إعداد سير عمل تلقائي بين Microsoft Forms وExcel من خلال Power Automate

مقدمة

سيرشدك هذا الدليل خلال عملية إعداد سير عمل تلقائي بين Microsoft Forms وExcel باستخدام Power Automate. يمكن لسير العمل إضافة بيانات استجابات Forms تلقائيا إلى ملف Excel المحدد مسبقا.

المتطلبات الأساسية

قبل البدء، تأكد من أن لديك ما يلي:

• حساب Microsoft 365 مع إمكانية الوصول إلى Microsoft Forms وExcel (تحقق من وصف خدمة Microsoft 365)

• الوصول إلى Power Automate (تحقق من ترخيص Power Automate لتراخيص Power Automate الأولية لحساب Microsoft 365)

دليل خطوة بخطوة

1. إنشاء نموذج Microsoft

للبدء، ستحتاج إلى نموذج Microsoft يجمع البيانات التي ترغب في أتمتتها. اتبع الخطوات التالية:

• سجل الدخول إلى حساب Microsoft 365 وانتقل إلى Microsoft Forms.

• إنشاء نموذج وتصميم النموذج الخاص بك عن طريق إضافة الأسئلة والتكوين حسب الحاجة.

2. إعداد جدول بيانات Excel

بعد ذلك، قم بإعداد جدول بيانات Excel لتخزين البيانات التي تم جمعها من النموذج:

• افتح Excel وأنشئ مصنفا جديدا أو استخدم مصنفا موجودا.

• قم بتسمية الأعمدة لمطابقة الحقول في نموذج Microsoft. على سبيل المثال، إذا كان النموذج الخاص بك يجمع الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني، فقد يتم تسمية الأعمدة "الاسم" و"البريد الإلكتروني".

• احفظ المصنف في OneDrive أو SharePoint بحيث يمكن الوصول إليه بواسطة Power Automate.

إذا كان لديك بالفعل ملف Excel مرتبط بالنموذج (عبر "فتح نتيجة في Excel" من صفحة النتائج Forms)، إنشاء الأعمدة تلقائيا. يمكنك ضبط الأعمدة حسب الحاجة.

3. إنشاء تدفق جديد في Power Automate

الآن، ستقوم بإنشاء تدفق في Power Automate لربط النموذج الخاص بك إلى جدول بيانات Excel:

• فتح Power Automate وتسجيل الدخول إليه

• وانقر فوق "إنشاء" في القائمة اليسرى.

• حدد "التدفق السحابي التلقائي" وامنح التدفق اسما (على سبيل المثال، "نموذج إلى Excel Automation").

• ضمن "اختيار مشغل التدفق الخاص بك"، ابحث عن "Microsoft Forms" وحدده.

• حدد "عند إرسال استجابة جديدة" كمشغل.

4. تكوين المشغل

بعد ذلك، ستقوم بتكوين المشغل لتحديد استجابات النموذج التي يجب أن تؤدي إلى التدفق:

• من القائمة المنسدلة، حدد النموذج الذي تريد أتمتة بياناته. إذا لم يظهر النموذج، فلصق معرف النموذج من عنوان URL للنموذج لإضافة النموذج.

• انقر فوق "خطوة جديدة" للمتابعة.

5. إضافة إجراء للحصول على استجابات النموذج

بعد إعداد المشغل، أضف إجراء لاسترداد استجابات النموذج:

• ابحث عن "Microsoft Forms" وحدد "الحصول على تفاصيل الاستجابة".

• اختر النموذج من القائمة المنسدلة.

• في حقل "معرف الاستجابة"، حدد "معرف الاستجابة" من مربع المحتوى الديناميكي.

6. إضافة إجراء لملء جدول بيانات Excel

الآن، ستقوم بإعداد إجراء لكتابة استجابات النموذج إلى جدول بيانات Excel:

• انقر فوق "خطوة جديدة" وابحث عن "Excel Online (Business)".

• حدد "إضافة صف إلى جدول".

• اختر موقع ملف Excel (OneDrive أو SharePoint)، وحدد مكتبة المستندات، وانتقل إلى الملف الذي أنشأته سابقا.

• اختر الجدول داخل جدول البيانات حيث تريد إدراج بيانات النموذج.

• قم بتعيين الحقول من النموذج إلى الأعمدة في جدول Excel عن طريق تحديد محتوى ديناميكي لكل عمود.

• حفظ التدفق.

7. اختبار التدفق الخاص بك

قبل الانتهاء، من الضروري اختبار تدفقك للتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح:

• أرسل استجابة اختبار إلى نموذج Microsoft الخاص بك.

• انتقل إلى Power Automate وتحقق من محفوظات التدفق لمعرفة ما إذا كان قد تم تشغيله بنجاح.

• افتح ملف Excel للتحقق من تسجيل البيانات بدقة.

تلميحات استكشاف الأخطاء وإصلاحها

إذا واجهت مشكلات، ففكر في خطوات استكشاف الأخطاء وإصلاحها هذه:

• تأكد من مصادقة جميع الاتصالات (Microsoft Forms وExcel وPower Automate) وامتلك الأذونات اللازمة.

• تحقق مرة أخرى من تنسيق جدول Excel كجدول (استخدم "تنسيق كجدول" في Excel).

• راجع تعيين المحتوى الديناميكي للتأكد من محاذاة جميع الحقول بشكل صحيح.

• تأكد من عدم وجود اتصال إضافي لمزامنة البيانات في ملف Excel لتجنب تكرار البيانات.