ملخص: تعرف على عناصر حل إدارة المستندات وعملية تخطيط إدارة المستندات في SharePoint 2013.
تحتوي هذه المقالة على وصف عالي المستوى للعناصر المختلفة لحل إدارة المستندات الذي يستند إلى SharePoint Server 2016.
تتحكم إدارة المستندات في دورة حياة المستندات في مؤسستك، وكيفية إنشائها ومراجعتها ونشرها، وكيفية التخلص منها أو الاحتفاظ بها في النهاية. على الرغم من أن مصطلح "الإدارة" يعني أنه يتم التحكم في المعلومات من أعلى المؤسسة، يجب أن يعكس نظام فعال لإدارة المستندات ثقافة المؤسسة التي تستخدمها. يجب أن تكون الأدوات التي تستخدمها لإدارة المستندات مرنة بما يكفي لتمكينك من التحكم بشكل محكم في دورة حياة المستند، إذا كان ذلك يتلاءم مع ثقافة المؤسسة وأهدافها، ولكن أيضا لتمكينك من تنفيذ نظام أكثر تنظيما، إذا كان ذلك ملائما بشكل أفضل لمؤسستك.
عناصر نظام إدارة المستندات
يحدد حل فعال لإدارة المستندات ما يلي:
-
ما هي أنواع المستندات والمحتويات الأخرى التي يمكن إنشاؤها في مؤسسة.
-
ما القالب الذي يجب استخدامه لكل نوع من المستندات.
-
ما هي بيانات التعريف التي يجب توفيرها لكل نوع من المستندات.
-
مكان تخزين مستند في كل مرحلة من دورة حياته.
-
كيفية التحكم في الوصول إلى مستند في كل مرحلة من دورة حياته.
-
كيفية نقل المستندات داخل المؤسسة كأعضاء الفريق للمساهمة في إنشاء المستندات ومراجعتها والموافقة عليها ونشرها والتصرف فيها.
SharePoint Foundation 2013 الميزات التي تنفذ كل هذه الجوانب من إدارة المستندات. SharePoint Server 2016 الميزات نفسها ويضيف أيضا ما يلي:
-
ما هي السياسات التي يجب تطبيقها على المستندات بحيث يتم تدقيق الإجراءات المتعلقة بالمستندات، والاحتفاظ بالمستندات أو التخلص منها بشكل مناسب، وحماية المحتوى المهم بالنسبة إلى المؤسسة.
-
كيفية التعامل مع المستندات كسجلات شركات، والتي يجب الاحتفاظ بها وفقا للمتطلبات القانونية وإرشادات الشركة.
للتأكد من أن عمال المعلومات يمكنهم بسهولة الاستفادة من هذه الإمكانات دون الحاجة إلى الخروج من عملياتهم اليومية وأدواتهم المألوفة، تتضمن التطبيقات في نظام Microsoft Office — مثل Microsoft Outlook و Word — أيضا ميزات تدعم كل مرحلة في دورة حياة المستند.
عملية التخطيط
تتكون عملية تخطيط إدارة المستندات من الخطوات الرئيسية التالية:
-
تحديد أدوار إدارة المستندات تأكد من أن خططك تتضمن ملاحظات المساهمين الأساسيين في مؤسستك، وأن لديك أفضل فريق لتنفيذ الحل، وأنك تعرف من سيشارك في عمليات إدارة المستندات.
-
تحليل استخدام المستند بعد تحديد الأشخاص الذين يعملون على المستندات، حدد أنواع المستندات التي يعملون عليها وكيفية استخدامها. لمزيد من المعلومات، راجع تحديد المستخدمين وتحليل استخدام المستند (SharePoint Server 2010).
-
تخطيط تنظيم المستندات يمكنك تنظيم المستندات في مجموعات المواقع والمواقع والمكتبات. SharePoint Server 2016 مجموعة من الميزات للمساعدة في تنظيم المستندات وتخزينها، من مواقع متخصصة إلى مكتبات مستندات منظمة بشكل غير منظم لإنشاء المستندات والتعاون بسرعة. ضمن مكتبة، يمكنك أيضا تنظيم المحتوى في مجلدات ومجلدات فرعية. لمزيد من المعلومات، راجع تخطيط مكتبة المستندات (SharePoint Server 2010).
-
تخطيط كيفية انتقال المحتوى بين المواقع قد يكون من الضروري نقل مستند أو نسخه من موقع أو مكتبة إلى أخرى في مراحل مختلفة من دورة حياته. لمزيد من المعلومات، راجع "تخطيط تدفق المحتوى" في تخطيط مكتبة المستندات (SharePoint Server 2010).
-
تخطيط أنواع المحتويات استخدم أنواع المحتويات لتنظيم معلومات حول المستندات، مثل بيانات التعريف وقوالب المستندات وعمليات سير العمل. هذه خطوة مهمة لمساعدتك على تنظيم مستنداتك وفرض التناسق عبر مؤسستك. لمزيد من المعلومات، راجع نوع المحتوى وتخطيط سير العمل (SharePoint Server 2010).
-
تخطيط مهام سير العمل عند تخطيط مهام سير العمل لمنظمتك، يمكنك التحكم في كيفية انتقال المستندات من عضو إلى آخر وتعقبها عندما يتعاون كل مشارك في دورة حياة المستند. SharePoint Server 2016 مهام سير العمل لمهام الفريق الشائعة مثل مراجعة المستندات وموافقتها. SharePoint Server 2016 أيضا إنشاء مهام سير عمل مخصصة وتثبيتها. لمزيد من المعلومات، راجع نوع المحتوى وتخطيط سير العمل (SharePoint Server 2010).
-
تخطيط إدارة المحتوى يمكنك تخطيط درجة التحكم المناسبة التي تستند إلى نوع المحتوى أو موقع التخزين. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى سحب المستندات في مكتبة معينة قبل أن تتمكن من تحريرها. لمزيد من المعلومات، راجع إصدار الإصدار والموافقة على المحتوى وتخطيط الخروج (SharePoint Server 2010).
-
التخطيط لنهج لكل نوع محتوى، خطط لنهج إدارة المعلومات للتأكد من تدقيق المستندات والاحتفاظ بها والتعامل معها بطريقة أخرى وفقا للمتطلبات المؤسسية والقانونية لمؤسستك. SharePoint Server 2016 على سياسات تنفذ التدقيق واستبقاء المستندات والرموز الشريطية (للتأكد من أنه يمكن ربط المحتوى المطبوع بالإصدارات الإلكترونية المقابلة). لمزيد من المعلومات، راجع تخطيط نهج إدارة المعلومات (SharePoint Server 2010).
ملاحظة: لا تتوفر السياسات في SharePoint Foundation 2013.
