Minimera metadata i Word 2003

Artikelöversättning Artikelöversättning
Artikel-id: 825576 - Visa produkter som artikeln gäller.
Visa alla | Dölj alla

På den här sidan

Sammanfattning

I den här artikeln beskrivs olika metoder för att minimera metadata i Word-dokument.

När du skapar, öppnar eller sparar ett dokument i Microsoft Office Word 2003, kan det finnas information i dokumentet som du inte vill att andra ska se när du distribuerar dokumentet elektroniskt. Denna information kallas metadata och används för att förbättra redigering, visning, arkivering och hämtning av Office-dokument.

Vissa metadata är lätt åtkomliga via användargränssnittet i Word. Andra metadata är endast tillgängliga genom särskilda åtgärder, till exempel genom att dokumentet öppnas i en binär lågnivåfilredigerare. Följande metadata kan finnas i dokument:
  • Ditt namn
  • Dina initialer
  • Företagets eller organisationens namn
  • Datorns namn
  • Namnet på nätverksservern eller hårddisken där dokumentet har sparats
  • Andra filegenskaper och annan dokumentinformation
  • Osynliga delar av inbäddade OLE-objekt
  • Dokumentrevisioner
  • Dokumentversioner
  • Mallinformation
  • Dold text
  • Kommentarer
Metadata skapas på flera olika sätt i Word-dokument och kan därför inte bort med en enda metod. I följande avsnitt beskrivs olika platser där metadata kan sparas i Word-dokument

och olika metoder för att minimera sådana metadata.

Microsoft tillhandahåller programmeringsexempel enbart i förklarande syfte och gör inga utfästelser, varken uttryckligen eller underförstått. Detta omfattar men begränsas inte till underförstådd garanti för säljbarhet eller lämplighet för ett visst syfte. I denna artikel förutsätts att du känner till det programmeringsspråk som demonstreras och de verktyg som används för att skapa och felsöka procedurer. Microsofts supporttekniker kan hjälpa till med att förklara funktionen hos en viss procedur, men kan inte ändra dessa exempel för att ge ytterligare funktioner eller skapa procedurer som motsvarar dina speciella behov. Om du vill veta mer om hur du använder exempelkoden i den här artikeln klickar du på artikelnumret nedan och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
290140 Köra exempelkod för Office XP-program från artiklar i Knowledge Base (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)

Ta bort personlig information automatiskt när dokumentet sparas

Du kan nu automatiskt ta bort personlig information från Word-dokument när de sparas. Gör så här:
  1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn.
  2. Klicka på fliken Säkerhet, markera kryssrutan Ta bort personlig information från filegenskaper vid sparande under Sekretessalternativ och klicka på OK.
Obs! Det är den här metoden som bör användas i första hand för att ta bort personlig information när ett Word-dokument sparas.

Ta bort användarnamnet manuellt från dokument

Så här visar eller ändrar du ditt användarnamn:
  1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn och sedan på fliken Användarinformation.

    Följande redigeringsrutor visas:
    Namn
    Initialer
    Postadress
  2. Om du inte vill att något av den här informationen ska visas i dina dokument skriver du icke-identifierande strängar eller blanksteg i rutorna och accepterar ändringarna genom att klicka på OK.
Obs! Alla nya dokument som skapas innehåller den här informationen i stället för standardvärdena som anges vid installation av Office. Befintliga dokument kan emellertid redan innehålla informationen.

Ta bort personlig dokumentinformation manuellt

När du skapar eller sparar ett dokument i Word kan dokumentinformation sparas i dokumentet. Det finns flera sätt att komma åt informationen:
  • Öppna dokumentet. Klicka på EgenskaperArkiv-menyn. Flikarna Sammanfattning, Statistik, Innehåll och Eget kan alla innehålla information, till exempel ditt, din chefs och företagets namn.
  • Högerklicka på dokumentet i Utforskaren och klicka på Egenskaper. Flikarna i dialogrutan Egenskaper kan innehålla information.
  • Du kan använda ett Microsoft VBA-makro (Visual Basic for Applications) eller annan programkod för att läsa egenskaperna i dialogrutan Egenskaper.
Så här tar du bort dokumentinformation från ett dokument eller en mall:
  1. Öppna dokumentet eller mallen.
  2. Klicka på EgenskaperArkiv-menyn.
  3. På fliken Sammanfattning avmarkerar du redigeringsrutorna Författare, Chef, Företag och andra rutor med information du inte vill sprida.
  4. På fliken Eget tar du bort alla egenskaper med information du inte vill sprida.
  5. Klicka på OK.

