを指定します。たとえば、アドレス帳には、Microsoft Access データベース ファイルまたは Excel のワークシートを使用します。
このデータベースは通常の名前、住所、電話番号、およびその他のカテゴリの一覧個人情報. - 出力ドキュメントは、差し込み印刷の結果です。は、出力ドキュメントのテキストのすべての出力ドキュメントを同じにすることができます。特定のドキュメントに書式を適用します。
手順 1: Excel データ ファイルを設定します。
差し込み印刷ウィザードを続行する前に、確認してください。Excel ワークシートもこの目的のために構築されています。以下に注意してください。データ テーブルの要件:
- 最初の行の各列のフィールド名を含める必要があります：例については、タイトル、あいさつ文、名、ミドル ネーム、姓、名、住所 1、住所 2 とします。
- 各フィールド名は一意でなければなりません。
- 各行は特定に関する情報を提供する必要があります。項目。たとえば、メーリング リストでは、各行情報に関する考え特定の受信者。
- 空白の行がテーブル含めないでください。
Excel データファイルを作成しを使用して配置、次の例に示すように、文字は、使用するフィールドデータ ファイルです。
| Last Name |
First Name |
Title |
Address |
City |
Postal Code |
Country |
| Davolio |
Nancy |
Sales Representative |
507 - 20th Ave. E. Apt. 2A |
Seattle |
98122 |
USA |
| Fuller |
Andrew |
Vice President, Sales |
908 W. Capital Way |
Tacoma |
98401 |
USA |
| Leverling |
Janet |
Sales Representative |
722 Moss Bay Blvd. |
Kirkland |
98033 |
USA |
| Peacock |
Margaret |
Sales Representative |
4110 Old Redmond Rd. |
Redmond |
98052 |
USA |
| Buchanan |
Steven |
Sales Manager |
14 Garrett Hill |
London |
SW1 8JR |
UK |
| Suyama |
Michael |
Sales Representative |
Coventry House Miner Rd. |
London |
EC2 7JR |
UK |
| King |
Robert |
Sales Representative |
Edgeham Hollow Winchester Way |
London |
RG1 9SP |
UK |
| Callahan |
Laura |
Inside Sales Coordinator |
4726 - 11th Ave. N.E. |
Seattle |
98105 |
USA |
| Dodsworth |
Anne |
Sales Representative |
7 Houndstooth Rd. |
London |
WG2 7LT |
UK |
Excel データ ファイルを作成したら、保存し、データを閉じますファイルです。
作成する方法の詳細については、差し込み印刷アドレス リストの Knowledge Base の資料を参照するのには、次の資料番号をクリックします。
294688
(http://support.microsoft.com/kb/294688/
)
設計および Word 2002 およびそれ以降のバージョンの Word で差し込み印刷アドレス一覧を設定する方法
手順 2: メイン文書のセットアップの設定します。
- Microsoft Office Word 2003 および以前のバージョンの Word では、ポイントします。 文字と差し込み印刷 で、 ツール メニューのとクリック 差し込み印刷ウィザード.
Microsoft Office Word 2007 をクリックします。 差し込み印刷を開始します。 で、 差し込み印刷を開始します。 グループには、 差し込み印刷 タブをクリックし 差し込み印刷ウィザードでステップ バイ ステップ. - 下にあります。 [文書の種類を選択します。をクリックして はがき.
作業中の文書には、メイン文書になります。は、メイン文書にテキストとグラフィックの各バージョンで同じが含まれています差し込み印刷文書のです。戻り値のアドレスと、あいさつ文など、定型書簡は各バージョンに対して同じです。 - クリックしてください。 次へ: ひな形.
- 次の方法のいずれかを使用します。
- 文書に現在表示されているドキュメントを開始します。ウィンドウです。これを行うをクリックしてください。 現在のドキュメントを使用します。.
ドキュメント ウィンドウに文字を入力するかするまで待ってから、この段階でこれを行うに求めます。 - テンプレートを使用します。これを行うには、次の手順を実行します。
- クリックしてください。 テンプレートから開始します。.
- クリックしてください。 テンプレートを選択します。.
- で、 差し込み印刷 タブで、目的のテンプレートを選択、 テンプレートを選択します。 ダイアログ ボックスとクリック [OK].
- 既存のドキュメントを開始します。これを行うには、次の手順を実行します。
- クリックしてください。 既存のファイルからの起動します。ドキュメント.
