إدارة نطاقات البيانات الخارجية وخصائصها

يمكنك تغيير خصائص نطاق بيانات خارجي للتحكم في البيانات التي تم استيرادها إلى ورقة عمل من خلال اتصال بمصدر بيانات خارجي، مثل قاعدة بيانات أو استعلام ويب أو ملف نصي.

تعرف على المزيد حول نطاقات البيانات الخارجية وخصائصها

نطاق البيانات الخارجي هو اسم أو اسم جدول معرف يحدد موقع البيانات التي يتم إحضارها إلى ورقة عمل. عند الاتصال ببيانات خارجية، يقوم Excel تلقائيا بإنشاء نطاق بيانات خارجي. الاستثناء الوحيد لهذا هو تقرير PivotTable المتصل بمصدر بيانات - لا يستخدم تقرير PivotTable نطاق بيانات خارجي. في Excel، يمكنك تنسيق نطاق بيانات خارجي وتخطيطه أو استخدامه في العمليات الحسابية، كما هو الحال مع أي بيانات أخرى.

خصائص نطاق البيانات الخارجية

يحتوي نطاق البيانات الخارجي على خصائص إضافية (لا يجب الخلط بينها وبين خصائص الاستعلام أو الاتصال) التي يمكنك استخدامها للتحكم في البيانات، مثل الاحتفاظ بتنسيق الخلية وعرض العمود. يمكنك تغيير خصائص نطاق البيانات الخارجية هذه بالنقر فوق خصائص في مجموعة الاتصالات على علامة التبويب بيانات . ثم قم بإجراء التغييرات الخاصة بك عن طريق القيام بما يلي:

• بالنسبة لنطاقات البيانات الخارجية التي تم إنشاؤها من استعلام Microsoft ومعالج اتصال البيانات، استخدم مربع الحوار خصائص البيانات الخارجية .
• بالنسبة لنطاقات البيانات الخارجية التي تم إنشاؤها من ملف نصي مستورد أو استعلام ويب يسترد بيانات HTML، استخدم مربع الحوار خصائص نطاق البيانات الخارجية .
• بالنسبة لنطاقات البيانات الخارجية التي تم إنشاؤها من استعلام ويب الذي يسترد بيانات XML، استخدم مربع الحوار خصائص مخطط XML .

البحث عن نطاق بيانات خارجي

1. حدد ورقة العمل التي تريد البحث فيها عن نطاق بيانات خارجي.
2. على شريط الصيغة، انقر فوق السهم الموجود بجانب مربع الاسم، ثم انقر فوق اسم نطاق البيانات الخارجي الذي تريده.

تغيير اسم نطاق بيانات خارجي

1. حدد إدارةأسماءالصيغ>.
2. في مربع الحوار إدارة الأسماء ، انقر فوق اسم نطاق البيانات الخارجي، ثم انقر فوق تحرير. يمكنك أيضاً النقر نقراً مزدوجاً فوق الاسم.
3. في مربع الحوار تحرير الاسم ، اكتب الاسم الجديد للمرجع في مربع الاسم .

تغيير الاستعلام الأساسي لنطاق بيانات خارجي

يمكنك تغيير الاستعلام الأساسي لنطاق بيانات خارجي تم إنشاؤه من Microsoft Query أو ملف نصي مستورد أو استعلام ويب أو معالج اتصال البيانات.

تغيير الاستعلام الأساسي لنطاق بيانات خارجي تم إنشاؤه من Microsoft Query

1. انقر فوق خلية في نطاق البيانات الخارجية التي تريد تغيير الاستعلام الأساسي لها.
2. حدد خصائص البيانات>.
3. في مربع الحوار خصائص البيانات الخارجية، انقر فوق خصائص الاتصال .
4. في مربع الحوار خصائص الاتصال ، انقر فوق علامة التبويب تعريف ، ثم انقر فوق تحرير استعلام.

لمزيد من المعلومات حول إنشاء الاستعلامات وتحريرها في Microsoft Query، راجع تعليمات Microsoft Query.

تغيير الاستعلام الأساسي لنطاق بيانات خارجي تم إنشاؤه من ملف نصي مستورد

1. انقر فوق خلية في نطاق البيانات الخارجية التي تريد تغيير الاستعلام الأساسي لها.
2. حدد Data>Connections & علامة التبويب Queries Connections>، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق الاتصال الذي تريده، ثم حدد Properties.
3. في مربع الحوار خصائص الاتصال ، انقر فوق علامة التبويب تعريف ، ثم انقر فوق تحرير استعلام.
4. في مربع الحوار استيراد ملف نصي ، انقر فوق استيراد.
5. قم بإجراء تغييرات على الملف النصي المستورد في معالج استيراد النص، ثم انقر فوق إنهاء.
   لمزيد من المعلومات حول استيراد الملفات النصية، راجع استيراد الملفات النصية أو تصديرها.