    Klicka på SparaArkiv-menyn och sedan på Stäng.
När du har gjort allt detta innehåller dokumentet inte några dokumentegenskaper.

Ta bort personlig dokumentinformation manuellt när datorn är ansluten till ett nätverk

Om du är inloggad på ett nätverk kan ditt användarnamn för nätverket visas i rutan Författare på fliken Sammanfattning och i fältet Senast sparad av på fliken Statistik när dokumentet sparas. Detta kan vara fallet även om du har tagit bort alla annan personlig information från datorn.

Så här tar du bort dokumentinformation från ett dokument när du är ansluten till ett nätverk:
  1. Om dokumentet lagras på en nätverksserver kopierar du det till den lokala hårddisken.
  2. Starta datorn, men logga inte in på nätverket. När dialogrutan för nätverksinloggning visas klickar du på Avbryt eller trycker på ESCAPE.

    Obs! Om du inte kan starta Windows genom att trycka på ESCAPE (gäller till exempel om du har Microsoft Windows NT) kan du inte använda den här metoden.
  3. Öppna dokumentet.
  4. Klicka på EgenskaperArkiv-menyn.
  5. På fliken Sammanfattning avmarkerar du redigeringsrutorna Författare, Chef, Företag och andra rutor med information du inte vill sprida.
  6. På fliken Eget tar du bort alla egenskaper med information du inte vill sprida.
  7. Klicka på OK.

    Klicka på SparaArkiv-menyn och sedan på Stäng.
När du loggar in på nätverket öppnar du inte filen. Om du gör det kan ditt användarnamn för nätverket skrivas in i filen. Du kan emellertid använda Utforskaren för att kopiera filen till en nätverksserver eller diskett.

Ta bort kommentarer i dokument manuellt

Word ger möjlighet att lägga till kommentarer till dokument. Normalt innehåller kommentarerna namnet på personen som har skrivit dem.

Kommentarer visas normalt som ett markerat textavsnitt. Du kan högerklicka på kommentaren och sedan klicka på Ta bort kommentar.

Nya kommentar innehåller inte ditt användarnamn, eftersom du har tagit bort det från dialogrutan Alternativ enligt beskrivningen i "Ta bort användarnamnet manuellt från dokument" i den här artikeln.

Ta bort sidhuvud och sidfot manuellt från dokument

Sidhuvud och sidfot i ett dokument kan innehålla identifierande information. Så här tar du bort information från sidhuvud och sidfot:
  1. Klicka på Sidhuvud och sidfotVisa-menyn.
  2. Sidhuvudet och sidfoten visas längst upp respektive längst ned på varje sida i dokumentet.

    Ändra dem enligt dina önskemål.
  3. Klicka på Stäng i verktygsfältet Sidhuvud och sidfot.

Ta bort ombearbetningsmarkeringar manuellt

Dokument kan innehålla ombearbetningsmarkeringar, som visar vem som har ändrat vad i dokumentet. När du accepterar eller avvisar ombearbetningsmarkeringar sparas den reviderade texten i dokumentet, och ombearbetningsmarkeringarna tas bort.

Så här accepterar eller avvisar du revisioner:
  1. Aktivera den genom att klicka på Spåra ändringarVerktyg-menyn.
  2. Leta upp och markera ändringar genom att klicka på Föregående eller Nästa i verktygsfältet Granska. Klicka sedan på Acceptera ändring eller Ignorera ändring/ta bort kommentar.
  3. När du är klar klickar du på Stäng.
Obs! Om du ändrar "Visa"-inställningarna i verktygsfältet Granska tas revisionsinformationen inte bort.

Stänga av Snabbspara

Med Snabbspara går det snabbare att spara ett dokument, eftersom bara ändringarna sparas.

