خطة الملف هي مستند تخطيط إدارة السجلات الأساسي في SharePoint. على الرغم من أن خطط الملفات قد تختلف عبر المؤسسات، إلا أنها عادة:
-
وصف أنواع العناصر التي تقر المؤسسة بوجودها كسجلات.
-
وصف فئة أوسع من السجلات التي تنتمي إليها العناصر.
-
الإشارة إلى مكان تخزين السجلات.
-
وصف فترات الاستبقاء للسجلات.
-
الخطوط الخاصة بالمسؤولين عن إدارة أنواع السجلات المختلفة.
تصف هذه المقالة محتويات خطة ملف وتلخص كيفية إنشاء خطة ملف لمنظمتك. توجهك المقالة أيضا إلى ورقة عمل يمكنك فيها تسجيل خطة الملف.
تحديد أنواع السجلات
يتطلب تحديد المستندات النشطة في مؤسستك والتي يمكن إعلانها كسجلات تعاون مديري السجلات والمحامين ومديري التوافق ومديري المحتوى. تجدر الإشارة إلى أنه حتى لو لم تكن المؤسسة في مجال منظم إلى حد كبير، فهناك قوانين عامة قد تلزم المؤسسة باحتفظ بالسجلات. إلى جانب قوانين الأعمال العامة، يجب تقييم المتطلبات القانونية الخاصة بالمؤسسة.
لا يمكن توفير أكثر من معلومات عامة حول كيفية تحديد ما هو السجل في مؤسستك، وذلك خارج نطاق هذه المقالة. غالبا، تقوم المؤسسة بالفعل ببعض أشكال إدارة السجلات وقد شغلت معظم أدوار إدارة السجلات التي تحتاج إليها، وقد يكون لديك بالفعل نوع من السجلات.
بشكل عام، لتحديد السجلات في مؤسستك:
-
فهم التزامات المؤسسة القانونية واحتياجات الأعمال.
-
في جهد تعاوني عبر أقسام مؤسستك، قم بتحليل كيفية استخدام المستندات النشطة.
-
تطوير قائمة بأنواع المستندات التي يجب أن تصبح سجلات. على سبيل المثال، قد تحدد أنه يجب الاحتفاظ بما يلي كسجلات:
-
تعاقدات لاستئجار مساحة شركة.
-
المستندات ذات الصلة بفوائد الموظفين.
-
المستندات المتعلقة بالبحث والتطوير في المنتجات.
-
-
تصنيف السجلات. غالبا ما يكون للسجلات في الفئة نفسها فترات الاستبقاء نفسها وقد تتطلب معاملة مماثلة بطرق أخرى.
سجل المعلومات التي قمت بتجميعها. سجل نوع السجل والفئة التي تنتمي إليها السجلات من هذا النوع ووصفا مختصرا لهذا النوع من السجلات.
فيما يلي ورقة عمل نموذجية:
|
نوع السجل |
فئة السجل |
الوصف |
|---|---|---|
|
خطط الفوائد وخطط التأمين وخطط التكاتف |
أوصاف لفائدة الموظفين |
أوصاف لكل خطط إفادة الموظفين. |
|
جداول المرتبات الزمنية، معلومات إضافية حول كشف المرتبات |
سجلات كشف المرتبات |
ملخصات ساعات العمل والعمل الإضافي والمرتب المدفوع. |
|
فواتير الموردين |
الفواتير |
سجلات السلع أو الخدمات التي تم شراؤها من موردين. |
|
استطلاعات المنتجات والاستبيانات ويدويات التدريب ومقاطع الفيديو التدريبية |
المواد التدريبية |
يوفر التدريب الداخلي أو الخارجي. |
|
نماذج الشحن، تقارير الشحن |
سجلات الشحن |
توثيق شحن المواد. |
|
الإصدارات الصحفية ومقالات الصحيفة |
اضغط على الإصدارات |
معلومات العلاقات العامة حول المنتجات والخدمات. |
|
أوراق جهات اتصال الطوارئ، نماذج تسجيل الخطة الطبية، السير الذاتية، تقارير حالة المزايا |
سجلات الموظفين |
سجلات سجلات توظيف الأفراد والإجراءات المتعلقة بالموظفين. |
إكمال خطة الملف
بعد تحديد المستندات التي يجب الاحتفاظ بها كسجلات وبعد إنشاء مجموعة من فئات السجلات، أكمل خطة الملف من خلال توفير معلومات إضافية حول كل نوع من السجلات. الإشارة إلى ما يلي:
-
المدة التي يجب فيها الاحتفاظ بكل نوع من أنواع السجلات.
