Minimera metadata i Word 2003

Ta bort personlig information automatiskt när dokumentet sparas

Du kan nu automatiskt ta bort personlig information från Word-dokument när de sparas. Gör så här:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.

2. Klicka på fliken Säkerhet, markera kryssrutan Ta bort personlig information från filegenskaper vid sparande under Sekretessalternativ och klicka på OK.

Obs! Det är den här metoden som bör användas i första hand för att ta bort personlig information när ett Word-dokument sparas.

Överst på sidan

Ta bort användarnamnet manuellt från dokument

Så här visar eller ändrar du ditt användarnamn:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn och sedan på fliken Användarinformation.
   
   Följande redigeringsrutor visas:

   Namn
   Initialer
   Postadress

2. Om du inte vill att något av den här informationen ska visas i dina dokument skriver du icke-identifierande strängar eller blanksteg i rutorna och accepterar ändringarna genom att klicka på OK.

Obs! Alla nya dokument som skapas innehåller den här informationen i stället för standardvärdena som anges vid installation av Office. Befintliga dokument kan emellertid redan innehålla informationen.

Överst på sidan

Ta bort personlig dokumentinformation manuellt

När du skapar eller sparar ett dokument i Word kan dokumentinformation sparas i dokumentet. Det finns flera sätt att komma åt informationen:

• Öppna dokumentet. Klicka på Egenskaper på Arkiv-menyn. Flikarna Sammanfattning, Statistik, Innehåll och Eget kan alla innehålla information, till exempel ditt, din chefs och företagets namn.

• Högerklicka på dokumentet i Utforskaren och klicka på Egenskaper. Flikarna i dialogrutan Egenskaper kan innehålla information.

• Du kan använda ett Microsoft VBA-makro (Visual Basic for Applications) eller annan programkod för att läsa egenskaperna i dialogrutan Egenskaper.

Så här tar du bort dokumentinformation från ett dokument eller en mall:

1. Öppna dokumentet eller mallen.

2. Klicka på Egenskaper på Arkiv-menyn.

3. På fliken Sammanfattning avmarkerar du redigeringsrutorna Författare, Chef, Företag och andra rutor med information du inte vill sprida.

4. På fliken Eget tar du bort alla egenskaper med information du inte vill sprida.

5. Klicka på OK.
   
   Klicka på Spara på Arkiv-menyn och sedan på Stäng.

När du har gjort allt detta innehåller dokumentet inte några dokumentegenskaper.

Överst på sidan

Ta bort personlig dokumentinformation manuellt när datorn är ansluten till ett nätverk

Om du är inloggad på ett nätverk kan ditt användarnamn för nätverket visas i rutan Författare på fliken Sammanfattning och i fältet Senast sparad av på fliken Statistik när dokumentet sparas. Detta kan vara fallet även om du har tagit bort alla annan personlig information från datorn.

Så här tar du bort dokumentinformation från ett dokument när du är ansluten till ett nätverk:

1. Om dokumentet lagras på en nätverksserver kopierar du det till den lokala hårddisken.

2. Starta datorn, men logga inte in på nätverket. När dialogrutan för nätverksinloggning visas klickar du på Avbryt eller trycker på ESCAPE.
   
   Obs! Om du inte kan starta Windows genom att trycka på ESCAPE (gäller till exempel om du har Microsoft Windows NT) kan du inte använda den här metoden.

3. Öppna dokumentet.

4. Klicka på Egenskaper på Arkiv-menyn.

5. På fliken Sammanfattning avmarkerar du redigeringsrutorna Författare, Chef, Företag och andra rutor med information du inte vill sprida.

6. På fliken Eget tar du bort alla egenskaper med information du inte vill sprida.

7. Klicka på OK.
   
   Klicka på Spara på Arkiv-menyn och sedan på Stäng.

