إنشاء لوحة معلومات ومشاركتها مع Excel ومجموعات Microsoft

الحصول على بياناتك

1. يمكنك نسخ البيانات ولصقها مباشرة في Excel، أو يمكنك إعداد استعلام من مصدر بيانات. بالنسبة لهذا الموضوع، استخدمنا استعلام Sales Analysis من قالب Northwind Traders ل Microsoft Access. إذا كنت ترغب في استخدامه، يمكنك فتح Access والانتقال إلى File > New > Search وفي Search، أدخل "Northwind" وأنشئ قاعدة بيانات القالب. بمجرد القيام بذلك، ستتمكن من الوصول إلى أي من الاستعلامات المضمنة في القالب. لقد قمنا بالفعل بوضع هذه البيانات في مصنف Excel نيابة عنك، لذلك لا داعي للقلق إذا لم يكن لديك Access.

2. تحقق من أن بياناتك منظمة بشكل صحيح بدون صفوف أو أعمدة مفقودة. يجب أن يمثل كل صف سجلا أو عنصرا فرديا. للحصول على تعليمات حول إعداد استعلام أو إذا كان يجب معالجة بياناتك، راجع الحصول على & تحويل في Excel.

   

3. إذا لم تكن موجودة بالفعل، فنسق بياناتك كجدول Excel. عند الاستيراد من Access، سيتم استيراد البيانات تلقائيا إلى جدول.

إنشاء جداول PivotTable

1. حدد أي خلية ضمن نطاق البيانات، وانتقل إلى إدراج > PivotTable > ورقة عمل جديدة. راجع إنشاء PivotTable لتحليل بيانات ورقة العمل للحصول على مزيد من التفاصيل.

2. أضف حقول PivotTable التي تريدها، ثم قم بالتنسيق حسب الرغبة. سيكون PivotTable هذا الأساس للآخرين، لذلك يجب أن تقضي بعض الوقت في إجراء أي تعديلات ضرورية على النمط وتخطيط التقرير والتنسيق العام الآن، لذلك لا يتعين عليك القيام بذلك عدة مرات. لمزيد من التفاصيل، راجع: تصميم تخطيط PivotTable وتنسيقه.

   في هذه الحالة، أنشأنا ملخصا من المستوى الأعلى للمبيعات حسب فئة المنتج، وتم فرزه حسب حقل Sales بترتيب تنازلي.

   

   راجع فرز البيانات في PivotTable أو PivotChart للحصول على مزيد من التفاصيل.

3. بمجرد إنشاء PivotTable الرئيسي، حدده، ثم انسخه والصقه عدة مرات حسب الضرورة لتفريغ المناطق في ورقة العمل. على سبيل المثال، يمكن ل PivotTables تغيير الصفوف، ولكن ليس الأعمدة لذلك وضعناها على الصف نفسه بعمود فارغ بين كل واحد. ومع ذلك، قد تجد أنك بحاجة إلى وضع جداول PivotTable أسفل بعضها البعض إذا كان بإمكانها توسيع الأعمدة.

   هام: لا يمكن أن تتداخل PivotTables مع بعضها البعض، لذا تأكد من أن تصميمك سيسمح بمسافة كافية بينها للسماح لها بالتوسع والتعاقد مع تصفية القيم أو إضافتها أو إزالتها.

   في هذه المرحلة، قد ترغب في إعطاء PivotTables أسماء ذات معنى، حتى تعرف ما يفعلونه. وإلا، سيقوم Excel بتسمية PivotTable1 وPivotTable2 وما إلى ذلك. يمكنك تحديد كل منها، ثم الانتقال إلى تحليل PivotTable > PivotTable ثم إدخال اسم جديد في المربع اسم PivotTable . سيكون هذا مهما عندما يحين الوقت لتوصيل PivotTables بمقسمات طرق العرض وعناصر تحكم المخطط الزمني.

   

إنشاء مخططات PivotChart

1. انقر في أي مكان في PivotTable الأول وانتقل إلى PivotTable Analyze > Tools > PivotChart ثم حدد نوع مخطط. اخترنا مخطط تحرير وسرد مع Sales كمخطط عمودي متفاوت المسافات ، و ٪ Total كمخطط خطي تم رسمه على المحور الثانوي.

   

2. حدد المخطط، ثم الحجم والتنسيق حسب الرغبة من علامات التبويب تحليل PivotChartوالتصميموالتنسيق . لمزيد من التفاصيل، راجع سلسلاتنا حول تنسيق المخططات.

3. كرر ذلك لكل من جداول PivotTable المتبقية.

4. الآن هو الوقت المناسب لإعادة تسمية PivotCharts أيضا. انتقل إلى تحليل PivotChart > PivotChart ثم أدخل اسما جديدا في المربع اسم المخطط .

إضافة مقسمات طرق العرض ومخطط زمني

تسمح لك مقسمات طرق العرض والمخططات الزمنية بتصفية PivotTables وPivotCharts بسرعة حتى تتمكن من رؤية المعلومات ذات المعنى بالنسبة لك فقط.