- で、 既存のファイルからの起動します。 ボックスで、クリックして、ドキュメントを選択します。 ファイルを開く.
- ドキュメントが表示されない場合をクリックします。 よりファイル、し ファイルを開く.で、 ファイルを開く ダイアログ ボックスに、しをクリックして、[ドキュメントの検索 ファイルを開く.
- クリックしてください。 次へ: 宛先の選択].
手順 3: Excel データ ソースを指定します。
- 下にあります。 [宛先の選択をクリックして 既存のリストを使用します。.
- クリックしてください。 参照.
- で、 データ ソースを選択します。 ダイアログ ボックス見つけて、使用する Excel ワークシート] をクリックします。
で既定では、Word は [My Data Sources] フォルダーを開きます。 - クリックしてください。 ファイルを開く.
- 場合は、Excel ワークシートに複数に関する情報が含まれています。タブで、該当する情報を含むタブを選択し、をクリックして、 [OK].
- データ ソース内のすべてのエントリの表示、 差し込み印刷の宛先 ダイアログ ボックスです。ここでは、する受信者の一覧を絞り込むことができます。差し込み印刷に含めます。
手順 4: 宛先を選択します。
- で、 差し込み印刷の宛先 ダイアログ ボックスで、差し込む宛先を選択します。行うにはこの、使用、次の方法のいずれか。
- チェック ボックスを使用して宛先を指定します。
このメソッドは、リストが短い場合に最も役立ちます。チェックをオンにする] をクリックします。ボックスをオフにする] をクリックして、目的の受信者の横に、除外する宛先の横のボックスを確認してください。
メモ ほとんどのリストに含まれてすることがわかっている場合、差し込み印刷をクリックしてください すべてを選択します。は、明確に特定のレコードをクリックします。同様に、必要に応じてリスト内の数レコードのみを対象をクリックしてください すべてクリアします。をクリックし、目的のレコードを選択します。 - リスト内の項目を並べ替えます。
このメソッドが便利です。アルファベット順または数値順内のアイテムを表示する場合。列をクリックします。見出しで並べ替えに使用する要素。たとえばする場合は、一覧は姓でアルファベット順に表示をクリックして、 姓 列見出し。 - リスト内のアイテムにフィルターを適用します。
このメソッドは一覧を参照してくださいしないことがわかっているレコードが含まれている場合に便利ですか差し込み印刷に含めます。リストを抽出した後、チェックを使用できます。前に説明したように、レコードを除外してボックス。リストをフィルター処理するには、次の手順を実行します。 - 列見出しの横の矢印をクリックして、フィルターを適用する要素。
- 次のいずれかをクリックします。
- (空白): このオプションは、対応するフィールドがすべてのレコードを表示します。空白です。
- (データ有り): このオプションをすべてのレコードの表示に対応するフィールド情報が含まれています。
- 場合は、データ ソースには共有するレコードが含まれています。同じ情報は、列に 10 個以下の一意な値がある場合は、情報をフィルターを適用できます。ある場合複数の例については、オーストラリアという住所の一覧を表示するアドレスをフィルターします。 オーストラリア.
- は、 差し込み印刷の宛先 ダイアログ ボックスには、指定されたレコードのみが表示されます。すべてを表示するのにはレコードを再度クリックします。 (すべて).
メモ- 高度な並べ替えやフィルター処理は、矢印をクリックします。次に、列名、し (詳細).使用して、 レコードのフィルタ リングします。 と レコードを並べ替える タブをクリックして、並べ替えまたはフィルターを設定するは、照会します。します。
- アドレス確認ソフトウェアがインストールされている場合をクリックします。 検証 で、 差し込み印刷の宛先 ダイアログ ボックスを使用して、受信者の住所を確認します。
- クリックしてください。 [OK] 差し込み印刷ウィザードに戻ります。
[Word の使用、差し込み印刷用に指定する受信者を指定します。 - クリックしてください。 次へ: レターを作成します。.