Snabbspara är konstruerat på ett sådant sätt att borttagen text kan finnas kvar i dokumentet även när detta har sparats. Om du är orolig för att borttagen text ska finnas kvar gör du följande:
  1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn.
  2. Klicka på fliken Spara.
  3. Avmarkera kryssrutan Snabbspara, och klicka sedan på OK.
Om du vill veta mer om funktionen Snabbspara klickar du på följande artikelnummer och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:
291181 Vanliga frågor om "Snabbspara" i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)

Söka efter och ta bort text som formaterats som dold

I Word-dokument kan text formateras som dold. Eftersom dold text kan innehålla information du inte vill sprida kan det finnas anledning att visa och ta bort den. Så här tar du bort all text i ett dokument som är formaterad som dold:
  1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn och sedan på fliken Visning.
  2. Markera kryssrutan Dold text, och klicka sedan på OK.
  3. Klicka på ErsättRedigera-menyn.
  4. Expandera dialogrutan genom att klicka på Mer.
  5. Klicka var som helst i rutan intill Sök efter.
  6. Klicka på knappen Format och sedan på Teckensnitt.

    Markera kryssrutan Dold, och klicka sedan på OK.
  7. Klicka på Ersätta alla.
All dold text tas bort från dokumentet. Så här stänger du av visningen av dold text:
  1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn och sedan på fliken Visning.
  2. Avmarkera kryssrutan Dold text, och klicka sedan på OK.

Ta bort hyperlänkar från dokument

Dokument kan innehålla hyperlänkar till andra dokument eller webbsidor på ett intranät eller Internet. Hyperlänkar visas normalt som blå understrukna textsträngar.

Så här tar du bort en enstaka hyperlänk från ett dokument manuellt: högerklicka på hyperlänken, peka på Hyperlänk och klicka på Ta bort hyperlänk.

Om du vill ta bort alla hyperlänkar i ett dokument kan du använda ett VBA-makro. Följande exempel på ett sådant makro tar bort alla hyperlänkar i ett dokument.

Obs! I följande exempelmakro tas endast länken bort. Hyperlänktexten finns kvar i dokumentet.

Viktigt! Läs ansvarsfriskrivningen ovan innan du använder följande makroexempel.
	Sub RemoveHyperlinks()
	
	   Dim oDoc As Document
	   Dim oStory As Range
	   Dim oHlink As Hyperlink
	
	   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
	      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
	         oHlink.Delete
	      Next
	   Next
	
	End Sub
Om du vill ta bort alla spår av såväl hyperlänken som texten i hyperlänken från dokumentet kan du använda följande makro i stället.
	Sub RemoveAllHyperlinks()
	
	   Dim oDoc As Document
	   Dim oStory As Range
	   Dim oHlink As Hyperlink
	
	   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
	      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
	         oHlink.Range.Delete
	      Next
	   Next
	
	End Sub

Ta bort formatmallar från dokument

Dokument kan innehålla formatmallar med metadata. Du kan ta bort formatmallarna eller byta namn på dem så här:
  1. Öppna dokumentet med formatmallarna.
  2. Klicka på FormatmallFormat-menyn.
  3. Markera formatmallen du vill ta bort eller byta namn på.

    Ta bort formatmallen genom att klicka på Ta bort, eller byt namn på den genom att klicka på Ändra.

Ta bort gamla filversioner från dokument

I Word ingår en filversionsfunktion som gör det möjligt att spara flera versioner av samma dokument i en enda fil. Om du vill ta bort äldre versioner av dokumentet innan du delar det med andra

gör du så här:
  1. Klicka på VersionerArkiv-menyn.
  2. Markera versionen du vill ta bort.

    Du kan markera mer än en version genom att hålla CTRL nedtryckt medan du gör markeringarna.
  3. Klicka på Ta bort.
  4. När du har tagit bort alla gamla versioner klickar du på SparaArkiv-menyn.

Ta bort länkar från fältkoder

Länkade bilder och andra objekt i Word-dokument kan innehålla länkinformation, till exempel sökvägen till den länkade bilden eller objektet. Du kan ta bort länkinformation från dokumentet genom att redigera fältkoderna.

Så här visar du fältkoderna:
  1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn och sedan på fliken Visning.
  2. Markera kryssrutan Fältkoder och klicka på OK.
När fältkoderna är synliga kan du kontrollera om någon av dem innehåller identifierande information.

Så här tar du bort länkinformation från en länkad bild eller annat objekt:
  1. Markera den länkade bilden eller objektet, eller markera fältkoden för bilden eller objektet om fältkoderna visas.
  2. Tryck på CTRL+SKIFT+F9.
Nu finns det inte längre någon länk till bilden eller objektet, och bilden eller objektet kan inte redigeras.

