Cómo ordenar correctamente los datos alfanuméricos en Excel

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Resumen

Este artículo proporciona dos métodos que puede utilizar para ordenar los datos alfanuméricos (los datos que contienen las letras alfabéticas mezcladas con números y caracteres especiales) en Microsoft Excel para que lograr los resultados que desea. Este artículo también proporciona una sección de solución de problemas.

Más información

Cuando se ordena una columna que contenga caracteres alfanuméricos, el criterio de ordenación puede devolver resultados inesperados. Excel ordena los valores de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocará la celda detrás de la celda que contiene la entrada "A1" y antes de una celda que contiene la entrada "A11".

Excel ordena los datos en el orden siguiente:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (space) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
				
Apóstrofos (') y guiones (-) se pasan por alto, con una excepción: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guión, el texto con el guión se ordenará en último lugar.

Por ejemplo, si utiliza Excel para ordenar la siguiente columna de datos
a1
a2
a3
1
1a
2
2a
3
3a
de forma predeterminada, es el resultado de la ordenación:
1
2
3
1a
2a
3a
a1
a2
a3
				

Formato correcto y ordenar datos alfanuméricos

Formato de datos mediante la función de texto

Si el formato de datos mediante la función de texto, Excel convierte los valores de texto en un formato de número específico.

La sintaxis de la función de texto es
TEXTO)Valor ,formato)
donde Valor es un valor numérico o una fórmula que da como resultado un valor numérico, referencia ahora a una celda que contiene un valor numérico; y formato es un formato de número en forma de texto en el cuadro categoría de la ficha número en el cuadro de diálogo Formato de celdas .

Nota: dar formato a una celda con una opción en la ficha número (comandoceldas , menú formato ) sólo cambiará el formato, no el valor. Utilizar la función texto convierte un valor en texto con formato y el resultado ya no se calcula como un número.

Algunos ejemplos de cómo utilizar la función texto son:
= Texto (2.715, "$0.00") es igual a "$2.72".

= Texto ("4/15/91", "mmmm dd, yyyy") es igual a "15 de abril de 1991".
Por ejemplo, siga estos pasos para dar formato a los datos de la columna A de la hoja de cálculo utilizando la función de texto:
  1. Insertar una nueva columna B en la hoja de cálculo.
  2. En la celda B1, escriba la fórmula siguiente:
    =TEXT(A1,"###")
    Esta fórmula copia el valor de A1 en B1 y convierte el valor en texto con formato. El resultado ya no se calcula como un número.
  3. Copie esta fórmula a otras celdas en la columna B.
  4. Haga clic en una celda en la columna B y, a continuación, haga clic en Orden ascendente u Orden descendente en la barra de herramientas estándar .

    Excel ordena los datos de la forma siguiente:
    1
    1a
    2
    2a
    3
    3a
    a1
    a2
    a3

Solucionar problemas de ordenación

Para solucionar problemas de ordenación, compruebe los puntos siguientes.

Comprobar las reglas de orden predeterminado

Excel ordena los datos según las reglas de ordenación específicas. En orden ascendente, Excel utiliza el siguiente orden. (En un orden descendente, se invierte este orden excepto las celdas en blanco, que siempre se colocan al final.)
Números , Excel ordena los números desde el número negativo menor al número positivo mayor.

Alfanumérico - Excel ordena texto alfanumérico de izquierda a derecha, carácter por carácter. Vea el principio de la sección "Más información" para obtener información completa acerca de tipo alfanumérico.

Valores lógicos - Excel coloca FALSE antes que Verdadero.

Los valores de error - Excel trata todos los valores de error como iguales.

Los espacios en blanco - Excel siempre se coloca última espacios en blanco.