När du loggar in på nätverket öppnar du inte filen. Om du gör det kan ditt användarnamn för nätverket skrivas in i filen. Du kan emellertid använda Utforskaren för att kopiera filen till en nätverksserver eller diskett.

Överst på sidan

Ta bort kommentarer i dokument manuellt

Word ger möjlighet att lägga till kommentarer till dokument. Normalt innehåller kommentarerna namnet på personen som har skrivit dem.

Kommentarer visas normalt som ett markerat textavsnitt. Du kan högerklicka på kommentaren och sedan klicka på Ta bort kommentar.

Nya kommentar innehåller inte ditt användarnamn, eftersom du har tagit bort det från dialogrutan Alternativ enligt beskrivningen i "Ta bort användarnamnet manuellt från dokument" i den här artikeln.

Överst på sidan

Ta bort sidhuvud och sidfot manuellt från dokument

Sidhuvud och sidfot i ett dokument kan innehålla identifierande information. Så här tar du bort information från sidhuvud och sidfot:

1. Klicka på Sidhuvud och sidfot på Visa-menyn.

2. Sidhuvudet och sidfoten visas längst upp respektive längst ned på varje sida i dokumentet.
   
   Ändra dem enligt dina önskemål.

3. Klicka på Stäng i verktygsfältet Sidhuvud och sidfot.

Överst på sidan

Ta bort ombearbetningsmarkeringar manuellt

Dokument kan innehålla ombearbetningsmarkeringar, som visar vem som har ändrat vad i dokumentet. När du accepterar eller avvisar ombearbetningsmarkeringar sparas den reviderade texten i dokumentet, och ombearbetningsmarkeringarna tas bort.

Så här accepterar eller avvisar du revisioner:

1. Aktivera den genom att klicka på Spåra ändringar på Verktyg-menyn.

2. Leta upp och markera ändringar genom att klicka på Föregående eller Nästa i verktygsfältet Granska. Klicka sedan på Acceptera ändring eller Ignorera ändring/ta bort kommentar.

3. När du är klar klickar du på Stäng.

Obs! Om du ändrar "Visa"-inställningarna i verktygsfältet Granska tas revisionsinformationen inte bort. Överst på sidan

Stänga av Snabbspara

Med Snabbspara går det snabbare att spara ett dokument, eftersom bara ändringarna sparas.

Snabbspara är konstruerat på ett sådant sätt att borttagen text kan finnas kvar i dokumentet även när detta har sparats. Om du är orolig för att borttagen text ska finnas kvar gör du följande:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn.

2. Klicka på fliken Spara.

3. Avmarkera kryssrutan Snabbspara, och klicka sedan på OK.

Om du vill veta mer om funktionen Snabbspara klickar du på följande artikelnummer och läser artikeln i Microsoft Knowledge Base:

291181 Vanliga frågor om "Snabbspara" i Word 2002 (Länken kan leda till en webbplats som är helt eller delvis på engelska)Överst på sidan

Söka efter och ta bort text som formaterats som dold

I Word-dokument kan text formateras som dold. Eftersom dold text kan innehålla information du inte vill sprida kan det finnas anledning att visa och ta bort den. Så här tar du bort all text i ett dokument som är formaterad som dold:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn och sedan på fliken Visning.

2. Markera kryssrutan Dold text, och klicka sedan på OK.

3. Klicka på Ersätt på Redigera-menyn.

4. Expandera dialogrutan genom att klicka på Mer.

5. Klicka var som helst i rutan intill Sök efter.

6. Klicka på knappen Format och sedan på Teckensnitt.
   
   Markera kryssrutan Dold, och klicka sedan på OK.

7. Klicka på Ersätta alla.

All dold text tas bort från dokumentet. Så här stänger du av visningen av dold text:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn och sedan på fliken Visning.

2. Avmarkera kryssrutan Dold text, och klicka sedan på OK.

Överst på sidan

Ta bort hyperlänkar från dokument

Dokument kan innehålla hyperlänkar till andra dokument eller webbsidor på ett intranät eller Internet. Hyperlänkar visas normalt som blå understrukna textsträngar.