Ta bort mallens namn och plats

Alla dokument som skapas i Word baseras på en mall. Normalt är detta mallfilen Normal.dot i mappen Mallar. Du kan emellertid skapa ett dokument som baseras på en annan mall på en annan plats. Då lagras mallens sökväg och namn i egenskaperna för dokumentet.

Så här visar du mallens namn och plats: klicka på EgenskaperArkiv-menyn och sedan på fliken Sammanfattning.

Även om du inte skickar mallen tillsammans med dokumentet finns mallens namn och plats kvar i dokumentet. Så här ändrar du mallens namn och plats till icke-identifierande värden:
  1. Klicka på Mallar och tilläggVerktyg-menyn.
  2. Klicka på Koppla.
  3. Välj en mall med ett namn och en plats som inte är känsliga eller unika.

    Eftersom Normal.dot finns på alla datorer med Word kan du till exempel välja denna mall.
  4. Klicka på Öppna och sedan på OK.
Obs! Mallen kan innehålla makron, autotextposter, egna format och egna verktygsfält. Genom att du byter mall blir vissa av dessa kanske inte tillgängliga för dokumentet.

Ta bort information om cirkulationslista

Om du skickar ett dokument med e-post med hjälp av en cirkulationslista, kan cirkulationsinformation följa med dokumentet. För att ta bort denna information från dokumentet måste du spara det i ett format som inte innehåller cirkulationsinformation.

Spara dokumentet i RTF- (Rich Text Format) eller HTML-format i Word. Stäng dokumentet och öppna den nya filen igen. Eftersom det inte längre finns någon cirkulationsinformation kan du nu spara dokumentet i Word-format.

Du kan också göra följande:
  1. Stäng av Snabbspara enligt instruktionerna ovan.
  2. Peka på Skicka tillArkiv-menyn, och klicka sedan på Annan mottagare på cirkulationslistan.
  3. Ta bort cirkulationslistan genom att klicka på Rensa, och klicka sedan på OK.
  4. Klicka på SparaArkiv-menyn.
Dokumentet sparas nu utan cirkulationsinformation.

Ta bort ditt namn från Visual Basic Code

Viktigt! Lös ansvarsfriskrivningen ovan innan du använder följande makroexempel.

När du spelar in ett VBA-makro i Word börjar det inspelade makrot med ett huvud av följande slag:
	' Macro1 Macro
	' Makrot inspelat 1999-11-03 av <Användarnamn>
Så här tar du bort ditt namn från ett inspelat makro:
  1. Öppna dokumentet med makrona.
  2. Peka på MakroVerktyg-menyn och klicka sedan på Visual Basic Editor. Du kan också trycka på ALT+F11.
  3. Dubbelklicka på modulen med makrona i projektfönstret.
  4. Ta bort ditt namn från den inspelade makrokoden.
När du är klar trycker du på ALT+Q så att du kommer tillbaka till programmet och klickar sedan på SparaArkiv-menyn.

Ta bort Visual Basic-referenser till andra filer

I Visual Basic Editor kan du skapa en referens till en annan fil. Om användaren öppnar ett dokument med referenser till andra filer syns namnen på filerna.

Så här tar du bort referenserna:
  1. Öppna dokumentet med referenserna.
  2. Peka på MakroVerktyg-menyn och klicka sedan på Visual Basic Editor eller tryck på ALT+F11.
  3. Klicka på ReferenserVerktyg-menyn.
  4. Avmarkera kryssrutorna intill alla referensfiler.

    Klicka på OK när du är klar.
  5. Tryck på ALT+Q.
  6. Klicka på SparaArkiv-menyn.
Obs! Om du tar bort referenser till andra filer kan detta påverka funktionen hos makron i dokumentet negativt.

Ta bort nätverks- eller hårddiskinformation

När du sparar ett dokument på en lokal hårddisk eller en nätverksserver, kan det finnas information som identifierar hårddisken eller nätverksservern i dokumentet.

Så här tar du bort informationen från dokumentet:
  1. Öppna dokumentet.
  2. Klicka på Spara somArkiv-menyn.

    Spara dokumentet på diskettenheten (vanligen enhet A).
  3. Klicka på StängArkiv-menyn.
  4. Ta bort disketten från diskettenheten.
Du kan nu kopiera dokumentet i Utforskaren från disketten till en hårddisk eller nätverksserver.