Asegúrese de que los números están en formato de número

Si Excel ordena incorrectamente una celda que contiene un valor, puede que la celda tenga formato de como texto y no como un número. Por ejemplo, los números negativos de texto se convierten en los sistemas contables cuando se importaron los datos de cuentas en Excel.To convierten un rango de números almacenados como texto en números, siga estos pasos:
  1. En una celda vacía, escriba el número 1.
  2. Seleccione la celda y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú Edición .
  3. Seleccione el rango de números almacenados como texto que se va a convertir.
  4. En el menú Edición , haga clic en Pegado especial.
  5. En operación, haga clic en multiplicar.
  6. Haga clic en Aceptar.
  7. Elimine el contenido de la celda que escribió en el paso 1.
Nota Algunos programas de contabilidad muestran valores negativos con el signo menos (-) a la derecha del valor. Para convertir las cadenas de texto a valores, debe devolver todos los caracteres de la cadena de texto excepto el carácter más a la derecha (el signo negativo) y multiplicar el resultado por -1. Por ejemplo, si el valor de la celda A2 es "156-" la fórmula = izquierda (A2, largo (A2) -1) * -1 convierte el texto en el valor-156.

Asegúrese de que los datos mixtos tiene el formato de texto

Si la columna que desea ordenar contiene tanto números como números que incluyen caracteres de texto (como 100, 100a, 200, 200a), todo el formato de texto. Si no lo hace, Excel ordena los números primero y, a continuación, ordena los números que incluyen caracteres de texto.

Para dar formato a un número como texto, siga estos pasos:
  1. Haga clic en la celda que contiene el valor que desee aplicar formato de texto.
  2. En el menú formato , haga clic en celdasy, a continuación, haga clic en la ficha número .
  3. En la lista categoría , haga clic en textoy, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Vuelva a escribir el valor en la celda.
Para escribir un número como texto al introducir nuevos datos, formato de la celda como texto antes de comenzar a escribir.

Asegúrese de que las fechas y las horas tienen el formato correcto

Excel trata las fechas y horas como números. Cuando escriba una fecha o una hora que Excel reconoce, el formato de la celda cambia del formato de número General a una fecha o integrado el formato de hora.

Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y horas de una columna deben utilizar un formato de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como una fecha, hora o número, el valor es formato de texto.

Para aplicar el formato correcto, siga estos pasos:
  1. Haga clic en la celda que desea dar formato.
  2. En el menú formato , haga clic en celdasy, a continuación, haga clic en la ficha número .
  3. Si la celda tiene formato de texto, haga clic en fecha u hora, seleccione el tipo adecuado y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Vuelva a escribir el valor en la celda en el formato que ha seleccionado.

Ocultar filas y columnas antes de ordenar

Las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas y columnas ocultas no se mueven cuando se ordenan columnas. Sin embargo, al ordenar filas, se ordenan los datos de las columnas ocultas y, al ordenar columnas, se ordenan los datos de las filas ocultas. Antes de ordenar la lista, muestre las filas y columnas ocultas.

Quitar los espacios

En algunos casos, los datos que se ha importado de otro programa contienen espacios a la izquierda. Quitar los espacios iniciales antes de ordenar los datos.

Introduzca rótulos de columna en una fila

Utilizar rótulos de varias líneas, ajuste el texto en la celda.

Compruebe la configuración de los objetos gráficos

Configuración de los objetos puede ha cambiado para que los objetos no se muevan con las celdas. Para configurar los objetos para que puedan ordenarse con las celdas, siga estos pasos:
  1. En la barra de herramientas dibujo , haga clic en Seleccionar objetos.
  2. Arrastre un cuadro punteado sobre los objetos que desea cambiar.
  3. En el menú formato , haga clic en autoforma, imagen, cuadro de texto, WordArt, Controlu objeto.
  4. En la ficha Propiedades , haga clic en Mover pero no cambiar tamaño con las celdas.

Referencias

Para obtener más información acerca de cómo utilizar una macro para ordenar las columnas, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
247311 Cómo utilizar macros para ordenar los datos en varias columnas como una columna en Excel

Propiedades

Id. de artículo: 322067 - Última revisión: domingo, 15 de diciembre de 2013 - Versión: 5.0
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
  • Microsoft Excel 2000 Standard Edition
  • Microsoft Excel X para Macintosh
  • Microsoft Excel 2004 for Mac
  • Microsoft Excel 2001 para Macintosh
  • Microsoft Excel 98 para Macintosh
  • Microsoft Excel 97 Standard Edition
Palabras clave: 
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Traducción automática
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Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 322067

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