Så här tar du bort en enstaka hyperlänk från ett dokument manuellt: högerklicka på hyperlänken, peka på Hyperlänk och klicka på Ta bort hyperlänk.

Om du vill ta bort alla hyperlänkar i ett dokument kan du använda ett VBA-makro. Följande exempel på ett sådant makro tar bort alla hyperlänkar i ett dokument.

Obs! I följande exempelmakro tas endast länken bort. Hyperlänktexten finns kvar i dokumentet.

Viktigt! Läs ansvarsfriskrivningen ovan innan du använder följande makroexempel.

Sub RemoveHyperlinks()

   Dim oDoc As Document
   Dim oStory As Range
   Dim oHlink As Hyperlink

   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
         oHlink.Delete
      Next
   Next

End Sub

Om du vill ta bort alla spår av såväl hyperlänken som texten i hyperlänken från dokumentet kan du använda följande makro i stället.

Sub RemoveAllHyperlinks()

   Dim oDoc As Document
   Dim oStory As Range
   Dim oHlink As Hyperlink

   For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
      For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
         oHlink.Range.Delete
      Next
   Next

End Sub

Överst på sidan

Ta bort formatmallar från dokument

Dokument kan innehålla formatmallar med metadata. Du kan ta bort formatmallarna eller byta namn på dem så här:

1. Öppna dokumentet med formatmallarna.

2. Klicka på Formatmall på Format-menyn.

3. Markera formatmallen du vill ta bort eller byta namn på.
   
   
   Ta bort formatmallen genom att klicka på Ta bort, eller byt namn på den genom att klicka på Ändra.

Överst på sidan

Ta bort gamla filversioner från dokument

I Word ingår en filversionsfunktion som gör det möjligt att spara flera versioner av samma dokument i en enda fil. Om du vill ta bort äldre versioner av dokumentet innan du delar det med andra

gör du så här:

1. Klicka på Versioner på Arkiv-menyn.

2. Markera versionen du vill ta bort.
   
   Du kan markera mer än en version genom att hålla CTRL nedtryckt medan du gör markeringarna.

3. Klicka på Ta bort.

4. När du har tagit bort alla gamla versioner klickar du på Spara på Arkiv-menyn.

Överst på sidan

Ta bort länkar från fältkoder

Länkade bilder och andra objekt i Word-dokument kan innehålla länkinformation, till exempel sökvägen till den länkade bilden eller objektet. Du kan ta bort länkinformation från dokumentet genom att redigera fältkoderna.

Så här visar du fältkoderna:

1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn och sedan på fliken Visning.

2. Markera kryssrutan Fältkoder och klicka på OK.

När fältkoderna är synliga kan du kontrollera om någon av dem innehåller identifierande information.

Så här tar du bort länkinformation från en länkad bild eller annat objekt:

1. Markera den länkade bilden eller objektet, eller markera fältkoden för bilden eller objektet om fältkoderna visas.

2. Tryck på CTRL+SKIFT+F9.

Nu finns det inte längre någon länk till bilden eller objektet, och bilden eller objektet kan inte redigeras.

Överst på sidan

Ta bort mallens namn och plats

Alla dokument som skapas i Word baseras på en mall. Normalt är detta mallfilen Normal.dot i mappen Mallar. Du kan emellertid skapa ett dokument som baseras på en annan mall på en annan plats. Då lagras mallens sökväg och namn i egenskaperna för dokumentet.

Så här visar du mallens namn och plats: klicka på Egenskaper på Arkiv-menyn och sedan på fliken Sammanfattning.

