Microsoft Exchange Serverアカウントまたは Microsoft 365 アカウントを使用すると、接続料金を回避したり、低速なネットワーク接続を介して Outlook がメッセージの送受信を試みないようにしたりするためにオフラインで作業できます。
オフラインでの作業とオンラインでの作業を切り替える
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[オフラインで作業 > 送信/受信] をクリックします。
Outlook がオンラインとオフラインの間で作業を切り替えると、すべてのメール アカウントが変更されます。
リボンで [ オフラインで作業 ] が強調表示されているか、 Outlook ウィンドウの下部にあるステータス バーに [ オフラインで作業 ] が表示されている場合は、オフラインで作業していることがわかります。
もう一度オンラインで作業する準備ができたら、[ 送信/受信 ] > [オフラインで作業] をクリックします。 ボタンテキストは変更されませんが、オフラインで作業している場合にのみ強調表示されます。 オンラインで作業している場合、ステータス バーでオフラインで作業しても機能しなくなります。
オフラインで保持するメールの数を変更する
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[ファイル]、[アカウント設定]、[アカウント設定] の順にクリックします。
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Exchange または Microsoft 365アカウントを選択し、[ 変更] をクリックします。
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[オフライン設定] の下でスライダーを動かし、[すべて]、[12 か月]、[6 か月]、[3 か月]、[1 か月] などに設定します。 注:Outlook 2016 をご利用の場合、[3 日間] のような短い期間を選択することもできます。
たとえば、スライダーを [3 か月] に移動すると、過去 3 か月間のメールだけが Exchange サーバーからの Offline Outlook Data (.ost) ファイルと同期します。 3 か月より前のアイテムは、サーバー上の自分のメールボックスにのみ存在します。 この設定はいつでも変更できます。
Exchange キャッシュ モード (メッセージのコピーがダウンロードされます) を有効にしている必要があります。
Microsoft 365 アカウントで Outlook を使用している場合は、Exchange キャッシュ モードを使用することをお勧めします。
既定では、Outlook では、12 か月間のメールのみを同期するように Exchange アカウントと Microsoft 365アカウントが構成されます。
同期するデータの量を変更すると、Outlook が開く時間と、Outlook がコンピューター上で使用するストレージ領域の量に影響する可能性があります。 仮想デスクトップ環境で実行している場合は、1 か月分のデータのみを同期することをお勧めします。