تلخيصي تعرف علي كيفيه دمج أنواع المحتويات ومهام سير العمل في حل أداره المستندات في SharePoint 2013.
تصف هذه المقالة أنواع المحتويات ومهام سير العمل وتوفر إرشادات حول كيفيه التخطيط لدمجها في حل أداره المستندات ال SharePoint Server 2016 الخاص بك. نوع المحتوي عبارة عن مجموعه من بيانات التعريف القابلة لأعاده الاستخدام ، وسير العمل ، والسلوك ، والإعدادات الأخرى لفئة من العناصر أو المستندات في قائمه SharePoint Server 2016 أو مكتبه المستندات. تمكنك أنواع المحتوي من أداره الإعدادات الخاصة بفئة من المعلومات بطريقه مركزيه وقابله لأعاده الاستخدام. يسمح لك سير العمل بإرفاق عمليه اعمال بالعناصر الموجودة في SharePoint Server 2016.
في هذه المقالة:
قبل استخدام ورقه عمل " نوع المحتوي" و "تخطيط سير العمل " (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) المضمنة في هذه المقالة للتخطيط لأنواع المحتويات ومهام سير العمل ، تاكد من انه لديك قراءه تعريف المستخدمين وتحليل استخدام المستندات في SharePoint 2013 والمهام المقترنة بورقه العمل "تحليل استخدام المستند".
نظره عامه حول نوع المحتوي
يعرف نوع المحتوي سمات عنصر القائمة أو مستندا أو مجلدا. يمكن لكل نوع محتوي تحديد ما يلي:
-
الخصائص التي يجب اقرانها بعناصر من نوعها.
-
بيانات التعريف التي يجب اقرانها بعناصر من نوعها.
-
مهام سير العمل التي يمكن بدؤها من نوعها.
-
نهج أداره المعلومات التي يجب اقرانها بعناصر من نوعها.
-
قوالب المستندات (لأنواع محتويات المستندات).
-
الميزات المخصصة.
يمكنك اقران نوع محتوي بقائمه أو مكتبه. عند القيام بذلك ، ستحدد انه بإمكان القائمة أو المكتبة ان تحتوي علي عناصر من نوع المحتوي هذا وان الأمر الجديد في هذه القائمة أو المكتبة سيسمح للمستخدمين بإنشاء عناصر جديده من هذا النوع.
ملاحظة: يمكنك أيضا اقران الخصائص ومهام سير العمل والنهج والقوالب مباشره بقائمه أو مكتبه. علي الرغم من ذلك ، يمكن ان يؤدي ذلك إلى قصر هذه الاقترانات علي القائمة أو المكتبة ولا يمكن أعاده استخدامها عبر الحل. في SharePoint Server 2016 ، يمكن اقران مهام سير العمل علي مستوي الموقع بقوائم أو مكتبات متعددة.
يمكن ان تحتوي مكتبات المستندات والقوائم علي أنواع محتويات متعددة. علي سبيل المثال ، يمكن ان تحتوي المكتبة علي المستندات والرسومات المتعلقة بالمشروع. عندما تحتوي القائمة أو المكتبة علي أنواع محتويات متعددة ، يتم تطبيق ما يلي:
-
بشكل افتراضي ، يسمح الأمر الجديد في هذه القائمة أو المكتبة للمستخدمين بالتحديد من كل أنواع المحتويات المتوفرة عند إنشاء عنصر جديد. بإمكان مالكي نوع المحتوي تكوين الأمر الجديد لعرض أنواع محتويات معينه فقط.
-
يتم عرض الاعمده المقترنة بكل أنواع المحتويات المتوفرة.