Även om du inte skickar mallen tillsammans med dokumentet finns mallens namn och plats kvar i dokumentet. Så här ändrar du mallens namn och plats till icke-identifierande värden:

1. Klicka på Mallar och tillägg på Verktyg-menyn.

2. Klicka på Koppla.

3. Välj en mall med ett namn och en plats som inte är känsliga eller unika.
   
   Eftersom Normal.dot finns på alla datorer med Word kan du till exempel välja denna mall.

4. Klicka på Öppna och sedan på OK.

Obs! Mallen kan innehålla makron, autotextposter, egna format och egna verktygsfält. Genom att du byter mall blir vissa av dessa kanske inte tillgängliga för dokumentet.

Överst på sidan

Ta bort information om cirkulationslista

Om du skickar ett dokument med e-post med hjälp av en cirkulationslista, kan cirkulationsinformation följa med dokumentet. För att ta bort denna information från dokumentet måste du spara det i ett format som inte innehåller cirkulationsinformation.

Spara dokumentet i RTF- (Rich Text Format) eller HTML-format i Word. Stäng dokumentet och öppna den nya filen igen. Eftersom det inte längre finns någon cirkulationsinformation kan du nu spara dokumentet i Word-format.

Du kan också göra följande:

1. Stäng av Snabbspara enligt instruktionerna ovan.

2. Peka på Skicka till på Arkiv-menyn, och klicka sedan på Annan mottagare på cirkulationslistan.

3. Ta bort cirkulationslistan genom att klicka på Rensa, och klicka sedan på OK.

4. Klicka på Spara på Arkiv-menyn.

Dokumentet sparas nu utan cirkulationsinformation.

Överst på sidan

Ta bort ditt namn från Visual Basic Code

Viktigt! Lös ansvarsfriskrivningen ovan innan du använder följande makroexempel.

När du spelar in ett VBA-makro i Word börjar det inspelade makrot med ett huvud av följande slag:

' Macro1 Macro
' Makrot inspelat 1999-11-03 av <Användarnamn>

Så här tar du bort ditt namn från ett inspelat makro:

1. Öppna dokumentet med makrona.

2. Peka på Makro på Verktyg-menyn och klicka sedan på Visual Basic Editor. Du kan också trycka på ALT+F11.

3. Dubbelklicka på modulen med makrona i projektfönstret.

4. Ta bort ditt namn från den inspelade makrokoden.

När du är klar trycker du på ALT+Q så att du kommer tillbaka till programmet och klickar sedan på Spara påArkiv-menyn.

Överst på sidan

Ta bort Visual Basic-referenser till andra filer

I Visual Basic Editor kan du skapa en referens till en annan fil. Om användaren öppnar ett dokument med referenser till andra filer syns namnen på filerna.

Så här tar du bort referenserna:

1. Öppna dokumentet med referenserna.

2. Peka på Makro på Verktyg-menyn och klicka sedan på Visual Basic Editor eller tryck på ALT+F11.

3. Klicka på Referenser på Verktyg-menyn.

4. Avmarkera kryssrutorna intill alla referensfiler.
   
   Klicka på OK när du är klar.

5. Tryck på ALT+Q.

6. Klicka på Spara på Arkiv-menyn.

Obs! Om du tar bort referenser till andra filer kan detta påverka funktionen hos makron i dokumentet negativt.

Överst på sidan

Ta bort nätverks- eller hårddiskinformation

När du sparar ett dokument på en lokal hårddisk eller en nätverksserver, kan det finnas information som identifierar hårddisken eller nätverksservern i dokumentet.

Så här tar du bort informationen från dokumentet:

1. Öppna dokumentet.

2. Klicka på Spara som på Arkiv-menyn.
   
   Spara dokumentet på diskettenheten (vanligen enhet A).

3. Klicka på Stäng på Arkiv-menyn.

4. Ta bort disketten från diskettenheten.

Du kan nu kopiera dokumentet i Utforskaren från disketten till en hårddisk eller nätverksserver.

Obs! På grund av diskettens begränsade utrymme (vanligen 1,44 megabyte [MB]) kan den här metoden inte användas om dokumentet är större än det lediga utrymmet på disketten.