Obs! På grund av diskettens begränsade utrymme (vanligen 1,44 megabyte [MB]) kan den här metoden inte användas om dokumentet är större än det lediga utrymmet på disketten.

Inbäddade dokument i dokument kan innehålla metadata

Om du bäddar in ett objekt i ett dokument behåller objektet samma egenskaper, oberoende av vad du gör med dokumentet. Om du till exempel bäddar in en Microsoft Excel-arbetsbok i ett Word-dokument har både dokumentet och arbetsboken sina egna egenskaper.

Så här tar du bort metadata från ett inbäddat objekt: aktivera objektet, ta bort alla metadata enligt beskrivningarna i tidigare avsnitt, aktivera åter behållardokumentet som det inbäddade objektet ingår i och spara behållardokumentet.

Obs! När du aktiverar ett inbäddat objekt i ett dokument visas bara en del av det inbäddade objektet i dokumentet. Objektet kan innehålla ytterligare information som inte visas. Om du vill att ett dokument bara ska innehålla en rendering av det inbäddade objektet och inte det faktiska innehållet, använder du kommandot Klipp utRedigera-menyn för att ta bort objektet och klistrar sedan in objektet i ett metafilformat med kommandot Klistra in special. Sedan kan du inte längre redigera det inbäddade objektet, men det innehåller inte några metadata.

Dokumentvariabler kan innehålla metadata

Viktigt! Läs ansvarsfriskrivningen ovan innan du använder följande exempelmakro.

Använd följande exempelmakro för att ta bort dokumentvariablerna i ditt Word-dokument:
	Sub DeleteDocVars()
	
	   Dim Response
	   Dim myVar As Variable
	
	   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
	      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
	         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
	         "Vill du ta bort variabeln från det här dokumentet?", vbYesNo)
	            
	      If Response = "6" Then
	         ' Delete the variable.
	         myVar.Delete
	      Else
	         End
	      End If
	   Next myVar
	            
	   MsgBox "Det finns inga variabler i dokumentet."
	   
	End Sub
Gör så här om du vill veta mer om variabler: klicka på Hjälp om Microsoft Visual BasicHjälp-menyn i Visual Basic Editor, skriv variables property i Office-assistenten eller Svarsguiden och klicka på Sök.

Allmänna förslag för ökad säkerhet

Här är några allmänna förslag på åtgärder för att öka säkerhetsnivån i datormiljön:
  • När du inte sitter vid datorn kan du säkra den med en lösenordsskyddad skärmsläckare, med ett lösenord för att slå på datorn eller med låsningsfunktionen i Windows NT.
  • Om det finns delade mappar på datorn bör de skyddas med lösenord. För ännu högre säkerhet kan du använda åtkomstkontroll på användarnivå, så att du kan styra exakt vem som har tillgång till datorns resurser.
  • När du tar bort en fil bör du omedelbart tömma Papperskorgen. Eventuellt kan du använda ett verktyg som raderar eller skriver över filer helt när de tas bort.
  • Lagra säkerhetskopior på en säker plats, till exempel ett kassaskåp, ett säkerhetsskåp eller ett låst förvaringsskåp.
  • Kontrollera att viktiga dokument är lösenordsskyddade, så att de bara kan öppnas av behöriga användare. Lagra lösenorden på en säker plats. Om du glömmer bort ett lösenord finns det inget sätt att återställa innehållet i ett lösenordsskyddat dokument.
  • Distribuera inte dokument i elektronisk form utan skriv ut dem. Använd inte identifierande inslag som speciella teckensnitt, vattenmärken, logotyper eller specialpapper, om det inte är nödvändigt (till exempel för en presentation).
  • E-post är inte anonym. Skicka inga dokument med e-post om du vill att din identitet inte ska kunna knytas till dokumentet.
  • Skicka inga dokument via Internet med HTTP eller FTP (File Transfer Protocol). Information som skickas med dessa protokoll överförs i "klartext", vilket innebär att det är tekniskt möjligt (om än osannolikt) att någon snappar upp den.

Egenskaper

Artikel-id: 825576 - Senaste granskning: den 25 augusti 2006 - Revision: 5.0
Informationen i denna artikel gäller:
  • Microsoft Office Word 2003
Nyckelord: 
kbregistry kbhowtomaster KB825576

Ge feedback

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com