تغيير الاستعلام الأساسي لنطاق بيانات خارجي تم إنشاؤه من استعلام ويب

1. انقر فوق خلية في نطاق البيانات الخارجية التي تريد تغيير الاستعلام الأساسي لها.
2. حدد خصائص البيانات>.
3. حدد Data>Connections & علامة التبويب Queries Connections>، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق الاتصال الذي تريده، ثم حدد Properties.
4. في مربع الحوار خصائص الاتصال ، انقر فوق علامة التبويب تعريف ، ثم انقر فوق تحرير استعلام.
5. قم بإجراء تغييرات على استعلام ويب في مربع الحوار تحرير استعلام ويب ، ثم انقر فوق إنهاء.

لمزيد من المعلومات حول إنشاء استعلامات ويب وتحريرها، راجع الاتصال بصفحة ويب.

تغيير الاستعلام الأساسي لنطاق بيانات خارجي تم إنشاؤه باستخدام معالج اتصال البيانات

1. انقر فوق خلية في نطاق البيانات الخارجية التي تريد تغيير الاستعلام الأساسي لها.   

2. حدد خصائص البيانات>.

3. في مربع الحوار خصائص البيانات الخارجية، انقر فوق خصائص الاتصال .

4. في مربع الحوار خصائص الاتصال ، انقر فوق علامة التبويب تعريف .

5. قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:

   • في المربع نوع الأمر ، انقر فوق جدول ، ثم في مربع نص الأمر ، قم بتغيير القيمة إلى اسم جدول أو عرض أو استعلام مناسب.

   • في المربع نوع الأمر ، انقر فوق SQL أو افتراضي ، ثم في مربع نص الأمر ، قم بتحرير عبارة SQL.

     ملاحظة

     اعتمادا على كيفية تعريف الاتصال، قد يكون مربع نوع الأمر غير متوفر (يبدو باهتا).

نسخ نطاق بيانات خارجي والاستعلام الأساسي الخاص به

1. على شريط الصيغة، انقر فوق السهم الموجود بجانب مربع الاسم، وحدد اسم نطاق البيانات الخارجي الذي تريد نسخه.
   بالنسبة لجدول Excel، حدد اسم النطاق، ثم اضغط على CTRL+A لتحديد رؤوس الجدول.
   إذا كنت تريد تضمين تسميات أعمدة أو صيغ ليست جزءا من نطاق البيانات الخارجي، فحدد الخلايا التي تحتوي على تسميات الأعمدة أو الصيغ التي تريد نسخها. انقر فوق السهم الموجود بجانب مربع الاسم على شريط الصيغة، وانقر فوق اسم نطاق البيانات الخارجي الذي تريد نسخه.
2. حدد نسخة الصفحة الرئيسية>.
3. قم بالتبديل إلى المصنف الذي تريد لصق نطاق البيانات الخارجية فيه.
4. انقر فوق الخلية العلوية اليمنى من منطقة اللصق.
   للتأكد من أن البيانات الخارجية لا تحل محل البيانات الموجودة، تأكد من عدم وجود بيانات في ورقة العمل ضمن الخلية التي تنقر فوقها أو إلى يمينها.
5. على علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في مجموعة الحافظة، انقر فوق لصق.

تحديد كيفية إضافة بيانات جديدة إلى نطاق بيانات خارجي

يمكنك التحكم في كيفية معالجة مجموعة بيانات أصغر أو أكبر يتم إرجاعها إلى Excel عند تحديث البيانات.

1. حدد خصائص البيانات>.

2. في مربع الحوار خصائص نطاق البيانات الخارجية ، ضمن إذا تغير عدد الصفوف في نطاق البيانات عند التحديث، فانقر فوق أحد الإجراءات التالية:

   • إدراج خلايا للبيانات الجديدة، وحذف الخلايا غير المستخدمة

     ملاحظة

     • عند إضافة صف واحد أو أكثر في مصدر البيانات، تنتقل الخلايا الموجودة مباشرة ضمن نطاق البيانات الخارجية لأسفل، ولكن الخلايا الموجودة على يمين نطاق البيانات الخارجية لا تتحرك.
     • عند حذف صف واحد أو أكثر في مصدر البيانات، تنتقل الخلايا الموجودة مباشرة أسفل نطاق البيانات الخارجية لأعلى، ولكن الخلايا الموجودة على يمين نطاق البيانات الخارجية لا تتحرك.