Överst på sidan

Inbäddade dokument i dokument kan innehålla metadata

Om du bäddar in ett objekt i ett dokument behåller objektet samma egenskaper, oberoende av vad du gör med dokumentet. Om du till exempel bäddar in en Microsoft Excel-arbetsbok i ett Word-dokument har både dokumentet och arbetsboken sina egna egenskaper.

Så här tar du bort metadata från ett inbäddat objekt: aktivera objektet, ta bort alla metadata enligt beskrivningarna i tidigare avsnitt, aktivera åter behållardokumentet som det inbäddade objektet ingår i och spara behållardokumentet.

Obs! När du aktiverar ett inbäddat objekt i ett dokument visas bara en del av det inbäddade objektet i dokumentet. Objektet kan innehålla ytterligare information som inte visas. Om du vill att ett dokument bara ska innehålla en rendering av det inbäddade objektet och inte det faktiska innehållet, använder du kommandot Klipp ut på Redigera-menyn för att ta bort objektet och klistrar sedan in objektet i ett metafilformat med kommandot Klistra in special. Sedan kan du inte längre redigera det inbäddade objektet, men det innehåller inte några metadata.

Överst på sidan

Dokumentvariabler kan innehålla metadata

Viktigt! Läs ansvarsfriskrivningen ovan innan du använder följande exempelmakro.

Använd följande exempelmakro för att ta bort dokumentvariablerna i ditt Word-dokument:

Sub DeleteDocVars()

   Dim Response
   Dim myVar As Variable

   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
         "Vill du ta bort variabeln från det här dokumentet?", vbYesNo)

      If Response = "6" Then
         ' Delete the variable.
         myVar.Delete
      Else
         End
      End If
   Next myVar

   MsgBox "Det finns inga variabler i dokumentet."

End Sub

Gör så här om du vill veta mer om variabler: klicka på Hjälp om Microsoft Visual Basic på Hjälp-menyn i Visual Basic Editor, skriv variables property i Office-assistenten eller Svarsguiden och klicka på Sök.


Överst på sidan

Allmänna förslag för ökad säkerhet

Här är några allmänna förslag på åtgärder för att öka säkerhetsnivån i datormiljön:

• När du inte sitter vid datorn kan du säkra den med en lösenordsskyddad skärmsläckare, med ett lösenord för att slå på datorn eller med låsningsfunktionen i Windows NT.

• Om det finns delade mappar på datorn bör de skyddas med lösenord. För ännu högre säkerhet kan du använda åtkomstkontroll på användarnivå, så att du kan styra exakt vem som har tillgång till datorns resurser.

• När du tar bort en fil bör du omedelbart tömma Papperskorgen. Eventuellt kan du använda ett verktyg som raderar eller skriver över filer helt när de tas bort.

• Lagra säkerhetskopior på en säker plats, till exempel ett kassaskåp, ett säkerhetsskåp eller ett låst förvaringsskåp.

• Kontrollera att viktiga dokument är lösenordsskyddade, så att de bara kan öppnas av behöriga användare. Lagra lösenorden på en säker plats. Om du glömmer bort ett lösenord finns det inget sätt att återställa innehållet i ett lösenordsskyddat dokument.

• Distribuera inte dokument i elektronisk form utan skriv ut dem. Använd inte identifierande inslag som speciella teckensnitt, vattenmärken, logotyper eller specialpapper, om det inte är nödvändigt (till exempel för en presentation).

• E-post är inte anonym. Skicka inga dokument med e-post om du vill att din identitet inte ska kunna knytas till dokumentet.

• Skicka inga dokument via Internet med HTTP eller FTP (File Transfer Protocol). Information som skickas med dessa protokoll överförs i "klartext", vilket innebär att det är tekniskt möjligt (om än osannolikt) att någon snappar upp den.

Överst på sidan