手順 5: レターを作成し、差し込み印刷フィールドを追加します。
まだ行っていない場合は、入力、メイン文書内のすべてのレターに表示するテキストを指定します。
差し込み印刷フィールドを挿入します。
名前、アドレスをマージする差し込み印刷フィールドを挿入し、その他の情報、データ ソースからは。差し込み印刷フィールドを挿入するには、以下を実行します手順:
- 挿入するメイン文書をクリックして、フィールドです。
- 次のいずれかを挿入します。メモ できます、 差し込み印刷 ツールバーは、差し込み印刷のメインに、差し込み印刷フィールドを挿入します。ドキュメント、または差し込み印刷を実行します。表示するのには 差し込み印刷 ツールバーのをポイントして はがきと差し込み印刷 で、 ツール メニューのとクリック [差し込み印刷] ツールバーを表示します。.
は、 差し込み印刷 ツールバーに含まれていない追加のコマンドが用意されていますウィザードの作業ウィンドウを結合します。たとえば、使用できます、 Word フィールドを挿入します。 メニューには、 差し込み印刷 差し込み印刷プロセスを制御するための Word フィールドを挿入するには、[ツールバー] をクリック。たとえば、テキストのみ特定の差し込み印刷フィールドを挿入する IF フィールドを挿入できます。指定した値になります。
または、クリックして エラーをチェック Word の差し込み印刷を実行し、含まれているすべてのエラーを報告するにはメインの文書にします。
差し込み印刷データの書式を変更します。
差し込みデータの書式を設定するには、差し込み印刷フィールドに書式設定する必要があります、主要なドキュメントです。データ ソース内のデータをフォーマットしないでください、データを文書に差し込むと、書式設定は保持されません。変更するのには差し込み印刷のデータの形式を次の手順を実行します。
- メインの文書を含むフィールドを選択、書式を設定するには、外側の差し込み印刷フィールドを含む必要な情報文字 (<>>)。
- Word 2003 および以前のバージョンの Word をクリックします。 フォント で、 形式 メニューの [し、必要なオプションを選択します。
Word 2007、目的のオプションをクリックして、 テーマのフォント ボックス、 フォント グループには、 ホーム タブします。
フィールド コードを使用してフォーマット
書式を設定するを表示するのには、alt キーを押しながら F9 キーを押します。フィールドのコードをし、差し込み印刷フィールドにスイッチを追加します。いつ操作フィールドは、スイッチに特定のアクションが発生する、特別な命令の動作します。発生します。一般に、スイッチは結果を変更するのには、フィールドに追加されます。
スイッチを使用する方法の例については次のとおりです。
- 数値を表示するのには 34987.89 として $34,987.89、数値書式スイッチを追加 (\ #)。
- クライアントの名前を大文字で印刷するには、書式を追加します。スイッチ (\ *)。
- 結合された情報が同じフォントを持っているかどうかを確認するのには差し込み印刷フィールドに適用されるポイント サイズ、Charformat スイッチを追加します。(\*).
手順 6: 文書を保存します。
メイン文書が完成し、すべての差し込み印刷フィールドを挿入した後、続行する前に文書を保存するかどうかを確認します。これを行うには、次の手順を実行します。
- Word 2003 および以前のバージョンの Word をクリックします。 として保存します。 で、 ファイル メニューです。
Word 2007 をクリックして、 Microsoft Office ボタン、し として保存します。. - ドキュメントの名前し、 保存.
- クリックしてください。 次へ: プレビュー、はがき.
手順 7: レターをプレビューし、アドレス帳の調整
ウィザードが"手順 5 の差し込み印刷] 作業ウィンドウで、ウィザードが表示されたらそれぞれの実際のテキストは、メイン文書に差し込み印刷フィールドに置き換えますアドレス帳の最初のエントリから。したがって、表示ことができますどのように、最初の出力文書が検索されます。
続行した場合の例については、クリックすると前に示したサンプル データベースを使用するには、最初のページ、次ページよう
次へ: レターのプレビュー表示します。:
2002 年 2 月 26 日
川村匡
908 W. 売買方法
タコマの 98401
各位川村匡、
ここで、文字を入力します。
株式会社
ここで自分の名前を入力します。
追加のエントリをプレビューするには、いずれかを使用して、次のメソッド。
- 順序で項目をプレビューするには、左または右をクリックします。矢印ボタンします。
- 検索して、特定のアイテムをプレビューするをクリックしてください。 検索します。受信者は、検索条件を入力し、 エントリを検索します。 ダイアログ ボックスです。
必要に応じて、アドレス帳を調整します。これを行うには、いずれかを使用してください。次のメソッドの。
- マージ操作を特定の受信者を除外するにはクリックしてください。 この受信者を除外します。.