   • إدراج صفوف كاملة للبيانات الجديدة، مسح الخلايا غير المستخدمة

     ملاحظة

     • عند إضافة صف واحد أو أكثر في مصدر البيانات، تنتقل الخلايا مباشرة أسفل نطاق البيانات الخارجي وإلى يمينه.
     • عند حذف صف واحد أو أكثر في مصدر البيانات، لا تتحرك الخلايا الموجودة مباشرة أسفل نطاق البيانات الخارجي وإلى يمينه.

   • الكتابة فوق الخلايا الموجودة ببيانات جديدة، ومسح الخلايا غير المستخدمة

     ملاحظة

     • عند إضافة صف واحد أو أكثر في مصدر البيانات، تتم الكتابة فوق الخلايا الموجودة مباشرة ضمن نطاق البيانات الخارجية، ولكن الخلايا الموجودة على يمين نطاق البيانات الخارجية لا تتحرك.
     • عند حذف صف واحد أو أكثر في مصدر البيانات، لا تتحرك الخلايا الموجودة مباشرة أسفل نطاق البيانات الخارجي وإلى يمينه.

تحديد تنسيق البيانات وتخطيطها

1. حدد خصائص البيانات>.

2. ضمن تنسيق البيانات وتخطيطها، قم بواحد أو أكثر مما يلي:

   • لتضمين أسماء الحقول كصف أول، حدد خانة الاختيار تضمين أسماء الحقول .

   • لإضافة عمود من أرقام الصفوف، حدد خانة الاختيار تضمين أرقام الصفوف .

     ملاحظة

     لا تتوفر خانة الاختيار هذه لملف نصي مستورد أو ملف XML أو استعلام ويب.

   • للاحتفاظ بتنسيق الخلية الذي تقوم بتطبيقه، حدد خانة الاختيار الاحتفاظ بتنسيق الخلية .

     ملاحظة

     بالنسبة لاستعلام ويب، يتم مسح هذا الخيار تلقائيا عند تحديد تنسيق HTML الكامل في مربع الحوار خيارات . يمكنك الوصول إلى مربع الحوار خيارات من مربع الحوار تحرير استعلام .

   • للحفاظ على عرض الأعمدة التي قمت بتعيينها، حدد خانة الاختيار ضبط عرض العمود .

   • للحفاظ على فرز الأعمدة وتصفيتها وتخطيطها التي تقوم بتطبيقها، حدد خانة الاختيار الاحتفاظ بفرز/تصفية/تخطيط العمود .

     ملاحظة

     خانة الاختيار هذه غير متوفرة لاستعلام ويب.

   • للاحتفاظ بتصفية العمود التي تقوم بتطبيقها، حدد خانة الاختيار الاحتفاظ بعامل تصفية العمود .

     ملاحظة

     تتوفر خانة الاختيار هذه لاستعلام ويب يستند إلى بيانات XML فقط.

تجميد البيانات في نطاق بيانات خارجي

يؤدي تجميد نطاق بيانات خارجي إلى الاحتفاظ بالبيانات ولكن ليس الاستعلام الأساسي الخاص به، لذلك لا يمكن تحديث نطاق بيانات خارجي مجمد.

تجميد البيانات في جدول Excel

1. انقر فوق ورقة العمل التي تحتوي على جدول Excel الذي تريد إزالة اتصال البيانات منه.
2. على شريط الصيغة، انقر فوق السهم الموجود بجانب مربع الاسم، ثم انقر فوق اسم نطاق البيانات الخارجي الذي تريد إزالة اتصال البيانات منه. ثم يتم تحديد نطاق البيانات.
3. على علامة التبويب أدوات ، في المجموعة بيانات الجدول الخارجي ، انقر فوق إلغاء الارتباط. يظل نطاق البيانات ولا يزال يحمل نفس الاسم، ولكن يتم حذف الاتصال.

حذف نطاق بيانات خارجي

1. انقر فوق ورقة العمل التي تحتوي على نطاق البيانات الخارجي الذي تريد حذفه.
2. على شريط الصيغة، انقر فوق السهم الموجود بجانب مربع الاسم، ثم انقر فوق اسم نطاق البيانات الخارجي الذي تريد حذفه.
   إذا كان نطاق البيانات الخارجية عبارة عن جدول Excel، فاضغط على CTRL+A لتحديد الجدول بأكمله.
3. لحذف نطاق البيانات الخارجي، اضغط على DELETE.
4. لحذف الاستعلام الأساسي، انقر فوق نعم عندما يطالبك Excel.

اطلع أيضاً على

تعليماتPower Query لـ Excel