Armazenamento de ficheiros para a sua empresa

À medida que continua a configurar a sua empresa no Microsoft 365, é importante compreender as opções que tem para onde armazenar os seus ficheiros.

Uma das melhores formas de configurar o armazenamento e a partilha de ficheiros para a sua empresa é utilizar o OneDrive para ficheiros pessoais com os quais pretende controlar a partilha e o SharePoint e o Teams para os ficheiros a que todos ou a maioria deve ter acesso.

O OneDrive é uma plataforma de armazenamento na cloud onde pode armazenar os seus ficheiros pessoais ou individuais. O OneDrive está totalmente integrado em aplicações como Word, Excel e PowerPoint, o que torna conveniente armazenar e aceder aos seus documentos confidenciais de forma segura.

Utilize o OneDrive quando quiser criar um documento que seja apenas seu, por exemplo, quando trabalhar em informações altamente confidenciais ou privadas.

Para começar a utilizar o OneDrive, inicie sessão para transferir e instalar a aplicação oneDrive de ambiente de trabalho e, em seguida, siga as instruções para iniciar sessão e selecione as pastas que pretende sincronizar com a nuvem. 

• Para criar um novo ficheiro no OneDrive, basta clicar no botão Novo e selecionar o tipo de ficheiro que pretende criar, como um Word documento ou folha de cálculo do Excel.

• Para gerir ficheiros no OneDrive, clique com o botão direito do rato num ficheiro e selecione Mudar o Nome para lhe atribuir um nome mais descritivo ou arraste e largue ficheiros para pastas diferentes para uma melhor organização.

• Para partilhar ficheiros com o OneDrive , clique no botão Partilhar e introduza os endereços de e-mail das pessoas com quem pretende partilhar o ficheiro. Saiba mais sobre como gerir ficheiros no OneDrive.

O SharePoint é uma ferramenta de colaboração utilizada para gerir e partilhar ficheiros e informações numa organização. O SharePoint permite que vários utilizadores colaborem numa localização central.

Utilize o SharePoint quando precisar de criar um documento que será escrito e gerido por uma equipa de pessoas ou quando precisar de ser partilhado amplamente. Por exemplo, utilize-a como uma localização centralizada para os membros da equipa verem linhas cronológicas, tarefas e marcos do projeto. Isto permite que as equipas acompanhem o progresso, se mantenham dentro do prazo e colaborem de forma mais eficiente.

• Para criar um novo ficheiro no SharePoint, navegue para a biblioteca de documentos onde pretende criar o ficheiro e clique no botão Novo .

• Para gerir ficheiros, consulte um ficheiro para efetuar alterações ao mesmo e, em seguida, volte a dar entrada do ficheiro quando terminar.

• Para partilhar ficheiros, clique no ficheiro e selecione Partilhar. Também pode colaborar em tempo real ao abrir o ficheiro na aplicação adequada, como o Word ou o Excel, e ao ativar a cocriação. Para ver versões anteriores de um ficheiro, clique no ficheiro e selecione Histórico de Versões. Saiba mais sobre como gerir ficheiros no SharePoint.