Planlegge et møte i Microsoft Teams

Planlegge et møte

Det finnes flere måter å planlegge et møte på i Teams:

• Hvis du vil planlegge et møte med medlemmer av en chat, åpner du chatten og velger Flere alternativer øverst i chatten. Velg deretter Planlegg et møte .

• Planlegg et møte fra Teams-kalenderen. Velg Kalender i Teams, og velg Nytt møte .

Planleggingsskjemaet er der du gir møtet en tittel, inviterer personer og legger til møtedetaljer. Bruk Planleggingsassistent for å finne et tidspunkt som passer for alle.

I planleggingsassistenten kan du se deltakernes tidssoner, tidsplaner og tilgjengelighet i ulike tidsluker. Planleggingsassistentrutenettet viser hver deltakers tidsplan. Skyggelagte områder vises når deltakere er opptatt eller har foreløpige møter. Uskyggede områder vises når deltakerne er gratis. 

Når du er ferdig med å fylle ut detaljene, velger du Lagre for å lukke planleggingsskjemaet og invitere deltakerne til møtet.

Legge til et innringingsnummer  

Inkluder et innringingsnummer og konferanse-ID slik at deltakerne kan ringe inn til Teams-møtet. Hvis du planlegger møtet fra Outlook, vises innringingsnummeret og konferanse-ID-en automatisk i den planlagte møteinvitasjonen. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du legger til disse detaljene når du planlegger i Teams, kan du se Legge til et innringingsnummer for et møte i Teams.

Tilordne kategorier til et møte

Fargekode kalenderen med kategorier. Akkurat som i Outlook kan du tilordne én eller flere kategorier til hvert møte i kalenderen. Det finnes et par måter å tilordne kategorier på:

1. Høyreklikk en hendelse i kalenderen.

2. Velg Kategoriser .

3. Velg en farge.

Du kan også kategorisere et møte når du planlegger det ved å velge Kategori øverst i planleggingsskjemaet.

Inviter personer utenfor organisasjonen 

Teams lar deg invitere personer utenfor organisasjonen, inkludert de som ikke har Teams-lisens. Du trenger den fullstendige e-postadressen for å invitere dem.

1. Opprett et møte eller åpne et eksisterende møte i Teams-kalenderen.

2. Skriv inn navn i feltet Legg til obligatoriske deltakere . 

   • Hvis noen er en valgfri deltaker, velger du Valgfritt i feltet Legg til obligatoriske deltakere og legger til navnene.

3. Skriv inn personens fulle e-postadresse (for eksempel: Joe@example.com).

4. Velg Send eller Send oppdatering. De får en e-postmelding med en kobling til møtet.

Inviter personer med en kobling 

Med Teams kan du invitere personer til et møte via en møtekobling. Slik deler du denne koblingen:

1. Opprett et møte eller åpne et eksisterende møte i Teams-kalenderen.

2. Møtekoblingen vises som en URL-adresse. Velg Kopier for å kopiere URL-adressen.

Legg til en medarrangør

Når du har invitert personer til møtet, kan du legge til opptil 10 medarrangører for å hjelpe deg med å administrere møtet. Før du legger til medarrangører, må du kontrollere at personene du vil legge til, allerede er lagt til som nødvendige deltakere, og deretter følger du fremgangsmåten nedenfor:

1. Opprett et møte eller åpne et eksisterende møte i Teams-kalenderen.

2. Kontroller at personene du vil legge til som medarrangører, er invitert til møtet.

3. Velg Alternativer > Flere alternativer.

4. I Roller velger du navnet(e) fra rullegardinmenyen Velg medarrangører .

5. Velg Lagre.

Gjør det til et kanalmøte

1. Velg Nytt møte .

2. Skriv inn navnet på en kanal i Legg til kanal-feltet .

Kanaler kan ikke redigeres eller legges til når invitasjonen er sendt. Du må sende en ny invitasjon med den oppdaterte kanalen.

Når du har lagt til personene du ønsker å legge til, velger du Planleggingsassistent for å finne det beste tidspunktet.

Hvis det er et regelmessig møte, kan du åpne rullegardinmenyen ved siden av Gjentas ikke (rett under datoen). Velg hvor ofte du vil at det skal skje fra standardalternativene, eller velg Egendefinert for å opprette din egen frekvens.

Planlegge møter i en kanalkalender 

Hvis du ikke er kjent med hvordan du legger til en kalender i en kanal, er fremgangsmåten beskrevet for deg på Se alle møtene dine i Teams. Når dette er gjort, har du flere måter å legge til hendelser i den delte kalenderen på.

1. Velg teamet du vil planlegge møter i, i Teams .

2. Velg rullegardinpilen ved siden av Møt nå øverst til høyre. 

3. Velg Planlegg et møte .

4. Legg til andre deltakere som er utenfor teamet du planla møtet i.

5. Velg Send.

Når du velger Send, vil alle i teamet du planla møtet for, motta en personlig invitasjon.

Hvis du har lagt til gjester og partnere utenfor organisasjonen, har de ikke tilgang til kanalkalenderen.

Høyreklikk for flere alternativer

Høyreklikk på en hendelse i kalenderen for å:

• Rediger  møtedetaljene.

• Chat med deltakere i møtechatten.

• Bli med i på nettet .

• Kopier kobling .

• Avlys møtet hvis du er arrangør.

• Vis om du vil angi statusen som skal gjenspeile deltakeres kalendere i løpet av møtetidspunktet, hvis vedkommende RSVP godtar møtet.

• Kategoriser  møtet.

Bli med i et møte  

Fem minutter før møtet starter vises en Bli med-knapp på en hendelse i kalenderen. Når noen blir med i møtet, endrer hendelsen farge slik at du vet at vedkommende er tilkoblet.

Velg Bli med for å åpne vinduet for møteinnstillinger, slik at du kan bekrefte de foretrukne kamera- og mikrofon-innstillingene dine, før du blir med på nettmøtet.