يمكنك تعريف أنواع المحتويات المخصصة في معرض أنواع محتويات الموقع. يجب ان يكون نوع المحتوي المخصص مشتقا بشكل مباشر أو غير مباشر ، من نوع محتوي أساسي مثل مستند أو عنصر. بعد تحديده في موقع ، يتوفر نوع محتوي مخصص في هذا الموقع وفي كل المواقع الموجودة أسفل ذلك الموقع. لجعل نوع المحتوي متوفرا علي الأغلب عبر مجموعه مواقع مشتركه ، قم بتعريفه في معرض أنواع المحتويات لموقع المستوي الأعلى. في SharePoint Server 2016 ، يمكنك أيضا إنشاء نوع محتوي مخصص داخل لوحه وصل نوع محتوي تم تعريفها في مثيل خدمه بيانات التعريف المدارة. عند إنشائه في موزع أنواع المحتويات ، سيتوفر نوع المحتوي لمجموعات المواقع المشتركة الأخرى التي تشكل جزءا من تطبيقات ويب المقترنة بمثيل خدمه بيانات التعريف المدارة.
ملاحظة: لا تتوفر خدمه بيانات التعريف المدارة ومركز أنواع المحتويات في SharePoint Foundation 2013.
علي سبيل المثال ، إذا كانت مؤسستك تستخدم قالب عقد معينا ، ففي المعرض نوع المحتوي لموقع المستوي الأعلى في مجموعه المواقع المشتركة ، يمكنك إنشاء نوع محتوي يحدد بيانات التعريف الخاصة بذلك العقد وقالب العقد ومهام سير العمل المطلوبة لمراجعه العقد وإكماله. بعد ذلك ، ستتضمن اي مكتبه مستندات في مجموعه المواقع المشتركة التي تقوم باقران نوع محتوي العقد كل هذه الميزات ستمكن الكتاب من إنشاء عقود جديده استنادا إلى القالب.
في المواقع التي تستند إلى SharePoint Server 2016 ، يحتوي كل عنصر قائمه أو عنصر مكتبه افتراضي ، مثل جهة الاتصال أو المهمة أو المستند علي نوع محتوي أساسي مناظر في معرض أنواع محتويات الموقع. عند التخطيط لأنواع المحتويات ، يمكنك استخدام تعريفات أنواع المحتويات الاساسيه هذه كنقاط البدء وأنواع المحتويات الاساسيه الجديدة وفقا لما هو مطلوب.
يتم تنظيم أنواع المحتويات في تسلسل هيكلي يسمح لنوع محتوي بوراثة سماته من نوع محتوي آخر. يؤدي هذا التوريث إلى تمكين فئات المستندات من مشاركه المواصفات المميزة عبر المؤسسة ، وتمكين الفرق من تخصيص هذه المواصفات لمواقع أو قوائم معينه.
علي سبيل المثال ، قد تتطلب كل مستندات تسليم المستخدم في مؤسسه مجموعه من بيانات التعريف ، مثل رقم الحساب ورقم المشروع ومدير المشروع. من خلال إنشاء نوع محتوي المستوي الأعلى للعميل الذي ترث فيه كل أنواع المستندات الأخرى الخاصة بالعميل ، يجب التاكد من ان المعلومات المطلوبة ، مثل أرقام الحسابات وأرقام المشروع ، ستكون مقترنة بكل متغيرات مستندات تسليم العميل في مؤسستك. لاحظ انه إذا أضاف مالك نوع المحتوي عمودا مطلوبا آخر إلى نوع محتوي المستوي الأعلى للتسليم إلى العميل ، فبامكان مالك نوع المحتوي نشر التغييرات في كل أنواع المحتويات التي ترث منه ، مما يؤدي إلى أضافه العمود الجديد إلى كافة مستندات تسليم العملاء.
تكامل الخصائص مع Office 2016
في نظام Microsoft Office ، عندما يقوم مستخدم بتحرير مستند من خادم أداره مستندات SharePoint Server 2016 ، تظهر لوحه معلومات المستند في اعلي المستند. تعرض لوحه معلومات المستند نموذجا قابلا للتحرير من خصائص المستند علي الخادم.