- クリックして、宛先リストを変更するには、 編集アドレス帳、し、に変更、 差し込み印刷受信者 ダイアログ ボックスです。
手順 8: 差し込み印刷を完了します。
差し込み印刷を完了するには、次の方法のいずれかを使用します。
個々 のレターします。
各ラベルを編集するには、実際に差し込み印刷を完了する必要が、差し込み後の文書に必要なデータを編集します。これを行うには、次の手順を実行します。
- クリックしてください。 各レターを編集します。.
- で、 新しい文書へ差し込みです。 ダイアログ ボックス差し込み印刷するレコードを選択します。
- クリックしてください。 [OK].
Word を作成し、新しい差し込み文書が表示されます。をメイン文書も開いたままなとする場合は、切り替えることができます。すべてのドキュメントを変更します。 - 編集する情報までスクロールし、変更内容を確認します。
- 印刷または、通常どおり、ドキュメントを保存します。ドキュメント。
レターを印刷します。
レターを印刷するには、次の方法のいずれかを使用します。
- アイテムをカスタマイズし、差し込み印刷後の文書の場合作業中、次の手順を実行します。
- Word 2003 および以前のバージョンの Word をクリックします。 印刷 で、 ファイル メニューです。
Word 2007 をクリックして、 Microsoft Office ボタン、し 印刷. - 必要なオプションを選択します。
- 差し込み印刷ウィザードから直接印刷する場合は、次の手順を実行します。
- 差し込み印刷ウィザード (の手順 6 で完了差し込み印刷) をクリックして 印刷.
- で、 プリンターに差し込み印刷します。 ダイアログ ボックスは、次の方法のいずれかを使用し、 [OK]:
- すべてのドキュメントを印刷する. します。 すべて.
- ドキュメントを参照してください、ドキュメントを印刷するのには[ウィンドウ] をクリックして カレント レコード.
- ドキュメントの範囲を印刷します から、し、レコード番号を入力、 から と するには ボックス。
- で、 印刷 ダイアログ ボックスで、必要なオプションを選択します。
後で使用できる差し込み印刷したレターを保存します。
差し込み印刷したレターを編集したり、後で使用するために保存する場合は、それらは 1 つのドキュメントに収集できます。これを行うには、次の手順を実行します。
- クリックしてください。 各レターを編集します。.
- で、 新しい文書へ差し込みです。 ダイアログ ボックス次の方法のいずれかを使用し、 [OK]:
- すべてのドキュメントをマージします すべて.
- ドキュメントを参照してください、ドキュメントのみをマージするのには[ウィンドウ] をクリックして カレント レコード.
- ドキュメントの範囲をマージ. します。 から、し、レコード番号を入力、 から と するには ボックス。
- 単語すべてを含む新しい文書を開き、個々 の文字。これは、後、文書を後で使用すると同時に保存できます。通常の文書とします。
詳細については、マイクロソフト サポート技術記事を表示するのには、次の資料番号をクリックしてください。
318117
(http://support.microsoft.com/kb/318117/
)
Excel ワークシートからのアドレスを使用して Word でラベルを作成する方法
318115
(http://support.microsoft.com/kb/318115/
)
Word 2002 では、Access データベースの情報を使用して定型書簡を作成する方法
318112
(http://support.microsoft.com/kb/318112/
)
Access 2002 データベースからアドレスを使用して Word 2002 でラベルを作成する方法
294686
(http://support.microsoft.com/kb/294686/
)
差し込み印刷を Word 2002 またはそれ以降のバージョンの Word をカテゴリ別にソートされたリストを作成する使用する方法
290408
(http://support.microsoft.com/kb/290408/
)
Word 2002 の差し込み印刷に関する faq
294688
(http://support.microsoft.com/kb/294688/
)
設計および Word 2002 およびそれ以降のバージョンの Word で差し込み印刷アドレス一覧を設定する方法
294693
(http://support.microsoft.com/kb/294693/
)
差し込み印刷を使用して Word 2002 およびそれ以降のバージョンの Word では、ディレクトリを作成する方法
294683
(http://support.microsoft.com/kb/294683/
)
差し込み印刷を Word 2002 またはそれ以降のバージョンの Word の定型書簡を作成する使用する方法
文書番号: 318118 - 最終更新日: 2011年7月25日 - リビジョン: 4.0
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)
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