بمجرد الانتهاء من مشروع، من المحتمل أنك لن تحتاج إلى الوصول الفوري إليه، وقد ترغب في إخفائه من أن يتم عرضه في مركز المشاريع وفي طرق عرض المهام الخاصة بي لأعضاء الفريق. تؤدي أرشفة المشاريع المكتملة وإخفائها إلى تقليل "الفوضى" في طرق العرض هذه، وتساعد على منع المستخدمين من إجراء تغييرات على المشاريع التي لم تعد نشطة.
هناك طريقة "قياسية" واحدة لأرشفة المشاريع بشكل فعال باستخدام Microsoft Project Server 2010. إذا لم يفي هذا الأسلوب باحتياجاتك، فهناك بعض الأساليب البديلة التي قد تكون أكثر ملاءمة لمؤسستك. تتناول هذه المقالة هذه الأساليب، بالإضافة إلى أفضل الممارسات للأرشفة طويلة الأجل.
في هذه المقالة
أرشفة مشروع باستخدام الأسلوب القياسي
الطريقة القياسية لأرشفة مشروع هي عملية متعددة الخطوات:
-
الخطوة 1: إلغاء نشر كافة مهام المشروع
-
الخطوة 2: إيقاف تشغيل التحديثات في المهمة الموجزة للمشروع
-
الخطوة 3: إعداد مجموعة أمان للمستخدمين غير المسؤولين
-
الخطوة 4: إعداد فئة أمان الأرشيف
-
الخطوة 5: أرشفة موقع فريق المشروع
يتم تنفيذ هذه الخطوات من قبل مدير المشروع والمسؤول، كما هو متعارف عليه في كل مقطع من المقاطع التالية.
الخطوة 1: إلغاء نشر كافة مهام المشروع
إذا تم نشر المشروع مسبقا لأعضاء الفريق وتريد الآن إزالة المشروع ومهامه من طرق العرض الخاصة بهم، فسيحتاج مدير المشروع إلى إلغاء نشر كافة المهام في المشروع الذي تقوم أرشفته. يمكن لمدير المشروع بدء هذه العملية في Microsoft Project Web App ، ولكن تتم عملية إلغاء النشر الفعلية في Microsoft Project Professional 2010.
ملاحظة: لا يؤدي إلغاء نشر مهمة إلى إزالة أي عمل مقبول ومطبق من المشروع. ومع ذلك، يتم حذف أي محفوظات موافقة على التحديث مقترنة بمهمة.
لإلغاء نشر كافة مهام المشروع:
-
على شريط التشغيل السريع، ضمن "المشاريع"، انقر فوق "مركز المشاريع".
-
انقر فوق اسم المشروع الذي تقوم أرشفته في عمود "اسم المشروع ".
-
ضمن علامة التبويب "مهمة"، في المجموعة "مشروع"، انقر فوق السهم الموجود على الزر "تحرير"، ثم انقر فوق "Project Professional".
-
في Project Professional 2010 ، قم بالتمرير إلى أقصى اليمين في جزء الجدول من طريقة عرض مخطط جانت ، وانقر فوق رأس "إضافة عمود جديد "، ثم انقر فوق "نشر". إذا كانت طريقة عرض مخطط جانت تعرض العمود "نشر "، فتخطى هذه الخطوة.
-
في العمود "نشر " لكل مهمة في المشروع، انقر فوق "لا".
تلميح: لتسريع هذه العملية للمشاريع الكبيرة، قم بتعيين المهمة الأولى إلى "لا". ثم انقر فوق المقبض الموجود في الزاوية السفلية اليسرى من الخلية واسحبه لنسخ محتويات الخلية في العمود "نشر ".
-
على علامة التبويب "ملف "، انقر فوق "نشر".
-
بمجرد نشر المشروع، أغلق المشروع وتحقق منه.
الخطوة 2: إيقاف تشغيل التحديثات في المهمة الموجزة للمشروع
بعد ذلك، قد يحتاج مدير المشروع إلى إيقاف تشغيل التحديثات في المهمة الموجزة للمشروع، بحيث لا يمكن إعداد تقرير بالجداول الزمنية.
لإيقاف تشغيل التحديثات في المهمة الموجزة للمشروع:
-
على شريط التشغيل السريع، ضمن "المشاريع"، انقر فوق "مركز المشاريع".