يسهلSharePoint Server 2016 تخصيص نموذج الخاصية لنوع محتوي. عند تكوين نوع محتوي ، يمكنك البدء ب InfoPath 2016 ، الذي ينشئ نموذج خاصيه افتراضي يستند إلى خصائص نوع المحتوي. يتضمن النموذج الافتراضي نفس عناصر التحكم والتخطيط والمخطط الذي سيستخدمه InfoPath 2016 إذا لم يتم تحديد اي نموذج مخصص. يمكنك بعد ذلك تخصيص النموذج ونشره كما تفعل اي نموذج InfoPath 2016 آخر. علي سبيل المثال ، يمكنك أضافه شعار الشركة والخطوط ونظام ألوان إلى نموذج ؛ قم بتوصيله بمصدر بيانات مخصص ؛ أضافه منطق شرطي ؛ تصميم ميزات النماذج المتوفرة للمستخدمين استنادا إلى أدوارهم.
بالاضافه إلى خصائص التحرير في لوحه معلومات المستند ، يمكن للمؤلفين الذين يستخدمون Word 2016 ادراج الخصائص المعرفة علي الخادم في المستندات الخاصة بهم. علي سبيل المثال ، إذا كانت خصائص المستند تتضمن اسما لمدير المشروع ، فيمكن ادراج هذا الاسم في صفحه العنوان أو التذييل أو اي مكان آخر يستخدمه الاسم في المستند. إذا تم تعيين مدير مشروع جديد إلى مشروع ، فيمكن تحديث الخاصية مدير المشروع علي خادم أداره المستندات. سينعكس اسم مدير المشروع المحدث هذا في كل مثيل من هذه الخاصية التي تم ادراجها في مستند.
استخدام بيانات التعريف مع أنواع المحتويات
بيانات التعريف هي معلومات حول مستند يتم استخدامه لتصنيف المحتوي وتصنيفه. بيانات التعريف مقترنة بنوع محتوي كعمود. يمكن ان توفر بيانات التعريف معلومات سياقيه حول المستند الخاص بك عن طريق اقرانه بكاتب وموضوع وجماعه مستهدفه ولغة وما إلى ذلك. بعكس الخصائص ، يتم تخزين بيانات التعريف كاعمده ويمكن فهرستها والبحث عنها بواسطة محرك البحث في SharePoint.
يمكن اقران بيانات التعريف التي تمت اضافتها علي مستوي مجموعه المواقع المشتركة بأنواع المحتويات. باستخدام بيانات التعريف التي تحتوي علي أنواع المحتويات ، يمكن ان ترث كل أنواع المحتويات الأحدث بيانات التعريف الخاصة بنوع المحتوي الأصل علي مستوي مجموعه المواقع المشتركة. يمكن أضافه بيانات التعريف الاضافيه بعد ذلك علي مستوي اقل ، مثل مستند واحد.
قوالب الاعمده
يعتبر كل عنصر من بيانات التعريف المقترنة بنوع المحتوي عمودا ، وهو عبارة عن موقع في قائمه لتخزين المعلومات. غالبا ما يتم عرض القوائم أو المكتبات رسوميا كاعمده معلومات. ومع ذلك ، استنادا إلى طريقه العرض المقترنة بالقائمة ، يمكن ان تظهر الاعمده في نماذج أخرى ، مثل الأيام في عرض التقويم. يتم عرض الاعمده كحقول في النماذج المقترنة بقائمه أو مكتبه.
يمكنك تحديد أعمده لاستخدامها في أنواع محتويات متعددة. للقيام بذلك ، قم بإنشاءها في معرض قوالب الاعمده. هناك معرض قوالب أعمده في كل موقع في مجموعه مواقع مشتركه. بالاضافه إلى أنواع المحتويات ، تتوفر الاعمده المعرفة في معرض قوالب الاعمده في هذا الموقع وفي كل المواقع أدناه.
