يحتوي Microsoft Office Excel على عدد من الميزات التي تسهل إدارة البيانات وتحليلها. للاستفادة الكاملة من هذه الميزات، من المهم تنظيم البيانات وتنسيقها في ورقة عمل وفقا للإرشادات التالية.
في هذه المقالة
إرشادات تنظيم البيانات
وضع عناصر مماثلة في العمود نفسه صمم البيانات بحيث تحتوي جميع الصفوف على عناصر مماثلة في نفس العمود.
الاحتفاظ بمجموعة من البيانات منفصلة اترك عمودا فارغا واحدا على الأقل وصفا فارغا واحدا بين نطاق بيانات ذي صلة وبيانات أخرى في ورقة العمل. يمكن ل Excel بعد ذلك اكتشاف النطاق وتحديده بسهولة أكبر عند فرز الإجماليات الفرعية التلقائية أو تصفيتها أو إدراجها.
وضع البيانات الهامة أعلى النطاق أو أسفله تجنب وضع البيانات الهامة على يسار النطاق أو يمينه لأن البيانات قد تكون مخفية عند تصفية النطاق.
تجنب الصفوف والأعمدة الفارغة في نطاق تجنب وضع صفوف وأعمدة فارغة ضمن نطاق من البيانات. قم بذلك للتأكد من أن Excel يمكنه بسهولة أكبر اكتشاف نطاق البيانات ذي الصلة وتحديده.
عرض كافة الصفوف والأعمدة في نطاق تأكد من عرض أي صفوف أو أعمدة مخفية قبل إجراء تغييرات على نطاق من البيانات. عندما لا يتم عرض الصفوف والأعمدة في نطاق، يمكن حذف البيانات عن غير قصد. لمزيد من المعلومات، راجع إخفاء الصفوف والأعمدة أو عرضها.
إرشادات تنسيق البيانات
استخدام تسميات الأعمدة لتعريف البيانات إنشاء تسميات الأعمدة في الصف الأول من نطاق البيانات عن طريق تطبيق تنسيق مختلف على البيانات. يمكن ل Excel بعد ذلك استخدام هذه التسميات لإنشاء التقارير والبحث عن البيانات وتنظيمها. استخدم نمط الخط أو المحاذاة أو التنسيق أو النمط أو الحد أو الكتابة بالأحرف الكبيرة لتسميات الأعمدة التي تختلف عن التنسيق الذي تقوم بتعيينه للبيانات الموجودة في النطاق. تنسيق الخلايا كنص قبل كتابة تسميات الأعمدة. لمزيد من المعلومات، راجع طرق تنسيق ورقة عمل.
استخدام حدود الخلايا لتمييز البيانات عندما تريد فصل التسميات عن البيانات، استخدم حدود الخلايا — وليس الصفوف الفارغة أو الخطوط المتقطعة — لإدراج أسطر أسفل التسميات. لمزيد من المعلومات، راجع تطبيق حدود على خلايا ورقة العمل أو إزالتها.
تجنب المسافات البادئة أو اللاحقة لتجنب الأخطاء تجنب إدراج المسافات في بداية الخلية أو نهايتها إلى بيانات المسافة البادئة. يمكن أن تؤثر هذه المسافات الإضافية على الفرز والبحث والتنسيق المطبق على خلية. بدلا من كتابة المسافات إلى البيانات البادئة، يمكنك استخدام الأمر زيادة المسافة البادئة داخل الخلية. لمزيد من المعلومات، راجع تغيير موضع البيانات في خلية.
توسيع تنسيقات البيانات والصيغ عند إضافة صفوف جديدة من البيانات إلى نهاية نطاق بيانات، يقوم Excel بتوسيع التنسيق والصيغ المتناسقة. يجب أن تستخدم ثلاث من الخلايا الخمس السابقة التنسيق نفسه لتوسيع هذا التنسيق. يجب أن تكون جميع الصيغ السابقة متسقة لتوسيع الصيغة. لمزيد من المعلومات، راجع تعبئة البيانات تلقائيا في خلايا ورقة العمل.
استخدام تنسيق جدول Excel للعمل مع البيانات ذات الصلة يمكنك تحويل نطاق متجاورة من الخلايا على ورقة العمل إلى جدول Excel. يمكن معالجة البيانات التي يحددها الجدول بشكل مستقل عن البيانات خارج الجدول، ويمكنك استخدام ميزات جدول معينة لفرز البيانات في الجدول أو تصفيتها أو إجماليها أو حسابها بسرعة. يمكنك أيضا استخدام ميزة الجدول لتقسيم مجموعات البيانات ذات الصلة عن طريق تنظيم تلك البيانات في جداول متعددة على ورقة عمل واحدة. لمزيد من المعلومات، راجع نظرة عامة على جداول Excel.