-
انقر فوق اسم المشروع الذي تقوم أرشفته في عمود "اسم المشروع ".
-
ضمن علامة التبويب "خيارات "، في المجموعة "إظهار/إخفاء "، حدد خانة الاختيار "مهمة موجزة للمشروع ".
-
ضمن علامة التبويب "خيارات"، في المجموعة "مهام"، انقر فوق "إغلاق" التحديثات.
-
في المقطع "تحديد المهام "، حدد خانة الاختيار لمهمة المشروع الموجزة (المعرف 0)، ثم انقر فوق "نشر".
الخطوة 3: إعداد مجموعة أمان للمستخدمين غير المسؤولين
بمجرد أن يقوم مدير المشروع بإعداد المشروع للأرشفة، ينشئ المسؤول مجموعة أمان تحتوي على جميع المستخدمين باستثناء المسؤولين.
لإنشاء مجموعة أمان للمستخدمين غير المسؤولين:
-
في شريط التشغيل السريع، ضمن "إعدادات"، انقر فوق "إعدادات الخادم".
-
في الصفحة "إعدادات الخادم" ، ضمن "الأمان"، انقر فوق "إدارة المجموعات".
-
انقر فوق مجموعة جديدة.
-
في المقطع "معلومات المجموعة"، اكتب "كافة المستخدمين غير مسؤول" في المربع "اسم المجموعة".
-
في المقطع "المستخدمون "، في المربع "المستخدمون المتوفرون "، حدد أسماء كافة المستخدمين غير المسؤولين، ثم انقر فوق "إضافة " لنقلهم إلى المربع "المستخدمون المحددون ".
-
انقر فوق حفظ.
الخطوة 4: إعداد فئة أمان الأرشيف
بمجرد أن يقوم المسؤول بإنشاء مجموعة كافة المستخدمين غير مسؤول، فإن الخطوة التالية هي إنشاء فئة أمان الأرشيف. أثناء هذه العملية، يختار المسؤول المشاريع التي يجب أرشفتها عن طريق تضمينها في هذه الفئة.
لإنشاء فئة أمان الأرشيف :
-
في شريط التشغيل السريع، ضمن "إعدادات"، انقر فوق "إعدادات الخادم".
-
في الصفحة "إعدادات الخادم" ، ضمن "الأمان"، انقر فوق "إدارة الفئات".
-
في الصفحة "إدارة الفئات "، انقر فوق "فئة جديدة".
-
في المقطع "الاسم والوصف "، اكتب "أرشفة " في المربع "اسم الفئة ".
-
في المقطع "المستخدمون والمجموعات"، ضمن "المستخدمون والمجموعات المتوفرة"، انقر فوق "كافة المستخدمين غير مسؤول"، ثم انقر فوق "إضافة" لنقل المجموعة إلى المربع "المستخدمون والمجموعات ذات الأذونات".
-
ضمن "أذونات لكافة المستخدمين غير مسؤول (مجموعة)"، حدد خانة الاختيار "رفض" لكافة الأذونات.
تلميح: حدد خانة الاختيار "رفض " لكل عقدة إذن من المستوى الأعلى (Project و Resource) لرفض كافة الأذونات ذات المسافة البادئة أسفل كل عقدة.
-
في المقطع "المشاريع "، حدد المشاريع المشار إليها فقط، ثم انقر فوق اسم المشروع الذي تقوم أرشفته في المربع "المشاريع المتوفرة ".
ملاحظة: تأكد من عدم تحديد أي من خانات الاختيار المدرجة ضمن تطبيق أذونات أمان Project أعلاه على كافة المشاريع حيث. قد يؤدي القيام بذلك إلى إنشاء مشاكل في الأذونات في مشاريع وموارد أخرى.
-
انقر فوق "إضافة " لنقل المشروع إلى المربع "المشاريع المحددة ".
-
انقر فوق حفظ.
الخطوة 5: أرشفة موقع فريق المشروع
تستخدم العديد من المشاريع موقع فريق المشروع المقترن لجمع المعلومات التي تكمل جدول المشروع. قد تحتاج إلى التأكد من أرشفة هذه المعلومات أيضا. Microsoft SharePoint Server 2010 تمكين النسخ الاحتياطي على مستوى الموقع. لمزيد من المعلومات حول كيفية إكمال المسؤول لهذه الخطوة، راجع تصدير موقع أو قائمة أو مكتبة مستندات (SharePoint Server 2010).