أنواع محتويات المجلدات
تعرف أنواع محتويات المجلد بيانات التعريف المقترنة بمجلد في قائمه أو مكتبه. عند تطبيق نوع محتوي مجلد علي قائمه أو مكتبه ، سيتضمن الأمر الجديد في هذه القائمة أو المكتبة نوع محتوي المجلد ، مما يجعل من الممكن للمستخدمين إنشاء مجلدات من هذا النوع.
يمكنك تعريف طرق العرض في قائمه أو مكتبه تتوفر فقط في مجلدات من نوع محتوي معين. يعتبر هذا الأمر مفيدا عندما تريد ان يحتوي المجلد علي نوع معين من المستندات وتريد عرض طرق العرض الموجودة في هذا المجلد لإظهار الاعمده ذات الصلة بنوع المستند المضمن في هذا المجلد فقط.
باستخدام نموذج الكائن منتجات SharePoint ، يمكنك تخصيص الأمر الجديد لنوع محتوي مجلد بحيث عندما ينشئ المستخدم مجلدا جديدا من هذا النوع ، تتم تهيئه المجلد باستخدام الملفات والمستندات المتعددة التي تستند إلى القوالب المخزنة علي الخادم. هذا مفيد ، علي سبيل المثال ، لتطبيق نوع مستند مركب يتطلب ملفات متعددة للمساهمة في مستند تسليم واحد.
تعد مجموعات المستندات ميزه في SharePoint Server 2016 تسمح لك باستخدام Office 2016 لأداره التسليمات التي تمتد عبر مستندات متعددة. مجموعات المستندات عبارة عن أنواع خاصه من المجلدات التي يتم استخدامها لأداره تسليم واحد أو منتج عمل، والذي يمكن ان يشمل مستندات متعددة في مواقع متعددة. يمكنك إنشاء مجموعات المستندات باستخدام القوالب القابلة للتوسيع التي يتم توفيرها بواسطة SharePoint Server 2016. يمكنك أيضا تخصيص قوالب مجموعه المستندات لتمثيل منتجات العمل ذات الصلة بالمؤسسة. تتضمن مجموعات المستندات أيضا التحكم بالإصدار ، مما يسمح لك بتدوين حاله مجموعه المستندات الكاملة علي نقاط مختلفه في دوره حياتها. للحصول علي مزيد من المعلومات حول مجموعات المستندات ، راجع تخطيط مجموعات المستندات (SharePoint Server 2010).
تخطيط أنواع محتويات المستندات
ان المرحلة الاولي من أنواع محتويات مستندات التخطيط هي مراجعه كل نوع مستند مدرج في ورقه عمل تحليل استخدام المستند (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) لتحديد ما إذا كان نوع المحتوي الموجود سيعمل في هذا النوع من المستندات ام لا. يجب ان يرث كل نوع محتوي مستند إعداداته مباشره من نوع محتوي المستند الأساسي أو من نوع محتوي ديسسينديد من نوع محتوي المستند. هذا يضمن ان الاعمده الاساسيه لأنواع المستندات ، مثل "العنوان" و "تاريخ الإنشاء" ، موجودة ويمكنك اقران قالب بنوع المحتوي. إذا كان نوع المحتوي الأساسي (مثل المستند) كافيا ، فادخل اسم نوع المحتوي في العمود نوع المحتوي لورقه العمل "تحليل استخدام المستند".
ملاحظة: أنواع المحتويات الاساسيه المعتمدة لا تتضمن ملفات PDF.
