Omvandla en kolumn med adresser till en SKV-textfil i Excel

Tillbaka till början

Redigera Excel-dokumentet

1. Öppna Excel-arbetsboken med adressdata.
2. I adressexemplet innehåller en adress fyra rader och den andra adressen bara tre rader. Dessutom skiljs varje adressuppsättning åt av en enda rad.
   
   För att du ska kunna omvandla dina adressdata till en SKV-textfil måste alla adresser innehålla samma antal rader, och varje adressuppsättning måste skiljas åt av samma antal rader. Ändra t.ex. adressexemplet till följande:

       A1: Jane Clayton
       A2: Microsoft
       A3: 456 Elm Street
       A4: Sometown, USA  67890
       A5:
       A6:
       A7: Jose Saraiva
       A8: 789 Oak Road
       A9:
      A10: Mytown, USA  54321
   

   Obs! Varje adressuppsättning skiljs nu åt av två rader, och varje adressuppsättning innehåller fyra rader.
   
   Om du vill infoga en ny rad i Excel-kalkylbladet markerar du radrubriken där du vill ha den nya raden. Klicka på Rader på Infoga-menyn.
3. Klicka på Spara som på Arkiv-menyn.
4. Gör följande i dialogrutan Spara som:
   1. Klicka på SKV (semikolonavgränsad) (*.skv) i rutan Filformat.
   2. Skriv ett namn på SKV-filen i rutan Filnamn (t.ex. Adress.skv), och klicka sedan på Spara.
   3. Klicka på OK vid följande meddelande:
      Filformatet du markerade stöder inte arbetsböcker som innehåller flera blad.
      
      ? Klicka på OK om du bara vill spara det aktiva bladet.
      ? Om du vill spara alla bladen måste du spara dem individuellt och använda olika filnamn för varje eller välja en filtyp som kan innehålla flera blad.
   4. Klicka på Ja som svar på följande fråga:
      Adress.skv kan innehålla funktioner som inte är kompatibla med SKV (semikolonavgränsad). Vill du behålla detta format för arbetsboken?
      
      ? Om du vill behålla formatet och utelämna alla inkompatibla funktioner klickar du på Ja.
      ? Om du vill behålla funktionerna klickar du på Nej. Spara sedan en kopia i det senaste Excel-formatet.
      ? Om du vill se vilka funktioner som kan gå förlorade klickar du på Hjälp.
5. Klicka på Stäng på Arkiv-menyn och avsluta Microsoft Excel.
   
   Obs! Du kan bli ombedd att spara filen igen. Klicka i så fall på Ja, upprepa steg c och d och avsluta Excel.

Tillbaka till början

Redigera SKV-filen i Microsoft Word

1. Starta Microsoft Word.
2. Klicka på Öppna på Arkiv-menyn.
   
   Dialogrutan Öppna öppnas.
3. Klicka på Alla filer (*.*) i rutan Filformat.
4. Klicka på SKV-filen du sparade i steg 4 i avsnittet "Redigera Excel-dokumentet" i den här artikeln (t.ex. Adress.skv) och klicka på Öppna.
5. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.
6. Markera kryssrutan Alla på fliken Visa och klicka sedan på OK.
   
   Ditt Microsoft Word-dokument ser nu ut ungefär så här:

   Jane·Clayton¶
   Microsoft¶
   456·Elm·Street¶
   "Sometown, USA··67890"¶
   ¶
   ¶
   Jose·Saraiva¶
   789·Oak·Road¶
   ¶
   "Mytown,·USA··54321"¶
   

7. Klicka på Ersätt på Redigera-menyn.
8. Klicka på fliken Ersätt i dialogrutan Sök och ersätt och gör följande:
   1. Skriv ^p^p^p i rutan Sök efter.
   2. Skriv %%%%% i rutan Ersätt med.
   3. Klicka på Ersätta alla.
   4. Klicka på OK vid följande meddelande:
      Word har utfört sökningen efter dokument och gjort 1 ersättning.
   Ditt Word-dokument ser nu ut ungefär så här:

   Jane·Clayton¶
   Microsoft¶
   456·Elm·Street¶
   "Sometown,·USA··67890"%%%%%Jose·Saraiva¶
   789·Oak·Road¶
   ¶
   "Mytown,·USA··54321"¶
   

9. Gör följande på fliken Ersätt i dialogrutan Sök och ersätt:
   1. Skriv ^p i rutan Sök efter.
   2. Skriv ; i rutan Ersätt med.
   3. Klicka på Ersätta alla.
   4. Klicka på OK när följande meddelande visas:
      Word har utfört sökningen efter dokument och gjort 7 ersättningar.
   5. Skriv ;^p i rutan Sök efter.
   6. Ta bort all text i rutan Ersätt med så att den är tom.
   7. Klicka på Ersätta alla.
   8. Klicka på OK när följande meddelande visas:
      Word har utfört sökningen efter dokument och gjort 1 ersättning.
   9. Skriv %%%%% i rutan Sök efter.
   10. Skriv ^p i rutan Ersätt med.
   11. Klicka på Ersätta alla.
   12. Klicka på OK när följande meddelande visas:
       Word har utfört sökningen efter dokument och gjort 1 ersättning.
10. Stäng dialogrutan Sök och ersätt genom att klicka på Stäng.
    
    Ditt Word-dokument ser nu ut ungefär så här:

    Jane·Clayton;Microsoft;456·Elm·Street;"Sometown,·USA··67890"¶
    Jose·Saraiva;789·Oak·Road;;"Mytown,·USA··54321"¶
    

11. Klicka på Spara på Arkiv-menyn.

Tillbaka till början