1. حدد أي PivotTable وانتقل إلى PivotTable Analyze > Filter > Insert Slicer، ثم تحقق من كل عنصر تريد استخدامه لمقسم طريقة العرض. بالنسبة للوحة المعلومات هذه، حددنا الفئةواسم المنتجوالموظفواسم العميل. عند النقر فوق موافق، ستتم إضافة مقسمات طرق العرض إلى منتصف الشاشة، مكدسة فوق بعضها البعض، لذلك ستحتاج إلى ترتيبها وتغيير حجمها حسب الضرورة.

   

2. خيارات مقسم طريقة العرض: إذا نقرت فوق أي مقسم طريقة عرض، يمكنك الانتقال إلى علامة التبويب مقسم طريقة العرض وتحديد خيارات مختلفة، مثل النمط وعدد الأعمدة التي يتم عرضها. يمكنك محاذاة مقسمات طرق العرض المتعددة عن طريق تحديدها باستخدام Ctrl+النقر بزر الماوس الأيسر، ثم استخدام أدوات المحاذاة في علامة التبويب أدوات مقسم طريقة العرض .

3. Connections مقسم طريقة العرض: سيتم توصيل مقسمات طرق العرض فقط ب PivotTable الذي استخدمته لإنشائها، لذلك تحتاج إلى تحديد كل مقسم طريقة عرض، ثم الانتقال إلى مقسم طريقة العرض > مقسم طريقة العرض > تقرير Connections والتحقق من جداول PivotTable التي تريد توصيلها بكل منها. يمكن لمقسمات طرق العرض والمخططات الزمنية التحكم في جداول PivotTable على أي ورقة عمل، حتى إذا كانت ورقة العمل مخفية.

   

4. إضافة مخطط زمني: حدد أي PivotTable وانتقل إلى تحليل PivotTable > تصفية > إدراج مخطط زمني، ثم تحقق من كل عنصر تريد استخدامه. بالنسبة للوحة المعلومات هذه، حددنا تاريخ الطلب.

5. خيارات المخطط الزمني: انقر فوق المخطط الزمني وانتقل إلى علامة التبويب اليوميات وحدد خيارات مثل النمطوالرأسوالتسمية التوضيحية. حدد الخيار تقرير Connections لربط المخطط الزمني ب PivotTables التي تختارها.

تعرف على المزيد حول مقسمات طرق العرض وعناصر التحكم في المخطط الزمني .

الخطوات التالية

اكتملت لوحة المعلومات الآن وظيفيا، ولكن ربما لا تزال بحاجة إلى ترتيبها لتكون بالطريقة التي تريدها وإجراء التعديلات النهائية. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى إضافة عنوان تقرير أو خلفية. بالنسبة للوحة المعلومات الخاصة بنا، أضفنا أشكالا حول PivotTables وأوقفنا تشغيل العناوينوخطوط الشبكة من علامة التبويب عرض .

تأكد من اختبار كل مقسم طريقة عرض وجداول زمنية للتأكد من أن PivotTables وPivotCharts تتصرف بالطريقة التي تريدها. قد تجد حالات تتسبب فيها بعض التحديدات في حدوث مشكلات إذا أراد PivotTable ضبط جدول PivotTable وتداخله، وهو ما لا يمكنه القيام به وسيعرض رسالة خطأ. يجب تصحيح هذه المشكلات قبل توزيع لوحة المعلومات.

بمجرد الانتهاء من إعداد لوحة المعلومات، يمكنك النقر فوق علامة التبويب مشاركة لوحة المعلومات في أعلى هذا الموضوع لمعرفة كيفية توزيعها.

تهانينا على إنشاء لوحة المعلومات الخاصة بك! في هذه الخطوة، سنوضح لك كيفية إعداد مجموعة Microsoft لمشاركة لوحة المعلومات الخاصة بك. ما سنقوم به هو تثبيت لوحة المعلومات في أعلى مكتبة مستندات مجموعتك في SharePoint، حتى يتمكن المستخدمون من الوصول إليها بسهولة في أي وقت.

تخزين لوحة المعلومات في المجموعة

إذا لم تكن قد حفظت بالفعل مصنف لوحة المعلومات في المجموعة، فسترغب في نقله إلى هناك. إذا كان موجودا بالفعل في مكتبة ملفات المجموعة، فيمكنك تخطي هذه الخطوة.

1. انتقل إلى مجموعتك إما في Outlook 2016 أو Outlook على الويب.

2. في بطاقة المجموعة، حدد ملفات للوصول إلى مكتبة مستندات المجموعة.

3. حدد الملفات > تحميل > الملفات، ثم استعرض مصنف لوحة المعلومات وحدده، ثم حدد فتح لتحميله إلى مكتبة المستندات.

إضافته إلى موقع فريق SharePoint Online الخاص بمجموعتك

1. انتقل إلى موقع فريق SharePoint Online الخاص بمجموعتك. من Outlook، في مجموعة الاتصالات ، حدد ملفات.

2. في جزء التنقل على اليسار، حدد المستندات.

3. ابحث عن مصنف لوحة المعلومات وحدد دائرة التحديد إلى يسار اسمه فقط.

4. عندما يكون لديك مصنف لوحة المعلومات محددا، حدد تثبيت بالأعلى.

الآن، عندما يأتي المستخدمون إلى صفحة المستندات في موقع فريق SharePoint Online، ستكون ورقة عمل لوحة المعلومات موجودة في الأعلى مباشرة. يمكنهم تحديده والوصول بسهولة إلى الإصدار الحالي من لوحة المعلومات.