للحصول علي معلومات حول تغيير أنواع المحتويات الاساسيه ، قم بتنزيلإرشادات لتحرير أنواع المحتويات المعرفة مسبقا وأعمده الموقع"(https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
أنواع محتويات قائمه الخطط
تتضمن عناصر نوع محتوي القائمة أعمده بيانات التعريف المقترنة بنوع المحتوي ومهام سير العمل التي يمكن تشغيلها علي عناصر نوع المحتوي هذا. استخدم نوع محتوي قائمه لتعريف نوع عنصر قائمه فريد بالحل الذي تريده. علي سبيل المثال ، في حل مركز اتصالات العملاء ، والذي يقوم فيه المتخصصون بفحص المشاكل الفنية للعملاء وحلها ، يمكن استخدام نوع محتوي قائمه لتوحيد البيانات لكل حادث دعم وتعقب الحدث باستخدام سير عمل.
تخطيط مهام سير العمل
تقوم مهام سير العمل بتنفيذ عمليات الاعمال علي المستندات وصفحات ويب والنماذج وعناصر القوائم في SharePoint Server 2016. يمكن اقرانها بالمكتبات أو القوائم أو أنواع المحتويات.
في أداره المستندات ، استخدم مهام سير العمل لتوجيه المستندات من شخص إلى آخر بحيث يمكنهم إكمال مهام أداره المستندات الخاصة بهم ، مثل مراجعه المستندات أو الموافقة علي المنشور أو أداره ترتيبهم. يمكنك أيضا استخدام مهام سير العمل المخصصة لنقل المستندات من موقع أو مكتبه إلى أخرى. علي سبيل المثال ، يمكنك تصميم سير عمل لنسخ مستند من موقع إلى آخر عند جدوله المستند ليتم أرشفته.
يتضمنSharePoint Server 2016 سير العمل ثلاثي الحالات ، والذي يمكنك استخدامه لأداره العمليات التجارية التي تتعقب حاله عنصر ما عبر ثلاث حالات أو مراحل. يتضمنSharePoint Server 2016 أيضا مهام سير العمل التالية التي تعالج احتياجات أداره المستندات:
-
تجميع الملاحظات إرسال مستند لمراجعته.
-
الموافقة إرسال مستند للموافقة عليه ، غالبا كمتطلب أساسي لنشره.
-
أكواد أداره انتهاء صلاحيه المستند وترتيبه.
-
تجميع التواقيع توجيه مستند للتوقيعات.
يمكنك اقران سير عمل بنوع محتوي عندما تريد جعل سير العمل هذا متوفرا عند استخدام نوع المحتوي هذا. علي سبيل المثال ، قد يتطلب نوع محتوي أمر شراء الموافقة بواسطة مدير قبل ان تتمكن من إكمال المعاملة. للتاكد من توفر سير عمل الموافقة دائما عند بدء أمر شراء ، قم بإنشاء نوع محتوي أمر شراء واقران سير عمل الموافقة به. ثم أضف نوع محتوي أمر الشراء إلى اي من مكتبات المستندات حيث سيتم تخزين أوامر الشراء.
لتخطيط مهام سير العمل الخاصة بحل أداره المستندات ، قم بتحليل كل نوع من أنواع محتويات المستندات التي تخطط لتنفيذها وتحديد العمليات التجارية التي يجب توفيرها للتشغيل علي محتوي من هذا النوع. ثم حدد مهام سير العمل التي سيتعين عليك توفيرها لهذا المحتوي.
فيما يلي نموذج جدول يحلل مهام سير العمل لنوع محتوي عقد.
|
عمليه العقد |
سير عمل العقد |
|---|---|
|
مراجعه المسودات. |
تجميع الملاحظات |
|
الحصول علي الموافقة من المدير والكونسيل القانونية. |
الموافقة |
|
حل المشاكل المفتوحة. |
تعقب المشاكل |
|
الحصول علي تواقيع. |
تجميع التواقيع |
لمزيد من المعلومات ، راجع سير العمل في SharePoint 2013.
ورقة عمل
استخدم ورقه العمل التالية لتسجيل المعلومات التي تمت مناقشتها في هذه المقالة:
-
ورقه العمل "نوع المحتوي" و "تخطيط سير العمل " (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