-
كيفية التخلص من السجلات عند انتهاء فترة الاستبقاء.
-
روبوت Who هو مدير السجلات الأساسي للسجلات من هذا النوع.
-
ما هي أنواع الوسائط التي تكون سجلات من هذا النوع مخزنة فيها.
فيما يلي نموذج خطة ملف مكتملة:
|
السجلات |
الوصف |
الوسائط |
فئة السجل |
استبقاء |
الترتيب |
جهة اتصال |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
خطط 401k |
وصف خطة إفادة الموظفين. |
صفحات ويب |
خطط إفادة الموظفين |
السنوات X |
بلا |
طوفان الكاثي |
|
خطط التأمين |
وصف خطة تأمين الموظفين. |
طباعة |
خطط إفادة الموظفين |
السنوات X |
بلا |
ريشما باسل |
|
خطط التأمين الاجتماعي |
وصف خطة تقاعد الموظفين. |
طباعة |
خطط إفادة الموظفين |
السنوات X |
بلا |
ريشما باسل |
|
جداول المرتبات الزمنية |
ملخصات ساعات العمل والعمل الإضافي والرواتب المدفوعة. |
المستندات الإلكترونية |
سجلات كشف المرتبات |
السنوات X |
إتلاف |
ريشما باسل |
|
معلومات إضافية حول كشف المرتبات |
ملخصات للوقت المرضي، وعطلات العطل، والعناصر الأخرى غير المتعلقة برواتب الرواتب. |
المستندات الإلكترونية |
سجلات كشف المرتبات |
السنوات X |
إتلاف |
ريشما باسل |
|
فواتير الموردين |
سجلات السلع أو الخدمات التي تم شراؤها من موردين. |
طباعة |
الفواتير |
السنوات X |
إتلاف |
إيريك لانغ |
|
استطلاعات المنتجات |
استطلاع رضا العملاء. |
صفحات ويب |
مواد الاستطلاع |
السنوات X |
الأرشفة |
Alea Natsheh |
|
الاستبيانات |
الاستبيان لتحديد التركيبة السكانية للعملاء. |
طباعة |
مواد الاستطلاع |
السنوات X |
الأرشفة |
Alea Natsheh |
|
كتيبات التدريب |
نسخة مطبوعة من محتوى التدريب. |
طباعة |
المواد التدريبية |
السنوات X |
إتلاف |
Alea Natsheh |
|
مقاطع فيديو تدريبية |
محتوى تدريب الفيديو. |
فيديو |
المواد التدريبية |
السنوات X |
إتلاف |
Alea Natsheh |
|
نماذج الشحن |
تكوين شحنات المواد |
طباعة |
مواد الشحن |
السنوات X |
إتلاف |
إيريك لانغ |
|
تقارير الشحن |
وثائق شحن المواد. |
جداول البيانات الإلكترونية |
مواد الشحن |
السنوات X |
إتلاف |
إيريك لانغ |
|
الإصدارات الصحفيه |
إصدارات حول المنتجات والخدمات. |
المستندات الإلكترونية |
معلومات العلاقات العامة |
السنوات X |
الأرشفة |
Alea Natsheh |
|
مقالات الصحيفة |
أخبار حول المنتجات والخدمات. |
طباعة |
معلومات العلاقات العامة |
السنوات X |
الأرشفة |
Alea Natsheh |
|
أوراق جهات اتصال الطوارئ |
معلومات الموظفين. |
المستندات الإلكترونية |
سجلات الموظفين |
السنوات X |
إتلاف |
ريشما باسل |
|
نماذج تسجيل الخطة الطبية |
نماذج التسجيل الخاصة بالموظفين للخطط الصحية. |
المستندات الإلكترونية |
سجلات الموظفين |
السنوات X |
إتلاف |
ريشما باسل |
|
السير الذاتية |
السير الذاتية التي تم تلقيها. |
مختلط |
سجلات الموظفين |
السنوات X |
إتلاف |
ريشما باسل |
ملاحظة: المثال السابق في هذا المقطع هو نموذج. ولا يتم التوصية بأي إعدادات معينة لخطة ملف. لتعزيز أن هذا مثال وليس توصية لأي نهج لإدارة السجلات، لا يتم توفير فترات استبقاء.