بمجرد نسخ الموقع احتياطيا، يمكن للمسؤول حذف الموقع.
لحذف موقع فريق مشروع:
-
في شريط التشغيل السريع، ضمن "إعدادات"، انقر فوق "إعدادات الخادم".
-
في الصفحة "إعدادات الخادم" ، ضمن "النهج التشغيلية"، انقر فوق "مواقع المشاريع".
-
انقر فوق الصف الذي يحتوي على موقع فريق المشروع الذي قمت بنسخه احتياطيا، ثم انقر فوق "حذف الموقع".
-
انقر فوق موافق للتأكيد على الحذف.
أرشفة مشروع باستخدام أسلوب بديل
أسلوب الأرشفة القياسي شامل ويمكن الاسترداد، إذا كنت بحاجة إليه. ومع ذلك، فإن الأرشفة الشاملة ليست دائما ما تحتاجه المؤسسة. في بعض الأحيان يكون إخفاء المشاريع المكتملة من طريقة العرض فقط، أو حفظ مشروع محليا، كافيا لتلبية متطلبات الأرشفة.
إذا كان أسلوب الأرشفة القياسي لا يبدو مناسبا لاحتياجاتك، فإليك بعض البدائل:
-
إخفاء المشروع في مركز المشاريع إذا كنت تبحث فقط عن إخفاء المشاريع المكتملة في مركز المشاريع، يمكنك إضافة علامة أرشيف إلى صفحة "تفاصيل المشروع "، ثم تصفية طريقة عرض "مركز المشاريع" لعرض المشاريع التي تم تعيين علامة الأرشيف فيها إلى "لا" فقط.
-
إزالة المشروع من قاعدة بيانات "مسودة" خيار آخر هو التأكد من نسخ المشروع احتياطيا إلى قاعدة بيانات الأرشيف ، ثم حذف المشروع من قواعد بيانات "مسودة" و" منشور" و" تقرير ". إذا كنت بحاجة إلى بيانات من المشروع المؤرشف في وقت لاحق، فاستخدم الخيار "استعادة إدارية " على الصفحة "إعدادات الخادم" لإعادته إلى قاعدة بيانات "مسودة "، ثم أعد نشر المشروع.
-
حفظ المشروع ك . ملف MPP إذا كنت تريد إزالة المشروع بالكامل من Project Server، فإن الخيار الآخر هو فتح المشروع من Project Server باستخدام Project Professional 2010 ، ثم حفظ المشروع كملف MPP. لمزيد من المعلومات، راجع المقطع المسمى "حفظ المشروع محليا"، في "حفظ مشروع". نوصي بحفظ المشروع مع كافة بيانات الحقول المخصصة بحيث يتم عزل ملف MPP عن أي تغييرات إضافية تم إجراؤها على الحقول المخصصة في Project Server. بمجرد حفظ المشروع وإنشاء نسخ احتياطي له كملف MPP، قد يتم حذفه من Project Server. إذا كنت بحاجة إلى استرداد المشروع في وقت لاحق، يمكنك فتح ملف MPP في Project Professional 2010 أثناء الاتصال ب Project Server، ثم حفظ المشروع إلى الخادم.
ملاحظة: سيؤدي استخدام هذا الأسلوب إلى قطع أي ارتباطات تسليم ومشكلة ومخاطر بين المشروع وموقع فريق المشروع الخاص به في Project Server.
أفضل الممارسات للأرشفة طويلة الأجل
من وقت لآخر، يمكن تغيير تنسيق ملف MPP للمشروع ومخططات قاعدة بيانات محتوى Project Server ومخططات موقع SharePoint لتعكس الميزات الجديدة. يمكن أن يكون لهذا تأثير على التوافق مع الإصدارات السابقة إلى الحد الذي قد لا يكون فيه المشروع المحفوظ كملف MPP أو نسخة احتياطية قديمة لقاعدة بيانات محتوى Project Server أو نسخة احتياطية لموقع فريق المشروع قابلة للاستخدام على الفور.
تتمثل أفضل الممارسات في التخطيط دائما لتضمين المحتوى المؤرشف في تخطيط الترقية. يؤدي ذلك إلى تقليل الوقت لاسترداد مشروع قديم قد يتطلب عدة خطوات ترقية بخلاف ذلك.
